Como gestor de un club deportivo, hay muchas áreas que controlar y gestionar, ya sea la contabilidad general, la reserva de campos o la gestión de tareas para todos los socios. El Club de Hockey de Berlín utiliza SeaTable para transferir los numerosos sistemas individuales que existen actualmente a un único sistema y digitalizar así sus procesos.
La asociación en un vistazo
- Nombre
- Club de Hockey de Berlín
- División
- Club deportivo
- Fundada
- 1905
- Ubicación
- Berlín, Alemania
- Empleados
- 1-10
La amplia gama de tareas requiere una herramienta flexible
El Club de Hockey de Berlín es un club multidisciplinar. Además del hockey, los aficionados al deporte también pueden jugar aquí al tenis y al lacrosse. En el campo del hockey, este club tradicional de casi 120 años de antigüedad se cuenta con orgullo entre los clubes de hockey con más éxito de Alemania. Sólo en la sección de hockey, 800 socios practican deporte. Tanto el equipo masculino como el femenino juegan en la 1ª Bundesliga.
Las tareas diarias que se plantean en un club deportivo son múltiples. Como gerente de un club, tienes tareas administrativas generales, te ocupas de los socios, haces presupuestos y te ocupas de los asuntos legales y los seguros. Ejemplos concretos serían, por ejemplo, planificar viajes a partidos fuera de casa en consulta con los respectivos entrenadores, recaudar subvenciones y organizar la formación de los entrenadores. Además, hay numerosas reuniones diarias con el personal y los voluntarios.
Con este amplio abanico de tareas, las exigencias a un sistema de apoyo aumentan de forma natural.
He probado muchas aplicaciones, como Asana, Monday o Google Docs. Lo que más me ha gustado de SeaTable es la base de datos tipo Excel, ya que es mucho más atractiva que las otras herramientas. Los procesos se muestran con mayor claridad y los vínculos entre los conjuntos de datos son mucho más fáciles de crear.
Timo Stephan, Director del Berliner Hockeyclub e.V.
Tratamiento de datos sensibles y comunicación con los cargos honoríficos
Debido a la diversidad de las tareas, hasta ahora se han utilizado varias soluciones. Algunas cosas se hicieron en Excel, otras en Google Docs, el Club de Hockey de Berlín incluso probó Asana, Monday y Trello en el pasado. Sin embargo, siempre ha existido el deseo de contar con un sistema superior que permita una mejor visión de conjunto y el establecimiento de estructuras generales.
Además, al director del club, Timo Stephan, le gustaría que se gestionaran mejor los datos sensibles. A menudo tiene que lidiar con estos datos en su trabajo diario. Ya sean los sueldos de los entrenadores o los datos de los contactos y las cuentas que deben compartirse de forma segura con las personas adecuadas.
Muchos clubes deportivos se sostienen principalmente gracias al compromiso y el entusiasmo de los voluntarios. Como gerente del club, Timo Stephan les distribuye una gran variedad de tareas y también quiere estar siempre al tanto del estado de las tareas distribuidas. Ahora bien, los voluntarios no están in situ todos los días, lo que naturalmente dificulta la comunicación. Las llamadas telefónicas y los correos electrónicos se acumulan en la bandeja de entrada, y la visión de conjunto se pierde rápidamente. Hay que encontrar una solución móvil para integrar a todas estas personas.
SeaTable para unas estructuras más claras y una mejor comunicación
SeaTable ha facilitado mucho la comunicación con los voluntarios, entrenadores y miembros del comité que no están todos los días en la oficina. Con la solución de hoja de cálculo en línea SeaTable, el Club de Hockey de Berlín ha encontrado una forma de distribuir todas sus tareas de manera estructurada y fiable. Además, SeaTable facilita la planificación, ya que a cada tarea se le puede asignar el tiempo correspondiente. Las tareas completadas pueden ser marcadas como tales por el empleado correspondiente y facilitan al gerente el seguimiento de los objetivos trimestrales fijados.
También se podría establecer una solución para los datos sensibles con SeaTable. Al asignar derechos de acceso, ahora se pueden ver mucho más fácilmente y no tienen que estar aislados en el ordenador del responsable del club.
Gracias a la flexibilidad de la base de datos SeaTable, todos los sistemas antes aislados pueden mapearse juntos con SeaTable y transferirse a un único sistema. Las estructuras individuales pueden vincularse mucho más fácilmente en SeaTable, con lo que se obtiene una visión de conjunto muy buena.
Timo Stephan está entusiasmado y está pensando en qué funciones puede seguir mapeando en SeaTable. Sin duda, SeaTable tiene potencial y seguirá probando con curiosidad cada nueva función de SeaTable para ver cómo puede utilizarla de forma provechosa para el Club de Hockey de Berlín. En cualquier caso, está contento de haber encontrado SeaTable.
Como club deportivo, nuestros recursos económicos son limitados. Por eso me parece estupendo que podamos usar SeaTable gratis.
Timo Stephan, Director del Berliner Hockeyclub e.V.
Resumen
- La estructura flexible de SeaTable permite la migración de muchos procesos pequeños a un sistema de nivel superior.
- Gracias a la facilidad de uso de SeaTable, no es necesario formar a los voluntarios y es mucho más fácil coordinar las diferentes tareas.
- Al restringir los derechos de acceso, los datos sensibles como los salarios, los datos de contacto y los datos de cuentas también encuentran su lugar en SeaTable.
