Comment cette alternative à Trello améliore votre productivité

Dans la gestion de projet, il y a d'innombrables tâches à gérer - le logiciel Trello est souvent utilisé à cet effet. Il n'est pas surprenant qu'il existe sur le marché quelques alternatives à Trello qui ont utilisé le principe de la méthode Kanban. On peut citer Asana, Jira ou Monday.

SeaTable est également une très bonne et efficace alternative à Trello. La solution logicielle polyvalente avec le tableau Kanban est une alternative à Trello adaptée à l'utilisation quotidienne et convient également à de nombreux autres cas d'utilisation.

Le populaire tableau Kanban

La méthode Kanban est une méthode de gestion de projet agile, connue dans le domaine du développement de logiciels, qui permet de visualiser les tâches et d'économiser les ressources afin d'améliorer l'efficacité des flux de travail.

La méthode Kanban est un outil de gestion visuelle de projet très répandu.

Mais même dans les entreprises qui ne développent pas de logiciels, Kanban est souvent utilisé comme méthode de gestion de projet. Le tableau Kanban comporte trois colonnes de base qui permettent de visualiser l'état des flux de travail :

  1. To Do: Cette colonne contient toutes les tâches qui sont encore en attente et qui doivent être complétées.
  2. En cours: Cette colonne contient les tâches qui correspondent au statut "Work in Progress" (WiP en abrégé), c'est-à-dire sur lesquelles on travaille actuellement.
  3. Terminé: Cette colonne contient toutes les tâches qui ont été complétées et qui peuvent être cochées.

Ces trois colonnes sont ensuite dotées de cartes dites Kanban sur lesquelles les tâches respectives sont énumérées en détail. Si les cartes restent trop longtemps en mode "Doing" (WiP), quelque chose ne va pas et des ajustements doivent être effectués.

Trello est l'un des outils les plus connus en matière de Kanban. Mais même ce logiciel a ses limites en termes de fonctions et de présentation. C'est pourquoi certaines solutions logicielles se sont imposées sur le marché comme des alternatives à Trello.

SeaTable est l'alternative à Trello

En tant que logiciel de feuille de calcul innovant et efficace, SeaTable fonctionne avec un plugin de tableau Kanban qui permet de travailler avec la méthode Kanban sans compromis et fait du logiciel une alternative flexible à Trello. Le travail avec SeaTable est intuitif et avec l'aide du plugin et de l'intégration flexible, des tableaux Kanban individuels peuvent être utilisés pour le travail de projet quotidien. L'avantage de SeaTable par rapport à Trello : Avec SeaTable, vous pouvez couvrir d'innombrables autres cas d'utilisation qui se présentent quotidiennement dans votre entreprise, comme l'enregistrement des heures de travail de vos employés, la création d'offres avec votre système CRM ou l'organisation de votre gestion de produits. SeaTable peut donc constituer une solution complète pour votre entreprise sous la forme d'un logiciel commercial flexible !

Dans notre modèle, nous avons déjà créé un tableau Kanban à titre d'illustration et nous avons inclus d'autres fonctions utiles et efficaces. Dans ce qui suit, vous apprendrez comment ces fonctions sont construites et comment vous pouvez maximiser l'efficacité de vos flux de travail en utilisant SeaTable.

Cliquez ici pour accéder directement au modèle alternatif Trello.

Gestion de projet de nouvelle génération

Avec le plug-in Kanban, SeaTable ouvre une multitude de nouvelles possibilités d'application et rejoint ainsi la liste des alternatives innovantes à Trello. Dans notre exemple, il s'agit d'un projet de relance d'un site web. Dans la vue traditionnelle de SeaTable, vous créez comme d'habitude des colonnes de tableau pour votre projet dans votre base, qui contiennent les informations correspondantes. Une ligne correspond à une carte Kanban.

Le projet en un coup d'œil

Dans notre cas, nous avons déjà rempli le tableau avec des tâches et des informations et leur avons attribué une date de début et une date limite. Nous reviendrons plus en détail sur la colonne liée "Tickets".

Les différentes tâches sont attribuées aux employés responsables. En outre, les fichiers peuvent être partagés et échangés sans aucune perte via Base, car SeaTable est également une base de données qui peut remplacer le stockage conventionnel de fichiers via des serveurs locaux ou d'autres services en nuage tels que OneDrive ou Dropbox. Autre atout : vos données sont stockées sur des serveurs allemands et européens, conformément aux lois sur la protection des données.

Le tableau Kanban devient le centre de votre travail

Avec la colonne "Statut", nous arrivons probablement à la colonne la plus importante de notre alternative Trello: la colonne à sélection unique "Statut" contient les catégories de statut "Ouvert", "En cours", "Terminé" et "En attente de commentaires". Dans le Kanban classique, la quatrième option n'existe pas, mais ces définitions d'état supplémentaires s'avèrent pratiques, car elles fournissent davantage d'informations sur la situation actuelle. Cette colonne est la cheville ouvrière du tableau Kanban, qui est construit sur ces définitions d'état et avec lequel la structure Kanban classique est créée.

Le plugin Kanban permet de créer un tableau Kanban détaillé.

Le plugin Kanban permet de créer un tableau Kanban détaillé et individuel.

Dans les paramètres, vous pouvez déterminer vous-même comment votre tableau doit être structuré et quelles informations doivent être affichées. En cliquant sur un tableau, la tâche s'ouvre dans la vue en ligne et tous les détails peuvent être consultés. Si l'un de vos employés commence une tâche, il peut simplement la faire passer de l'état "Ouvert" à l'état "En cours" par un simple glisser-déposer, comme le font les autres solutions Trello. Bien entendu, le statut ne doit pas nécessairement être la fonction de regroupement, mais vous pouvez également structurer votre tableau en fonction des employés, par exemple.

L'option "Ajouter un nouvel enregistrement" vous permet d'ajouter une nouvelle tâche sans devoir quitter le tableau Kanban. Plus encore : vous pouvez créer plusieurs tableaux différents et utiliser des tableaux différents comme base pour ceux-ci. Cela devient intéressant lorsque vous souhaitez créer des tableaux pour vos propres employés sans perturber le reste de votre projet.

Des tableaux Kanban individuels pour vos employés

SeaTable, seule alternative à Trello à ce jour, présente l'avantage de pouvoir créer plusieurs tableaux Kanban pour différentes occasions sans modifier la structure de base du tableau et des tâches. Cela est possible dans SeaTable grâce à la création de vues multiples, car le plugin Kanban utilise les vues de Base comme source. Ainsi, des tableaux Kanban individuels avec leurs propres tâches peuvent être créés pour chaque employé en créant une vue distincte pour chaque employé dans la table source.

Une vue individuelle peut être créée pour chaque employé

Vue des tâches personnelles pour les employés individuels

Vous pouvez le faire facilement à l'aide de la fonction de filtrage : ici, vous sélectionnez la colonne des employés, vous définissez la règle "has any of" / "contains one of", puis vous sélectionnez l'employé. Avec cette vue, vous pouvez ensuite créer un tableau Kanban en sélectionnant cette vue. Bien entendu, toutes les modifications apportées à ce tableau Kanban sont également modifiées dans tous les autres tableaux et vues. Tous les employés travaillent toujours sur les mêmes données, quelle que soit la vue ou le tableau sur lequel vous travaillez. SeaTable enregistre toutes les informations de manière synchrone et en temps réel.

Calendrier pour une meilleure programmation

Une fonction particulièrement pratique de SeaTable qui ajoute une structure visuelle supplémentaire à votre projet est le plugin Timeline. Véritable alternative à Trello, SeaTable dispose de ce puissant plugin qui vous donne exactement la vue dont vous avez besoin en quelques clics. Ici aussi, comme pour le plugin Kanban, vous choisissez le tableau et la vue qui seront utilisés. Vous choisissez les informations du tableau qui doivent être affichées dans votre ligne de temps ("Afficher les colonnes"). Vous déterminez également quel affichage doit être sélectionné : Annuel, mensuel ou quotidien.

Dans l'exemple, nous avons visualisé le projet complet sur toute sa durée et inclus les tâches et les tâches à faire. Le début et la date limite de la tâche sont importants pour une représentation visuelle correcte dans la ligne de temps. Il faut fixer une date ou déterminer un nombre fixe de jours avant la fin de la tâche à l'aide de la colonne de durée. Sans ces informations, la ligne de temps ne peut pas afficher correctement les tâches et leurs fenêtres de temps.

Avec la vue chronologique, vous avez toutes les tâches de votre projet dans une seule vue et vous connaissez le statu quo en même temps.

Grâce à cette chronologie détaillée, vous avez une vue complète de votre calendrier de tâches.

Le calendrier donne un excellent aperçu de l'ordonnancement des projets, des tâches et des responsabilités. L'état a été sélectionné comme définition de la couleur dans l'exemple. Vous pouvez ainsi voir d'un seul coup d'œil quelles tâches, à partir de la journée en cours (ligne verticale bleue), sont dans le délai imparti ou si une tâche a dépassé son échéance.

Ce calendrier vous donne une idée de la façon dont vous pouvez intégrer les tâches dans votre emploi du temps de manière judicieuse afin d'éviter les blocages et les chevauchements de tâches. Par exemple, un programmeur ne peut mettre en œuvre un projet de conception que lorsqu'il l'a reçu de l'équipe graphique. La tâche du programmeur doit donc être planifiée après l'achèvement du projet de conception.

Délais pour les employés individuels

Pour que vos employés n'aient pas à lire leurs tâches à partir d'une énorme ligne de temps, vous pouvez à nouveau créer vos propres vues de ligne de temps dans ce plugin. Le côté pratique : vous utilisez ici les vues que vous avez déjà créées pour Kanban ! Vous ne devez rien faire de plus pour l'obtenir. Ainsi, vos employés peuvent voir exactement quelles sont leurs tâches qui sont actuellement "dans les temps" et celles pour lesquelles ils pourraient être en retard. Les tâches peuvent même être modifiées au sein de la ligne de temps, de sorte que vous ne devez pas quitter la vue. Il s'agit d'une fonctionnalité extrêmement pratique qui rend SeaTable très utile en tant qu'alternative à Trello.

Les vues pour les employés individuels dans la ligne de temps permettent de voir plus facilement ce qui se passe.

Grâce à cette vue personnalisée, chaque employé dispose d'une vue chronologique de ses propres tâches.

Chaque employé peut également concevoir cette vue pour lui-même, de la manière dont il en a besoin. A-t-il besoin du délai exact, mais les étapes du déroulement du projet ne sont pas importantes pour lui ? Pas de problème ! En utilisant "Afficher les colonnes", chaque colonne peut être affichée ou masquée sans affecter la représentation visuelle et les données du tableau.

La communication d'équipe dans le tableau

La communication au sein de l'équipe est un élément important de la gestion de projet, surtout s'il y a plusieurs interfaces dans l'équipe. La communication au sein de l'équipe est déjà un élément fixe dans les rangées individuelles de SeaTable et répond donc également à cette exigence en tant qu'alternative à Trello. Dans la zone de commentaire, tous les employés peuvent écrire un commentaire et même s'adresser à des employés spécifiques avec le @. Ils sont ensuite informés du commentaire par e-mail et peuvent réagir immédiatement. Il n'est donc plus nécessaire de communiquer sur le projet par courrier électronique ou par chat - dans SeaTable, la communication est également entièrement documentée et traçable pour tout le monde.

La communication en équipe est facilement possible dans la vue en ligne avec l'aide de la section des commentaires.

La communication en équipe est possible dans la vue en ligne grâce à la fonction de commentaire.

Système de tickets pour les problèmes

Dans chaque projet, il existe des problèmes qui entravent activement une étape de travail et qui doivent donc être résolus. C'est là qu'entre en jeu le tableau "Tickets", qui est lié au premier tableau et que nous avons brièvement évoqué précédemment. Nous étendons ainsi notre alternative à Trello avec une toute nouvelle fonction.

Ce tableau est utilisé pour signaler des problèmes en créant un ticket et en l'attribuant à un employé responsable. Cette personne est immédiatement informée par mail via une règle de notification prédéfinie et peut s'occuper directement de ce problème. Selon la méthode Kanban, le ticket est placé en "Doing" et finalement en "Done" dès qu'il a été résolu. Ici aussi, le plug-in Kanban peut être utilisé pour une meilleure clarté.

Un système de tickets peut être créé rapidement et facilement avec le plug-in Kanban.

L'intégration et la liaison d'un système de tickets intégré de manière aussi simple est une chose que pratiquement aucune alternative à Trello n'a été capable de faire, pas même Trello lui-même. SeaTable combine toutes les données en un point de collecte central et évite ainsi une liste confuse de différents tableaux.

Notifications automatiques

Bien sûr, SeaTable dispose également de règles de notification, ce que toute alternative à Trello devrait avoir. Vous pouvez configurer des notifications automatiques pour divers éléments, par exemple, comme dans notre exemple 1, lorsque des modifications sont apportées au statut d'une tâche, ou comme dans l'exemple 2, lorsque l'échéance d'une tâche approche. De cette façon, vous êtes assuré de ne pas perdre de vue les tâches à accomplir.

Être informé de tout changement dans la base

Chaque fois qu'un changement de statut est effectué dans la base, vous recevrez une notification.

être automatiquement informé de l'approche de l'échéance d'une tâche

Recevez automatiquement des notifications lorsqu'une tâche est proche de son échéance.

Partager des points de vue différents

Pour que vos employés ne soient pas déroutés par toutes ces vues différentes, vous pouvez spécifiquement libérer les vues des employés uniquement pour l'employé correspondant. De cette façon, vos employés ne voient que la vue générale et votre propre vue, ainsi que le tableau Kanban et la ligne de temps. Note : Pour cela, vous devez également libérer la vue du projet séparément ! Si vous libérez la totalité de la base, vous ne pouvez plus appliquer de restrictions et le cas du "tout le monde voit tout" se produit. La fonction de partage de vues individuelles n'est pas encore disponible dans une alternative à Trello.

Convaincu ?

SeaTable en tant que solution logicielle n'est pas seulement une excellente et flexible alternative à Trello, mais aussi un outil logiciel multifonctionnel avec un nombre incroyable de fonctions pratiques. Ainsi, en utilisant SeaTable, vous n'avez pas seulement une alternative à Trello, mais vous pouvez utiliser SeaTable pour d'innombrables autres cas d'utilisation en même temps ! Notre solution de tableur comprend des fonctions polyvalentes que vous pouvez utiliser dans les domaines du marketing, de la gestion de projet, des ressources humaines, des ventes et bien plus encore. Avec une licence SeaTable, vous avez de nombreux sujets couverts en même temps et vous pouvez vous passer de l'utilisation fastidieuse de différents outils.

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Tanja Ott
Tanja est étudiante salariée dans le domaine du marketing chez SeaTable. Elle sait comme personne écrire des textes attrayants et faire naître des images dans la tête. Elle aime le bon café et se passionne pour la musique.