¿Quién es el experto en cada materia? ¿Cuál es la dirección de correo electrónico del colega? ¿Y quién encaja mejor en el equipo del nuevo proyecto de marketing? La búsqueda de respuestas a estas preguntas o a otras similares puede convertirse rápidamente en un reto que requiere mucho tiempo. A menos que su empresa tenga un directorio de empleados bien mantenido.
En este artículo aprenderá por qué es imprescindible para toda empresa que quiera tener una visión óptima de sus empleados, qué tipos de directorios de empleados existen y cómo puede crear fácilmente una lista clara de empleados.
Significativo y oportuno: aquí es donde ayuda un directorio de personal
No siempre es fácil hacer un seguimiento de todos los empleados. Especialmente cuando una empresa es muy grande o está en constante crecimiento y se incorporan continuamente nuevos miembros al equipo. Si además hay becarios, estudiantes en prácticas y pasantes, el caos se perfecciona rápidamente. Las responsabilidades se desdibujan, la persona equivocada se asigna al tema equivocado, las afiliaciones no se definen correctamente. La situación es similar en las empresas más pequeñas, que sencillamente no disponen de un software propio para la gestión del personal.
Como base de datos central para la planificación del personal, el directorio de empleados le ayuda a maximizar la eficacia de su gestión de personal y a organizar de forma óptima todas las tareas relacionadas con la contratación y la organización de los empleados.
1. mejor gestión de los recursos humanos:
Para las empresas que no cuentan con una base de datos central de empleados, es especialmente importante crear un directorio de empleados. Esto ayuda enormemente a la gestión del personal, ya que el departamento de recursos humanos puede ver en cualquier momento qué empleados trabajan y dónde, gracias a una lista detallada de empleados. Cuál es su relación contractual. O cuáles son los datos de su dirección.
2. canales de votación más rápidos:
Una lista de empleados aumenta la claridad. De este modo, siempre tendrá a mano todos los datos de contacto relevantes de forma rápida y sencilla.
3. más espíritu de equipo:
Los equipos y departamentos individuales también pueden beneficiarse de un directorio de empleados porque les da la oportunidad de conocerse mejor. Esto reduce las inhibiciones a la hora de establecer contacto y fomenta las jerarquías planas.
4. ambiente de trabajo relajado:
Un directorio de personal también ayuda a las autoridades importantes, como los directores generales o los jefes de departamento. Por ejemplo, pueden relacionar más rápidamente la cara de los nuevos empleados con su nombre o saber más sobre sus equipos. Esto es una gran ventaja para la cultura de la empresa.
5. mejor servicio:
El uso de un directorio de empleados para los externos ayuda a los clientes a encontrar más rápidamente a la persona de contacto adecuada. Esto aumenta la satisfacción del cliente.
Estos son los tipos de directorios de empleados
Un directorio de empleados estructurado funciona básicamente como un archivo digital de personal y puede sustituir al organigrama de la empresa. Al mismo tiempo, ayuda a los equipos a estructurarse bien internamente y a distribuir perfectamente las responsabilidades. Además, puede ser un apoyo muy útil para los usuarios externos a la hora de encontrar rápidamente a la persona de contacto adecuada. El siguiente resumen le muestra qué tipos de directorios de empleados son la elección correcta y cuándo:
Directorio interno del personal
Una lista de personal para uso interno es la forma perfecta de ofrecer a todos los que trabajan en una empresa una visión general de todo el personal de la misma. Aquí pueden encontrar a todos los supervisores y colegas, incluyendo sus responsabilidades y datos de contacto. Las listas muy detalladas también pueden incluir más información, como competencias adicionales o intereses personales.
Visión general interna para los directivos y el departamento de recursos humanos
Para los directores generales y los jefes de departamento o de equipo, un directorio de empleados también reúne mucha información valiosa en un solo lugar. Esto se debe a que aquí no sólo se puede introducir información general como las responsabilidades o los datos de contacto, sino también datos más sensibles como la información sobre el salario, los ascensos, las evaluaciones o similares.
Directorio de empleados para externos
Las empresas que tienen mucho contacto con los clientes o las autoridades que generalmente tienen mucho "tráfico de personas" pueden beneficiarse mucho de una lista de empleados externos. Aquí, con sólo unos pocos clics, pueden encontrar la persona de contacto adecuada para su preocupación particular.
Cómo crear la lista de empleados perfecta con SeaTable
¿Todavía no utiliza un directorio de empleados y le preocupa que le cueste demasiado tiempo crear ese archivo digital de personal para cada empleado? Entonces tiene razón, pero eso no es un argumento contra una lista de empleados. Porque hay una solución.
Un poco de investigación muestra rápidamente que no necesariamente tiene que construir su directorio de empleados desde cero. Ya existen varias herramientas en línea que le ofrecen una plantilla para su lista de empleados. Las plantillas prácticas le ayudan a insertar fácilmente a todos los empleados, becarios, directores generales y similares en la plantilla. La plantilla también le indica dónde puede introducir la afiliación, los cargos, la información sobre las personas y muchos otros datos.
La interfaz fácil de usar y un diseño claro le guían a través del proceso de introducción de todos los datos de forma relajada, hasta que su directorio de empleados esté perfectamente rellenado. Además de los nombres, los datos de contacto, el departamento, el cargo y la situación laboral (es decir, empleado, en periodo de prueba, despedido, etc.), también puede introducir más datos personales, como los cumpleaños o las fotos de los respectivos empleados.
Todo a la vista, todo en un directorio de personal
Toda empresa debería tener siempre una visión general de sus empleados, independientemente de su tamaño. Al fin y al cabo, las personas que trabajan en una empresa son su recurso más importante. Por lo tanto, es aún más importante no sólo ofrecerles un ambiente de trabajo agradable, sino también hacer que todos los procesos de personal sean lo menos complicados posible.
Un directorio de personal hace exactamente eso posible ayudándole a almacenar todos los datos del personal de forma clara en un solo lugar. De este modo, todos pueden encontrar exactamente los datos que necesitan en cualquier momento, y siempre están actualizados.
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