В управлении проектами существует бесчисленное множество задач - для этого часто используется программа Trello. Неудивительно, что на рынке существует несколько альтернатив Trello, в которых использован принцип метода Канбан. Известными являются, например, Asana, Jira или Monday.
SeaTable также является очень хорошей и эффективной альтернативой Trello. Универсальное программное решение с доской Kanban является альтернативой Trello, подходящей для повседневного использования, а также подходит для многих других случаев применения.
Популярная доска Канбан
Метод Kanban - это метод гибкого управления проектами, известный благодаря разработке программного обеспечения, где задачи визуализируются, а ресурсы экономятся для повышения эффективности рабочих процессов.
Но даже в компаниях, которые не занимаются разработкой программного обеспечения, Канбан часто используется как метод управления проектами. На доске Kanban есть три основные колонки, которые визуализируют рабочие процессы в их статусе:
- To Do: В этой колонке содержатся все задачи, которые еще не выполнены и требуют завершения.
- Doing: В этом столбце собраны задачи, соответствующие статусу "Work in Progress" (сокращенно WiP), т.е. находящиеся в процессе работы.
- Выполнено: В этом столбце содержатся все задачи, которые были выполнены и могут быть отмечены.
Затем в эти три колонки помещаются так называемые карточки Канбан, на которых подробно перечислены соответствующие задачи. Если карты остаются в режиме выполнения (WiP) слишком долго, значит, что-то не так и необходимо внести коррективы.
Trello - один из самых известных инструментов, когда речь идет о Kanban. Но даже это программное обеспечение имеет свои ограничения в плане функций и представления информации. Поэтому некоторые программные решения зарекомендовали себя на рынке как альтернативы Trello.
SeaTable - альтернатива Trello
Будучи инновационным и эффективным программным обеспечением для работы с электронными таблицами, SeaTable работает с плагином Kanban board, который позволяет работать с методом Kanban без компромиссов и делает программу гибкой альтернативой Trello. Работа с SeaTable интуитивно понятна, а с помощью плагина и гибкой интеграции отдельные доски Канбан можно использовать для ежедневной работы над проектом. Преимущество SeaTable по сравнению с Trello: С помощью SeaTable вы можете охватить бесчисленное множество других вариантов использования, которые ежедневно возникают в вашей компании, например, учет рабочего времени сотрудников, создание предложений с помощью CRM-системы или организация управления продуктами. Таким образом, SeaTable может стать комплексным решением для вашей компании в виде гибкого программного обеспечения для бизнеса!
В нашем шаблоне мы уже создали доску Канбан в качестве иллюстрации и включили другие полезные и эффективные функции. Далее вы узнаете, как построены эти функции и как вы можете максимально повысить эффективность своих рабочих процессов с помощью SeaTable.
Нажмите здесь, чтобы перейти непосредственно к шаблону Trello Alternative
Управление проектами нового поколения
Благодаря плагину Kanban, SeaTable открывает множество новых возможностей применения и таким образом присоединяется к списку инновационных альтернатив Trello. Наш пример - проект по перезапуску веб-сайта. В обычном представлении SeaTable вы, как обычно, создаете колонки таблицы для своего проекта в базе, которые содержат соответствующую информацию. Один ряд соответствует карточке Канбан.
В нашем случае мы уже заполнили таблицу задачами и информацией, указав для них дату начала и срок выполнения. Более подробно мы рассмотрим связанный столбец "Билеты" позже.
Отдельные задачи возлагаются на ответственных сотрудников. Кроме того, через Base можно делиться и обмениваться файлами совершенно без потерь, поскольку SeaTable - это еще и база данных, которая может заменить обычное хранение файлов через локальные серверы или другие облачные сервисы, такие как OneDrive или Dropbox. Еще один плюс: ваши данные хранятся на немецких и европейских серверах в соответствии с законами о защите данных.
Доска Канбан становится центром вашей работы
С колонкой " Статус" мы переходим к, пожалуй, самой важной колонке нашей альтернативы Trello: колонка "Статус" с одним выбором содержит категории статусов "Открыт", "Выполняется", "Выполнено" и "Ожидает обратной связи". В классическом Канбане четвертый вариант отсутствует, но такие дополнительные определения статуса оказываются практичными, поскольку дают больше информации о текущей ситуации. Эта колонка является стержнем для доски Канбан, которая строится на этих определениях статуса и с помощью которой создается классическая структура Канбан.
Плагин Kanban позволяет создавать подробную и индивидуальную доску Kanban
В настройках можно самостоятельно определить, как должна быть структурирована доска и какая информация должна отображаться. При нажатии на доску задача открывается в режиме просмотра строк, и можно просмотреть все детали. Если кто-то из ваших сотрудников начинает задачу, он может просто перевести ее из статуса "Открыта" в статус "Выполняется", перетаскивая мышью, - точно так же, как это делают другие альтернативы Trello. Конечно, статус не обязательно должен быть признаком группировки, но вы также можете структурировать свою доску, например, по сотрудникам.
Через "Добавить новую запись" можно добавить новую задачу, не покидая доски Канбан. Более того: можно создать несколько разных досок, а также использовать для них различные таблицы. Это становится интересным, когда необходимо создать доски для собственных сотрудников, не нарушая при этом работу всего проекта.
Индивидуальные доски Канбан для ваших сотрудников
SeaTable, как единственная на данный момент альтернатива Trello, имеет преимущество в создании нескольких досок Канбан для разных случаев без изменения основной структуры доски и задач. В SeaTable это возможно благодаря созданию нескольких представлений, поскольку плагин Kanban использует представления Base в качестве источника. Таким образом, для каждого сотрудника можно создать отдельные доски Канбан со своими задачами, создав отдельное представление для каждого сотрудника в исходной таблице.
Персональное представление задач для отдельных сотрудников
Это можно легко сделать с помощью функции фильтрации: здесь вы выбираете столбец сотрудников, устанавливаете правило "имеет любого из" / "содержит одного из" и затем выбираете сотрудника. Затем, выбрав это представление, можно создать Kanban-доску. Разумеется, все изменения в этой доске Kanban изменяются и во всех остальных досках и представлениях. Все сотрудники всегда работают с одними и теми же данными, независимо от того, в каком представлении или на какой доске вы работаете. SeaTable сохраняет всю информацию синхронно и в режиме реального времени.
Временная шкала для лучшего планирования
Особенно удобной функцией SeaTable, придающей проекту дополнительную визуальную структуру, является плагин Timeline. Являясь настоящей альтернативой Trello, SeaTable имеет этот мощный плагин, который позволяет в несколько кликов получить именно тот вид, который вам нужен. Здесь, как и в случае с плагином Kanban, вы сами выбираете, какая таблица и какое представление будет использоваться. Вы выбираете, какая информация из таблицы должна отображаться на временной шкале ("Show columns"). Вы также определяете, какой вид отображения должен быть выбран: Годовой, месячный или ежедневный.
В примере мы визуализировали весь проект в течение всего срока его реализации и включили в него задачи и "дела". Важным для визуально правильного представления на временной шкале является начало и крайний срок выполнения задачи, для которого необходимо установить дату, либо определить фиксированное количество дней, к которому задача должна быть выполнена с помощью колонки длительности. Без этой информации временная шкала не сможет правильно отобразить задачи и их временные окна.
Благодаря такому подробному графику у вас есть полное представление о расписании задач
Временная шкала дает отличное представление о планировании проектов, задач и обязанностей. В качестве определения цвета в примере был выбран статус. Это позволит вам одним взглядом увидеть, какие задачи, начиная с текущего дня (синяя вертикальная линия), укладываются в отведенные сроки или не превысила ли задача установленный срок.
Этот график дает вам представление о том, как разумно интегрировать задачи в ваше расписание, чтобы не было заторов и накладок. Например, программист может реализовать проект только после того, как получит его от графической команды. Поэтому задача программиста должна планироваться после завершения разработки проекта.
Сроки для отдельных сотрудников
Чтобы вашим сотрудникам не приходилось читать свои задачи с огромной временной шкалы, в этом плагине вы снова можете создать собственные представления временной шкалы. Практический момент: здесь используются представления, которые вы уже создали для Kanban! Вам не нужно делать для этого ничего дополнительного. Таким образом, ваши сотрудники могут видеть, какие из их задач в данный момент "успевают", а какие могут отставать. Задачи можно редактировать даже на временной шкале, не отрываясь от просмотра. Это очень практичная функция, которая делает SeaTable очень ценной альтернативой Trello.
Благодаря такому персонализированному представлению каждый сотрудник получает временную шкалу своих задач.
Кроме того, каждый сотрудник может сам разработать для себя такое представление, которое ему необходимо. Ему нужен точный срок исполнения, но этапы проектного потока для него не важны? Нет проблем! С помощью функции "Показать столбцы" каждый столбец может быть показан или скрыт без изменения визуального представления и данных в таблице.
Командное общение в таблице
Общение в команде - важный компонент в управлении проектом, особенно если в команде есть несколько интерфейсов. Командное общение уже является неизменным компонентом отдельных строк в SeaTable и поэтому также отвечает этому требованию в качестве альтернативы Trello. В области комментариев все сотрудники могут написать комментарий и даже обратиться к конкретным сотрудникам, используя символ @. Затем они получают уведомление о комментарии по электронной почте и могут немедленно отреагировать. Это устраняет необходимость проектного общения по электронной почте или в чатах - в SeaTable общение также полностью документируется и отслеживается для всех.
Командное общение возможно в линейном представлении с помощью функции комментариев
Билетная система для решения проблем
В каждом проекте есть проблемы, которые активно мешают выполнению какого-либо этапа работы и поэтому требуют решения. Именно здесь и появляется таблица "Тикеты", которая связана с первой таблицей и о которой мы вкратце упоминали ранее. Таким образом, мы расширяем нашу альтернативу Trello совершенно новой функцией.
Эта таблица используется для сообщения о проблемах путем создания тикета и назначения его ответственному сотруднику. Этот сотрудник немедленно информируется по почте через предопределенное правило уведомления и может непосредственно заняться решением проблемы. По привычной схеме Kanban тикет переводится в состояние "Выполняется" и, наконец, в состояние "Выполнено", как только проблема будет решена. Здесь также можно использовать плагин Kanban для большей наглядности.
Проблемы могут быть немедленно решены с помощью билетной системы и доски Kanban. Интеграция и соединение интегрированной билетной системы таким несложным способом - это то, что не удалось сделать практически ни одной альтернативе Trello, даже самой Trello. SeaTable объединяет все данные в центральной точке сбора и тем самым предотвращает путаницу в списках различных досок.
Автоматические уведомления
Конечно, в SeaTable также есть правила уведомления, которые должны быть у каждой альтернативы Trello. Вы можете настроить автоматические уведомления для самых разных вещей, например, как в нашем примере 1, при изменении статуса задачи, или как в примере 2, когда приближается срок выполнения задачи. Таким образом, вы гарантированно не упустите задачи из виду.
При изменении статуса в Base вы получите уведомление.
Получайте уведомления автоматически, когда срок выполнения задачи приближается.
Разделяйте различные мнения
Чтобы ваши сотрудники не путались в различных представлениях, вы можете специально разрешить просмотр представлений только соответствующему сотруднику. Таким образом, ваши сотрудники будут видеть только общее представление и ваше собственное представление, а также доску Канбан и временную шкалу. Примечание: Для этого необходимо также отдельно выпустить представление проекта! Если вы выпустите всю базу, то больше не сможете применять ограничения, и возникнет ситуация "все видят все". Функция разделения индивидуальных представлений пока не доступна ни в одной из альтернатив Trello.
Убедились?
SeaTable как программное решение - это не только отличная и гибкая альтернатива Trello, но и многофункциональный программный инструмент с невероятным количеством практических функций. Таким образом, используя SeaTable, вы не только получаете альтернативу Trello, но и можете одновременно использовать SeaTable для бесчисленных других целей! Наше решение для электронных таблиц включает в себя универсальные функции, которые вы можете использовать в маркетинге, управлении проектами, управлении персоналом, продажах и многом другом. Имея лицензию SeaTable, вы одновременно охватываете множество тем и можете обойтись без громоздкого использования различных инструментов.
Зарегистрируйтесь сегодня и загрузите наш шаблон в SeaTable Cloud!
"*" указывает на обязательные поля
