En la gestión de proyectos hay innumerables tareas que gestionar; para ello se suele utilizar el programa Trello. No es de extrañar que haya varias alternativas a Trello en el mercado que han hecho uso del principio del método Kanban. Muy conocidas son, por ejemplo, Asana, Jira o Monday.
SeaTable es también una alternativa muy buena y eficiente a Trello. La versátil solución de software con el tablero Kanban es una alternativa a Trello adecuada para el uso diario y también para muchos otros casos de uso.
El popular tablero Kanban
El método Kanban es un método ágil de gestión de proyectos y es conocido en el ámbito del desarrollo de software, donde se visualizan las tareas y se conservan los recursos para aumentar la eficiencia de los flujos de trabajo.
Pero incluso en empresas que no desarrollan software, Kanban se utiliza a menudo como método de gestión de proyectos. Hay tres columnas básicas en el tablero Kanban que visualizan los flujos de trabajo en su estado:
- Por hacer: Esta columna contiene todas las tareas que aún están pendientes y deben ser completadas.
- Haciendo: esta columna contiene las tareas que corresponden al estado "Trabajo en curso" (WiP, por sus siglas en inglés), es decir, en las que se está trabajando actualmente.
- Hecho: Esta columna contiene todas las tareas que se han completado y pueden ser marcadas.
Estas tres columnas están provistas de las denominadas tarjetas Kanban en las que se enumeran detalladamente las respectivas tareas. Si las tarjetas permanecen en el modo de hacer (WiP) durante demasiado tiempo, algo va mal y hay que hacer ajustes.
Trello es una de las herramientas más conocidas cuando se trata de Kanban. Pero incluso este software tiene sus limitaciones en cuanto a funciones y presentación. Por ello, algunas soluciones de software se han establecido en el mercado como alternativas a Trello.
SeaTable es la alternativa a Trello
Como software de hoja de cálculo innovador y eficiente, SeaTable funciona con un plugin de tablero Kanban que permite trabajar con el método Kanban sin compromisos y hace que el software sea una alternativa flexible a Trello. Trabajar con SeaTable es intuitivo y con la ayuda del plugin y la integración flexible, se pueden utilizar tableros Kanban individuales para el trabajo diario del proyecto. La ventaja de SeaTable en comparación con Trello: Con SeaTable, puede cubrir un sinfín de otros casos de uso que surgen en su empresa a diario, como el registro de las horas de trabajo de sus empleados, la creación de ofertas con su sistema de CRM o la organización de su gestión de productos. Así, SeaTable puede ser una solución integral para su empresa en forma de un software empresarial flexible.
En nuestra plantilla, ya hemos creado un tablero Kanban como ilustración y hemos incluido otras funciones útiles y eficaces. A continuación, aprenderá cómo se construyen estas funciones y cómo puede maximizar la eficiencia de sus flujos de trabajo utilizando SeaTable.
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Gestión de proyectos de próxima generación
Con el plugin de Kanban, SeaTable abre una multitud de nuevas posibilidades de aplicación y se une así a la lista de alternativas innovadoras de Trello. Nuestro ejemplo es un proyecto de relanzamiento de un sitio web. En la vista convencional de SeaTable, usted crea columnas de tabla para su proyecto en su base como de costumbre, que contienen la información correspondiente. Una fila corresponde a una tarjeta Kanban.
En nuestro caso, ya hemos rellenado la tabla con tareas e información y les hemos asignado una fecha de inicio y una fecha límite. Más adelante profundizaremos en la columna vinculada "Entradas".
Las tareas individuales se asignan a los empleados responsables. Además, los archivos se pueden compartir e intercambiar completamente sin pérdidas a través de Base, porque SeaTable es también una base de datos que puede sustituir al almacenamiento convencional de archivos a través de servidores locales u otros servicios en la nube como OneDrive o Dropbox. Otra ventaja: sus datos se almacenan en servidores alemanes y europeos en cumplimiento de la legislación sobre protección de datos.
El tablero Kanban se convierte en el centro de su trabajo
Con la columna de estado llegamos probablemente a la columna más importante de nuestra alternativa a Trello: La columna de selección única "Estado" contiene las categorías de estado "Abierto", "Haciendo", "Hecho" y "Esperando respuesta". En Kanban clásico, la cuarta opción no existe, pero estas definiciones de estado adicionales resultan prácticas, ya que proporcionan más información sobre la situación actual. Esta columna es el eje del tablero Kanban, que se construye sobre estas definiciones de estado y con el que se crea la estructura Kanban clásica.
![Con el plugin Kanban, se puede crear un tablero Kanban detallado.](https://seatable.de/wp-content/uploads/2021/07/Overview-Kanban-Board.jpg)
El plugin Kanban permite crear un tablero Kanban detallado e individual
Usted mismo puede determinar en los ajustes cómo debe estructurarse su tablero y qué información debe mostrarse. Con un clic en un tablón, la tarea se abre en la vista de filas y se pueden ver todos los detalles. Si uno de sus empleados inicia una tarea, simplemente puede moverla del estado "Abierta" a "Haciendo" arrastrando y soltando, al igual que hacen otras alternativas de Trello. Por supuesto, el estado no tiene por qué ser la característica de agrupación, sino que también puede estructurar su tablero en función de los empleados, por ejemplo.
A través de "Añadir un nuevo registro" puede añadir una nueva tarea sin tener que salir del tablero Kanban. Aún más: puede crear varios tableros diferentes y también utilizar diferentes tablas como base para ellos. Se vuelve interesante cuando quieres crear tableros para tus propios empleados sin desordenar el resto de tu proyecto.
Tableros Kanban individuales para sus empleados
SeaTable, como la única alternativa a Trello hasta ahora, tiene la ventaja de crear múltiples tableros Kanban para diferentes ocasiones sin cambiar la estructura básica del tablero y las tareas. Esto es posible en SeaTable a través de la creación de múltiples vistas, ya que el plugin Kanban utiliza las vistas de Base como fuente. Así, se pueden crear tableros Kanban individuales con sus propias tareas para cada empleado, creando una vista separada para cada empleado en la tabla de origen.
![Se puede crear una vista individual para cada empleado](https://seatable.de/wp-content/uploads/2021/07/Kanban_Employee-view.jpg)
Vista de tareas personales para empleados individuales
Puede hacerlo fácilmente con la ayuda de la función de filtro: aquí selecciona la columna del empleado, establece la regla "tiene cualquiera de" / "contiene uno de" y luego selecciona el empleado. Con esta vista, puede crear una tabla Kanban seleccionando esta vista. Por supuesto, todos los cambios en esta tabla Kanban también se cambian en todas las demás tablas y vistas. Todos los empleados trabajan siempre con los mismos datos, sin importar en qué vista o tablero se esté trabajando. SeaTable guarda toda la información de forma sincrónica y en tiempo real.
Calendario para una mejor programación
Una característica particularmente útil de SeaTable que añade una estructura visual adicional a su proyecto es el plugin Timeline. Como una auténtica alternativa a Trello, SeaTable tiene este potente plugin que le da exactamente la vista que necesita en tan sólo unos clics. Aquí también, como con el plugin Kanban, usted elige qué tabla y qué vista se utiliza. Usted elige qué información de la tabla debe mostrarse en su línea de tiempo ("Mostrar columnas"). También determinas qué visualización debe seleccionarse: Anual, mensual o diaria.
En el ejemplo, hemos visualizado el proyecto completo a lo largo de toda su duración y hemos incluido las tareas y los deberes. Para una representación visualmente correcta en la línea de tiempo es importante el inicio y la fecha límite de la tarea, para lo cual debe establecerse una fecha, o bien determinar un número fijo de días en los que debe completarse la tarea con la columna de duración. Sin esta información, la línea de tiempo no puede mostrar las tareas y sus ventanas de tiempo correctamente.
![Con la vista de la línea de tiempo, tiene todas las tareas de su proyecto en una sola vista y conoce el estado de la situación al mismo tiempo.](https://seatable.de/wp-content/uploads/2021/07/Timeline_full-project.jpg)
Con este cronograma detallado tendrá su programa de tareas totalmente a la vista
El calendario ofrece una excelente visión de la programación de los proyectos, las tareas y las responsabilidades. El estado fue seleccionado como la definición del color en el ejemplo. Esto le permite ver de un solo vistazo qué tareas, a partir del día actual (línea vertical azul), están dentro del plazo o si una tarea ha superado su fecha límite.
Esta línea de tiempo le da una idea de cómo integrar las tareas en su agenda de forma sensata para que no haya atascos ni solapamientos de tareas. Por ejemplo, un programador sólo puede implementar un borrador de diseño una vez que lo haya recibido del equipo gráfico. Por lo tanto, la tarea del programador debe planificarse tras la finalización del proyecto de diseño.
Plazos para los empleados individuales
Para que tus empleados no tengan que leer sus tareas desde una enorme línea de tiempo, puedes crear de nuevo tus propias vistas de la línea de tiempo en este plugin. Lo práctico: ¡Aquí utilizas las vistas que ya has creado para Kanban! Usted no tiene que hacer nada extra para ello. De esta manera, sus empleados pueden ver exactamente cuáles de sus tareas están actualmente "a tiempo" y cuáles podrían estar atrasadas. Las tareas pueden incluso editarse dentro de la línea de tiempo, por lo que no tienes que salir de la vista. Esta es una característica muy práctica que hace que SeaTable sea muy valiosa como alternativa a Trello.
![Las vistas de los empleados individuales en la línea de tiempo facilitan la visualización de lo que está sucediendo](https://seatable.de/wp-content/uploads/2021/07/Employee-View-Timeline.jpg)
Con esta visión personalizada, cada empleado obtiene una visión cronológica de sus propias tareas.
Cada empleado también puede diseñar esta vista para sí mismo según sus necesidades. ¿Necesita el plazo exacto, pero los pasos del flujo del proyecto no son importantes para él? No hay problema. Con "Mostrar columnas", cada columna puede mostrarse y ocultarse sin que ello afecte a la representación visual ni a los datos de la tabla.
Comunicación del equipo en la mesa
La comunicación en equipo es un componente importante en la gestión de proyectos, especialmente cuando hay varias interfaces en el equipo. La comunicación en equipo ya es un componente fijo en las filas individuales de SeaTable y, por tanto, también cumple este requisito como alternativa a Trello. En el área de comentarios, todos los empleados pueden escribir un comentario e incluso dirigirse a empleados concretos con la @. A continuación, se les notifica el comentario por correo electrónico y pueden reaccionar inmediatamente. Esto elimina la necesidad de la comunicación del proyecto a través de correo electrónico o chats - en SeaTable, la comunicación también está totalmente documentada y es rastreable para todos.
![La comunicación en equipo es fácilmente posible en la vista de líneas con la ayuda de la sección de comentarios.](https://seatable.de/wp-content/uploads/2021/07/Comments-for-Com.jpg)
La comunicación en equipo es posible en la vista de líneas mediante la función de comentarios
Sistema de tickets para problemas
En todo proyecto hay problemas que obstaculizan activamente un paso de trabajo y que, por tanto, hay que resolver. Aquí es donde entra en juego la tabla "Tickets", que está vinculada a la primera tabla y que hemos mencionado brevemente antes. Con ello, ampliamos nuestra alternativa a Trello con una función completamente nueva.
Esta tabla se utiliza para notificar problemas creando un ticket y asignándolo a un empleado responsable. Esta persona es informada inmediatamente por correo a través de una regla de notificación predefinida y puede ocuparse directamente de este problema. De la forma habitual de Kanban, el ticket se pone en "Haciendo" y finalmente en "Hecho" en cuanto se ha resuelto. También en este caso puede utilizarse el complemento Kanban para mayor claridad.
Los problemas pueden abordarse inmediatamente con un sistema de tickets y el tablero Kanban.Integrar y vincular un sistema de tickets integrado de una manera tan poco complicada es algo que casi ninguna alternativa de Trello ha podido hacer, ni siquiera el propio Trello. SeaTable combina todos los datos en un punto de recogida central y evita así una lista confusa de diferentes tablas.
Notificaciones automáticas
Por supuesto, SeaTable también tiene reglas de notificación, que toda alternativa a Trello debería tener. Puede configurar notificaciones automáticas para una gran variedad de cosas, por ejemplo, como en nuestro ejemplo 1, cuando se realizan cambios en el estado de una tarea, o como en el ejemplo 2, cuando se acerca la fecha límite de una tarea. De este modo, se garantiza que no se pierda el rastro de las tareas.
![Ser notificado de cualquier cambio en la base](https://seatable.de/wp-content/uploads/2021/07/Notification_changes-1.jpg)
Cada vez que se produzca un cambio de estado en Base, recibirá una notificación.
![Recibir una notificación automática cuando se acerque la fecha límite de una tarea](https://seatable.de/wp-content/uploads/2021/07/Notification_Dealine.jpg)
Reciba notificaciones automáticamente cuando una tarea se acerque a su fecha límite.
Compartir puntos de vista diferentes
Para que sus empleados no se confundan con todas las vistas diferentes, puede liberar específicamente las vistas de los empleados sólo para el empleado correspondiente. De esta manera, sus empleados sólo verán la vista general y su propia vista, así como el tablero Kanban y la línea de tiempo. Nota: Para ello, ¡también debe liberar la vista del proyecto por separado! Si libera toda la base, ya no podrá aplicar restricciones y se producirá el caso de "todo el mundo lo ve todo". La función de compartir vistas individuales aún no está disponible en ninguna alternativa de Trello.
¿Convencido?
SeaTable como solución de software no sólo es una excelente y flexible alternativa a Trello, sino también una herramienta de software multifuncional con un increíble número de funciones prácticas. Así que al usar SeaTable, no sólo tienes una alternativa a Trello, sino que puedes usar SeaTable para otros innumerables casos de uso al mismo tiempo. Nuestra solución de hoja de cálculo incluye funciones versátiles que puede utilizar en marketing, gestión de proyectos, recursos humanos, ventas y mucho más. Con una licencia de SeaTable, tendrá muchos temas cubiertos al mismo tiempo y podrá prescindir del engorroso uso de diferentes herramientas.
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