Cinco razões pelas quais uma lista de empregados bem conservada facilita o seu trabalho diário

Quem é o perito para que área temática? Qual é novamente o endereço de correio electrónico do colega? E quem se enquadra melhor na equipa do novo projecto de marketing? A procura de respostas a estas ou outras questões semelhantes pode rapidamente tornar-se um desafio moroso. A menos que a sua empresa tenha uma lista de empregados bem conservada.

Porque é que isto é uma obrigação para cada empresa que quer ter a melhor visão geral dos seus empregados, que tipos de directórios de empregados existem e como se pode facilmente criar uma lista clara de empregados, aprenderá neste artigo.

Significativo e expedito - é aqui que um directório de pessoal ajuda

Manter um registo de todos os empregados nem sempre é fácil. Especialmente quando uma empresa é muito grande ou está em constante crescimento e novos membros da equipa estão sempre a juntar-se. Se houver também estagiários, estudantes trabalhadores e estagiários, o caos é rapidamente perfeito. As responsabilidades tornam-se confusas, a pessoa errada é atribuída ao tópico errado, as filiações não são definidas correctamente. A situação é semelhante em empresas mais pequenas que simplesmente não têm o seu próprio software de gestão de pessoal.

Como base de dados central para planeamento de pessoal, o directório de funcionários ajuda-o a maximizar a eficiência da sua gestão de pessoal e a organizar de forma óptima todas as tarefas relacionadas com o recrutamento e a organização dos funcionários.

1. melhor gestão dos recursos humanos:

Para empresas sem uma base de dados central de empregados, é especialmente importante criar um directório de empregados. Isto ajuda enormemente na gestão de pessoal, porque o departamento de recursos humanos pode ver em qualquer altura quais os empregados que trabalham onde, graças a uma lista detalhada de empregados. Qual é a sua relação contratual. Ou quais são os seus dados de endereço.

2. Canais de votação mais rápidos:

Uma lista de empregados aumenta a clareza. Desta forma, tem sempre à mão todos os dados de contacto relevantes de forma rápida e fácil.

3. mais espírito de equipa:

As equipas e departamentos individuais também podem beneficiar de uma lista de empregados porque lhes dá a oportunidade de se conhecerem melhor uns aos outros. Isto reduz as inibições ao fazer contacto e promove hierarquias planas.

4. ambiente de trabalho descontraído:

Um directório de pessoal também ajuda autoridades importantes, tais como directores-gerais ou chefes de departamento. Por exemplo, podem fazer corresponder mais rapidamente o rosto dos novos empregados ao seu nome ou descobrir mais sobre as suas equipas. Isto é uma grande vantagem para a cultura da empresa.

5. melhor serviço:

A utilização de um directório de empregados para os externos ajuda os clientes a encontrar mais rapidamente a pessoa de contacto certa. Isto aumenta a satisfação do cliente.

Estes são os tipos de directórios de empregados

Um directório estruturado de empregados funciona basicamente como um ficheiro digital de pessoal e pode substituir um organigrama da empresa. Ao mesmo tempo, ajuda as equipas a estruturarem-se bem internamente e a distribuir perfeitamente as responsabilidades. Além disso, pode ser um apoio muito útil para utilizadores externos quando se trata de encontrar rapidamente a pessoa de contacto certa. A síntese seguinte mostra-lhe que tipos de directórios de empregados são a escolha certa e quando:

Directório interno do pessoal

Uma lista de pessoal para uso interno é a forma perfeita de dar a todos os que trabalham numa empresa uma visão global de todo o pessoal dentro da empresa. Aqui podem encontrar todos os supervisores e colegas, incluindo as suas responsabilidades e detalhes de contacto. Listas muito detalhadas podem também incluir mais informações, tais como competências adicionais ou interesses pessoais.

Visão geral interna para gestores e departamento de recursos humanos

Para CEOs e chefes de departamento ou de equipa, um directório de empregados também reúne muitas informações valiosas num único local. Isto porque não só podem ser introduzidas aqui informações gerais tais como responsabilidades ou detalhes de contacto, mas também dados mais sensíveis tais como informações sobre salário, promoções, avaliações ou similares.

Directório de empregados para o exterior

As empresas que têm muitos contactos com clientes ou autoridades que geralmente têm muito "tráfego de pessoas" podem beneficiar grandemente de uma lista de empregados externos. Aqui, com apenas alguns cliques, podem encontrar a pessoa de contacto certa para a sua preocupação particular.

Como criar a lista de empregados perfeita com SeaTable

Ainda não utiliza um directório de funcionários e receia que lhe custe demasiado tempo criar um ficheiro pessoal digital deste tipo para cada funcionário? Então tem razão - mas isso não é um argumento contra uma lista de empregados. Porque existe uma solução.

Uma pequena pesquisa mostra rapidamente que não tem necessariamente de construir o seu directório de empregados a partir do zero. Já existem várias ferramentas online que lhe oferecem um modelo para a sua lista de empregados. Os modelos práticos ajudam-no a inserir facilmente todos os empregados, estagiários, CEOs e afins no modelo. O modelo também lhe diz onde pode introduzir a afiliação, posições, informações sobre as pessoas e muitos outros dados.

A interface de fácil utilização e um design claro guiam-no através do processo de introdução de todos os dados de uma forma descontraída - até que o seu directório de empregados esteja perfeitamente preenchido. Para além dos nomes, dados de contacto, departamento, posição e situação laboral (ou seja, empregado, em liberdade condicional, despedido, etc.), pode também introduzir mais dados pessoais, tais como aniversários ou fotografias dos respectivos empregados.

Tudo em vista, tudo num directório de pessoal

Cada empresa deve ter sempre uma visão geral dos seus empregados - independentemente da sua dimensão. Afinal de contas, as pessoas que trabalham numa empresa são o seu recurso mais importante. Por conseguinte, é ainda mais crucial não só oferecer-lhes um ambiente de trabalho agradável, mas também tornar todos os processos de pessoal tão descomplicados quanto possível.

Um directório de pessoal torna exactamente isso possível, ajudando-o a armazenar todos os dados do pessoal claramente num único local. Desta forma, todos podem encontrar exactamente os dados de que necessitam em qualquer altura - e estes estão sempre actualizados.

Fonte da imagem Imagem Imagem da capa: © Quem é Danny/Adobe Stock