Vous utilisez un tableur pour créer une vue simple et personnalisée de vos données ? Pour que ce soit précisément le cas, vous devriez vous poser ces 5 questions afin d'éviter tout malentendu.
Aussi simple que soit la conception d'un tableau, le processus de gestion peut devenir d'autant plus compliqué que les parties prenantes ajoutent des données sans réfléchir. Pour mettre de l'ordre dans cette construction difficile à naviguer, on investit inutilement du temps et des efforts.
Pour que votre prochain projet avec SeaTable soit aussi efficace que vous l'imaginez, posez-vous ces 5 questions :
1. quelles informations doivent être collectées ?
Avant de vous plonger dans votre tableau, demandez-vous : quel type d'informations ou de données est pertinent pour votre projet ? Vous êtes la seule personne à introduire ces données ? Dans ce cas, il est facile de conserver une structure uniforme. En revanche, si plusieurs personnes travaillent avec la feuille de calcul, il est plus compliqué de conserver une structure, un formatage et une organisation des données cohérents. Imaginez que chacun de vos collaborateurs saisisse une abréviation différente pour sa liste de déplacements professionnels. Rien que la ville de New York possède 5 abréviations courantes (New York, NYC, NY, Big Apple, BA).
Ainsi, un regroupement simple des voyages d'entreprise et de leurs coûts. Avec SeaTable, vous pouvez facilement formater les cellules de saisie des données avec un type de colonne et les visualiser à l'aide de la fonction statistique. Ainsi, les malentendus et les heures de travail inutiles ne font plus partie de vos problèmes.
2. qui a besoin d'un accès à quelle feuille de calcul ?
Ils ont certainement déjà trop souvent entendu la phrase de leurs collègues : "As-tu déjà reçu la dernière version ? L'un des plus gros problèmes dans le travail de projet est la communication des nouveaux développements et des accords. Pour que tous les processus de travail se déroulent vraiment main dans la main, tous les collaborateurs concernés devraient avoir accès et disposer d'une autorisation correspondante pour la feuille de calcul concernée.
Grâce aux types de colonnes Créateur et Dernier utilisateur, il est possible de suivre automatiquement l'auteur de chaque ligne. En outre, il est possible de contacter sans problème la personne qui a modifié cette ligne en dernier.
Il est également possible de suivre les modifications à l'aide des détails de la ligne qui apparaissent en appuyant sur la barre d'espacement lorsque la cellule est sélectionnée. Cette même fenêtre dispose également d'une fonction de commentaire permettant d'échanger des questions ou des remarques.
3. les données doivent-elles être adaptées et organisées en permanence ?
Au sein d'un projet, il est essentiel de garder une vue d'ensemble des tâches à venir et de leurs échéances. Il est même préférable de pouvoir visualiser le statut d'un collaborateur dans le cadre de sa tâche. Lors du formatage des types de colonnes, veillez à choisir le bon type de colonne afin de garantir une modification sans problème.
Avec un formatage correspondant du type de colonne "Date", il est possible de fixer l'échéance d'une tâche en sélectionnant simplement un jour du calendrier. En combinaison avec le plugin Calendar, il est possible d'appeler un aperçu fonctionnel des échéances à venir.
4. comment suivre tous les développements des nombreuses feuilles de calcul ?
Vous avez déjà illustré certains processus de travail au sein de différents SeaTables. Mais si vous vous demandez comment garder une trace de l'évolution des tableaux, SeaTable vous propose une fonction qui vous permet d'obtenir une vue d'ensemble. Versions au sein de la feuille de calcul.
Vous pouvez y suivre chronologiquement tous les changements dans la feuille de calcul grâce à des journaux. En outre, des "instantanés" sont disponibles et se créent automatiquement en cas de modifications importantes du tableur. Ces snapshots ressemblent à des archives dans lesquelles vous pouvez consulter les anciennes versions du tableur.
5. existe-t-il déjà un modèle qui correspond à mon utilisation ?
Les feuilles de calcul sont de plus en plus populaires dans les entreprises, car elles permettent de visualiser rapidement des données complexes dans un tableau. Cela permet d'économiser du temps, qui peut être consacré à des tâches plus importantes.
Pour gagner encore plus de temps, vous pouvez utiliser l'un de nos nombreux modèles prédéfinis. Vous pouvez choisir différents modèles issus de la gestion de projet, par exemple pour la planification d'un événement. Vous pouvez également vous inspirer de la planification de campagnes pour votre marketing.
Plus rien ne s'oppose maintenant à la création de votre tableur !
Maintenant, après avoir répondu aux 5 questions, vous êtes en mesure de concevoir efficacement votre feuille de calcul sans futurs problèmes ennuyeux. Commencez tout de suite et essayez gratuitement.
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