Cómo Ventil Verlag lleva sus procesos internos a un nuevo nivel

La editorial Ventil necesita una herramienta de organización flexible para sus procesos de publicación internos. Las diversas y pequeñas tareas de organización que no se pueden plasmar de forma significativa en ningún software estándar llevaron a Ventil Verlag a SeaTable.

Nombre
Editor de válvulas
División
Editor de libros
Fundada
1999
Ubicación
Maguncia, Alemania
Empleados
10-50 empleados

Los procesos flexibles requieren herramientas flexibles

Ventil Verlag es una editorial clásica de nicho, como cientos de otras en Alemania. Lleva más de 20 años produciendo y publicando libros fuera de la corriente principal, principalmente en los campos de la nutrición pop y vegana. Entre las publicaciones más exitosas está el libro Vegan-Klischee ade! que se publicó en marzo de 2020 y se convirtió en un bestseller de Spiegel.

Los retos de una pequeña editorial son múltiples. No hay una gran organización con funciones y tareas claras. En cambio, un equipo pequeño tiene que reaccionar con flexibilidad ante las tareas que se le presentan y encontrar soluciones para afrontarlas. El equipo principal de Ventil Verlag está formado por sólo 6 personas que cuentan con el apoyo de fotógrafos, diseñadores, editores, trabajadores de prensa y otros profesionales independientes externos. En un software de publicación no hay procesos fijos, sino que se necesita un software flexible que se adapte a los requisitos y procesos cambiantes.

SeaTable es súper fácil de entender y fue inmediatamente bien recibido por nuestro equipo. La gente entendió inmediatamente cómo trabajar con él.Patrick Siegmund, Director de la División Vegana de Ventil Verlag

Mantener una visión general es esencial

Hasta hace poco, la coordinación y la planificación se hacían por medio de un correo electrónico adjunto a todo el equipo. Todo el mundo era consciente de que esta no podía ser la solución, pero los experimentos con Google Sheets, Trello o Asana simplemente no dieron el éxito deseado. Una solución como Trello se explica por sí misma, pero no es adecuada para la planificación de libros en una editorial, donde el objetivo es reunir a autores, fotógrafos, ilustradores y editores bajo un mismo sombrero.

En cambio, en SeaTable esto es muy sencillo. Mientras que toda la información sobre el libro, incluida la portada, los gráficos y las imágenes, puede registrarse en una tabla, los pasos de trabajo necesarios hasta la publicación se coordinan entre los participantes en otra tabla. Mediante la simple vinculación de tablas, la información puede estructurarse y presentarse claramente en SeaTable.

Además, todos los libros de la editorial están registrados en SeaTable. Ninguna otra solución puede registrar de forma tan natural la información más diversa, como el título, el subtítulo, el autor, la categoría, la edición del programa, la gestión del proyecto, el estado del manuscrito, la fecha de publicación, el número de páginas, el precio, el número de ISBN y la URL en la tienda, y al mismo tiempo ser fácil de editar. Además, el personal puede filtrar fácilmente los títulos ya publicados o clasificarlos por "proyectos aún en curso".

SeaTable ofrece la flexibilidad necesaria

El editor recibe casi a diario denuncias que hay que cribar y evaluar. Una pequeña editorial no tiene capacidad para producir todo lo que parece interesante. En cambio, hay que desarrollar un sentimiento de lo que interesa a los lectores y de lo que se puede producir bien. Mientras tanto, las exposiciones presentadas se gestionan en SeaTable y se les asigna un estado que es visible para todos los miembros del equipo. Si un texto es interesante, se contacta con el autor y se empieza a trabajar. Si el guión no es adecuado, se archiva en consecuencia y no se continúa con él.

Desde la introducción de SeaTable, la coordinación y la comunicación en el equipo han mejorado considerablemente. Se necesita menos coordinación porque todo el mundo sabe dónde encontrar la información que le interesa. Esto significa que todos los miembros del equipo pueden concentrarse más en sus propios temas.

Resumen

"Solíamos probar con Trello y Google Sheets, pero no encajaba. Trello nos limitaba demasiado, y con Google Sheets a menudo nos faltaba contexto. Con SeaTable siempre tenemos la visión de conjunto perfecta".
Patrick Siegmund, Director de la División Vegana de Ventil Verlag

  • Ventil Verlag siempre lleva el control del proceso de sus libros a través de tablas vinculadas. Toda la información sobre el libro puede estar perfectamente vinculada a los próximos pasos previstos.
  • Las exposiciones se pueden capturar y editar de forma ideal con SeaTable, ya que los documentos de texto presentados se pueden archivar directamente en SeaTable y se les puede asignar un estado significativo.
  • Ventil Verlag utiliza SeaTable para muchos otros procesos, de modo que todos los miembros del equipo trabajan ahora con él. La formación no fue necesaria, ya que SeaTable se puede utilizar de forma intuitiva.
Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph es el fundador y director técnico de SeaTable GmbH. Es responsable de toda la informática interna de SeaTable y le encantan los retos nuevos y emocionantes. En su tiempo libre, le gusta jugar al tenis, explorar ciudades extranjeras con su familia o jugar de vez en cuando al ordenador.