Gestión más fácil de su equipo: la nueva administración de equipos

Con la actualización de SeaTable Cloud a la versión 3.0, los suscriptores de Cloud se benefician no sólo de las numerosas funciones nuevas y mejoradas de la versión principal, sino también de una nueva gestión de equipos que simplifica la gestión de equipos pequeños y, sobre todo, grandes. Se han añadido nuevas funciones, se han ampliado las existentes y un nuevo diseño crea más claridad y facilidad de uso. Nos complace presentar la nueva dirección del equipo y los cambios más importantes en este artículo.

Situación inicial y retos

La "antigua" gestión de equipos de SeaTable Cloud es un módulo de SeaTable Server. (SeaTable Server es el software detrás de SeaTable Cloud, que también está disponible para su instalación en su propio servidor). Como tal, proporciona todas las funciones de gestión necesarias para que los equipos las utilicen dentro de una organización (nube privada). Sin embargo, no ofrece funciones de gestión de suscripciones ni integración con un proveedor de servicios de pago.

Estas funciones, necesarias para el funcionamiento de una solución con un grupo de usuarios general (nube pública), se complementaron individualmente para SeaTable Cloud. En cuanto a la experiencia de los usuarios, la gestión de los equipos no estuvo a la altura de los estándares habituales, a pesar de la complejidad técnica comparativamente alta. Para ampliar un equipo, por ejemplo, primero había que añadir uno o más usuarios a la suscripción antes de poder registrar usuarios adicionales en otro menú. El resultado fueron numerosas solicitudes de asistencia, incluyendo la frustración asociada a este procedimiento inusual.

Debido a la separación de la administración de usuarios y suscripciones, así como de la facturación, también había grandes obstáculos para la implementación de funciones administrativas ampliadas. Por ejemplo, numerosos administradores de equipos pidieron fusionar dos equipos existentes. Lo mismo ocurre con los métodos de pago ampliados. El pago por factura sólo podía aplicarse sobre la base de una solicitud individual y con un esfuerzo manual desproporcionado por parte del cliente y del proveedor.

Estas cuestiones se abordaron en la remodelación de la dirección del equipo. Con los amigos podemos decir: ¡se han solucionado! Y esto es lo que parece, la nueva administración del equipo:

Uso y funciones

Abra la administración del equipo como antes: Utilice el elemento de menú Administración del equipo detrás del avatar del usuario para abrir la nueva pestaña.

Pero ahí acaban las similitudes. Esto es más evidente en el diseño: mientras que el diseño de la antigua gestión de equipos se basaba en el diseño de la aplicación SeaTable, la nueva gestión de equipos sigue el diseño de la página web. La comparación de la estructura de los menús de la antigua y la nueva gestión de equipos también muestra que se ha replanteado la orientación al usuario y se han añadido funciones.

Resumen

El resumen es la página de inicio de la administración del equipo. Ofrece información importante sobre el estado del equipo y el uso de los límites de un vistazo. También se muestra información importante sobre el estado extraordinario, como un próximo cambio de suscripción o una tarjeta de crédito no válida.

Equipo

El nuevo menú Equipo permite la administración de los miembros del equipo y de los grupos. También se pueden realizar ajustes de usuario a nivel de equipo. Entre ellas, por ejemplo, la autenticación obligatoria con un segundo factor o el uso de enlaces de invitación. El menú Equipo consolida así funciones que estaban distribuidas en los elementos de menú Usuarios, Grupos y Configuración en la antigua administración de equipos.

Para cada miembro del equipo y del grupo, se puede mostrar información ampliada y realizar cambios. En el caso de los miembros del equipo, se puede cambiar el nombre y la pertenencia al grupo. También se puede restablecer la contraseña y hacer obligatorio el uso de la autenticación de 2 factores. Por supuesto, un usuario también puede ser eliminado o desactivado. En la información ampliada de los grupos, se pueden mostrar las bases de un grupo y gestionar los miembros del grupo y sus funciones.

Bases

El menú Bases resume toda la información sobre las bases gestionadas por el equipo y las opciones de acceso existentes. Estos últimos incluyen las acciones internas del equipo, los enlaces externos y los enlaces de invitación. Al igual que en Equipo, la información y los ajustes ampliados se pueden mostrar con un clic. En el caso de las bases individuales, por ejemplo, se pueden mostrar en la información ampliada todos los usuarios que tienen acceso a la base, así como sus niveles de autorización y el origen de la autorización de acceso (por ejemplo, propiedad de la base, pertenencia a un grupo, liberación).

Suscripción

La administración de su suscripción -y esto incluye la cancelación de la misma- se realiza en el menú del mismo nombre. Haciendo clic en el elemento de menú puede ver su suscripción actual, incluyendo el tipo de suscripción, el número de usuarios suscritos, la frecuencia y el método de pago, así como la dirección de facturación y el destinatario. Usted mismo puede ajustar toda esta información.

En la nueva área de cuentas ahora también podemos ofrecer el pago a cuenta para las actualizaciones de Free a Enterprise. Sólo tiene que seleccionar la factura como método de pago al realizar la actualización. (Los requisitos para el pago de facturas son el pago anual y un mínimo de 10 usuarios).

En la pestaña Facturas Todas las facturas de su equipo y su estado de pago aparecen en la lista. También puede descargar una factura. Para ello, haga clic en el número de factura de la última columna.

API e integración

Como administrador del equipo, el elemento de menú API e Integración es importante para controlar la integración de SeaTable con aplicaciones de terceros. Aquí se muestran los tokens base existentes a los que tiene acceso como administrador del equipo. Las fichas base se pueden editar con un solo clic.

Ayuda y soporte técnico

Los equipos con una suscripción Plus o Enterprise que reciben asistencia individual por correo electrónico de nuestro equipo de asistencia pueden enviar solicitudes de asistencia en el área de Ayuda y Asistencia y seguir el estado de todas las solicitudes de todo el equipo aquí. Esta función no estaba disponible en la antigua administración de equipos.

Para enviar una solicitud de soporte, es necesario iniciar sesión en el sistema de tickets de SeaTable. Aquí se muestran los datos de acceso a la misma. La contraseña para el inicio de sesión se genera dinámicamente con cada llamada a la página. Puede crear un nuevo ticket después de entrar en el sistema de tickets haciendo clic en el signo más de la parte inferior izquierda.

En los datos de acceso al sistema de tickets, todas las solicitudes de asistencia se enumeran cronológicamente en una tabla. Un clic en el título de un ticket existente abre el ticket en el sistema de tickets. Si aún no se ha registrado, debe hacerlo primero con los datos de acceso.

Legal

El punto del menú Legal es el punto central de contacto para los documentos esenciales que regulan el uso de SeaTable Cloud y la relación contractual entre usted como cliente y SeaTable GmbH como operador de SeaTable Cloud.

Aquí también puede crear su contrato AV personal basado en nuestro modelo de contrato AV. Haga clic en Crear contrato de procesamiento de pedidos (AV) y, a continuación, especifique el tipo de datos almacenados en SeaTable, así como el grupo de interesados. Si está de acuerdo con el contrato, su contrato AV personal se creará en formato PDF y se guardará como un nuevo documento aquí. (Actualmente, los contratos AV sólo pueden crearse en alemán).

Más rápido en el destino

Estamos seguros de que la nueva gestión del equipo de SeaTable supondrá un gran impulso a la productividad: Las nuevas funciones permiten una mayor autogestión, una mejor visión de conjunto para responder a las preguntas con mayor rapidez y la tramitación de los pagos es también más flexible y versátil. Por supuesto, la administración del equipo está disponible en los idiomas de nuestro sitio web.

Agradecemos los comentarios sobre la nueva gestión de equipos, también a través de la función de tickets integrada en el área de Ayuda y Soporte.