Pruebas de equipo alternativas a la plantilla de Excel gratuita para la planificación del personal.

¿Planificación de personal sin plantillas de Excel gratuitas? Aquí tienes cómo.

¿Planificación del personal? Utilizo una plantilla de Excel. Lo mejor es la gratuidad. Sólo tienes que descargarlo de Internet y ya está. Así es como lo ven todavía muchos departamentos de RRHH, lo cual es cualquier cosa menos sensato para una planificación óptima del personal, los turnos y las vacaciones. Porque aunque la planificación de personal con Excel está muy extendida, también es extremadamente engorrosa y propensa a errores. Pero, ¿cómo puede tener éxito la planificación de los recursos humanos sin una plantilla de Excel, que además es gratuita?

La buena noticia es que hay muchas herramientas en línea que son perfectas para la planificación del personal incluso sin una plantilla de Excel. Gratuito, sin complicaciones y de uso intuitivo. En el siguiente texto conocerá todas las ventajas que le esperan.

Los retos de la planificación de los recursos humanos

Cuanto más grande es una empresa, más difícil es la planificación del personal. Además de la organización de las vacaciones, los días de flexibilidad horaria y los permisos especiales, hay que tener en cuenta la programación de las guardias o la planificación de los turnos, la gestión de los candidatos y el despliegue de los becarios, los estudiantes invitados o los estudiantes que trabajan. Esto no sólo cuesta tiempo y dinero, sino también a veces nervios. La planificación del personal sin una plantilla de Excel, que en el mejor de los casos está disponible de forma gratuita, parece inimaginable para muchos a primera vista.

Registro de asistencia, planificación de las vacaciones, planificación de las necesidades de personal: las responsabilidades en el área de RRHH son muchas y variadas. Las plantillas para la planificación del personal deben ser igual de versátiles. Esto se debe a que hay que tener en cuenta diferentes aspectos en cada proceso de planificación. Por lo tanto, no es aconsejable utilizar una plantilla para todo. Sin embargo, depender de innumerables listas de Excel tampoco es la mejor manera. Y, sin embargo, la mayoría de los responsables de RRHH siguen trabajando con una plantilla de Excel para su planificación de personal, que descargan gratuitamente de algún sitio.

Para crear un registro de turnos en Excel

En general, la planificación de recursos humanos con plantillas de Excel (versión gratuita o de pago) no es exclusivamente mala. La ventaja es que se pueden utilizar plantillas de Excel gratuitas de Internet sin mucho esfuerzo. Todo lo que un usuario necesita es Microsoft Office, Open Office o una cuenta de Google para acceder a Google Sheets. Tanto si se trata de una lista de turnos como de una planificación de empleados, basta con introducir el término de búsqueda correspondiente en Google y se abrirá el mundo de las plantillas de Excel gratuitas.

Los empleados utilizan la plantilla gratuita de Excel para la planificación del personal.

Plantilla de planificación de personal en Excel gratis © monticellllo / adobe stock

Dependiendo del sector en el que trabaje, defina los atributos relevantes para su negocio después de la descarga: empleados, fechas, horarios, semanas naturales, sucursales, modelos de trabajo, horas de trabajo, etc. Es importante para su planificación de personal con una plantilla de Excel que utilice gratuitamente que el plan contenga todos los datos esenciales, pero que siga siendo claro para todos los empleados. Limitarse a lo esencial es tan importante como un diseño visualmente atractivo. Sólo así se consigue que todos los miembros del equipo entiendan el significado de la programación de las guardias, la planificación de los turnos, la planificación del personal, etc.

Una vez definidos todos los datos relevantes, hay que introducirlos correctamente en la cabecera y en la fila lateral de la lista de Excel, dar el formato correspondiente a las columnas de tiempos, asignar las celdas adecuadas a los empleados y rellenar la tabla con las fórmulas correctas. Porque cada celda, cada fila y cada columna necesita sus propias fórmulas y formatos. Y a más tardar ahora se pone incómodo.

Engorroso, inflexible, poco práctico: por qué debe abordar la planificación de personal sin una plantilla de Excel gratuita

El gran problema de Excel es su falta de flexibilidad. Independientemente de si se trata de la planificación de los empleados, de las listas de turnos o de la distribución de los mismos, de la gestión de los candidatos o de otros procesos de RRHH: el fin no se alcanza con el puro uso de números y letras. Los archivos, las imágenes o las casillas de verificación también desempeñan un papel en este caso. Y en cuanto éstos intervienen, Excel alcanza sus límites. Lo que es genial para las fórmulas resulta ser muy limitante en otras áreas. Y la única ventaja de la planificación de personal con una plantilla de Excel es que es gratuita.

También está el factor del trabajo en equipo. El trabajo en equipo no es posible en absoluto con Excel. Esto se debe a que los archivos sólo pueden ser editados por una persona a la vez, que luego los envía de ida y vuelta por correo electrónico, Dropbox o WeTransfer. No sólo se pierde mucho tiempo en el proceso, sino que a menudo también se pierde algún que otro dato (importante). Para cuando se advierte esto y se encuentra el punto en el que el flujo de información se ha roto, el departamento de RRHH ha perdido tanto tiempo que es casi imposible ponerse al día.

Adiós a los devoradores de tiempo, bienvenidos a la planificación eficiente del personal

Como puede ver, la planificación de personal con una plantilla de Excel tiene potencial de optimización, sea o no gratuita. Si realmente quiere organizar a su personal de forma sensata y crear listas de turnos sin complicaciones, debería confiar en las herramientas online para la planificación del personal. Porque estos suelen tener tres ventajas muy claras:

  • Ahorro de tiempo: la planificación de personal totalmente automatizada sin plantilla de Excel, pero con una herramienta en línea, garantiza que todos los datos esenciales estén siempre actualizados y permite minimizar significativamente la tasa de error en comparación con los datos introducidos manualmente.
  • Concentración en las competencias principales: Las herramientas online te dan espacio para las actividades con las que ganas tu dinero. En lugar de tener que invertir gran parte de su tiempo en la planificación, puede dedicarse a su actividad principal.
  • Satisfacción de los empleados: Cuanto más claro sea el horario de trabajo o de vacaciones, mejor. Gracias a las herramientas en línea, puede implicar fácilmente a sus empleados en los procesos de planificación, tener en cuenta sus deseos y crear así más transparencia. Esto promueve la satisfacción de todos los miembros del equipo.

La forma más fácil de planificar el personal con herramientas en línea

Otra ventaja clave de la planificación de RRHH sin plantilla de Excel gratuita es la extrema flexibilidad que aportan las herramientas online. Los departamentos de RRHH pueden compartir fácilmente sus hojas de cálculo con sus empleados para que puedan introducir de forma independiente sus turnos, tareas y vacaciones.

De este modo, no sólo todo el mundo está siempre al mismo nivel de información, sino que el esfuerzo organizativo se reduce considerablemente. Y da igual que dirija una pequeña, mediana o gran empresa, una cafetería o un concesionario de coches. Con la herramienta en línea adecuada, existe un plan de turnos adecuado o un registro del tiempo de trabajo óptimo para cada necesidad.

Plantilla de planificación de personal en Excel gratis © SeaTable

Lo mismo ocurre con la gestión de los candidatos de una empresa y la incorporación de nuevos empleados. Las herramientas en línea ayudan a hacer un seguimiento de todas las vacantes, a planificar las entrevistas y a tener siempre a la vista el calendario, incluidos los ajustes en tiempo real. Ya se trate de la contratación, las entrevistas o la incorporación, con la herramienta en línea adecuada podrá cubrir fácilmente todos los ámbitos de la planificación de personal. E incluso sin una plantilla de Excel gratuita.

Fuente de la imagen Imagen de portada: © Proxima Studio/Adobe Stock

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Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph es el fundador y director técnico de SeaTable GmbH. Es responsable de toda la informática interna de SeaTable y le encantan los retos nuevos y emocionantes. En su tiempo libre, le gusta jugar al tenis, explorar ciudades extranjeras con su familia o jugar de vez en cuando al ordenador.