Кто является экспертом в какой предметной области? Каков адрес электронной почты коллеги? А кто лучше всего впишется в команду нового маркетингового проекта? Поиск ответов на эти или подобные вопросы может быстро стать проблемой, отнимающей много времени. Если только в вашей компании нет хорошо ведущегося справочника сотрудников.
Почему это обязательно для каждой компании, которая хочет иметь оптимальный обзор своих сотрудников, какие типы справочников сотрудников существуют и как можно легко создать четкий список сотрудников, вы узнаете из этой статьи.
Значимость и целесообразность - вот где помогает справочник персонала
Уследить за всеми сотрудниками не всегда просто. Особенно если компания очень большая или постоянно растет, и в нее постоянно приходят новые члены команды. Если есть еще и практиканты, работающие студенты и стажеры, то хаос быстро становится совершенным. Обязанности становятся размытыми, не тот человек назначается на не ту тему, аффилиации определяются неправильно. Аналогичная ситуация складывается и в небольших компаниях, которые просто не имеют собственного программного обеспечения для управления персоналом.
Как центральная база данных для планирования персонала, справочник сотрудников поможет вам максимально повысить эффективность управления персоналом и оптимально организовать все задачи, связанные с подбором и организацией сотрудников.
1. более эффективное управление человеческими ресурсами:
Для компаний, не имеющих центральной базы данных сотрудников, особенно важно создать справочник сотрудников. Это очень помогает в управлении персоналом, так как отдел кадров может в любое время увидеть, какие сотрудники где работают, благодаря подробному списку сотрудников. Каковы их договорные отношения. Или какие у них адресные данные.
Справочник сотрудников © SeaTable
2. более быстрые каналы голосования:
Список сотрудников повышает ясность. Таким образом, все необходимые контактные данные всегда будут у вас под рукой.
3. больше командного духа:
Отдельные команды и отделы также могут извлечь пользу из справочника сотрудников, поскольку он дает им возможность лучше узнать друг друга. Это уменьшает сдерживание при установлении контакта и способствует созданию плоской иерархии.
4. непринужденная рабочая атмосфера:
Справочник персонала также помогает важным руководителям, таким как управляющие директора или руководители отделов. Например, они могут быстрее сопоставить лицо нового сотрудника с его именем или узнать больше о его команде. Это большой плюс для культуры компании.
5. лучшее обслуживание:
Использование справочника сотрудников для внешних лиц помогает клиентам быстрее найти нужное контактное лицо. Это повышает удовлетворенность клиентов.
Вот типы справочников сотрудников
Структурированный каталог сотрудников в основном работает как цифровое личное дело и может заменить организационную структуру компании. В то же время, это помогает командам хорошо структурировать себя внутри и идеально распределить обязанности. Кроме того, это может быть очень полезной поддержкой для внешних пользователей, когда необходимо быстро найти нужное контактное лицо. Следующий обзор покажет вам, какие типы справочников сотрудников являются правильным выбором и в каких случаях:
Внутренний справочник сотрудников
Список сотрудников для внутреннего пользования - это идеальный способ предоставить всем, кто работает в компании, полный обзор всех сотрудников компании. Здесь они могут найти всех руководителей и коллег, включая их обязанности и контактную информацию. Очень подробные списки могут также включать дополнительную информацию, например, дополнительные компетенции или личные интересы.
Внутренний обзор для руководителей и отдела кадров
Для руководителей компаний и руководителей отделов или команд справочник сотрудников также позволяет собрать много ценной информации в одном месте. Это связано с тем, что здесь можно вводить не только общую информацию, такую как обязанности или контактные данные, но и более конфиденциальные данные, такие как информация о зарплате, продвижении по службе, аттестации и т.п.
Каталог сотрудников © Deemerwha studio / adobe stock
Справочник сотрудников для внешних лиц
Компании, которые много общаются с клиентами, или органы власти, которые в целом имеют большой "трафик людей", могут извлечь большую пользу из внешнего списка сотрудников. Здесь, сделав всего несколько кликов, они могут найти нужное контактное лицо по интересующему их вопросу.
Как создать идеальный список сотрудников с помощью SeaTable
Вы еще не используете справочник сотрудников и опасаетесь, что создание такого цифрового личного дела для каждого сотрудника будет стоить вам слишком много времени? Тогда вы правы - но это не аргумент против списка сотрудников. Потому что есть решение.
Небольшое исследование быстро показывает, что вам не обязательно создавать свой каталог сотрудников с нуля. Уже существует несколько онлайн-инструментов, которые предлагают вам шаблон для списка сотрудников. Практичные шаблоны помогут вам легко вставить в шаблон всех сотрудников, стажеров, генеральных директоров и т.п. В шаблоне также указано, где можно указать принадлежность, должности, информацию о лицах и многие другие данные.
Удобный интерфейс и понятный дизайн ведут вас через процесс ввода всех данных в спокойной манере - до тех пор, пока ваш справочник сотрудников не будет идеально заполнен. Помимо имен, контактных данных, отдела, должности и рабочего статуса (т.е. принят на работу, на испытательном сроке, уволен и т.д.), вы также можете ввести более личные данные, такие как дни рождения или фотографии соответствующих сотрудников.
Все на виду, все в каталоге персонала
Каждая компания всегда должна иметь представление о своих сотрудниках - независимо от ее размера. В конце концов, люди, которые работают в компании, являются ее самым важным ресурсом. Поэтому тем более важно не только создать для них приятную рабочую атмосферу, но и максимально упростить все кадровые процессы.
Справочник сотрудников делает это возможным, помогая вам хранить все данные о персонале в одном месте. Таким образом, каждый может в любой момент найти именно те данные, которые ему нужны - и они всегда актуальны.
Источник изображения Изображение на обложке: © Who is Danny/Adobe Stock
"*" указывает на обязательные поля
