Wie der Ventil Verlag seine internen Abläufe auf ein neues Level hebt

Der Ventil Verlag braucht ein flexibles Organisationstool für seine internen Verlagsprozesse. Die vielfältigen und kleinen Organisationsaufgaben, die sich in keiner Standardsoftware sinnvoll abbilden lassen, haben den Ventil Verlag zu SeaTable geführt.

Name

Ventil Verlag

Sparte

Buchverlag

Gegründet

1999

Standort

Mainz, Deutschland

Mitarbeiter

10-50 Mitarbeiter

Flexible Prozesse erfordern flexible Tools

Der Ventil Verlag ist ein klassischer Nischenverlag, wie es Hunderte in Deutschland gibt. Seit über 20 Jahren produziert und veröffentlicht er Bücher jenseits des Mainstreams, hauptsächlich in den Sparten Pop und vegane Ernährung. Zu den erfolgreichesten Veröffentlichungen gehört u.a. das Buch Vegan-Klischee ade!, welches im März 2020 im Fachhandel erschien und direkt zum Spiegelbestseller wurde.

Die Herausforderungen eines kleinen Verlagshauses sind vielfältig. Es gibt keine riesige Organisation mit klaren Rollenverteilungen und Aufgaben. Stattdessen muss ein kleines Team flexibel auf die anfallenden Aufgaben reagieren und Lösungen finden diese zu bewältigen. Das Kernteam des Ventil Verlags besteht aus gerade mal 6 Personen, die unterstützt werden von externen Fotografen, Designern, Lektoren, Pressemitarbeitern oder anderen Freelancern. Es gibt keine festen Pozesse, die in einer Verlagssoftware abgebildet werden, sondern man benötigt eine flexible Software, die sich den wechselnden Anforderungen und Prozessen anpasst.

SeaTable ist super einfach zu verstehen und wurde bei uns im Team sofort gut angenommen. Die Leute haben sofort verstanden, wie Sie damit arbeiten sollen.Patrick Siegmund, Leiter der Sparte Vegan beim Ventil Verlag

Übersicht behalten ist essentiell wichtig

Noch vor kurzem erfolgte die Koordination und Planung per E-Mailanhang an das gesamte Team. Es waren allen bewußt, dass dies nicht die Lösung sein konnte, aber Experimente mit Google Sheets, Trello oder Asana brachten einfach nicht den gewünschten Erfolg. Eine Lösung wie Trello ist zwar selbsterklärend, aber nicht geeignet um die Bücherplanung in einem Verlag durchzuführen, bei der es darum geht, Autoren, Fotografen, Illustratoren und Lektoren unter einen Hut zu bringen.

In SeaTable hingegen ist das denkbar einfach. Während in einer Tabelle sämtliche Informationen über das Buch inklusive Cover, Grafiken und Bilder erfasst werden können, werden in einer anderen Tabelle die notwendigen Arbeitsschritte bis zur Veröffentlichung unter den Teilnehmern koordiniert. Durch die einfache Verlinkung von Tabellen können in SeaTable die Informationen klar strukturiert und übersichtlich dargestellt werden.

Darüber hinaus werden sämtliche Bücher des Verlages in SeaTable erfasst. Keine andere Lösung kann so selbstverständlich die unterschiedlichsten Informationen wie Titel, Untertitel, Autor, Kategorie, Ausgabe des Programms, Projektleitung, Status des Manuskripts, Datum der Veröffentlichung, Seitenzahl, Preis, ISBN-Nummer und der URL im Shop erfassen und sich gleichzeitig einfach bearbeiten lassen. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter ganz einfach die bereits veröffentlichten Titel herausfiltern oder nach „noch laufende Projekten“ sortieren können.

SeaTable bietet dem die nötige Flexibilität

Der Verlag bekommt fast täglich Exposés zugeschickt, die gesichtet und bewertet werden müssen. Ein kleiner Verlag hat nicht die Kapazitäten um alles zu produzieren, was sich interessant anhört. Stattdessen muss man ein Gefühl dafür entwickeln, was die Leser interessiert und was sich gut produzieren lässt. Mittlerweile werden die eingereichten Exposés in SeaTable verwaltet und dort für jeden im Team sichtbar mit einem Status versehen. Ist ein Text interessant, wird der Autor kontaktiert und die Arbeit beginnt. Ist das Script nicht geeignet, wird es entsprechend archiviert und nicht weiter verfolgt.

Seit der Einführung von SeaTable hat sich die Koordination und die Kommunikation im Team deutlich verbessert. Es sind weniger Abstimmungen erforderlich, weil jeder weiß, wo er die für sich relevanten Informationen finden kann. So kann sich jeder im Team stärker auf seine Themen konzentrieren.

Zusammenfassung

„Früher haben wir Trello und Google Sheets ausprobiert, aber das passte einfach nicht. Trello hat uns zu sehr eingeschränkt, und bei Google Sheets fehlte uns häufig der Zusammenhang. Mit SeaTable haben wir immer den perfekten Überblick.“
Patrick Siegmund, Leiter der Sparte Vegan beim Ventil Verlag

• Über verlinkte Tabellen behält der Ventil Verlag immer die Übersicht über seinen Buchprozess. Sämtliche Informationen zum Buch lassen sich perfekt mit den geplanten nächsten Schritten verknüpfen.
• Exposés lassen sich ideal mit SeaTable erfassen und bearbeiten, da die eingereichten Text-Dokumente direkt in SeaTable abgelegt werden können und sinnvoll mit einem Status versehen werden können.
• Der Ventil Verlag nutzt SeaTable für viele weitere Prozesse, so dass mittlerweile jeder im Team damit arbeitet. Eine Einarbeitung war nicht notwendig, da sich SeaTable intuitiv nutzen lässt.