In SeaTable können Sie Informationen und Daten in den unterschiedlichsten Formaten abspeichern. Neben einfachen, textbasierten Informationen (z.B. Wörter, Zahlen, Geldbeträge) unterstützt SeaTable auch die Speicherung komplexer Informationen (z.B. Dateien, Bilder, formatierter Text inkl. eingefügter Elemente). Mit Auswahlfeldern können Sie Ihre Daten in definierte Kategorien einteilen und integrierte Validierungsfunktionen (z.B. URL, Positionsdaten) stellen sicher, dass Ihre Eingaben in einem einheitlichen, direkt auswertbaren Format vorliegen. Mit Formeln können Sie Rechenoperationen ausführen und mit Verknüpfungen erstellen Sie Relationen zwischen Einträgen unterschiedlicher Tabellen, die leistungsfähige Datenbankoperationen erlauben.
Lernen Sie hier SeaTables 24 unterschiedliche Spaltentypen kennen!
Spalten mit manueller Dateneingabe #
Jeder Tabellenspalte ist ein Typ zugeordnet. Der Spaltentyp entscheidet, welche Daten Sie die Zellen der Spalte eingeben können. In ein Textfeld können Sie beispielsweise keine Dateien einfügen. Die Datumsspalte wiederum erzwingt die Eingabe eines Datums im gewählten Format.
Text
Dieser Spaltentyp speichert Text ohne Formatierung. Text besteht aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen sowie Leerzeichen. Formatierungen wie Fettdruck, Ausrichtung oder Einzug sind nicht möglich. Informationen in Textspalten werden von SeaTable auch nicht interpretiert. Die Zeichenfolgen “24.12.2000“ und “https://seatable.io“ werden nicht als Datum bzw. URL interpretiert. Erweiterte Funktionen, die eine solche Interpretation erfordern, stehen nicht zur Verfügung. Für die beiden Beispiele bedeutet dies, dass die URL nicht als Hyperlink dargestellt wird und für das Datum stehen keine erweiterten Filter wie z.B. “5 Tage davor“ zur Verfügung.
Text-Spalten werden häufig für Namen und (Kurz-)Beschreibungen verwendet. Beispiele sind folglich „Max Mustermann“ oder „guter Zustand, keine äußerlichen Makel“. Es können ein Default-Wert und eine Format-Überprüfung voreingestellt werden.
Zahl
Zahl-Spalten speichern numerische Informationen. Eine numerische Information kann eine Zahl, ein Prozentsatz oder ein Geldbetrag sein. Die Eingabe von Buchstaben verweigert SeaTable in Spalten des Typs Zahl.
Bei der Erstellung einer Zahl-Spalte können Sie das Zahlformat genauer bestimmen. Sie können aus fünf Optionen wählen:
- Zahl: Die eingegebene Zahl wird angezeigt.
Beispiel: “321“ → “321“ - Prozent: Die eingegebene Zahl wird als Prozentwert angezeigt.
Beispiel: “321“ → “321%“ - Yuan: Die eingegebene Zahl wird mit zwei Nachkommastellen und führendem Yuan-Zeichen angezeigt.
Beispiel: “321“ → “¥0,32“ - Dollar: Die eingegebene Zahl wird mit zwei Nachkommastellen und führendem Dollar-Zeichen angezeigt.
Beispiel: “321“ → “$0,32“ - Euro: Die eingegebene Zahl wird mit zwei Nachkommastellen und führendem Euro-Zeichen angezeigt.
Beispiel: “321“ → “€0,32“ - Benutzerdefinierte Währung: Die eingegebene Zahl wird mit zwei Nachkommastellen und einem führenden, frei wählbarem Währungssymbol (z.B. £, ₺) oder Abkürzung (z.B. CHF, SEK) angezeigt.
Beispiel: “321“ und “£“ → “£0,32“
Sie können darüber hinaus wählen, welches Dezimal- und Tausendertrennzeichen verwendet werden sollen. Als Dezimaltrennzeichen stehen das Komma (“0,32“) und der Punkt (“0.32“) zur Verfügung; für die einfachere Lesbarkeit großer Zahlen lassen sich `000-Blöcke durch Leerzeichen (“1 000 000“), Kommas (“1,000,000“) und Punkte (“1.000.000“) trennen. Die Verwendung des gleichen Dezimal- und Tausendertrennzeichens wird durch SeaTable verhindert.
Zahlenspalten mit Zahlen und Prozenten zeigen Werte grundsätzlich so wie eingegeben. Soll immer die gleiche Anzahl an Nachkommastellen angezeigt werden, dann steht dafür der Schalter “Nachkommastellen auswählen“ zur Verfügung. Mit dessen Aktivierung werden Sie aufgefordert, die Anzahl der Nachkommastellen anzugeben. Alle Werte werden dann mit der ausgewählten Nachkommapräzision angezeigt. Auch hier kann en Default-Wert festgesetzt werden.
Checkbox
Checkboxen erlauben die Erfassung binärer Informationen: Haken gesetzt vs. Haken nicht gesetzt. Weitere Eingaben wie Ergänzungen sind nicht möglich.
Damit eigenen sich Checkboxen insbesondere für die Erfassung eindeutiger Statusmeldungen. Beispiele sind “erledigt“ bzw. “nicht erledigt“, “an“ bzw. “aus“ oder “verfügbar“ bzw. “nicht verfügbar“. Es kann ein Default-Wert festgelegt werden.
Datum
Datumsspalten interpretieren die eingegebenen Informationen als Datum. Nicht als Datum interpretierbare Eingaben werden als ungültig verworfen.
Für die Eingabe und Darstellung der Daten können Sie aus drei Formatoptionen wählen:
- Internationales (ISO) Datum im Format JJJJ-MM-TT (z.B. “2020-07-04“)
- Amerikanisches Datum im Format M/T/JJJJ (z.B. “7/4/2020“)
- Europäisches Datum im Format TT/MM/JJJJ (z.B. “04/07/2020“)
- Europäisches bzw. deutsches Datum im Format TT.MM.JJJJ (z.B. “04.07.2020“)
Über den Schalter “Minutengenau“ können Sie aus der Datumsspalte eine Datums-/Zeitspalte machen. Mit Aktivierung des Schalters wird die Eingabe der Uhrzeit in jeder Zelle verpflichtend. Ohne Uhrzeit wird die Eingabe nicht korrekt interpretiert und als ungültig angezeigt. Hier kann ebenfalls ein Default-Wert gesetzt werden.
Einfachauswahl
In einer Zelle in einer Einfachauswahl-Spalte können Sie einen Wert aus einer Liste definierter Optionen auswählen. Die Liste der definierten Optionen erstellen Sie pro Einfachauswahl-Spalte selbst und können diese jederzeit an wechselnde Umstände anpassen. Vorsicht ist beim Entfernen einer Option aus dieser Liste geboten. Ist diese Option in der Spalte in Verwendung, dann wird sie aus allen Zellen der Spalte gelöscht.
Die in einer Einfachauswahl-Spalte zur Verfügung stehenden Optionen legen Sie über „Einfachauswahl bearbeiten“ im Kontextmenü der Spalte fest. Dort können Sie auch Optionslisten importieren und exportieren. Eine neue Option wird ebenfalls angelegt, wenn Sie mit der Tastenkombination STRG + V Inhalt aus der Zwischenablage in eine Zelle in einer Einfachauswahlspalte einfügen.
Die Einfachauswahl eignet sich besonders zur Kategorisierung von Daten und damit auch sehr gut zur Gruppierung der Daten. Zustandsbeschreibungen (z.B. „neu“, „gebraucht“, „defekt“) sind ebenso gebräuchliche Verwendungen wie Statusmeldungen (z.B. „offen“, „kontaktiert“, „im Gespräch“, „in Verhandlung“, „abgeschlossen“).
Mit der Kaskadierung kann die Auswahl bei Einfachauswahl-Spalten durch eine weitere Einfachauswahl-Spalte vordefiniert werden. Kurzum: Mit der 1. Spalte können übergeordnete Daten gesammelt werden, etwa Kontinente. Mit der 2. Spalte können dann wiederum die zu jedem Kontinent passenden Länder ausgewählt werden. Vorher wird festgelegt, welche Länder als Optionen auswählbar sind, wenn etwa „Europa“ in Spalte 1 ausgewählt wird. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Mehrfachauswahl
Bei einer Mehrfachauswahl können Sie eine beliebige Anzahl an Werten aus einer Liste definierter Werte auswählen. Wie bei der Einfachauswahl erstellen Sie die Liste der möglichen Werte selbst und passen diese Ihren individuellen Umständen an.
Die in einer Mehrfachauswahl-Spalte zur Verfügung stehenden Optionen legen Sie über „Mehrfachauswahl bearbeiten“ im Kontextmenü der Spalte fest. Dort können Sie auch Optionslisten importieren und exportieren. Eine neue Option wird ebenfalls angelegt, wenn Sie mit der Tastenkombination STRG + V Inhalt aus der Zwischenablage in eine Zelle in einer Einfachauswahlspalte einfügen.
Die Mehrfachauswahl ist für die Verschlagwortung – auch Tagging genannt – ideal. Über die definierten Werte können Sie einem Eintrag mehrere standardisierte Eigenschaften oder Zustände zuweisen.
Formatierter Text
In diesem Spaltentyp können Sie längere Texte mit eingefügten Elementen wie z.B. Bildern und Tabellen speichern. Als Formatierungs- und Strukturierungsoptionen stehen Ihnen die Folgenden zur Verfügung:
- Formatvorlagen: Sechs Überschriften und eine Absatzvorlage
- Aufzählungen: Nummerierte Liste, ungeordnete Liste, Checkbox Liste
- Hervorhebungen: fett, kursiv, Links und Inline-Code
- Elemente: Code-Block, Zitat, Tabelle und Bild
Formatierter Text wird für Beschreibungen und Dokumentationen verwendet. Wenn es für die Informationserfassung hilfreich ist, dass Texte strukturierende Elemente beinhalten und/oder Text und Bilder nahe beieinander stehen, dann ist dieser Spaltentyp der richtige.
Datei
Der Spaltentyp Datei speichert eine beliebige Anzahl an Dateien jedes Dateityps. Für zahlreiche Bilddateiformate bietet SeaTable eine Vorschaufunktion.
Bild
Der Spaltentyp Bild speichert eine beliebige Anzahl an Bilddateien in den Dateiformaten BMP, GIF, ICO, JPG, PNG, SVG und TIF. Die Bild-Spalte ist damit eine auf Bilddateiformate eingeschränkte Datei-Spalte.
Mitarbeiter
In einer Mitarbeiter-Spalte können Sie eine beliebige Anzahl an Benutzern, die mindestens Lesezugriff auf die Base haben, erfassen. SeaTable Benutzer ohne Zugriff können nicht in der Spalte als Mitarbeiter erfasst werden. Andere Eingaben sind auch nicht erlaubt. Wenn einem Mitarbeiter der Zugriff zur Base entzogen wird, er aber in einer Mitarbeiter-Spalte eingetragen ist, so bleibt er in der Spalte eingetragen, insofern er nicht entfernt wird. Er steht nach dem Entfernen nicht erneut zur Auswahl.
Optional ist es auch möglich, Mitarbeiter per Benachrichtigung zu informieren, wenn Sie in einer Mitarbeiter-Spalte ausgewählt werden. Zur Aktivierung dieser Funktion dient die Option „Mitarbeiter benachrichtigen„. Es kann auch hier eine Person als Standardwert festgelegt werden.
Die Mitarbeiterspalte ist insbesondere für das Projektmanagement sinnvoll. Wenn Sie in einer Tabelle zu erledigende Aufgaben erfassen, dann können Sie in einer ersten Spalte des Typs Mitarbeiter die ausführenden Personen und in einer zweiten solchen Spalte den Verantwortlichen festhalten. Die Benachrichtigungsfunktion stellt sicher, dass die betroffenen Personen eine neu zugewiesene Aufgabe nicht übersehen.
URL
URL-Spalten interpretieren die eingegebene Information als eine Ressource im lokalen Netzwerk bzw. im Internet und erlauben deren direkten Aufruf per Klick. Da Eingaben in diesem Spaltentyp nicht validiert werden, können in einer Zelle eine Internetadresse (z.B. https://seatable.io) oder eine IP-Adressen (z.B. 192.168.178.1) gespeichert werden.
Eine gespeicherte URL rufen Sie auf, indem Sie erst auf den Eintrag und dann auf das Link-Icon rechts in der Zelle klicken. Die URL wird dann in einem neuen Browser-Tag geöffnet. SeaTable ergänzt automatisch http(s):// als Präfix, wenn die URL ohne eingegeben erfasst wurde.
E-Mail-Spalten sind spezialisierte Text-Spalten für die Erfassung und Speicherung von E-Mail-Adressen und sie erlauben die direkte Verwendung per Mausklick. Eine E-Mail-Adresse können Sie direkt als Empfängeradresse für eine neue E-Mail verwenden, indem Sie zuerst auf die Zelle und dann auf das Briefumschlag-Icon rechts in der Zelle klicken. Daraufhin wird das Standard-E-Mail-Programm geöffnet und die Adresse in die An-Zeile eingefügt.
Die E-Mail-Spalte ist insbesondere für Webformulare praktisch. Die Verwendung eines E-Mail-Feldes an Stelle einer Text-Spalte stellt sicher, dass die Eingabe die Syntax einer gültigen E-Mail-Adresse hat. Zudem können E-Mail-Spalten von der Button-Spalte zum Versand von E-Mails genutzt werden.
Dauer
Die Spalte Dauer ein spezialisierter Zahl-Spaltentyp für die Speicherung von Zeitmessungen bzw. -spannen und -intervallen. Nicht numerische Eingaben werden daher als ungültig verworfen.
Für die Darstellung von Dauern können Sie zwischen zwei Formaten wählen:
- Minutengenaue Dauer im Format h:mm (z.B. „1:23“)
- Sekundengenaue Dauer im Format h:mm:ss (z.B. „1:23:45“)
Unabhängig von der gewählten Darstellungsform können Eingaben in Dauer-Spalten entweder als Zahlen oder im Doppelpunkt-separierten Format erfolgen. Eine eingegebene Zahl wird automatisch in letzteres Format umgewandelt. Sie wird dafür – entsprechend der Formatauswahl – als Sekunden- oder Minutenangabe interpretiert. “105“ wird also in 1:45 bei Verwendung des minutengenauen und 0:01:45 beim sekundengenauen Format umgewandelt. Wird eine Dauer im Doppelpunkt-separierten Format eingegeben und die Präzision der Dauer nicht exakt beachtet, dann ergänzt bzw. schneidet SeaTable automatisch, indem es die Eingabe von rechts nach links interpretiert: Die Eingabe “1:02:03“ in einer Zelle mit Minutenpräzision wird auf 02:03 gekürzt; eine Eingabe mit zu geringer Präzision erhält führende Nullen.
Alle Dauer-Werte werden in Sekunden gespeichert und auf diesen Wert kann man in Formeln zurückgreifen. Auch ist eine nachträgliche Änderung des Darstellungsformats ohne Informationsverlust möglich.
Verknüpfung zu anderen Einträgen
In Zellen dieses Spaltentyps können Sie eine beliebige Anzahl an Verweisen auf Einträge in anderen Tabellen der Base erfassen.
Das Verknüpfungsfeld ist dafür gedacht, Relationen zwischen Einträgen unterschiedlicher Tabellen abzubilden. Mit dem Verknüpfungsfeld lassen sich 1:n und n:1 Relationen ebenso abbilden wie n:m Relationen.
Rating
Mit der Rating-Spalte lassen sich Bewertungen ganz einfach darstellen. Es kann eine Bewertungs-Range von 1-10 ausgewählt werden sowie zwischen verschiedenen Farben und Formen. Damit können Daten schnell und unkompliziert für jeden verständlich eingeschätzt und bewertet werden. Hier kann auch ein Standardwert festgelegt werden.
Formel
In einer Formel-Spalte können Sie Transformationen und Kalkulation auf Daten in anderen Spalten ausführen. In einer Formel können Sie alle Spalten, die in einer Base verfügbar sind, berücksichtigen.
SeaTable bietet Formeln aus den folgenden Bereichen an:
- Konstanten
- Operanden
- Mathematische Funktionen
- Textfunktionen
- Datumsfunktionen
- Logische Funktionen
- Statistische Funktionen
- Verknüpfungsfunktionen
Sie finden die vollständige Formelreferenz ebenfalls in diesem Handbuch.
Über die Formateinstellungen der Formel-Spalte, die Sie über das Kontextmenü der Spaltenüberschrift aufrufen können, lässt sich das Zahlenformat für numerische Ergebnisse festlegen. Es stehen die gleichen Formate wie im Spaltentyp Zahl zur Verfügung.
Schaltfläche
Mit Schaltflächen können Sie die Bearbeitung von Daten oder die Ausführung bestimmter Aktionen automatisieren.
SeaTables Schaltflächen können folgende Aktionen ausführen:
- Skript ausführen
- Versand von E-Mails
- URL öffnen
- Zeilen kopieren und einfügen
- Zeile bearbeiten
Die Schaltflächen können mit einem individuellen Label und Farbe versehen werden. Zu jeder Aktion öffnet sich ein entsprechendes Untermenü für weitere Einstellungen.
Geoposition
In dieser Spalte können Orte festgehalten und später mit dem Map-Plug-In visualisiert werden. Dafür kann entweder die Angabe mit Land und Region, oder mit Breiten- und Längengrad ausgewählt werden.
Formel für Verknüpfungen
Mit der Formel für Verknüpfungen können Daten aus verknüpften Tabellen angezeigt werden. Dafür gibt es verschiedene Formeln:
- lookup für die reine Wiedergabe von Daten
- countlinks für die Summe der verknüpften Einträge
- rollup für die mathematische Zusammenfassung von verknüpften Einträgen (Summe, Min, Max, Durchschnitt etc.)
- findmin für die Wiedergabe des kleinsten verknüpften Eintrages
- findmax für die Wiedergabe des größten verknüpften Eintrages
Spaltentypen mit automatischer Datenerfassung #
Neben den Spaltentypen, in denen Sie als Anwender Daten erfassen, gibt es in SeaTable vier weitere Spaltentypen, deren Inhalte SeaTable automatisch erzeugt. Diese Spalten lassen sich nicht durch Benutzer manuell bearbeiten. Sie dienen primär Dokumentationszwecken.
Ersteller
SeaTable dokumentiert in der Ersteller-Spalte automatisch den Namen des Benutzers, der die Zeile erstellt hat.
Erstellt
SeaTable dokumentiert in die Erstellungszeit-Spalte automatisch das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Zeile. Datum und Uhrzeit werden im Format JJJJ-MM-TT HH:MM angezeigt. (Stand 5. Juli 2020 kann das Anzeigeformat nicht geändert werden.)
Letzter Bearbeiter
SeaTable dokumentiert in der Spalte Letzter Bearbeiter automatisch den Namen des Benutzers, der die letzte Änderung an einem Eintrag vorgenommen hat.
Zuletzt bearbeitet
SeaTable dokumentiert in der Spalte Letztes Änderungsdatum das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung eines Eintrags. Datum und Uhrzeit werden im Format JJJJ-MM-TT HH:MM angezeigt. (Stand 5. Juli 2020 kann das Anzeigeformat nicht geändert werden.)
Automatische Nummer
SeaTable erzeugt automatisch in neuen Zeilen eine fortlaufende Seriennummer. Drei Formate stehen zur Auswahl:
- Seriennummer mit beliebiger Anzahl führender Nullen
Beispiel: „0000“ → „0001“, „0002“, „0003“, … - Seriennummer mit beliebiger Anzahl führender Nullen und String-Präfix
Beispiel: „Produkt-000“ → „Produkt-001“, „Produkt-002“, „Produkt-003“, … - Seriennummer mit beliebiger Anzahl führender Nullen und Präfix des aktuellen Datums im Format JJJJMMTT
Beispiel: „YYYYMMDD-00“ → „20200914-01“, „20200914-02“, „20200914-03“, …
Die Spalte Automatische Nummer steht nur in der ersten Spalte zur Verfügung.
