En tant que gestionnaire d'un club sportif, il y a de nombreux domaines à suivre et à gérer, qu'il s'agisse de la comptabilité générale, de la réservation des terrains ou de la gestion des tâches de tous les membres. Le club de hockey de Berlin utilise SeaTable pour transférer les nombreux systèmes individuels qui existent actuellement dans un système unique et ainsi numériser ses processus.
L'association en bref
- Nom
- Club de hockey de Berlin
- Division
- Association sportive
- Fondée
- 1905
- Localisation
- Berlin, Allemagne
- Employés
- 1-10
Le large éventail de tâches nécessite un outil flexible
Le Berliner Hockeyclub est un club multidisciplinaire. Outre le hockey, les amateurs de sport peuvent également y jouer au tennis et à la crosse. Dans le domaine du hockey, ce club traditionnel vieux de près de 120 ans compte fièrement parmi les clubs de hockey les plus performants d'Allemagne. Rien que dans le domaine du hockey, 800 membres sont actifs. Les équipes masculines et féminines évoluent en première division.
Les tâches quotidiennes qui incombent à un club sportif sont nombreuses et variées. En tant que manager d'un club, vous avez des tâches administratives générales, vous vous occupez des membres, de l'établissement des budgets, des questions juridiques et des assurances. Des exemples concrets sont par exemple la planification des déplacements pour les matches à l'extérieur en accord avec les entraîneurs concernés, la collecte des subventions et l'organisation de la formation des entraîneurs. En outre, il y a de nombreuses consultations quotidiennes avec les collaborateurs et les bénévoles.
Avec ce large éventail de tâches, les exigences envers un système de soutien augmentent naturellement.
J'ai essayé de nombreuses applications, par exemple Asana, Monday ou Google Docs. Ce que j'ai préféré chez SeaTable, c'est la base de données de type Excel, qui est tout simplement plus joliment représentée que dans les autres outils. Les processus sont représentés plus clairement et les liens entre les ensembles de données sont beaucoup plus faciles à créer.
Timo Stephan, manager de l'association Berliner Hockeyclub e.V.
Traitement des données sensibles et communication avec les bénévoles
En raison de la diversité des tâches, plusieurs solutions ont été utilisées jusqu'à présent. Certaines choses ont été faites dans Excel, d'autres dans Google Docs, le club de hockey de Berlin a même essayé Asana, Monday et Trello par le passé. Mais le souhait d'un système supérieur, qui permettrait d'avoir une meilleure vue d'ensemble et d'établir des structures générales, a toujours été présent.
En outre, le manager de l'association Timo Stephan a souhaité une meilleure gestion des données sensibles. Il a souvent affaire à de telles données dans son travail quotidien. Qu'il s'agisse des salaires des entraîneurs ou des données de contact et de compte qui doivent être partagées en toute sécurité avec les personnes concernées.
De nombreux clubs sportifs sont soutenus avant tout par l'engagement et l'enthousiasme des bénévoles. En tant que manager d'association, Timo Stephan distribue les tâches les plus diverses à ces derniers et souhaite en outre toujours garder une vue d'ensemble sur le statut des tâches distribuées. Or, les bénévoles ne sont pas tous les jours sur place, ce qui complique évidemment la communication. Les appels téléphoniques et les e-mails s'accumulent dans la boîte aux lettres et la vue d'ensemble se perd rapidement. Il faut trouver une solution mobile pour impliquer toutes ces personnes.
SeaTable pour des structures plus claires et une meilleure communication
La communication avec les bénévoles, les entraîneurs et les membres des comités qui ne sont pas présents tous les jours au bureau a été grandement facilitée par SeaTable. Avec la solution en ligne SeaTable, le club de hockey de Berlin a trouvé un moyen de répartir toutes ses tâches de manière structurée et fiable. De plus, SeaTable permet de mieux planifier les choses, car chaque tâche peut être affectée à un temps correspondant. Les tâches accomplies peuvent être marquées comme telles par le collaborateur concerné, ce qui facilite le suivi par le manager des objectifs trimestriels fixés.
Avec SeaTable, une solution a également été trouvée pour les données sensibles. En attribuant des droits d'accès, celles-ci peuvent être consultées beaucoup plus facilement et ne doivent pas être isolées sur l'ordinateur du responsable de l'association.
Grâce à la flexibilité de la base de données SeaTable, les systèmes jusqu'ici isolés peuvent être représentés tous ensemble avec SeaTable et transformés en un seul système. Les différentes structures peuvent être reliées beaucoup plus facilement dans SeaTable, ce qui donne une très bonne vue d'ensemble.
Timo Stephan est enthousiaste et réfléchit aux fonctions qu'il pourrait encore intégrer à SeaTable. SeaTable a définitivement du potentiel et il va continuer à tester avec curiosité chaque nouvelle fonction de SeaTable pour voir comment il peut l'utiliser de manière profitable pour le club de hockey de Berlin. En tout cas, il est heureux d'avoir découvert SeaTable.
En tant que club sportif, nous ne disposons que de moyens financiers limités. C'est pourquoi je trouve formidable que nous puissions utiliser SeaTable gratuitement.
Timo Stephan, manager de l'association Berliner Hockeyclub e.V.
Résumé
- La structure flexible de SeaTable permet de migrer de nombreux petits processus vers un système de niveau supérieur.
- Grâce à la simplicité d'utilisation de SeaTable, les bénévoles n'ont pas besoin de formation et les différentes tâches sont beaucoup plus faciles à corriger.
- En limitant les droits d'accès, les données sensibles telles que les salaires, les données de contact et de compte trouvent également leur place dans SeaTable.
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