Как эта альтернатива Trello повышает вашу продуктивность

В управлении проектами существует бесчисленное множество задач - для этого часто используется программа Trello. Неудивительно, что на рынке существует несколько альтернатив Trello, в которых использован принцип метода Канбан. Известными являются, например, Asana, Jira или Monday.

SeaTable также является очень хорошей и эффективной альтернативой Trello. Универсальное программное решение с доской Kanban является альтернативой Trello, подходящей для повседневного использования, а также подходит для многих других случаев применения.

Популярная доска Канбан

Метод Kanban - это метод гибкого управления проектами, известный благодаря разработке программного обеспечения, где задачи визуализируются, а ресурсы экономятся для повышения эффективности рабочих процессов.

Метод Канбан - популярный визуальный инструмент управления проектами

Но даже в компаниях, которые не занимаются разработкой программного обеспечения, Канбан часто используется как метод управления проектами. На доске Kanban есть три основные колонки, которые визуализируют рабочие процессы в их статусе:

  1. To Do: В этой колонке содержатся все задачи, которые еще не выполнены и требуют завершения.
  2. Выполнение: В этой колонке содержатся задачи, которые соответствуют статусу "Работа в процессе" (сокращенно WiP), т.е. над которыми в настоящее время ведется работа.
  3. Выполнено: В этом столбце содержатся все задачи, которые были выполнены и могут быть отмечены.

Затем в эти три колонки помещаются так называемые карточки Канбан, на которых подробно перечислены соответствующие задачи. Если карты остаются в режиме выполнения (WiP) слишком долго, значит, что-то не так и необходимо внести коррективы.

Trello - один из самых известных инструментов, когда речь идет о Kanban. Но даже это программное обеспечение имеет свои ограничения в плане функций и представления информации. Поэтому некоторые программные решения зарекомендовали себя на рынке как альтернативы Trello.

SeaTable - альтернатива Trello

Будучи инновационным и эффективным программным обеспечением для работы с электронными таблицами, SeaTable работает с плагином Kanban board, который позволяет работать с методом Kanban без компромиссов и делает программу гибкой альтернативой Trello. Работа с SeaTable интуитивно понятна, а с помощью плагина и гибкой интеграции отдельные доски Канбан можно использовать для ежедневной работы над проектом. Преимущество SeaTable по сравнению с Trello: С помощью SeaTable вы можете охватить бесчисленное множество других вариантов использования, которые ежедневно возникают в вашей компании, например, учет рабочего времени сотрудников, создание предложений с помощью CRM-системы или организация управления продуктами. Таким образом, SeaTable может стать комплексным решением для вашей компании в виде гибкого программного обеспечения для бизнеса!

В нашем шаблоне мы уже создали доску Канбан в качестве иллюстрации и включили другие полезные и эффективные функции. Далее вы узнаете, как построены эти функции и как вы можете максимально повысить эффективность своих рабочих процессов с помощью SeaTable.

Нажмите здесь, чтобы перейти непосредственно к шаблону Trello Alternative

Управление проектами нового поколения

Благодаря плагину Kanban, SeaTable открывает множество новых возможностей применения и таким образом присоединяется к списку инновационных альтернатив Trello. Наш пример - проект по перезапуску веб-сайта. В обычном представлении SeaTable вы, как обычно, создаете в базе колонки таблицы для своего проекта, в которых содержится соответствующая информация. Один ряд соответствует карточке Канбан.

Проект с первого взгляда

В нашем случае мы уже заполнили таблицу задачами и информацией и указали для них дату начала и крайний срок. Более подробно мы рассмотрим связанную колонку "Билеты" позже.

Отдельные задачи возлагаются на ответственных сотрудников. Кроме того, через Base можно делиться и обмениваться файлами совершенно без потерь, поскольку SeaTable - это еще и база данных, которая может заменить обычное хранение файлов через локальные серверы или другие облачные сервисы, такие как OneDrive или Dropbox. Еще один плюс: ваши данные хранятся на немецких и европейских серверах в соответствии с законами о защите данных.

Доска Канбан становится центром вашей работы

С колонкой "Статус" мы переходим к, возможно, самой важной колонке нашей альтернативы Trello: колонка "Статус" с одним выбором содержит категории статуса "Открыт", "Выполняется", "Выполнен" и "Ожидает обратной связи". В классическом Канбан четвертый вариант не существует, но такие дополнительные определения статуса оказываются практичными, так как предоставляют больше информации о текущей ситуации. Эта колонка является стержнем для доски Канбан, которая строится на этих определениях состояния и с помощью которой создается классическая структура Канбан.

С помощью плагина Kanban можно создать подробную доску Kanban.

Плагин Kanban позволяет создавать подробную и индивидуальную доску Kanban

В настройках вы можете самостоятельно определить, как должна быть структурирована ваша доска и какая информация должна отображаться. При нажатии на доску задача открывается в представлении строки, и можно просмотреть все детали. Если кто-то из ваших сотрудников начинает задачу, он может просто перевести ее из статуса "Открыта" в "Выполняется" путем перетаскивания - точно так же, как это делают другие альтернативы Trello. Конечно, статус не обязательно должен быть признаком группировки, но вы также можете структурировать свой совет, например, по сотрудникам.

Через "Добавить новую запись" вы можете добавить новую задачу, не покидая доску Канбан. Более того: вы можете создать несколько разных досок и использовать в качестве основы для них разные таблицы. Это становится интересным, когда вы хотите создать доски для своих собственных сотрудников, не испортив при этом остальной проект.

Индивидуальные доски Канбан для ваших сотрудников

SeaTable, как единственная на данный момент альтернатива Trello, имеет преимущество в создании нескольких досок Канбан для разных случаев без изменения основной структуры доски и задач. В SeaTable это возможно благодаря созданию нескольких представлений, поскольку плагин Kanban использует представления Base в качестве источника. Таким образом, для каждого сотрудника можно создать отдельные доски Канбан со своими задачами, создав отдельное представление для каждого сотрудника в исходной таблице.

Для каждого сотрудника может быть создано индивидуальное представление

Персональное представление задач для отдельных сотрудников

Вы можете легко сделать это с помощью функции фильтра: здесь вы выбираете столбец сотрудников, устанавливаете правило "имеет любого из" / "содержит одного из", а затем выбираете сотрудника. Выбрав это представление, можно создать доску Канбан. Конечно, все изменения в этой доске Канбан изменяются и во всех других досках и представлениях. Все сотрудники всегда работают с одними и теми же данными, независимо от того, над каким видом или доской вы работаете. SeaTable сохраняет всю информацию синхронно и в режиме реального времени.

Временная шкала для лучшего планирования

Особенно удобной функцией SeaTable, которая добавляет дополнительную визуальную структуру вашему проекту, является плагин Timeline. Как настоящая альтернатива Trello, SeaTable имеет этот мощный плагин, который дает вам именно тот вид, который вам нужен, всего за несколько кликов. Здесь также, как и в плагине Kanban, вы выбираете, какая таблица и какой вид будет использоваться. Вы выбираете, какая информация из таблицы должна отображаться на вашей временной шкале ("Показать колонки"). Вы также определяете, какой дисплей должен быть выбран: Ежегодно, ежемесячно или ежедневно.

В примере мы визуализировали весь проект в течение всего срока его реализации и включили в него задачи и "дела". Важным для визуально правильного представления на временной шкале является начало и крайний срок выполнения задачи, для которого необходимо установить дату, либо определить фиксированное количество дней, к которому задача должна быть выполнена с помощью колонки длительности. Без этой информации временная шкала не сможет правильно отобразить задачи и их временные окна.

С помощью представления временной шкалы вы можете видеть все задачи проекта в одном виде и одновременно знать их состояние.

Благодаря такому подробному графику у вас есть полное представление о расписании задач

Временная шкала дает отличное представление о планировании проектов, задач и обязанностей. В качестве определения цвета в примере был выбран статус. Это позволит вам одним взглядом увидеть, какие задачи, начиная с текущего дня (синяя вертикальная линия), укладываются в отведенные сроки или не превысила ли задача установленный срок.

Этот график дает вам представление о том, как разумно интегрировать задачи в ваше расписание, чтобы не было заторов и накладок. Например, программист может реализовать проект только после того, как получит его от графической команды. Поэтому задача программиста должна планироваться после завершения разработки проекта.

Сроки для отдельных сотрудников

Чтобы вашим сотрудникам не приходилось читать свои задачи из огромной временной шкалы, вы можете снова создать свои собственные представления временной шкалы в этом плагине. Практическая вещь: здесь вы используете представления, которые вы уже создали для Kanban! Для этого вам не нужно делать ничего лишнего. Таким образом, ваши сотрудники смогут точно видеть, какие из их задач в настоящее время выполняются "вовремя", а какие могут отставать. Задачи можно редактировать даже на временной шкале, поэтому вам не придется покидать вид. Это чрезвычайно практичная функция, которая делает SeaTable очень ценной альтернативой Trello.

Представления для отдельных сотрудников на временной шкале облегчают просмотр происходящего

Благодаря такому персонализированному представлению каждый сотрудник получает временную шкалу своих задач.

Каждый сотрудник также может разработать это представление для себя по мере необходимости. Нужен ли ему точный срок, но шаги в потоке проекта для него не важны? Нет проблем! Используя "Показать столбцы", каждый столбец можно показать или скрыть, не влияя на визуальное представление и данные в таблице.

Командное общение в таблице

Общение в команде - важный компонент в управлении проектом, особенно если в команде несколько интерфейсов. Командное общение уже является неизменным компонентом отдельных строк в SeaTable и поэтому также отвечает этому требованию в качестве альтернативы Trello. В области комментариев все сотрудники могут написать комментарий и даже обратиться к конкретным сотрудникам с помощью символа @. Затем они получают уведомление о комментарии по электронной почте и могут немедленно отреагировать. Это устраняет необходимость проектного общения по электронной почте или в чатах - в SeaTable общение также полностью документируется и отслеживается для всех.

Командное общение легко возможно в линейном представлении с помощью раздела комментариев.

Командное общение возможно в линейном представлении с помощью функции комментариев

Билетная система для решения проблем

В каждом проекте есть проблемы, которые активно мешают выполнению какого-либо этапа работы и поэтому требуют решения. Здесь в игру вступает таблица "Билеты", которая связана с первой таблицей и о которой мы вкратце упоминали ранее. Благодаря этому мы расширяем нашу альтернативу Trello совершенно новой функцией.

Эта таблица используется для сообщения о проблемах путем создания тикета и назначения его ответственному сотруднику. Этот человек немедленно информируется по почте через заранее определенное правило уведомления и может заняться решением проблемы напрямую. В привычном стиле Kanban билет переводится в состояние "Выполняется" и, наконец, в состояние "Выполнено", как только он будет решен. Здесь также можно использовать плагин Kanban для большей наглядности.

Система билетов может быть создана быстро и легко с помощью плагина Kanban

Проблемы могут быть немедленно решены с помощью билетной системы и доски Kanban. Интеграция и соединение интегрированной билетной системы таким несложным способом - это то, что не удалось сделать практически ни одной альтернативе Trello, даже самой Trello. SeaTable объединяет все данные в центральной точке сбора и тем самым предотвращает путаницу в списках различных досок.

Автоматические уведомления

Конечно, в SeaTable также есть правила уведомления, которые должны быть у каждой альтернативы Trello. Вы можете настроить автоматические уведомления для различных вещей, например, как в нашем примере 1, при изменении статуса задачи, или как в примере 2, при приближении срока выполнения задачи. Таким образом, вы гарантированно не упустите задачи из виду.

Получать уведомления о любых изменениях в базе

При изменении статуса в Base вы получите уведомление.

Получайте автоматическое уведомление о приближении срока выполнения задания

Получайте уведомления автоматически, когда срок выполнения задачи приближается.

Разделяйте различные мнения

Чтобы ваши сотрудники не путались в различных представлениях, вы можете специально выпускать представления сотрудников только для соответствующего сотрудника. Таким образом, ваши сотрудники видят только общий вид и ваш собственный вид, а также доску Канбан и временную шкалу. Примечание: Для этого необходимо также отдельно выпустить представление проекта! Если вы выпустите всю базу, вы больше не сможете применять ограничения, и произойдет случай "все видят все". Функция совместного использования индивидуальных представлений пока не доступна ни в одной альтернативе Trello.

Убедились?

SeaTable как программное решение - это не только отличная и гибкая альтернатива Trello, но и многофункциональный программный инструмент с невероятным количеством практических функций. Таким образом, используя SeaTable, вы не только получаете альтернативу Trello, но и можете одновременно использовать SeaTable для бесчисленных других целей! Наше решение для электронных таблиц включает в себя универсальные функции, которые вы можете использовать в маркетинге, управлении проектами, управлении персоналом, продажах и многом другом. Имея лицензию SeaTable, вы одновременно охватываете множество тем и можете обойтись без громоздкого использования различных инструментов.

Зарегистрируйтесь сегодня и загрузите наш шаблон в SeaTable Cloud!

Таня Отт
Таня - студентка, работающая в SeaTable в отделе маркетинга. Как никто другой, она умеет писать привлекательные тексты и создавать образы в голове. Она любит хороший кофе и увлекается музыкой.