Преимущества, виды, советы по планированию бюджета
Вы уже спланировали свой бюджет на следующий год? Если нет, то сначала определите текущие операционные расходы. Затем вы сможете определить, сколько дополнительных денег вам нужно для достижения ваших целей: Хотите ли вы нанять больше сотрудников или планируете масштабную рекламную кампанию? Независимо от того, что вы задумали, в этой статье вы найдете ценные советы и шаблон для планирования бюджета.
В этой статье речь пойдет о планировании бюджета в компаниях и о том, как лучше к этому подойти. Для частных домохозяйств мы рекомендуем книгу о бюджете.
Что такое бюджетное планирование?
Как следует из названия, бюджетное планирование включает в себя распределение бюджетов и планирование ресурсов. Обычно оно проводится для всей компании, в то время как детальное бюджетирование осуществляется для конкретных отделов или отдельных проектов. В итоговом бюджетном плане указывается , куда должны быть направлены имеющиеся в компании деньги и какие цели должны быть достигнуты за счет бюджета в определенный период времени.
Планирование бюджета имеет важное значение для вашей компании. © MclittleStock / Adobe Stock
Перспективное планирование бюджета поможет вам разумно распределить деньги и ресурсы между отделами и проектами и тем самым реализовать цели вашего бизнеса и проекта. Благодаря обязательному бюджетному плану вы также можете убедиться, что ваши менеджеры четко определяют цели и принимают эффективные меры для их достижения. Планирование бюджета может оказать мотивирующее воздействие на ваших сотрудников, поскольку они могут следить за выполнением поставленных задач, оценивать успехи и получать за это вознаграждение.
Бюджетное планирование идет рука об руку со стратегическим корпоративным планированием
Планирование оперативного бюджета - это часть краткосрочного финансового планирования, в ходе которого вы оцениваете будущие доходы, расходы и затраты. В принципе, планирование бюджета осуществляется на будущее, обычно на следующий финансовый год. Вы используете данные текущего и/или предыдущего финансового года для составления прогнозов на будущее и распределения бюджета.
Стратегическое планирование бюджета на ближайшие два-пять лет также является довольно распространенной практикой. Это помогает принимать долгосрочные бизнес-решения, которые будут двигать компанию вперед и обеспечивать ее успех, например, открытие новых офисов. Однако чем дальше в будущее простирается горизонт планирования, тем сложнее и неопределеннее сделать точный прогноз.
На начальном этапе для обзора может быть достаточно простой таблицы, но в долгосрочной перспективе имеет смысл использовать базу данных с большим количеством функций для составления бюджета.
Какие существуют виды бюджетного планирования?
Каков наилучший подход к планированию бюджета? Есть три процедуры, которые оказались особенно эффективными:
- Сверху вниз: руководство определяет объем и распределение бюджета, а менеджеры отделов/проектов планируют мероприятия, которые они могут реализовать с его помощью.
- Снизу вверх: Здесь руководители отделов/проектов сами определяют, какой бюджет им нужен для выполнения своих задач, и передают планирование бюджета лицам, принимающим решения. Они суммируют суббюджеты, сравнивают их с общим бюджетом и определяют, что будет утверждено.
- Противоточная процедура: Руководство устанавливает цели, но не вдается в подробности бюджетирования. Затем руководители отделов/проектов разрабатывают подцели, мероприятия и конкретизируют бюджетное планирование. Наконец, руководство должно рассмотреть и утвердить бюджетный план.
Сверху вниз, снизу вверх или и то, и другое?
7 советов по составлению бюджетного плана
Независимо от того, какой подход вы выберете, есть несколько моментов, о которых следует помнить при составлении бюджетных планов. Следующие советы предполагают, что первоначальное бюджетирование уже существует или что есть возможность сравнить бюджеты и расходы/затраты за предыдущие годы.
1. тщательно анализировать данные
Ближе к концу текущего финансового года оцените результаты деятельности вашей компании на основе последнего бюджетного плана и сравните ваш прогноз на тот момент с фактическими показателями. Остались ли у вас деньги или вы уже превысили бюджет? Цели, которые вы поставили, все еще достижимы или уже достигнуты?
2. объяснить несоответствия
Если наблюдаются значительные отклонения от бюджетного плана, следует выяснить, произошли ли внутри или вне компании существенные изменения, которые вы не смогли предусмотреть в своем прогнозе. Как только вы узнаете причины, вы сможете принять эффективные контрмеры или запланировать больший бюджет на будущее для достижения своих целей.
3. ставить реалистичные цели
Не увеличивайте цели, которых вы хотите достичь с помощью бюджета, до неизмеримых размеров. Планирование бюджета должно быть реалистичным и соответствовать ожидаемому успеху компании.
4. избегать неэффективности
Деньги и ресурсы должны использоваться максимально эффективно (без потерь) и результативно (для достижения поставленных целей). Однако может оказаться контрпродуктивным, если вы просто вычеркнете средства, которые департамент не использовал, из бюджетного плана на следующий год. Вместо того чтобы поощрять экономное использование ресурсов, это побуждает департаменты использовать бюджет в следующем году, независимо от того, имеют ли меры смысл или нет.
5. распознавать возможность конфликта
Размер бюджета может быстро привести к конкуренции или статусному мышлению среди менеджеров ("У кого больше бюджет, тот и важнее"). Поэтому убедитесь, что вы распознаете конфликты на ранних стадиях и четко объясните, что все отделы и проекты вносят свой вклад в общий успех.
Статусное мышление и конфликты между менеджерами или целыми отделами могут затруднить эффективное планирование бюджета и поставить под угрозу корпоративную стратегию.
6. требовать прозрачности
Особенно в условиях внутренней борьбы за власть результаты часто замалчиваются или формулируются преувеличенные цели, чтобы получить более выгодный бюджет. Помните об этом и критически оценивайте, на что и зачем нужны средства. В конечном итоге вы должны распределять бюджет таким образом, чтобы ваша компания достигала своих бизнес-целей.
7 Сохраняйте гибкость
Конкретное бюджетирование должно оставаться адаптируемым, поскольку оно частично основано на предположениях о будущем, которые невозможно предсказать с уверенностью. Если события развиваются не так, как ожидалось, вы должны гибко реагировать.
Бюджетное планирование в управлении проектами
Излюбленное место для планирования бюджета - управление проектами или ИТ. Оно дает вам представление о том, что возможно в рамках проекта. В зависимости от ресурсов вы можете решить, например, хотите ли вы привлечь внешних поставщиков услуг или предпочтете управлять большей частью самостоятельно. Кроме того, план ИТ-бюджета, например, позволяет понять, хватит ли денег только на самое необходимое или на высококлассное решение.
Особенно если в проект вовлечены заказчики или другие внешние заинтересованные стороны, они почти наверняка потребуют прозрачного и реалистичного бюджетирования. В этом случае бюджетный план необходим и может быть использован для переговоров о выделении финансовых ресурсов.
Начните планировать свой бюджет как можно раньше.
Планирование бюджета обязательно должно происходить до начала проекта. Оно определяет, является ли проект осуществимым и в какой степени. Бюджетное планирование выявляет цели, возможности и риски. Поэтому к планированию бюджета следует приступать как можно раньше.
Как и при планировании бюджета всей компании, в управлении проектами старое встречается с новым. Когда дело доходит до расчетов и смет, необходимо проанализировать прошлое. Насколько хорошо планирование бюджета работало в предыдущих проектах и что следует изменить в этот раз? Создание бюджетного плана может отнять много времени, но это дает вам возможность оценить старые проекты и организовать новые еще лучше.
Пример того, как можно реализовать планирование бюджета
Давайте рассмотрим планирование бюджета на практике. Предположим, что растущая компания, в которой в настоящее время работает около 15 сотрудников, хочет спланировать свой бюджет на 2024 год. Компания предлагает услуги, что означает отсутствие производственных затрат (например, на материалы, машины, склад).
Сначала руководство анализирует все расходы и операционные затраты в 2023 году и сравнивает их с планом бюджета на 2023 год. Если бюджет по какому-либо центру затрат был превышен, ответственные менеджеры объясняют, почему расчетный бюджет был недостаточным. Затем они также формулируют свои ожидания и цели на следующий год.
На основе этих анализов и целей менеджеры сообщают, сколько денег они хотят потратить в процессе "снизу вверх". Затем руководство определяет реалистичный общий бюджет на 2024 год - и цели, которые должны быть достигнуты с его помощью.
Создавайте свои бюджетные планы с помощью SeaTable
Многие люди используют электронные таблицы Excel для планирования бюджета, но они предлагают лишь ограниченные функции и возможности отображения. Вы можете бесплатно зарегистрироваться в SeaTable и начать работу прямо с шаблона, показанного выше. Вы можете объединить и оценить все центры затрат, цели, бюджеты и расходы в такой центральной базе данных.
Наделите своих менеджеров ответственностью за бюджет и используйте SeaTable в качестве инструмента для совместной работы над бюджетом с несколькими отделами одновременно. Это позволит вам корректировать бюджетный план в течение года, отслеживать расходы в режиме реального времени и всегда иметь представление о текущем бюджете.
Попробуйте наш бесплатный шаблон для планирования бюджета и откройте для себя другие интересные сценарии использования, которые вы можете реализовать с помощью SeaTable.
"*" указывает на обязательные поля
