Le club de hockey de Berlin passe au numérique avec SeaTable

En tant que gestionnaire d'un club sportif, il y a de nombreux domaines à suivre et à gérer, qu'il s'agisse de la comptabilité générale, de la réservation des terrains ou de la gestion des tâches de tous les membres. Le club de hockey de Berlin utilise SeaTable pour transférer les nombreux systèmes individuels qui existent actuellement dans un système unique et ainsi numériser ses processus.

L'association en bref

Nom
Club de hockey de Berlin
Division
Association sportive
Fondée
1905
Localisation
Berlin, Allemagne
Employés
1-10

Le large éventail de tâches nécessite un outil flexible

Le Berliner Hockeyclub est un club multidisciplinaire : outre le hockey, les amateurs de sport peuvent également y pratiquer le tennis et la crosse. Dans le domaine du hockey, ce club traditionnel, qui existe depuis 215 ans, compte fièrement parmi les clubs de hockey les plus performants d'Allemagne. Rien que dans le domaine du hockey, 800 membres sont actifs. Les équipes masculines et féminines évoluent en première division.

Les tâches quotidiennes qui incombent à un club sportif sont nombreuses et variées. En tant que manager d'un club, on a des tâches administratives générales, on s'occupe des membres, on établit des budgets et on s'occupe des questions juridiques et des assurances. Des exemples concrets seraient par exemple de planifier les déplacements pour les matches à l'extérieur en concertation avec les entraîneurs concernés, de percevoir les subventions et d'organiser les formations des entraîneurs. De plus, il y a de nombreuses consultations quotidiennes avec les collaborateurs et les bénévoles.

Avec ce large éventail de tâches, les exigences envers un système de soutien augmentent naturellement.

J'ai essayé de nombreuses applications, par exemple Asana, Monday ou Google Docs. C'est la base Excel qui m'a le plus plu dans SeaTable, car elle est tout simplement plus joliment représentée que dans les autres outils. Les processus sont représentés plus clairement et les liens sont beaucoup plus faciles à créer.
Timo Stephan, manager de l'association Berliner Hockeyclub E.V.

Traitement des données sensibles et communication avec les bénévoles

En raison de la diversité des tâches, plusieurs solutions ont été utilisées jusqu'à présent. Certaines choses ont été faites dans Excel, d'autres dans Google Docs, le club de hockey de Berlin a même essayé Asana, Monday et Trello par le passé. Mais le souhait d'un système supérieur, qui permettrait d'avoir une meilleure vue d'ensemble et d'établir des structures générales, a toujours été présent.

En outre, le manager de l'association Timo Stephan a souhaité une meilleure gestion des données sensibles. Il a souvent affaire à de telles données dans son travail quotidien. Qu'il s'agisse des salaires des entraîneurs ou des données de contact et de compte qui doivent être partagées en toute sécurité avec les personnes concernées.

De nombreux clubs sportifs sont soutenus par l'engagement et l'enthousiasme des bénévoles. En tant que manager d'association, Timo Stephan distribue les tâches les plus diverses à ces derniers et souhaite en outre toujours garder une vue d'ensemble sur le statut des tâches distribuées. Or, les bénévoles ne sont pas tous les jours sur place, ce qui complique évidemment la communication. Les appels téléphoniques et les e-mails s'accumulent dans la boîte aux lettres et la vue d'ensemble se perd rapidement. Il faut trouver une solution mobile pour impliquer toutes ces personnes.

SeaTable pour des structures plus claires et une meilleure communication

La communication avec les bénévoles, les entraîneurs et les membres du comité qui ne sont pas présents tous les jours au bureau a été considérablement facilitée par SeaTable. Avec la solution de tableur en ligne SeaTable, le club de hockey de Berlin a trouvé un moyen de répartir toutes ses tâches de manière structurée et fiable. De plus, SeaTable permet de mieux planifier les tâches, car chaque tâche peut être affectée à un temps correspondant. Les tâches accomplies peuvent être marquées comme telles par l'employé concerné, ce qui facilite le suivi des objectifs trimestriels par le manager.

Avec SeaTable, une solution a également été trouvée pour les données sensibles. En attribuant des droits d'accès, celles-ci peuvent être consultées beaucoup plus facilement et ne doivent pas être isolées sur l'ordinateur du responsable de l'association.

Grâce à la flexibilité des feuilles de calcul SeaTable, les systèmes jusqu'ici isolés peuvent être représentés tous ensemble avec SeaTable et transformés en un seul système. Il est beaucoup plus facile de relier les différentes structures dans SeaTable, ce qui donne une très bonne vue d'ensemble.

Timo Stephan est enthousiaste et réfléchit aux fonctions qu'il pourrait encore intégrer à SeaTable. Il est certain que SeaTable a du potentiel et il continuera à tester avec curiosité chaque nouvelle fonction de SeaTable pour voir comment il peut l'utiliser de manière profitable pour le club de hockey de Berlin. Il est en tout cas heureux d'avoir découvert SeaTable.

Résumé

"En tant que club sportif, nous ne disposons que de moyens financiers limités. C'est pourquoi je pense que c'est formidable de pouvoir utiliser SeaTable gratuitement".
Timo Stephan, manager de l'association Berliner Hockeyclub E.V.

  • La structure flexible de SeaTable permet de migrer de nombreux petits processus vers un système de niveau supérieur.
  • Grâce à la simplicité d'utilisation de SeaTable, les bénévoles n'ont pas besoin de formation et les différentes tâches sont beaucoup plus faciles à corriger.
  • En limitant les droits d'accès, les données sensibles telles que les salaires, les contacts et les données de compte trouvent également leur place dans SeaTable.
Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph est le fondateur et le directeur technique de SeaTable GmbH. Il est responsable de toute l'informatique interne de SeaTable et adore les nouveaux défis passionnants. Pendant son temps libre, il aime jouer au tennis, explorer des villes étrangères avec sa famille ou jouer de temps en temps à un jeu vidéo.