Vorteile, Arten, Tipps der Budgetplanung
Haben Sie schon Ihre Budgetplanung für nächstes Jahr erstellt? Wenn nicht, sollten Sie zuerst Ihre laufenden Betriebskosten ermitteln. Daraufhin können Sie überlegen, wie viel Geld Sie zusätzlich benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen: Wollen Sie mehr Mitarbeiter einstellen oder planen Sie eine größere Werbekampagne? Egal, was Sie vorhaben – dieser Artikel gibt Ihnen wertvolle Tipps und eine Vorlage für die Budgetplanung an die Hand.
Der folgende Artikel beschäftigt sich mit der Budgetplanung in Unternehmen und wie Sie diese am besten angehen. Für Privathaushalte empfehlen wir Ihnen ein Haushaltsbuch.
Was versteht man unter Budgetplanung?
Bei der Budgetplanung geht es, wie der Name schon vermuten lässt, um die Zuweisung von Budgets und die Planung von Ressourcen. Sie erfolgt meist für das gesamte Unternehmen, während die detaillierte Budgetierung für bestimmte Abteilungen oder einzelne Projekte vorgenommen wird. Der daraus resultierende Budgetplan gibt vor, wohin das verfügbare Geld im Unternehmen fließen soll und welche Ziele in welchem Zeitraum mit dem Budget erreicht werden sollen.
Die Planung des Budgets ist essenziell für Ihr Unternehmen. © MclittleStock / Adobe Stock
Eine vorausschauende Budgetplanung unterstützt Sie dabei, Geld und Ressourcen sinnvoll auf Abteilungen und Vorhaben zu verteilen und so Ihre Geschäfts- und Projektziele zu verwirklichen. Mit einem verbindlichen Budgetplan können Sie auch dafür sorgen, dass Ihre Führungskräfte klare Ziele definieren und effiziente Maßnahmen ergreifen, um sie zu erreichen. Auf Ihre Mitarbeiter kann die Planung des Budgets motivierend wirken, da sie die Ziele im Blick behalten, Erfolge messen und dafür belohnt werden können.
Die Budgetplanung geht mit der strategischen Unternehmensplanung einher
Die operative Budgetplanung ist ein Teil der kurzfristigen Finanzplanung, bei der Sie Ihre künftigen Einnahmen sowie Ausgaben und Kosten abschätzen. Per se erfolgt die Budgetplanung für die Zukunft, zumeist für das folgende Geschäftsjahr. Dabei ziehen Sie die Daten des laufenden und/oder vergangenen Geschäftsjahres heran, um Prognosen für die zukünftige Entwicklung abzuleiten und das Budget zu verteilen.
Auch eine strategische Budgetplanung für die nächsten zwei bis fünf Jahre ist durchaus üblich. Diese hilft Ihnen bei langfristigen Geschäftsentscheidungen, die Ihr Unternehmen voranbringen und den Erfolg sichern sollen, wie zum Beispiel die Eröffnung neuer Standorte. Je weiter der Planungshorizont in der Zukunft liegt, desto schwieriger und unsicherer ist allerdings die genaue Prognose.
Anfangs mag eine einfache Tabelle für den Überblick noch ausreichen, aber langfristig ergibt es Sinn, eine Datenbank mit mehr Funktionen für Ihre Budgetierung zu nutzen.
Welche Arten der Budgetplanung gibt es?
Wie gehen Sie bei der Budgetplanung am besten vor? Es gibt drei Verfahren, die sich besonders bewährt haben:
- Top-Down: Die Geschäftsführung bestimmt den Umfang und die Verteilung des Budgets und die Abteilungs-/Projektleiter planen anschließend die Maßnahmen, die sie damit umsetzen können.
- Bottom-Up: Hier ermitteln die Abteilungs-/Projektleiter selbst, welches Budget sie für ihre Aufgaben benötigen, und geben die Budgetplanung an die Entscheider weiter. Diese rechnen die Teilbudgets zusammen, gleichen sie mit dem Gesamtbudget ab und bestimmen, was genehmigt wird.
- Gegenstromverfahren: Die Geschäftsführung legt Ziele fest, geht jedoch nicht ins Detail bezüglich der Budgetierung. Anschließend erarbeiten die Abteilungs-/Projektleiter Unterziele, Maßnahmen und konkretisieren die Budgetplanung. Zum Schluss muss die Führungsebene den Budgetplan prüfen und genehmigen.
Top-Down, Bottom-Up oder beides?
7 Tipps für den Budgetplan
Unabhängig davon, welche Vorgehensweise Sie wählen, gibt es bei der Erstellung von Budgetplänen einige Punkte zu beachten. Die folgenden Tipps setzen voraus, dass bereits eine erste Budgetierung besteht bzw. eine Gegenüberstellung von Budgets und Ausgaben/Kosten aus den Vorjahren möglich ist.
1. Daten sorgfältig analysieren
Bewerten Sie gegen Ende des laufenden Geschäftsjahres die Leistung Ihres Unternehmens anhand des letzten Budgetplans und gleichen Sie Ihre damalige Prognose mit den tatsächlichen Zahlen ab. Haben Sie noch Geld übrig oder Ihr Budget bereits überschritten? Sind die gesteckten Ziele noch zu erreichen oder bereits erreicht worden?
2. Diskrepanzen erklären
Bei großen Abweichungen vom Budgetplan sollten Sie eruieren, ob es signifikante Veränderungen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens gegeben hat, die Sie in Ihrer Prognose nicht absehen konnten. Sobald Sie die Ursachen kennen, können Sie effektive Gegenmaßnahmen in die Wege leiten oder künftig mehr Budget einplanen, um Ihre Ziele zu erreichen.
3. Realistische Ziele setzen
Steigern Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem Budget erreichen wollen, nicht ins Unermessliche. Die Budgetplanung sollte realistisch sein und zum erwarteten Unternehmenserfolg passen.
4. Ineffizienz vermeiden
Geld und Ressourcen sollten möglichst effizient (ohne Verschwendung) und effektiv (zur Erreichung der Ziele) eingesetzt werden. Dennoch kann es kontraproduktiv sein, wenn Sie die Mittel, die eine Abteilung nicht verwendet hat, einfach aus dem Budgetplan fürs nächste Jahr kürzen. Anstatt den sparsamen Umgang mit Ressourcen zu belohnen, verleitet das die Abteilungen dazu, das Budget im nächsten Jahr auf jeden Fall auszureizen, egal ob Maßnahmen sinnvoll sind oder nicht.
5. Konfliktpotenzial erkennen
Die Höhe des Budgets kann bei Führungskräften schnell zu Konkurrenz- oder Statusdenken („Wer mehr Budget hat, ist wichtiger“) führen. Achten Sie deshalb darauf, Konflikte frühzeitig zu erkennen, und kommunizieren Sie deutlich, dass alle Abteilungen und Projekte zum Gesamterfolg beitragen.
Statusdenken und Konflikte zwischen Führungskräften oder ganzen Abteilungen können die effiziente Budgetplanung erschweren und die Unternehmensstrategie gefährden.
6. Transparenz einfordern
Gerade bei internen Machtkämpfen werden oft Ergebnisse beschönigt oder übertriebene Ziele formuliert, um ein besseres Budget zu erhalten. Seien Sie sich darüber im Klaren und betrachten Sie kritisch, wofür und warum die Mittel benötigt werden. Schlussendlich sollten Sie Ihr Budget so verteilen, dass Ihr Unternehmen die Geschäftsziele erreicht.
7. Flexibel bleiben
Die konkrete Budgetierung muss anpassbar bleiben, da sie zum Teil auf Annahmen für die Zukunft basiert, die nicht sicher vorauszusagen ist. Wenn sich die Dinge anders entwickeln als gedacht, sollten Sie flexibel reagieren.
Budgetplanung im Projektmanagement
Ein beliebter Einsatzort für die Budgetplanung ist das Projektmanagement oder die IT. Dort liefert sie Ihnen einen Überblick darüber, was in einem Projekt möglich ist. Je nach Ressourcen können Sie zum Beispiel entscheiden, ob Sie externe Dienstleister engagieren oder lieber den Großteil selbst stemmen wollen. Zudem wird z.B. beim IT Budgetplan klar, ob mit dem Geld nur das Nötigste oder eine High-End-Lösung drin ist.
Vor allem wenn Kunden oder andere externe Stakeholder in einem Projekt involviert sind, werden diese mit hoher Sicherheit eine transparente und realistische Budgetierung einfordern. In diesem Fall ist ein Budgetplan unumgänglich und kann zur Verhandlung finanzieller Mittel herangezogen werden.
Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Budgetplanung.
Die Budgetplanung sollte unbedingt vor Projektstart stattfinden. Sie entscheidet darüber, ob und in welchem Umfang ein Projekt machbar ist. Aus der Budgetplanung gehen die Ziele hervor, sowohl Chancen als auch Risiken werden ersichtlich. Sie sollten daher so früh wie möglich mit der Budgetplanung beginnen.
Wie bei der Budgetplanung für das ganze Unternehmen trifft auch im Projektmanagement Alt auf Neu. Wenn es um Kalkulationen und Kostenvoranschläge geht, müssen Sie die Vergangenheit aufarbeiten. Wie gut hat die Budgetplanung in vorherigen Projekten funktioniert und was sollten Sie dieses Mal anpassen? Die Erstellung eines Budgetplans kann zwar aufwändig sein, gibt Ihnen aber die Möglichkeit, alte Projekte zu evaluieren und neue noch besser zu gestalten.
Ein Beispiel, wie Sie die Budgetplanung umsetzen können
Werfen wir jetzt einen Blick auf die Budgetplanung in der Praxis. Dazu nehmen wir an, dass ein wachsendes Unternehmen mit derzeit circa 15 Beschäftigten sein Budget für 2024 planen möchte. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen an, wodurch keine Produktionskosten (z. B. für Material, Maschinen, Lagerung) entstehen.
Zunächst analysiert das Management alle Ausgaben und Betriebskosten im Jahr 2023 und gleicht die Zahlen mit dem Budgetplan 2023 ab. Wenn das Budget einer Kostenstelle überschritten wurde, begründen die zuständigen Manager, warum das veranschlagte Budget nicht ausgereicht hat. Anschließend formulieren sie auch ihre Erwartungen und Ziele für das nächste Jahr.
Auf Basis dieser Analysen und Ziele kommunizieren die Manager im Bottom-Up-Verfahren, wie viel Geld sie ausgeben möchten. Die Geschäftsführung legt anschließend ein realistisches Gesamtbudget für 2024 fest – und die Ziele, die es damit zu erreichen gilt.
Erstellen Sie Ihre Budgetpläne mit SeaTable
Viele nutzen für Ihre Budgetplanung Excel-Tabellen, die allerdings nur begrenzte Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten bieten. In SeaTable können Sie sich kostenlos registrieren und direkt mit der oben gezeigten Vorlage starten. In solch einer zentralen Datenbank können Sie alle Kostenstellen, Ziele, Budgets und Ausgaben bündeln und auswerten.
Geben Sie Ihren Führungskräften Budgetverantwortung und nutzen Sie SeaTable als Kollaborationstool, um mit mehreren Abteilungen gleichzeitig an der Budgetierung zu arbeiten. So können Sie den Budgetplan im Laufe des Jahres anpassen, die Erfassung der Ausgaben in Echtzeit verfolgen und stets den Überblick über das aktuelle Budget behalten.
Testen Sie unsere kostenfreie Vorlage für die Budgetplanung und entdecken Sie weitere spannende Anwendungsfälle, die Sie mit SeaTable umsetzen können.
„*“ zeigt erforderliche Felder an
