Die meisten Menschen haben tagtäglich mit Daten zu tun, die effektiv verwaltet werden müssen. Der Inhaber eines Supermarktes muss den Überblick über den Warenbestand behalten, ein Redaktionsleiter alle Publikationen auf dem Schirm haben und ein Friseur die Termine seiner Kunden verwalten. In nahezu allen Berufen spielen Daten eine Rolle. Am besten verwalten Sie große Mengen an Informationen in Datenbanken. Aber was ist eine Datenbank, was sind die Vorteile von Datenbanken und wieso reicht eine einfache Tabelle in den meisten Fällen nicht aus?
Grundlagen von Datenbanken
Was ist eine Datenbank?
Grundsätzlich ist eine Datenbank nichts anderes als eine logische Sammlung von Daten. Logisch deswegen, weil man bei einer Datenbank generell versucht, Ordnung in die Vielzahl dieser Daten zu bringen. Wenn wir von Daten sprechen, meinen wir hier alle möglichen Arten von Informationen. Seien es E-Mail-Adressen, Bilder, Texte, Zahlen oder alle erdenklichen anderen Datentypen.
Arten von Datenbanken
Es gibt viele Möglichkeiten, Datenbanken zu strukturieren. Nachfolgend erklären wir kurz die 5 Arten:
- Hierarchische Datenbank: Die hierarchische Datenbank nutzt eine Rangfolge, um die Daten zu strukturieren.
- Netzwerkdatenbank: Die Netzwerkdatenbank ist der hierarchischen ähnlich, jedoch ermöglicht diese dem untergeordneten Datensatz eine Verbindung mit verschiedenen übergeordneten Datensätzen herzustellen, sodass Beziehungen in beide Richtungen möglich sind.
- Objektorientierte Datenbank: Hier werden Informationen objektartig gespeichert.
- Relationale Datenbank: Sie ist tabellenorientiert, wobei jeder Datensatz mit jedem anderen Datensatz verknüpft ist.
- Nicht-relationale Datenbank (oder NoSQL-Datenbank): Eine No-SQL-Datenbank verwendet eine Vielzahl von Formaten wie Dokumente, Diagramme usw., die einem Datenbankdesign große Flexibilität bieten.
Verknüpfungen sind der große Vorteil von relationalen Datenbanken.
Vorteile von Datenbanken
Wenn Sie nun verstanden haben, was Datenbanken sind, so fragen Sie sich wahrscheinlich immer noch: Warum sollte ich eine Datenbank nutzen? Was macht eine Datenbank so viel besser als eine Auflistung von Informationen?
- Datenbanken können problemlos mit mehreren Benutzern umgehen.
- Datenbanken sind sehr zuverlässig, da sie Informationen genau speichern.
- Datenbanken vermeiden redundante Informationen.
- Datenbanken verarbeiten Informationen auf leistungsstarke und intelligente Weise.
- Datenbanken sind skalierbar.
- Datenbanken können riesige Mengen an Informationen verarbeiten.
Auch wenn Sie selbst vielleicht (noch) keine riesigen Mengen an Informationen verarbeiten müssen, so sind die Vorteile von Datenbanken doch auch schon bei kleineren Datenmengen spürbar. Durch die Möglichkeit, fast unbegrenzt Daten verarbeiten zu können, kann Ihnen eine gut konzipierte und durchdachte Datenbank viele Jahre dienen, da sie quasi mitwächst.
Wo Tabellen im Gegensatz zu Datenbanken an ihre Grenzen stoßen
1. Fehlende Speicherkapazität
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Unternehmen gegründet. Neben Ihrem stationären Fachgeschäft haben Sie sich nun entschieden, Ihre Waren auch online zu vertreiben. Anfangs erhalten Sie 2 bis 4 Bestellungen am Tag. Es ist also ziemlich einfach, die Bestellinformationen in einer Tabellenkalkulation zu erfassen. Sie beginnen online Werbung zu schalten und Ihr Geschäft boomt plötzlich. Das Auftragsvolumen steigt und Sie entscheiden zudem, noch mehr Waren ins Sortiment zu nehmen.
Die schiere Menge an Information, die tagtäglich von Ihnen verarbeitet werden muss, kann eine Tabellenkalkulation wie Excel überfordern. Die Tabelle wird träge oder friert ein, da die Speicherkapazität schlichtweg zu gering ist. Einer der Vorteile von Datenbanken ist hingegen, wie bereits oben erwähnt, dass sie eine viel größere Speicherkapazität haben und problemlos mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Sie sind also deutlich besser skalierbar als einfache Tabellen.
2. Umgang mit mehreren Benutzern zur gleichen Zeit
Mit steigendem Auftragsvolumen steigt auch die Zahl der Mitarbeiter, die Sie benötigen. In den ersten Monaten stellen Sie direkt 5 neue Mitarbeiter ein. Im Gegensatz zu den meisten Tabellenkalkulationen sind Datenbanken so konzipiert, dass mehrere Benutzer gleichzeitig zusammenarbeiten können. Gleichzeitiges Abfragen, Durchsuchen und Bearbeiten der Datenbank ist dabei problemlos möglich, ohne dass Änderungen von verschiedenen Personen miteinander kollidieren. Dafür sorgen eingebaute Mechanismen in den Datenbank-Management-Systemen.
Zudem können Sie Zugriffs- und Bearbeitungsrechte je nach Kompetenz oder Zuständigkeit des entsprechenden Mitarbeiters vergeben. Obwohl neuere Cloud-basierte Tabellenkalkulationen einige der Probleme lösen können, so fehlt Ihnen in der Regel doch die granulare Zugriffskontrolle, die eine Datenbank bietet.
3. Zuverlässigkeit und Vermeiden von menschlichen Eingabefehlern
Wir sind alle Menschen – und Menschen machen bekanntlich Fehler. Die fehlenden Schemata einer einfachen Tabellenkalkulation machen diese anfälliger für menschlich verursachte Eingabefehler. In einer Datenbank hingegen gibt es bestimmte Regeln, die eingehalten werden müssen, wenn die Nutzer neue Daten eingeben oder Änderungen an bestehenden Daten vornehmen. Zum Beispiel kann man die Zeichenlänge eines Zahlencodes vordefinieren, was sicherstellt, dass die Nutzer bei der Eingabe von Kontonummern keine Ziffer vergessen.
Auch ein Schutz vor versehentlichem Löschen von Daten ist eingebaut. Datenbanken können Änderungsverläufe anzeigen und das Löschen von Daten mit wenigen Klicks rückgängig machen.
4. Redundante Daten
Sie können die Vorteile von Datenbanken nutzen, um Informationen für die zukünftige Verwendung leicht zugänglich zu machen. Um diese Einfachheit zu garantieren, sollten Sie sicherstellen, dass jede Dateneinheit nur an einem Ort existiert. Existieren die gleichen Daten an unterschiedlichen Orten, sind das redundante Daten. Weist eine Datenbank redundante Daten auf, so spricht das für ein schlechtes Datenbankdesign.
Die Redundanzfreiheit garantiert nicht nur Übersichtlichkeit und Einfachheit, sondern ist auch dann nützlich, wenn Sie eine Änderung an den Daten vornehmen. Zum Beispiel könnte sich die Adresse einer Ihrer Kunden ändern. Sie müssen diese nun nicht bei jeder Bestellung ändern, sondern es reicht, sie einmal zentral in der Kundendatenbank zu ändern. Da den Bestellungen eine eindeutige Kundennummer zugeordnet ist, referenzieren sie alle auf den entsprechenden Kundendatensatz mit der neuen Adresse.
In einigen Fällen sind Redundanzen jedoch auch sinnvoll. Besonders bei relationalen Datenbanken wie im Data Warehouse oder im Business Intelligence-Bereich werden bewusst Redundanzen eingebaut, um zeitaufwändige SQL-Abfragen zu verbessern.
5. Leistungsstärke
Da Datenbanken dafür da sind, das Abrufen von Daten zu erleichtern, ermöglichen sie auch die Verarbeitung dieser Daten auf eine sehr leistungsstarke Art und Weise. Sie können Datenbankabfragen erstellen und Datensätze filtern, um Antworten auf ganz bestimmte Fragestellungen zu erhalten. Zum Beispiel:
- Aus welchem Gebiet kommen Kunden, die Produkt XY kaufen?
- Wie oft wurde Produkt XY im Dezember verkauft?
- Wie gelangen Kunden auf meine Webseite?
Die Ergebnisse solcher Abfragen können Sie als Ansicht speichern, die eine Teilmenge der Datenbank darstellt. Diese speziellen Ansichten helfen bestimmten Personengruppen, die mit der Datenbank arbeiten, die für sie relevanten Daten leichter zu finden.
Datenbanken werden immer benutzerfreundlicher
Mussten Sie in der Vergangenheit noch bestimmte Computersprachen erlernen, um oben genannte Datenabfragen zu verwirklichen, so gibt es heute viele Datenbanksysteme wie SeaTable, die mit einer intuitiven grafischen Benutzeroberfläche ausgestattet sind. Diese ermöglichen auch Anfängern, Datenbanken sofort zu nutzen, um Ihren Workflow zu verbessern.
Im Gegensatz zu klassischen Datenbanken hat SeaTable eine grafische Benutzeroberfläche.
Wie Sie ganz einfach eine eigene Datenbank bauen
Leuchten Ihnen die Vorteile von Datenbanken ein, doch die Vorstellung, eine eigene Datenbank zu bauen, schreckt Sie immer noch ab? Gute Nachrichten: Selbst dafür brauchen Sie heute keine besonderen Kenntnisse mehr. Mit SeaTable fügen Sie ohne Programmierkenntnisse ganz einfach die Bausteine Ihrer eigenen Datenbank zusammen.
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