Qui est l'expert dans quel domaine ? Quelle est l'adresse e-mail de la collègue déjà ? Et qui s'intègre le mieux dans l'équipe du nouveau projet de marketing? La recherche de réponses à ces questions ou à des questions similaires peut rapidement devenir un défi en termes de temps. Sauf si votre entreprise dispose d'un annuaire des collaborateurs bien entretenu.
Vous découvrirez dans cet article pourquoi il s'agit d'un must pour toute entreprise qui souhaite avoir une vue d'ensemble optimale de ses collaborateurs, quels sont les différents types de listes de collaborateurs et comment créer facilement une liste de collaborateurs claire.
Un annuaire des collaborateurs : un outil utile et pratique
Il n'est pas toujours facile de garder une vue d'ensemble de tous les collaborateurs. Surtout lorsqu'une entreprise est très grande ou en pleine croissance et que de nouveaux membres rejoignent régulièrement l'équipe. S'il y a en plus des stagiaires, des étudiants et des stagiaires en alternance, le chaos est vite arrivé. Les responsabilités deviennent floues, la mauvaise personne est affectée au mauvais sujet, les appartenances ne sont pas correctement définies. Il en va de même pour les petites entreprises qui n'ont tout simplement pas de logiciel propre pour la gestion de leur personnel.
En tant que base de données centrale pour la planification du personnel, l'annuaire des collaborateurs vous aide à maximiser l'efficacité de votre gestion du personnel et à optimiser toutes les tâches liées au recrutement et à l'organisation des collaborateurs.
1. une meilleure gestion du personnel :
Pour les entreprises qui ne disposent pas d'une base de données centrale des employés, il est particulièrement important de créer un répertoire des employés. En effet, cela aide énormément à la gestion du personnel, car le service du personnel peut voir à tout moment quels collaborateurs travaillent où grâce à une liste détaillée des collaborateurs. Quelle est leur relation contractuelle. Ou quelles sont leurs données d'adresse.
Annuaire des employés © SeaTable
2. des voies de concertation plus rapides
Une liste de collaborateurs améliore la clarté. Vous avez ainsi toujours sous la main, rapidement et facilement, toutes les données de contact importantes.
3. plus d'esprit d'équipe :
Les différentes équipes et les différents services peuvent également tirer profit d'un annuaire des collaborateurs, car ils ont ainsi la chance de mieux se connaître entre eux. Cela réduit les inhibitions lors de la prise de contact et favorise les hiérarchies plates.
4. une ambiance de travail détendue :
Un annuaire des collaborateurs aide également des instances importantes comme les directeurs ou les chefs de service. En effet, cela leur permet par exemple d'associer plus rapidement le visage des nouveaux collaborateurs à leur nom ou d'en savoir plus sur leurs équipes. Pour la culture d'entreprise, c'est un grand plus.
5. un meilleur service :
L'utilisation d'un annuaire des collaborateurs externes aide les clients à trouver plus rapidement le bon interlocuteur. Cela augmente la satisfaction des clients.
Il existe différents types d'annuaires de collaborateurs
Un annuaire structuré des collaborateurs fonctionne en fait comme un dossier personnel numérique et peut remplacer un organigramme d'entreprise. En même temps, il aide les équipes à bien se structurer en interne et à répartir parfaitement les responsabilités. De plus, il peut être très utile aux utilisateurs externes lorsqu'il s'agit de trouver rapidement le bon interlocuteur. L'aperçu suivant vous montre quels types d'annuaires de collaborateurs sont le bon choix et à quel moment :
Annuaire interne des employés
Une liste de collaborateurs à usage interne est le moyen idéal pour donner à tous ceux qui travaillent dans une entreprise un aperçu complet de tout le personnel au sein de l'entreprise. Ils y trouvent tous leurs supérieurs et collègues, y compris leurs responsabilités et leurs coordonnées. Des listes très détaillées peuvent également contenir d'autres informations telles que des compétences supplémentaires ou des intérêts personnels.
Aperçu interne pour les cadres et le service du personnel
Pour les PDG et les chefs de service ou d'équipe, un annuaire des collaborateurs regroupe également de nombreuses informations précieuses en un seul endroit. En effet, il est possible d'y ajouter non seulement des informations générales telles que les responsabilités ou les coordonnées, mais aussi des données plus sensibles telles que des informations sur le salaire, les promotions, les évaluations ou autres.
Annuaire des employés © Deemerwha studio / adobe stock
Annuaire des employés pour les externes
Les entreprises qui sont souvent en contact avec des clients ou les administrations où il y a généralement beaucoup de "mouvements de personnes" peuvent tirer un grand profit d'une liste de collaborateurs externes. Elles y trouvent en quelques clics l'interlocuteur adéquat pour leur demande respective.
Comment créer la liste parfaite d'employés avec SeaTable
Vous n'utilisez pas encore de liste d'employés et vous craignez que la création d'un tel dossier personnel numérique pour chaque employé vous prenne trop de temps ? Alors vous avez raison - mais ce n'est pas un argument contre une liste d'employés. Car il existe une solution.
En faisant quelques recherches, il s'avère rapidement que vous n'êtes pas obligé de créer votre liste de collaborateurs à partir de zéro. En effet, il existe déjà quelques outils en ligne qui vous proposent un modèle pour votre liste d'employés. Des modèles pratiques vous aident à insérer très facilement tous les employés, stagiaires, CEO et autres dans le modèle. Celui-ci vous indique en outre les endroits où vous pouvez inscrire l'appartenance, les positions, les informations sur les personnes ainsi que de nombreuses autres données.
L'interface conviviale et le design clair vous guident dans la saisie de toutes les données - jusqu'à ce que votre répertoire de collaborateurs soit parfaitement rempli. Outre le nom, les coordonnées, le service, le poste et le statut de travail (employé, en période d'essai, licencié, etc.), vous pouvez également saisir des données plus personnelles, telles que les anniversaires ou les photos des collaborateurs concernés.
Tout en un clin d'œil, tout dans un seul répertoire des collaborateurs
Chaque entreprise devrait toujours avoir une vue d'ensemble de ses collaborateurs - et ce, quelle que soit sa taille. En effet, les personnes qui travaillent dans une entreprise sont sa ressource la plus importante. Il est donc d'autant plus important de leur offrir non seulement une atmosphère de travail agréable, mais aussi de simplifier au maximum tous les processus liés au personnel.
Un annuaire des collaborateurs rend cela possible en vous aidant à stocker toutes les données du personnel de manière claire en un seul endroit. Ainsi, tout le monde trouve à tout moment les données dont il a besoin, et ce, de manière toujours actualisée.
Source de l'image de couverture : © Who is Danny/Adobe Stock
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