Wie diese Trello Alternative Ihre Produktivität verbessert

Im Projektmanagement gibt es unzählige Aufgaben zu managen – gern genutzt wird dabei die Software Trello. Nicht verwunderlich ist es, dass es einige Trello Alternativen auf dem Markt gibt, die sich das Prinzip der Kanban-Methode zunutze gemacht haben. Bekannt sind etwa Asana, Jira, oder Monday.

Als sehr gute und effiziente Alternative zu Trello bietet sich aber auch SeaTable an. Die vielseitige Software-Lösung ist mit dem Kanban-Board eine alltagstaugliche Trello Alternative und darüber hinaus für viele weitere Anwendungsfälle geeignet.

Das beliebte Kanban-Board

Die Kanban-Methode ist eine agile Projektmanagement-Methode und ist bekannt durch den Bereich Software-Entwicklung, bei der Aufgaben visualisiert und Ressourcen geschont werden, um die Effizienz der Workflows zu steigern.

Die Kanban-Methode ist ein beliebtes visuelles Projektmanagement-Tool

Aber auch in Unternehmen, die keine Software entwickeln, wird Kanban oft als Projektmanagement-Methode eingesetzt. Es gibt drei Basisspalten im Kanban-Board, die Workflows in ihrem Status visualisieren:

  1. To Do: Diese Spalte beinhaltet alle Aufgaben, die noch bevorstehen und zu erledigen sind.
  2. Doing: Diese Spalte beinhaltet Aufgaben, die dem Status “Work in Progress” (kurz: WiP) entsprechen, also aktuell bearbeitet werden.
  3. Done: Dieser Spalte gehören alle Aufgaben an, die erledigt sind und abgehakt werden können.

Diese drei Spalten werden dann mit sogenannten Kanban-Cards versehen, auf denen die jeweiligen Aufgaben im Detail aufgeführt sind.  Verweilen Karten zu lange im Doing-Modus (WiP), liegt etwas im Argen und es sollen Anpassungen durchgeführt werden.

Trello ist eines der bekanntesten Tools, wenn es um Kanban geht. Aber auch diese Software hat ihre Grenzen in Sachen Funktionen und Darstellung. Daher haben sich einige Software-Lösungen am Markt als Trello Alternative etabliert.

SeaTable ist die Trello Alternative

Als innovative und effiziente Spreadsheet-Software arbeitet SeaTable mit einem Kanban-Board-Plugin, das die Arbeit mit der Kanban-Methode ohne Abstriche zulässt und die Software zu einer flexiblen Trello Alternative macht. Das Arbeiten mit SeaTable ist intuitiv und mithilfe des Plugins und der flexiblen Einbindung können individuelle Kanban-Boards für die tägliche Projektarbeit genutzt werden. Der Vorteil von SeaTable gegenüber Trello: Mit SeaTable können Sie noch unzählige weitere Anwendungsfälle abdecken, die in Ihrem Unternehmen täglich anfallen, wie etwa die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter, Angebotserstellung mit Ihrem CRM-Systems oder die Organisation Ihres Produktmanagements. Damit kann SeaTable eine umfassende Lösung für Ihr Unternehmen in Form einer flexiblen Unternehmenssoftware sein!

In unserem Template haben wir bereits ein Kanban-Board zur Veranschaulichung erstellt und noch weitere, sinnvolle und effiziente Funktionen eingebaut. Sie erfahren im Folgenden, wie sich diese Funktionen aufbauen und wie Sie mit dem Nutzen von SeaTable die Effizienz Ihrer Workflows maximieren können.

Hier gelangen Sie direkt zum Template Trello Alternative

Projektmanagement der nächsten Generation

Mit dem Kanban-Plugin eröffnet SeaTable eine Vielzahl an neuen Anwendungsmöglichkeiten und reiht sich so in die Liste der innovativen Trello Alternativen ein. In unserem Beispiel geht es um ein Projekt zum Relaunch einer Website. In der herkömmlichen Ansicht von SeaTable erstellen Sie für Ihr Projekt wie gewohnt Tabellenspalten in Ihrer Base, die entsprechende Informationen beinhalten. Dabei entspricht eine Zeile einer Kanban-Karte.

Das Projekt in der Übersicht

In unserem Fall haben wir die Tabelle bereits mit Aufgaben und Informationen bestückt und diese mit Beginndatum und Deadline ausgestattet. Auf die verknüpfte Spalte “Tickets” gehen wir später noch genauer ein.

Die einzelnen Aufgaben werden an die zuständigen Mitarbeiter zugeteilt. Zudem können Dateien komplett ohne Verlust über die Base geteilt und ausgetauscht werden, denn SeaTable ist auch eine Datenbank, die die herkömmliche Dateiablage über lokale Server oder andere Cloud-Dienste wie OneDrive oder Dropbox ersetzen kann. Ein weiteres Plus: Ihre Daten lagern datenschutzkonform auf deutschen und europäischen Servern.

Das Kanban-Board wird zum Zentrum Ihrer Arbeit

Mit der Status-Spalte kommen wir zur wohl wichtigsten Spalte unserer Trello Alternative: Die Single-Select-Spalte “Status” enthält die Statuskategorien “Open”, “Doing”, “Done” und “Waiting for feedback”. Im klassischen Kanban gibt es die vierte Option nicht, jedoch erweisen sich solche zusätzlichen Statusdefinitionen als praktisch, denn sie geben mehr Informationen über die aktuelle Lage. Diese Spalte ist der Dreh- und Angelpunkt für das Kanban-Board, das auf diesen Statusdefinitionen aufbaut und mit der die klassische Kanban-Struktur entsteht.

Mit dem Kanban-Plugin lässt sich ein ausführliches Kanban-Board erstellen.

Das Kanban-Plugin ermöglicht die Erstellung eines ausführlichen und individuellen Kanban-Boards

Sie können in den Einstellungen selbst bestimmen, wie Ihr Board aufgebaut sein soll und welche Informationen angezeigt werden sollen. Mit einem Klick auf eine Karte öffnet sich die Aufgabe in der Zeilenansicht und alle Details können eingesehen werden. Sollte einer Ihrer Mitarbeiter mit einer Aufgabe beginnen, so kann er diese ganz einfach per Drag and Drop vom Status “Open” zu “Doing” verschieben – so wie es auch andere Trello Alternativen machen. Natürlich muss nicht der Status das gruppierende Merkmal sein, sondern Sie können Ihr Board zum Beispiel auch nach Mitarbeitern aufbauen.

Über “Add a new record” können Sie eine neue Aufgabe hinzufügen, ohne dass Sie das Kanban-Board verlassen müssen. Mehr noch: Sie können mehrere unterschiedliche Boards erstellen und als Basis dafür auch verschiedene Tabellen nutzen. Interessant wird es, wenn Sie Boards für Ihre eigenen Mitarbeiter erstellen wollen, ohne den Rest Ihres Projekts durcheinander zu bringen.

Individuelle Kanban-Boards für Ihre Mitarbeiter

SeaTable hat als bisher einzige Trello Alternative einen Vorteil, mehrere Kanban-Boards für verschiedene Anlässe zu kreieren, ohne dabei den Grundbau des Boards und der Aufgaben zu verändern. Das ist in SeaTable durch die Erstellung mehrerer Ansichten möglich, da das Kanban-Plugin auf die Ansichten der Base als Quelle zurückgreift. So können für jeden Mitarbeiter einzelne Kanban-Boards mit seinen eigenen Aufgaben erstellt werden, indem Sie in der Ursprungstabelle für jeden Mitarbeiter eine eigene Ansicht erstellen.

Für jeden Mitarbeiter kann eine individuelle Ansicht erstellt werden

Persönliche Aufgaben-Ansicht für einzelne Mitarbeiter

Das können Sie ganz einfach mithilfe der Filterfunktion: Hier wählen Sie die Mitarbeiter-Spalte aus, setzen die Regel auf “has any of” / “enthält einen von” und wählen anschließend den Mitarbeiter aus. Mit dieser Ansicht können Sie dann ein Kanban-Board erstellen, indem Sie diese Ansicht auswählen. Natürlich werden alle Änderungen in diesem Kanban-Board auch in allen anderen Boards und Ansichten geändert. Alle Mitarbeiter arbeiten immer an denselben Daten, egal welcher Ansicht oder welchem Board Sie sich gerade widmen. SeaTable speichert alle Informationen synchron und in Echtzeit.

Timeline für eine bessere Zeitplanung

Eine besonders praktische Funktion von SeaTable, die Ihrem Projekt zusätzliche visuelle Struktur hinzufügt, ist das Timeline-Plugin. Als waschechte Trello Alternative verfügt SeaTable über dieses starke Plugin, das in wenigen Klicks genau die Ansicht wiedergibt, die Sie gerade benötigen. Auch hier wählen Sie wie beim Kanban-Plugin aus, welche Tabelle und welche Ansicht genutzt wird. Sie wählen selbst, welche Informationen aus der Tabelle in Ihrer Timeline angezeigt werden sollen (“Show columns”). Sie bestimmen auch, welche Darstellung gewählt werden soll: Jährlich, monatlich oder täglich.

Im Beispiel haben wir das komplette Projekt über die gesamte Projektlaufzeit visualisiert und dabei die Aufgaben und To-dos miteinbezogen. Wichtig für eine visuell korrekte Darstellung bei der Zeitleiste ist der Beginn und die Deadline der Aufgabe, wofür je ein Datum festgelegt werden muss, oder Sie bestimmen mit der Zeitdauer-Spalte eine feste Anzahl an Tagen, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Ohne diese Angabe(n) kann die Zeitleiste die Aufgaben und deren Zeitfenster nicht richtig darstellen.

Mit der Timeline-Ansicht haben Sie alle Aufgaben für Ihr Projekt in einer Ansicht und wissen zugleich den Status Quo

Mit dieser ausführlichen Timeline haben Sie Ihren Zeitplan Ihrer Aufgaben voll im Blick

Die Timeline bietet einen hervorragenden Überblick über die Zeitplanung von Projekten, Aufgaben und Zuständigkeiten. Als Farbdefinition wurde im Beispiel der Status ausgewählt. So sehen Sie mit einem einzigen Blick, welche Aufgaben ausgehend vom aktuellen Tag (blaue vertikale Linie) im Zeitrahmen liegen oder ob eine Aufgabe ihre Deadline überschritten hat.

Mit dieser Zeitleiste erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie Sie Aufgaben sinnvoll in Ihre Zeitplanung integrieren, sodass keine Aufgabenstaus und Überschneidungen entstehen. Ein Programmierer kann zum Beispiel erst einen Designentwurf umsetzen, wenn ihm dieser vom Grafik-Team vorliegt. Die Aufgabe des Programmierers muss daher zwingend nach der Fertigstellung des Designentwurfes geplant werden.

Timelines für einzelne Mitarbeiter

Damit Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht aus einer riesigen Zeitleiste lesen müssen, können auch in diesem Plugin wieder eigene Timeline-Ansichten erstellt werden. Das Praktische: Hier nutzen Sie die Ansichten, die Sie bereits für Kanban erstellt haben! Sie müssen nichts mehr extra dafür tun. Somit sehen Ihre Mitarbeiter ganz genau, welche ihrer Aufgaben momentan “in-time” sind und mit welchen sie möglicherweise hinterher hinken. Aufgaben können sogar innerhalb der Timeline bearbeitet werden, dafür müssen Sie die Ansicht nicht verlassen. Das ist ein extrem praktisches Feature, das SeaTable als Trello Alternative sehr wertvoll macht.

Ansichten für einzelne Mitarbeiter in der Timeline erleichtern den Durchblick

Mit dieser personalisierten Ansicht bekommt jeder Mitarbeiter eine Timeline-Ansicht über seine eigenen Aufgaben.

Auch diese Ansicht kann jeder Mitarbeiter für sich so gestalten, wie er es benötigt. Braucht er etwa die genaue Deadline, aber die Steps im Projektflow sind ihm nicht wichtig? Kein Problem! Über “Show Columns” kann jede Spalte ein- und ausgeblendet werden, ohne einen Einfluss auf die visuelle Darstellung und die Daten in der Tabelle zu nehmen.

Team-Kommunikation in der Tabelle

Die Kommunikation im Team ist im Projektmanagement ein wichtiger Bestandteil, insbesondere wenn es mehrere Schnittstellen im Team gibt. Die Team-Kommunikation ist in SeaTable in den einzelnen Zeilen bereits ein fester Bestandteil und erfüllt damit als Trello Alternative auch diese Anforderung. Im Kommentar-Bereich können alle Mitarbeiter einen Kommentar verfassen und mit dem @ sogar gezielt Mitarbeiter ansprechen. Diese werden dann per E-Mail über den Kommentar benachrichtigt und können sofort reagieren. Damit erübrigt sich die Projekt-Kommunikation per E-Mail oder Chats – in SeaTable ist die Kommunikation zudem lückenlos dokumentiert und für alle nachvollziehbar.

Team-Kommunikation ist in der Zeilenansicht mithilfe der Comment-Sektion problemlos möglich.

Team-Kommunikation ist in der Zeilenansicht mithilfe der Kommentar-Funktion möglich

Ticketsystem bei Problemen

In jedem Projekt kommt es mal zu Problemen, die einen Arbeitsschritt aktiv behindern und daher behoben werden müssen. Hier kommt die Tabelle “Tickets” ins Spiel, die mit der ersten Tabelle verknüpft ist und die wir zuvor schon kurz erwähnt hatten. Damit erweitern wir unsere Trello Alternative um eine komplett neue Funktion.

Diese Tabelle dient der Meldung von Problemen, indem ein Ticket erstellt und einem verantwortlichen Mitarbeiter zugeteilt wird. Dieser wird durch eine vordefinierte Benachrichtigungsregel sofort per Mail informiert und kann sich diesem Problem direkt annehmen. In bekannter Kanban-Manier wird das Ticket auf “Doing” und letztendlich auf “Done” gesetzt, sobald es gelöst wurde. Auch hier kann dafür das Kanban-Plugin zur besseren Übersichtlichkeit genutzt werden.

Ein Ticketsystem ist mit dem Kanban-Plugin schnell und einfach erstellbar

Probleme können mit einem Ticket-System und dem Kanban-Board sofort angegangen werden.Ein integriertes Ticket-System so unkompliziert einzubinden und miteinander verknüpfen, vermag bisher kaum eine Trello Alternative und nicht einmal Trello selbst. SeaTable vereint hier alle Daten an einem zentralen Sammelpunkt und verhindert so eine unübersichtliche Liste an verschiedenen Boards.

Automatische Benachrichtigungen

Natürlich verfügt auch SeaTable über Benachrichtigungsregeln, die jede Trello Alternative haben sollte. Sie können sich für die verschiedensten Dinge eine automatische Benachrichtigung einrichten, etwa wie in unserem Beispiel 1, wenn am Status einer Aufgabe Änderungen vorgenommen werden, oder wie in Beispiel 2, wenn die Deadline einer Aufgabe kurz bevor steht. So verlieren Sie Aufgaben garantiert nicht mehr aus den Augen.

Lassen Sie sich über alle Veränderungen in der Base benachrichtigen

Wann immer in der Base eine Änderung des Status vorgenommen wird, bekommen Sie eine Benachrichtigung.

Lassen Sie sich automatisch benachrichtigen, wenn die Deadline einer Aufgabe ansteht

Benachrichtigungen automatisch bekommen, wenn eine Aufgabe kurz vor ihrer Deadline steht.

Verschiedene Ansichten freigeben

Damit Ihre Mitarbeiter vor lauter verschiedenen Ansichten nicht durcheinander kommen, können Sie die Mitarbeiter-Ansichten ganz speziell nur an den entsprechenden Mitarbeiter freigeben. So sehen Ihre Mitarbeiter nur die allgemeine Ansicht und Ihre eigene, ebenso beim Kanban-Board und bei der Zeitleiste. Beachten Sie: Hierfür müssen Sie den Project View auch separat freigeben! Wenn Sie die komplette Base freigeben, können Sie keine Beschränkungen mehr anwenden und es tritt der Fall “Alle sehen alles” ein. Die Funktion der individuellen Ansichtsfreigabe gibt es bisher bei kaum einer Trello Alternative.

Überzeugt?

SeaTable als Software-Lösung ist nicht nur eine hervorragende und flexible Trello Alternative, sondern gleichzeitig auch ein multifunktionales Software-Tool mit unglaublich vielen praktischen Funktionen. Mit der Nutzung von SeaTable haben Sie also nicht nur eine Alternative zu Trello, sondern können SeaTable gleichzeitig für unzählige andere Anwendungsfälle nutzen! Unsere Spreadsheet-Lösung beinhaltet vielseitige Funktionen, die Sie im Marketing, Projektmanagement, Personal, Vertrieb und vieles mehr nutzen können. Mit einer SeaTable Lizenz haben Sie also viele Themen zugleich abgedeckt und können auf die umständliche Nutzung verschiedener Tools verzichten.

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