El Club de Hockey de Berlín se digitaliza con SeaTable

Como gestor de un club deportivo, hay muchas áreas que controlar y gestionar, ya sea la contabilidad general, la reserva de campos o la gestión de tareas para todos los socios. El Club de Hockey de Berlín utiliza SeaTable para transferir los numerosos sistemas individuales que existen actualmente a un único sistema y digitalizar así sus procesos.

La asociación en un vistazo

Nombre
Club de Hockey de Berlín
División
Club deportivo
Fundada
1905
Ubicación
Berlín, Alemania
Empleados
1-10

La amplia gama de tareas requiere una herramienta flexible

El Berliner Hockeyclub es un club multidisciplinar; además del hockey, los aficionados al deporte pueden jugar aquí al tenis y al lacrosse. En el ámbito del hockey, el tradicional club, que ya tiene 215 años, se enorgullece de ser uno de los más exitosos de Alemania. Sólo en la sección de hockey, 800 miembros practican deportes. Tanto el equipo masculino como el femenino juegan en la 1ª Bundesliga.

Las tareas diarias que surgen en un club deportivo son múltiples. Como gerente de un club, tienes tareas administrativas generales, te ocupas de los socios, haces el presupuesto y te ocupas de los asuntos legales y los seguros. Ejemplos concretos serían, por ejemplo, la planificación de viajes a partidos fuera de casa en consulta con los respectivos entrenadores, el cobro de subvenciones y la organización de la formación de los entrenadores. Además, hay numerosas reuniones diarias con el personal y los voluntarios.

Con este amplio abanico de tareas, las exigencias a un sistema de apoyo aumentan de forma natural.

He probado muchas aplicaciones, por ejemplo, Asana, Monday o Google Docs. Lo que más me ha gustado es la base de Excel en SeaTable, ya que aquí está más bien mapeada que en las otras herramientas. Los procesos se muestran con mayor claridad y los enlaces son mucho más fáciles de crear.
Timo Stephan, director del Berliner Hockeyclub E.V.

Tratamiento de datos sensibles y comunicación con los cargos honoríficos

Debido a la diversidad de las tareas, hasta ahora se han utilizado varias soluciones. Algunas cosas se hicieron en Excel, otras en Google Docs, el Club de Hockey de Berlín incluso probó Asana, Monday y Trello en el pasado. Sin embargo, siempre ha existido el deseo de contar con un sistema superior que permita una mejor visión de conjunto y el establecimiento de estructuras generales.

Además, al director del club, Timo Stephan, le gustaría que se gestionaran mejor los datos sensibles. A menudo tiene que lidiar con estos datos en su trabajo diario. Ya sean los sueldos de los entrenadores o los datos de los contactos y las cuentas que deben compartirse de forma segura con las personas adecuadas.

Muchos clubes deportivos se apoyan sobre todo en el compromiso y el entusiasmo de los voluntarios. Como director del club, Timo Stephan les distribuye una gran variedad de tareas y también quiere estar siempre al tanto del estado de las tareas distribuidas. Ahora, los voluntarios no están en el lugar todos los días, lo que naturalmente dificulta la comunicación. Las llamadas telefónicas y los correos electrónicos se acumulan en la bandeja de entrada, y la visión de conjunto se pierde rápidamente. Hay que encontrar una solución móvil para integrar a todas estas personas.

SeaTable para unas estructuras más claras y una mejor comunicación

La comunicación con los voluntarios, los entrenadores y los miembros del comité que no están en la oficina todos los días se ha hecho mucho más fácil con SeaTable. Con la solución de hoja de cálculo en línea SeaTable, el Club de Hockey de Berlín ha encontrado una forma de distribuir todas sus tareas de forma estructurada y fiable. Además, SeaTable facilita la planificación, ya que a cada tarea se le puede asignar el tiempo correspondiente. Las tareas completadas pueden ser marcadas como tales por el respectivo empleado y facilitar al gestor el seguimiento de los objetivos trimestrales establecidos.

También se podría establecer una solución para los datos sensibles con SeaTable. Al asignar derechos de acceso, ahora se pueden ver mucho más fácilmente y no tienen que estar aislados en el ordenador del responsable del club.

Gracias a la flexibilidad de las hojas de cálculo de SeaTable, todos los sistemas anteriormente aislados pueden mapearse juntos con SeaTable y transferirse a un único sistema. Las estructuras individuales pueden vincularse mucho más fácilmente en SeaTable, creando una muy buena visión de conjunto.

Timo Stephan está entusiasmado y está pensando en qué funciones puede seguir mapeando en SeaTable. Sin duda, SeaTable tiene potencial y seguirá probando con curiosidad cada nueva función de SeaTable para ver cómo puede utilizarla de forma provechosa para el club de hockey de Berlín. En cualquier caso, se alegra de haber dado con SeaTable.

Resumen

"Como club deportivo, tenemos recursos financieros limitados. Por eso me parece estupendo que podamos utilizar SeaTable de forma gratuita".
Timo Stephan, director del Berliner Hockeyclub E.V.

  • La estructura flexible de SeaTable permite la migración de muchos procesos pequeños a un sistema de nivel superior.
  • Gracias a la facilidad de uso de SeaTable, no es necesario formar a los voluntarios y es mucho más fácil coordinar las diferentes tareas.
  • Al restringir los derechos de acceso, incluso los datos sensibles como los salarios, los datos de contacto y los datos de la cuenta pueden encontrar un lugar en SeaTable.
Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph es el fundador y director técnico de SeaTable GmbH. Es responsable de toda la informática interna de SeaTable y le encantan los retos nuevos y emocionantes. En su tiempo libre, le gusta jugar al tenis, explorar ciudades extranjeras con su familia o jugar de vez en cuando al ordenador.

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