Dans la gestion de projet, il y a d'innombrables tâches à gérer - le logiciel Trello est souvent utilisé à cet effet. Il n'est pas surprenant qu'il existe sur le marché quelques alternatives à Trello qui ont utilisé le principe de la méthode Kanban. On peut citer Asana, Jira ou Monday.
SeaTable est également une très bonne et efficace alternative à Trello. La solution logicielle polyvalente avec le tableau Kanban est une alternative à Trello adaptée à l'utilisation quotidienne et convient également à de nombreux autres cas d'utilisation.
Le populaire tableau Kanban
La méthode Kanban est une méthode de gestion de projet agile, connue dans le domaine du développement de logiciels, qui permet de visualiser les tâches et d'économiser les ressources afin d'améliorer l'efficacité des flux de travail.
Mais même dans les entreprises qui ne développent pas de logiciels, Kanban est souvent utilisé comme méthode de gestion de projet. Le tableau Kanban comporte trois colonnes de base qui permettent de visualiser l'état des flux de travail :
- To Do: Cette colonne contient toutes les tâches qui sont encore en attente et qui doivent être complétées.
- Doing: cette colonne contient les tâches qui correspondent au statut "Work in Progress" (en abrégé : WiP), c'est-à-dire qui sont actuellement en cours de traitement.
- Terminé: Cette colonne contient toutes les tâches qui ont été complétées et qui peuvent être cochées.
Ces trois colonnes sont ensuite dotées de cartes dites Kanban sur lesquelles les tâches respectives sont énumérées en détail. Si les cartes restent trop longtemps en mode "Doing" (WiP), quelque chose ne va pas et des ajustements doivent être effectués.
Trello est l'un des outils les plus connus en matière de Kanban. Mais même ce logiciel a ses limites en termes de fonctions et de présentation. C'est pourquoi certaines solutions logicielles se sont imposées sur le marché comme des alternatives à Trello.
SeaTable est l'alternative à Trello
En tant que logiciel de feuille de calcul innovant et efficace, SeaTable fonctionne avec un plugin de tableau Kanban qui permet de travailler avec la méthode Kanban sans compromis et fait du logiciel une alternative flexible à Trello. Le travail avec SeaTable est intuitif et avec l'aide du plugin et de l'intégration flexible, des tableaux Kanban individuels peuvent être utilisés pour le travail de projet quotidien. L'avantage de SeaTable par rapport à Trello : Avec SeaTable, vous pouvez couvrir d'innombrables autres cas d'utilisation qui se présentent quotidiennement dans votre entreprise, comme l'enregistrement des heures de travail de vos employés, la création d'offres avec votre système CRM ou l'organisation de votre gestion de produits. SeaTable peut donc constituer une solution complète pour votre entreprise sous la forme d'un logiciel commercial flexible !
Dans notre modèle, nous avons déjà créé un tableau Kanban à titre d'illustration et nous avons inclus d'autres fonctions utiles et efficaces. Dans ce qui suit, vous apprendrez comment ces fonctions sont construites et comment vous pouvez maximiser l'efficacité de vos flux de travail en utilisant SeaTable.
Cliquez ici pour accéder directement au modèle alternatif Trello.
Gestion de projet de nouvelle génération
Avec le plug-in Kanban, SeaTable ouvre une multitude de nouvelles possibilités d'application et rejoint ainsi la liste des alternatives innovantes à Trello. Dans notre exemple, il s'agit d'un projet de relance d'un site web. Dans la vue traditionnelle de SeaTable, vous créez comme d'habitude des colonnes de tableau pour votre projet dans votre base, qui contiennent les informations correspondantes. Une ligne correspond à une carte Kanban.
Dans notre cas, nous avons déjà rempli le tableau avec des tâches et des informations et nous leur avons attribué une date de début et une date limite. Nous reviendrons plus tard sur la colonne liée "Tickets".
Les différentes tâches sont attribuées aux employés responsables. En outre, les fichiers peuvent être partagés et échangés sans aucune perte via Base, car SeaTable est également une base de données qui peut remplacer le stockage conventionnel de fichiers via des serveurs locaux ou d'autres services en nuage tels que OneDrive ou Dropbox. Autre atout : vos données sont stockées sur des serveurs allemands et européens, conformément aux lois sur la protection des données.
Le tableau Kanban devient le centre de votre travail
Avec la colonne Statut, nous arrivons à la colonne probablement la plus importante de notre alternative Trello: la colonne à sélection unique "Statut" contient les catégories de statut "Ouvert", "En cours", "Terminé" et "En attente de feedback". Dans le Kanban classique, la quatrième option n'existe pas, mais de telles définitions de statut supplémentaires s'avèrent pratiques, car elles donnent plus d'informations sur la situation actuelle. Cette colonne est le pivot du tableau Kanban qui s'appuie sur ces définitions de statut et avec lequel la structure Kanban classique est créée.
Le plugin Kanban permet de créer un tableau Kanban détaillé et individuel.
Dans les paramètres, vous pouvez déterminer vous-même la structure de votre tableau et les informations qui doivent être affichées. En cliquant sur une carte, la tâche s'ouvre dans la vue en ligne et tous les détails peuvent être consultés. Si l'un de vos collaborateurs commence une tâche, il peut la déplacer très facilement par glisser-déposer du statut "Open" vers "Doing" - comme le font d'autres alternatives Trello. Bien entendu, le statut ne doit pas nécessairement être la caractéristique de regroupement, vous pouvez également organiser votre tableau par collaborateur, par exemple.
Avec "Add a new record", vous pouvez ajouter une nouvelle tâche sans devoir quitter le tableau Kanban. De plus, vous pouvez créer plusieurs tableaux différents et utiliser des tableaux différents comme base. Cela devient intéressant si vous souhaitez créer des tableaux pour vos propres collaborateurs sans perturber le reste de votre projet.
Des tableaux Kanban individuels pour vos employés
SeaTable, seule alternative à Trello à ce jour, présente l'avantage de pouvoir créer plusieurs tableaux Kanban pour différentes occasions sans modifier la structure de base du tableau et des tâches. Cela est possible dans SeaTable grâce à la création de vues multiples, car le plugin Kanban utilise les vues de Base comme source. Ainsi, des tableaux Kanban individuels avec leurs propres tâches peuvent être créés pour chaque employé en créant une vue distincte pour chaque employé dans la table source.
Vue des tâches personnelles pour les employés individuels
Vous pouvez le faire facilement à l'aide de la fonction de filtre : ici, vous sélectionnez la colonne des collaborateurs, vous définissez la règle sur "has any of" / "contient un de" et vous sélectionnez ensuite le collaborateur. Vous pouvez ensuite créer un tableau Kanban avec cette vue en sélectionnant cette vue. Bien entendu, toutes les modifications apportées à ce tableau Kanban sont également modifiées dans tous les autres tableaux et vues. Tous les collaborateurs travaillent toujours sur les mêmes données, quelle que soit la vue ou le tableau auquel ils se consacrent. SeaTable enregistre toutes les informations de manière synchrone et en temps réel.
Calendrier pour une meilleure programmation
Une fonction particulièrement pratique de SeaTable, qui ajoute une structure visuelle supplémentaire à votre projet, est le plug-in Timeline. Véritable alternative à Trello, SeaTable dispose de ce puissant plug-in qui affiche en quelques clics la vue dont vous avez besoin. Comme pour le plugin Kanban, vous choisissez ici aussi quel tableau et quelle vue utiliser. Vous choisissez vous-même quelles informations du tableau doivent être affichées sur votre ligne de temps ("Show columns"). Vous déterminez également quel affichage doit être choisi : Annuellement, mensuellement ou quotidiennement.
Dans l'exemple, nous avons visualisé le projet complet sur toute sa durée et inclus les tâches et les tâches à faire. Le début et la date limite de la tâche sont importants pour une représentation visuelle correcte dans la ligne de temps. Il faut fixer une date ou déterminer un nombre fixe de jours avant la fin de la tâche à l'aide de la colonne de durée. Sans ces informations, la ligne de temps ne peut pas afficher correctement les tâches et leurs fenêtres de temps.
Grâce à cette chronologie détaillée, vous avez une vue complète de votre calendrier de tâches.
Le calendrier donne un excellent aperçu de l'ordonnancement des projets, des tâches et des responsabilités. L'état a été sélectionné comme définition de la couleur dans l'exemple. Vous pouvez ainsi voir d'un seul coup d'œil quelles tâches, à partir de la journée en cours (ligne verticale bleue), sont dans le délai imparti ou si une tâche a dépassé son échéance.
Ce calendrier vous donne une idée de la façon dont vous pouvez intégrer les tâches dans votre emploi du temps de manière judicieuse afin d'éviter les blocages et les chevauchements de tâches. Par exemple, un programmeur ne peut mettre en œuvre un projet de conception que lorsqu'il l'a reçu de l'équipe graphique. La tâche du programmeur doit donc être planifiée après l'achèvement du projet de conception.
Délais pour les employés individuels
Pour que vos collaborateurs ne soient pas obligés de lire leurs tâches sur une énorme ligne de temps, ce plugin permet à nouveau de créer ses propres vues de la ligne de temps. Ce qui est pratique : vous utilisez ici les vues que vous avez déjà créées pour Kanban ! Vous n'avez plus rien à faire pour cela. Ainsi, vos collaborateurs voient exactement quelles sont leurs tâches actuellement "en temps voulu" et celles pour lesquelles ils sont éventuellement en retard. Les tâches peuvent même être modifiées dans la ligne de temps, sans devoir quitter la vue. C'est une fonctionnalité extrêmement pratique qui fait de SeaTable une alternative très utile à Trello.
Grâce à cette vue personnalisée, chaque employé dispose d'une vue chronologique de ses propres tâches.
Chaque collaborateur peut également organiser cette vue comme il le souhaite. A-t-il par exemple besoin de la date limite exacte, mais les étapes du flux de projet ne sont pas importantes pour lui ? Pas de problème ! Grâce à "Show Columns", chaque colonne peut être affichée ou masquée sans que cela n'ait d'influence sur la représentation visuelle et les données du tableau.
La communication d'équipe dans le tableau
La communication au sein de l'équipe est un élément important dans la gestion de projet, en particulier lorsqu'il y a plusieurs interfaces dans l'équipe. La communication d'équipe fait déjà partie intégrante de SeaTable dans les différentes lignes et répond donc également à cette exigence en tant qu'alternative à Trello. Dans la zone de commentaires, tous les collaborateurs peuvent rédiger un commentaire et même s'adresser à des collaborateurs ciblés grâce au @. Ceux-ci sont alors informés du commentaire par e-mail et peuvent réagir immédiatement. Ainsi, la communication de projet par e-mail ou par chat n'est plus nécessaire - dans SeaTable, la communication est en outre documentée sans faille et compréhensible pour tous.
La communication en équipe est possible dans la vue en ligne grâce à la fonction de commentaire.
Système de tickets pour les problèmes
Dans chaque projet, il arrive que des problèmes entravent activement une étape de travail et doivent donc être résolus. C'est là qu'intervient le tableau "Tickets", qui est lié au premier tableau et que nous avons déjà brièvement évoqué précédemment. Nous ajoutons ainsi une toute nouvelle fonction à notre alternative Trello.
Ce tableau sert à signaler les problèmes en créant un ticket et en l'attribuant à un collaborateur responsable. Celui-ci est immédiatement informé par mail grâce à une règle de notification prédéfinie et peut directement s'occuper de ce problème. Selon la méthode Kanban bien connue, le ticket est placé sur "Doing" et finalement sur "Done" dès qu'il a été résolu. Ici aussi, le plugin Kanban peut être utilisé à cet effet pour une meilleure vue d'ensemble.
L'intégration et la liaison d'un système de tickets intégré de manière aussi simple est une chose que pratiquement aucune alternative à Trello n'a été capable de faire, pas même Trello lui-même. SeaTable combine toutes les données en un point de collecte central et évite ainsi une liste confuse de différents tableaux.
Notifications automatiques
Bien sûr, SeaTable dispose également de règles de notification que toute alternative à Trello devrait avoir. Vous pouvez configurer une notification automatique pour les choses les plus diverses, par exemple, comme dans notre exemple 1, lorsque des modifications sont apportées au statut d'une tâche ou, comme dans l'exemple 2, lorsque l'échéance d'une tâche est proche. Ainsi, vous ne perdrez plus jamais de vue vos tâches.
Chaque fois qu'un changement de statut est effectué dans la base, vous recevrez une notification.
Recevez automatiquement des notifications lorsqu'une tâche est proche de son échéance.
Partager des points de vue différents
Pour éviter que vos collaborateurs ne se perdent dans les différentes vues, vous pouvez partager les vues des collaborateurs uniquement avec le collaborateur concerné. Ainsi, vos collaborateurs ne voient que la vue générale et la vôtre, de même pour le tableau Kanban et la ligne de temps. Attention : pour cela, vous devez également partager la vue du projet séparément ! Si vous partagez la base complète, vous ne pouvez plus appliquer de restrictions et le cas "tout le monde voit tout" se produit. La fonction de partage individuel des vues n'existe jusqu'à présent dans pratiquement aucune alternative Trello.
Convaincu ?
SeaTable en tant que solution logicielle n'est pas seulement une excellente et flexible alternative à Trello, mais aussi un outil logiciel multifonctionnel avec un nombre incroyable de fonctions pratiques. Ainsi, en utilisant SeaTable, vous n'avez pas seulement une alternative à Trello, mais vous pouvez utiliser SeaTable pour d'innombrables autres cas d'utilisation en même temps ! Notre solution de tableur comprend des fonctions polyvalentes que vous pouvez utiliser dans les domaines du marketing, de la gestion de projet, des ressources humaines, des ventes et bien plus encore. Avec une licence SeaTable, vous avez de nombreux sujets couverts en même temps et vous pouvez vous passer de l'utilisation fastidieuse de différents outils.
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