Eine Budgetplanungs-Vorlage stellt, wie der Name vermuten lässt, den Rahmen für die Planung Ihres Budgets. Sie unterstützt dabei, Geschäfts- und Projektziele zu erreichen, da Geld und Ressourcen richtig verteilt werden können. Mit Hilfe der Budgetplanung sorgen Sie dafür, dass Projektbeteiligte Ziele klar definieren und Schritte zu deren Erreichung ergreifen.
Lesen Sie im Folgenden, warum eine Budgetplanung wichtig ist und wie Sie diese mit oder ohne Vorlage am besten angehen.
Darum ist die Budgetplanung für die strategische Unternehmensplanung wichtig
In der Budgetplanung erstellen Sie eine Vorlage, die Sie jedes Jahr aufs Neue verwenden können. Während des Geschäftsjahres bewerten Sie die Leistung Ihres Unternehmens bereits anhand des Budgetplans. Wie wurde bisher mit Ressourcen umgegangen? Sind die gesteckten Ziele noch realistisch?
Ein Budgetplan für die nächsten fünf Jahre hilft außerdem dabei, festzustellen, wo langfristig die Ziele und Schwerpunkte für Ihre strategischen Geschäftsentscheidungen liegen. Denn genau in diese Bereiche sollten Ihre Ressourcen fließen.
In der Mitarbeiterführung kann die Budgetplanung zur Steigerung der Motivation dienen. Ziele können realistisch gesteckt werden und werden greifbarer. Anhand des Plans lassen sich Erfolge messen und belohnen.
Ein weiterer, beliebter Einsatzort ist das Projektmanagement:
Warum sollten Sie einen Budgetplan im Projektmanagement verwenden?
Der Budgetplan im Projektmanagement liefert Ihnen einen Überblick darüber, was in dem Projekt möglich ist. Je nach Ressourcen, können Sie zum Beispiel eine externe Firma engagieren, es muss viel selbst erstellt werden oder es wird eine High-End-Lösung erwartet.
Mit einem Budgetplan entdecken Sie zusätzlich sowohl Chancen als auch potenzielle Risiken und Hürden. So erkennen und beheben Sie Herausforderungen frühzeitig.
In der Planung des Budgets trifft außerdem alt auf neu. Im Projektmanagement arbeiten Sie die Vergangenheit auf, wenn es um Kalkulationen und Kostenvoranschläge geht. Wie gut hat die Budgetplanung in anderen Projekten funktioniert und was sollte dieses Mal angepasst werden? Die Erstellung des Plans kann zwar aufwendig sein, liefert jedoch die Möglichkeit, alte Projekte zu evaluieren und neue noch besser zu gestalten.
Sind Stakeholder in einem Projekt involviert, werden diese mit großer Sicherheit eine transparente und realistische Budgetierung einfordern. In diesem Fall ist der Budgetplan unumgänglich und kann zur Verhandlung finanzieller Mittel herangezogen werden.
Wann sollte die Budgetplanung im Projektmanagement stattfinden?
Die Budgetplanung sollte vor Projektstart stattfinden. Sie entscheidet, ob und wie ein Projekt machbar ist oder nicht. Aus der Budgetplanung gehen die Ziele hervor, Chancen und Risiken werden ersichtlich. Der Budgetplan sollte daher so früh wie möglich begonnen werden.
Das sind die Rahmenbedingungen der Budgetplanung
Sprechen wir jetzt über die Erstellung des Budgetplans. Bei der Planung sollten Sie auf die folgenden Punkte achten:
- Budgetierung passend zum Unternehmenserfolg: Geld und Ressourcen sollen möglichst effizient (ohne Verschwendung) und effektiv (zur Erreichung der Ziele) verwendet werden. Sie müssen zum Unternehmenserfolg beitragen.
- Konflikte erkennen: Budget kann von Führungskräften schnell als Wettkampf oder Statussymbol verstanden werden mit der Auffassung „Wer mehr Budget hat, ist wichtiger.“ Achten Sie deswegen darauf, Konflikte frühzeitig zu erkennen. Wird etwas beschönigt oder übertrieben, um ein besseres Budget zu erhalten? Die Entscheidungsträger müssen sich darüber im Klaren sein, dass es zu einem internen Kampf kommen kann und die Budgetplanung kritisch betrachten.
- Transparenz: Schlussendlich soll die Verteilung gewählt werden, die zur besten Erreichung der Geschäftsziele führt. Daher sollte es als Antragsteller verpflichtend sein, transparent aufzustellen, wofür und warum die Mittel benötigt werden.
- Flexibel: Budgetierungen müssen anpassbar bleiben, da sie zum Teil auf Annahmen der Zukunft basieren. Diese können nicht hundertprozentig vorausgesagt werden.
Welche Arten der Budgetplanung gibt es?
Wie gehen Sie bei der Budgetplanung am besten vor? Es gibt drei Verfahren, die sich besonders bewährt haben:
- Top-Down: Der Umfang des Budgets wird von der Chefetage bestimmt und muss anschließend vom Projektleiter umgesetzt werden.
- Bottom-Up: Hier ermitteln die Projektbeteiligten, was benötigt wird und geben den Plan an die Entscheider weiter. Diese rechnen gegen und bestimmen, was genehmigt wird.
- Gegenstromverfahren: Die Chefetage legt Ziele fest, geht jedoch nicht ins Detail bezüglich der Budgetierung. Anschließend bestimmen die Projektbeteiligten Unterziele, Verantwortlichkeiten und konkretisieren den Budgetplan. Zum Schluss muss die Führungsebene den Plan genehmigen.
Werfen wir jetzt einen Blick auf die Budgetierung in der Praxis mit einem Beispiel.
Ein Beispiel der Budgetplanung
Nehmen wir ein Beispiel aus dem privaten Umfeld. Es gilt beispielsweise, eine Hochzeit zu planen. Noch bevor die Musiker bestellt und ein Saal anbezahlt wird, sollte eine Budgetplanung stattfinden.
Die Personen, die die finanziellen Mittel stellen, könnten zum Beispiel Top-Down bestimmen, wie viel sie ausgeben möchten. Neben Geld gilt es andere Ressourcen zu berücksichtigen. Können Verwandte das Kuchenbuffet füllen, fotografieren oder Gäste bewirten? Liegt ein Drucker vor, mit dem Einladungen gedruckt werden können? Alle Ressourcen, egal, ob Mensch, Maschine oder Geld sollten aufgeschrieben werden.
Es werden Ziele gesetzt, die es zu erreichen gilt. Priorisieren Sie diese, um die Ressourcen später für das perfekte Endergebnis zu verteilen.
So erstellen Sie Ihre Budgetplanung – mit oder ohne Vorlage
Wenn Sie Ihren Budgetplan ohne Vorlage starten, benötigen Sie einen Ort, an dem Sie Ziele und Ressourcen erfassen und niederschreiben können. Das funktioniert beispielsweise als Mindmap auf einem Whiteboard oder als eigenständig angelegte Liste in einem Programm Ihrer Wahl.
Die Budgetplanung können Sie auf der anderen Seite auch mit einer Vorlage unter Excel erstellen. Hier schreiben Sie auf, welche Kategorie welche Ressourcen erhält. Innerhalb einer weiteren Spalte können Sie tracken, was bereits ausgegeben wurde. Anschließend folgt eine Spalte für Kommentare oder Notizen.
Bei dem Beispiel der Hochzeit sind wahrscheinlich wenige Menschen an der Planung beteiligt. Für größere und komplexere Projekte aus dem Unternehmensumfeld reicht die Budgetplanungs-Vorlage unter Excel gegebenenfalls nicht aus. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihren Budgetplan über eine digitale Listenlösung zu verwalten:
Die Budgetplanung mit SeaTable
In SeaTable registrieren Sie sich kostenlos und legen die Base „Budget“ für Ihr Projekt an. Sie erhalten eine Vorlage, mit der Sie Kostenpunkte, maximale Budgets und tatsächlich gezahlte bzw. verwendete Beträge festhalten können.
Budgetplanung Vorlage © SeaTable
Integrieren Sie außerdem eine Liste mit Projektbeteiligten. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und erstellen Sie direkt die Aufgabenlisten. Die einzelnen To-Dos können innerhalb des Programms als erledigt markiert werden.
Sie können so mit mehreren Abteilungen budgetieren. Da der Prozess flexibel bleibt und das Budget eventuell angepasst werden muss, lohnt es sich, eine Übersicht in Echtzeit mit einem Programm wie SeaTable zu ermöglichen.
Fazit
Bei der Budgetplanung sollen Geld und Ressourcen auf die richtigen Aktivitäten und Projekte im Unternehmen verteilt werden. SeaTable hilft Ihnen dabei, die Budgetplanung unkompliziert und effizient durchzuführen.
Testen Sie unsere kostenfreie Vorlage für die Kostenüberwachung und profitieren Sie auch in weiteren Bereichen von der intelligenten Listenlösung.
Bildquelle Titelbild: © MclittleStock/Adobe Stock
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