Mitarbeiter aktualisiert das gut gepflegte Mirarbeiterverzeichnis.

Fünf Gründe, warum Ihnen ein gut geführtes Mitarbeiterverzeichnis den Arbeitsalltag erleichtert

Wer ist der Experte für welchen Fachbereich? Wie lautet nochmal die Mailadresse der Kollegin? Und wer passt am besten ins Team des neuen Marketingprojekts? Die Suche nach Antworten auf diese oder ähnliche Fragen kann sich schnell zu einer zeitlichen Herausforderung entwickeln. Es sei denn in Ihrem Unternehmen gibt es ein gut gepflegtes Mitarbeiterverzeichnis.

Warum das ein Muss für jedes Unternehmen ist, das die optimale Übersicht über seine Mitarbeiter haben möchte, welche Arten von Mitarbeiterverzeichnissen es gibt und wie Sie ganz einfach eine übersichtliche Mitarbeiterliste erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Sinnvoll und zweckmäßig – dabei hilft ein Mitarbeiterverzeichnis

Den Überblick über alle Mitarbeiter zu behalten, ist nicht immer leicht. Vor allem dann nicht, wenn ein Unternehmen sehr groß ist oder aber stetig wächst und immer wieder neue Teammitglieder hinzukommen. Gibt es dann noch Praktikanten, Werkstudenten und Hospitanten, ist das Chaos schnell perfekt. Verantwortlichkeiten verschwimmen, die falsche Person wird für das falsche Thema eingeteilt, Zugehörigkeiten sind nicht korrekt definiert. Ähnlich ist es bei kleineren Unternehmen, die schlicht und einfach keine eigene Software für ihre Personalverwaltung haben.

Als zentrale Datenbank zur Personalplanung hilft Ihnen das Mitarbeiterverzeichnis dabei, die Effizienz Ihres Personalmanagements zu maximieren und alle Aufgaben rund um Recruiting und Mitarbeiterorganisation optimal zu gestalten.

1. Bessere Personalverwaltung:

Für Unternehmen ohne zentrale Mitarbeiterdatenbank ist es besonders wichtig, ein Mitarbeiterverzeichnis anzulegen. Denn das hilft ganz enorm bei der Personalverwaltung, weil das Personalwesen durch eine ausführliche Mitarbeiterliste jederzeit sehen kann, welche Mitarbeiter wo arbeiten. Welches Vertragsverhältnis sie haben. Oder wie ihre Adressdaten lauten.

Mitarbeiterverzeichnis © SeaTable

2. Schnellere Abstimmungswege:

Eine Mitarbeiterliste erhöht die Übersichtlichkeit. So haben Sie alle relevanten Kontaktdaten immer schnell und einfach parat.

3. Mehr Teamgeist:

Auch die einzelnen Teams und Abteilungen können ihre Vorteile aus einem Mitarbeiterverzeichnis ziehen, weil sie so die Chance haben, sich untereinander besser kennenzulernen. Das reduziert Hemmschwellen bei der Kontaktaufnahme und fördert flache Hierarchien.

4. Entspanntes Arbeitsklima:

Ein Mitarbeiterverzeichnis hilft auch wichtigen Instanzen wie Geschäftsführern oder Abteilungsleitern. Denn so können sie zum Beispiel bei neuen Mitarbeitern das Gesicht schneller dem Namen zuordnen oder mehr über ihre Teams erfahren. Für die Firmenkultur ist das ein großes Plus.

5. Besserer Service:

Die Nutzung eines Mitarbeiterverzeichnisses für Externe hilft Kunden dabei, schneller den richtigen Ansprechpartner zu finden. Das steigert die Kundenzufriedenheit.

Diese Arten von Mitarbeiterverzeichnissen gibt es

Ein strukturiertes Mitarbeiterverzeichnis funktioniert im Grunde wie eine digitale Personalakte und kann ein Unternehmensorganigramm ersetzen. Gleichzeitig hilft es dabei, dass Teams sich intern gut strukturieren und Verantwortlichkeiten perfekt verteilen können. Zudem kann es für externe Nutzer eine sehr hilfreiche Unterstützung sein, wenn es darum geht, schnell den richtigen Ansprechpartner zu finden. Welche Arten von Mitarbeiterverzeichnissen wann die richtige Wahl sind, zeigt Ihnen die folgende Übersicht:

Internes Mitarbeiterverzeichnis

Eine Mitarbeiterliste zur internen Nutzung ist die perfekte Möglichkeit, um allen, die in einem Unternehmen arbeiten, eine umfassende Übersicht zum gesamten Personal innerhalb des Betriebs zu geben. Hier finden sie alle Vorgesetzten und Kollegen inklusive deren Zuständigkeiten und Kontaktdaten. Sehr detaillierte Listen können auch weitere Informationen wie zusätzliche Kompetenzen oder persönliche Interessen beinhalten.

Interne Übersicht für Führungskräfte und Personalabteilung

Auch für CEOs und Abteilungs- oder Teamleiter bündelt ein Mitarbeiterverzeichnis viele wertvolle Informationen an nur einem Ort. Denn hier lassen sich nicht nur allgemeine Informationen wie Zuständigkeiten oder Kontaktdaten einpflegen, sondern auch sensiblere Daten wie zum Beispiel Informationen zu Gehalt, Beförderungen, Beurteilungen oder ähnliches.

Personalmitarbeiter prüft internes Mitarbeiterverzeichnis.

Mitarbeiterverzeichnis © Deemerwha studio / adobe stock

Mitarbeiterverzeichnis für Externe

Unternehmen, die viel Kundenkontakt haben, oder Behörden, bei denen generell viel „Personenverkehr“ herrscht, können sehr von einer externen Mitarbeiterliste profitieren. Hier finden sie mit wenigen Klicks den passenden Ansprechpartner für ihr jeweiliges Anliegen.

So erstellen Sie die perfekte Mitarbeiterliste mit SeaTable

Sie nutzen bisher kein Mitarbeiterverzeichnis und haben Bedenken, dass es Sie zu viel Zeit kostet, eine solche digitale Personalakte für jeden Beschäftigten anzulegen? Dann haben Sie Recht – aber ein Argument gegen eine Mitarbeiterliste ist das nicht. Denn es gibt eine Lösung.

Mit ein bisschen Recherche zeigt sich schnell, dass Sie Ihr Mitarbeiterverzeichnis gar nicht zwingend von Grund auf neu aufbauen müssen. Denn mittlerweile gibt es bereits einige Online-Tools, die Ihnen für Ihre Mitarbeiterliste eine Vorlage anbieten. Praktische Templates helfen Ihnen dabei, alle Angestellten, Praktikanten, CEOs und Co. ganz unkompliziert in die Vorlage einzusetzen. Diese gibt Ihnen zudem vor, an welchen Stellen Sie Zugehörigkeit, Positionen, Informationen zu den Personen sowie viele weitere Daten eintragen können.

Die benutzerfreundliche Oberfläche und ein übersichtliches Design leiten Sie dabei ganz entspannt durch das Einpflegen aller Daten – bis Ihr Mitarbeiterverzeichnis perfekt gefüllt ist. Neben Namen, Kontaktdaten, Abteilung, Position und Arbeitsstatus (d.h. angestellt, in Probezeit, gekündigt etc.) können Sie hier auch persönlichere Daten, wie beispielsweise Geburtstage oder Fotos der entsprechenden Mitarbeiter hinterlegen.

Alles im Blick, alles in einem Mitarbeiterverzeichnis

Jedes Unternehmen sollte immer den Überblick über seine Mitarbeiter haben – und das ganz unabhängig von seiner Größe. Denn die Menschen, die in einem Unternehmen arbeiten, sind seine wichtigste Ressource. Umso entscheidender ist es, ihnen nicht nur eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu bieten, sondern auch sämtliche Personalprozesse so unkompliziert wie möglich zu gestalten.

Ein Mitarbeiterverzeichnis macht genau das möglich, indem es Ihnen dabei hilft, sämtliche Personaldaten ganz übersichtlich an nur einem Ort zu speichern. So finden alle zu jeder Zeit immer genau die Daten, die sie gerade benötigen – und das immer auf aktuellstem Stand.

Bildquelle Titelbild: © Who is Danny/Adobe Stock

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Ralf Dyllick-Brenzinger
Ralf Dyllick-Brenzinger ist Gründer und Geschäftsführer von SeaTable. Er ist das strategische Mastermind von SeaTable und der Herr der Zahlen. Er liebt die Cookies seiner Verlobten und eine gute Fahrradtour.