¿Utilizas una hoja de cálculo para crear una visión sencilla e individual de tus datos? Para ello, debes hacerte estas 5 preguntas para que no surjan malentendidos.
Por muy sencilla que sea una hoja de cálculo, cuantos más datos añadan las partes interesadas sin pensar, más complicado puede resultar el proceso de gestión. Se invierte tiempo y esfuerzo innecesariamente en ordenar esta construcción difícil de navegar.
Para que su próximo proyecto con SeaTable sea todo lo eficaz que desea, hágase estas 5 preguntas:
1. ¿qué información debe recogerse?
Antes de sumergirte en tu hoja de cálculo, debes preguntarte: ¿Qué tipo de información o datos son relevantes para tu proyecto? ¿Es usted la única persona que introduce estos datos? Entonces, mantener una estructura uniforme es fácil. Si, por el contrario, varias personas trabajan con la hoja de cálculo, resulta más complicado mantener una estructura y un formato uniformes y organizar los datos. Imagine que cada uno de sus empleados introduce una abreviatura diferente para su lista de viajes de empresa. Sólo la ciudad de Nueva York tiene 5 abreviaturas comunes (New York, NYC, NY, Big Apple, BA).
Así, un Agrupación simple de los viajes de negocios y sus costes se vuelven innecesariamente complejos. Con SeaTable puede formatear fácilmente las celdas para la entrada de datos por un tipo de columna y visualizarlas mediante la función de estadísticas. Así, los malentendidos y el tiempo de trabajo innecesario dejan de ser un problema para usted.
2. ¿quién necesita acceder a qué hoja de cálculo?
Seguro que ya han escuchado con demasiada frecuencia la frase de sus colegas: "¿Has recibido ya la última versión?". Uno de los mayores problemas del trabajo en proyectos es la comunicación de los nuevos avances y acuerdos. Para garantizar que todos los procesos de trabajo vayan realmente de la mano, todos los empleados pertinentes deberían tener acceso y la correspondiente autorización para la respectiva hoja de cálculo.
A través de los tipos de columna creador y último editor, se puede rastrear automáticamente el origen de la fila respectiva. Además, la persona que editó por última vez esta fila puede ser contactada sin problemas.
También se pueden seguir los cambios mediante los detalles de la fila, que aparecen al pulsar la barra espaciadora cuando se selecciona una celda. La misma ventana tiene también una función de comentarios en la que se pueden intercambiar preguntas o comentarios.
3. ¿es necesario adaptar y organizar continuamente los datos?
Dentro de un proyecto, es esencial hacer un seguimiento de las próximas tareas y sus plazos. Es aún mejor poder ver el estado de la tarea de un empleado. Al formatear los tipos de columna, asegúrese de seleccionar el tipo de columna correcto para garantizar que los cambios no sean problemáticos.
Con un formato adecuado del tipo de columna "Fecha", la fecha límite de una tarea puede establecerse simplemente seleccionando un día del calendario. En relación con el complemento del calendario, se puede obtener una visión general funcional de los plazos.
4. ¿Cómo puedo seguir la evolución de todas las hojas de cálculo?
Ahora ya ha visualizado algunos procesos de trabajo dentro de diferentes SeaTables. Pero si ahora se pregunta cómo se supone que debe seguir la evolución de las tablas, SeaTable le proporciona la respuesta a través de la función Versiones dentro de la hoja de cálculo.
Allí puede seguir cronológicamente todos los cambios dentro de la hoja de cálculo mediante registros. Además, están disponibles las llamadas instantáneas, que se crean automáticamente en caso de que se produzcan cambios importantes en la hoja de cálculo. Son similares a un archivo en el sentido de que puedes acceder a versiones anteriores de la hoja de cálculo.
5. ¿Existe ya una plantilla que se adapte a mis necesidades?
Las hojas de cálculo son cada vez más populares en las empresas, ya que los datos complejos pueden visualizarse rápidamente en una tabla. Así se ahorra tiempo, que puede dedicarse a tareas más importantes.
Para ahorrar aún más tiempo, puede utilizar una de nuestras numerosas plantillas ya preparadas. Puede elegir diferentes plantillas de gestión de proyectos como ejemplo para la planificación de eventos. O puede inspirarse en la planificación de la campaña para su comercialización.
Ahora nada se interpone en tu hoja de cálculo.
Ahora, después de las 5 preguntas, podrá diseñar eficazmente su hoja de cálculo sin ningún problema molesto en el futuro. Empieza ahora mismo y pruébalo gratis.
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