Avantages, types, conseils de planification budgétaire
Avez-vous déjà établi votre budget pour l'année prochaine ? Si ce n'est pas le cas, vous devez d'abord déterminer vos frais de fonctionnement courants. Sur cette base, vous pouvez réfléchir au montant supplémentaire dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs : Souhaitez-vous engager plus de collaborateurs ou planifier une campagne publicitaire plus importante ? Quel que soit votre projet, cet article vous donne de précieux conseils et un modèle de planification budgétaire.
L'article suivant traite de la planification budgétaire dans les entreprises et de la meilleure façon de l'aborder. Pour les ménages privés, nous vous recommandons de tenir un livre de budget.
Qu'entend-on par planification budgétaire ?
La planification budgétaire consiste, comme son nom l'indique, à attribuer des budgets et à planifier les ressources. La planification budgétaire s'effectue généralement pour l'ensemble de l'entreprise, tandis que la budgétisation détaillée est effectuée pour certains services ou certains projets. Le plan budgétaire qui en résulte indique où doit aller l'argent disponible dans l'entreprise et quels objectifs doivent être atteints avec le budget et dans quel délai.
La planification budgétaire est essentielle pour votre entreprise. © MclittleStock / Adobe Stock
Une planification budgétaire prévisionnelle vous aide à répartir judicieusement l'argent et les ressources entre les services et les projets afin de réaliser vos objectifs commerciaux et de projet. Avec un plan budgétaire contraignant, vous pouvez également veiller à ce que vos cadres définissent des objectifs clairs et prennent des mesures efficaces pour les atteindre. La planification budgétaire peut avoir un effet motivant sur vos collaborateurs, car ils peuvent garder les objectifs en vue, mesurer les succès et être récompensés pour cela.
La planification budgétaire va de pair avec la planification stratégique de l'entreprise
La planification budgétaire opérationnelle fait partie de la planification financière à court terme, dans le cadre de laquelle vous évaluez vos recettes, vos dépenses et vos coûts futurs. En soi, la planification budgétaire s'effectue pour l'avenir, le plus souvent pour l'exercice suivant. Pour ce faire, vous utilisez les données de l'exercice en cours et/ou de l'exercice précédent afin d'établir des prévisions pour l'évolution future et de répartir le budget.
Il est également très courant d'établir un budget stratégique pour les deux à cinq prochaines années. Cela vous aidera à prendre des décisions commerciales à long terme qui feront progresser votre entreprise et assureront son succès, comme par exemple l'ouverture de nouveaux sites. Toutefois, plus l'horizon de planification est lointain, plus il est difficile et incertain de faire des prévisions précises.
Au début, un simple tableau peut suffire pour avoir une vue d'ensemble, mais à long terme, il est logique d'utiliser une base de données avec plus de fonctions pour votre budgétisation.
Quels sont les différents types de planification budgétaire ?
Quelle est la meilleure façon de procéder pour la planification budgétaire ? Il existe trois méthodes qui ont particulièrement fait leurs preuves :
- Top-down: la direction détermine l'ampleur et la répartition du budget et les chefs de service/de projet planifient ensuite les mesures qu'ils peuvent mettre en œuvre avec ce budget.
- Du bas vers le haut: Ici, les chefs de service/projet déterminent eux-mêmes le budget dont ils ont besoin pour leurs tâches et transmettent la planification budgétaire aux décideurs. Ceux-ci additionnent les budgets partiels, les comparent au budget total et déterminent ce qui sera approuvé.
- Procédure à contre-courant: La direction fixe des objectifs, mais n'entre pas dans les détails concernant la budgétisation. Ensuite, les chefs de service/de projet élaborent des sous-objectifs, des mesures et concrétisent la planification budgétaire. Enfin, la direction doit vérifier et approuver le plan budgétaire.
Top-down, bottom-up ou les deux ?
7 conseils pour un plan budgétaire parfait
Quelle que soit l'approche choisie, il y a quelques points à prendre en compte lors de l'élaboration des plans budgétaires. Les conseils suivants supposent qu'il existe déjà un premier plan budgétaire ou qu'il est possible de comparer les budgets et les dépenses/coûts des années précédentes.
1. analyser soigneusement les données
Vers la fin de l'exercice en cours, évaluez les performances de votre entreprise à l'aide du dernier budget prévisionnel et comparez vos prévisions de l'époque avec les chiffres réels. Vous reste-t-il de l'argent ou avez-vous déjà dépassé votre budget ? Les objectifs fixés peuvent-ils encore être atteints ou l'ont-ils déjà été ?
2. expliquer les divergences
En cas d'écarts importants par rapport au budget prévu, vous devez déterminer s'il y a eu des changements significatifs à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise que vous ne pouviez pas prévoir dans vos prévisions. Dès que vous en connaîtrez les causes, vous pourrez mettre en place des mesures correctives efficaces ou prévoir un budget plus important à l'avenir pour atteindre vos objectifs.
3. fixer des objectifs réalistes
N'augmentez pas de manière démesurée les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre budget. La planification budgétaire doit être réaliste et correspondre au succès escompté de l'entreprise.
4. éviter l'inefficacité
L'argent et les ressources doivent être utilisés de la manière la plus efficiente possible (sans gaspillage) et de manière efficace (pour atteindre les objectifs). Néanmoins, il peut être contre-productif de simplement couper les ressources qu'un service n'a pas utilisées du plan budgétaire de l'année suivante. Au lieu de récompenser l'utilisation économe des ressources, cela incite les services à épuiser le budget l'année suivante quoi qu'il arrive, que les mesures soient utiles ou non.
5. identifier les conflits potentiels
L'importance du budget peut rapidement conduire les cadres à penser en termes de concurrence ou de statut ("celui qui a le plus de budget est plus important"). Veillez donc à identifier rapidement les conflits et à communiquer clairement que tous les départements et projets contribuent au succès global.
La réflexion sur le statut et les conflits entre les cadres ou des départements entiers peuvent entraver une planification budgétaire efficace et mettre en péril la stratégie de l'entreprise.
6. exiger la transparence
C'est justement dans le cadre de luttes de pouvoir internes que les résultats sont souvent enjolivés ou que des objectifs exagérés sont formulés afin d'obtenir un meilleur budget. Soyez conscient de cela et examinez d'un œil critique les raisons pour lesquelles les fonds sont nécessaires. En fin de compte, vous devez répartir votre budget de manière à ce que votre entreprise atteigne ses objectifs commerciaux.
7. rester flexible
La budgétisation concrète doit rester adaptable, car elle se base en partie sur des hypothèses pour l'avenir, qui ne peuvent pas être prédites avec certitude. Si les choses évoluent différemment de ce que vous aviez prévu, vous devez réagir avec souplesse.
Planification budgétaire dans la gestion de projet
La gestion de projet est un lieu d'utilisation privilégié de la planification budgétaire. Elle vous donne un aperçu de ce qui est possible dans un projet. En fonction des ressources, vous pouvez par exemple décider si vous voulez engager des prestataires de services externes ou si vous préférez gérer la majeure partie vous-même. En outre, il devient clair si l'argent ne servira qu'à financer le strict nécessaire ou une solution haut de gamme.
Surtout si des clients ou d'autres parties prenantes externes sont impliqués dans un projet, ils exigeront très certainement une budgétisation transparente et réaliste. Dans ce cas, un plan budgétaire est indispensable et peut être utilisé pour négocier des ressources financières.
Commencez à planifier votre budget le plus tôt possible.
La planification budgétaire doit absolument avoir lieu avant le lancement du projet. Elle détermine si le projet est réalisable et dans quelle mesure. La planification budgétaire permet de déterminer les objectifs, les opportunités et les risques. Vous devez donc commencer à planifier votre budget le plus tôt possible.
Comme pour la planification budgétaire de toute l'entreprise, l'ancien rencontre le nouveau dans la gestion de projet. Lorsqu'il s'agit de faire des calculs et des devis, vous devez faire le point sur le passé. Dans quelle mesure la planification budgétaire a-t-elle bien fonctionné dans les projets précédents et que devriez-vous adapter cette fois-ci ? L'élaboration d'un plan budgétaire peut certes être laborieuse, mais elle vous donne la possibilité d'évaluer les anciens projets et d'améliorer encore les nouveaux.
Un exemple de la manière dont vous pouvez mettre en œuvre la planification budgétaire
Jetons maintenant un coup d'œil à la planification budgétaire dans la pratique. Supposons qu'une entreprise en pleine croissance, employant actuellement environ 15 personnes, souhaite planifier son budget pour 2024. L'entreprise propose des services qui n'impliquent pas de coûts de production (par exemple pour les matériaux, les machines, le stockage).
Tout d'abord , la direction analyse toutes les dépenses et les coûts de fonctionnement en 2023 et compare les chiffres avec le plan budgétaire 2023. Si le budget d'un centre de coûts a été dépassé, les managers responsables expliquent pourquoi le budget prévu n'a pas suffi. Ensuite, ils formulent également leurs attentes et leurs objectifs pour l'année suivante.
Sur la base de ces analyses et objectifs, les managers communiquent de manière ascendante le montant qu'ils souhaitent dépenser. La direction définit ensuite un budget global réaliste pour 2024 - et les objectifs à atteindre avec ce budget.
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