Une autorisation de partage personnalisée vous permet de partager simultanément plusieurs tableaux et vues d'une base. Cela vous épargne beaucoup de travail si vous souhaitez partager avec les membres de votre équipe de nombreuses tables et vues, mais pas une base entière.
Malgré cette autorisation groupée, vous pouvez définir en détail l'autorisation souhaitée, car vous pouvez choisir individuellement pour chaque table et chaque vue si une autorisation de lecture et d'écriture ou une autorisation de lecture seule doit être accordée.
Vous pouvez par exemple décider d'accorder un accès en lecture et en écriture à la première table d'une base, un accès en lecture seule à la deuxième table et aucun accès à toutes les autres tables.
Une fois que vous avez créé un partage personnalisé, vous pouvez l'envoyer à des membres de l'équipe ou à des groupes entiers.
Pour créer une autorisation de partage personnalisée
Vous avez deux possibilités pour partager des tables et des vues individuelles d'une base :
- Depuis la page d'accueil
- Via l'icône de partage dans la base
Depuis la page d'accueil
- Allez sur la page d'accueil de SeaTable.
- Déplacez le curseur de la souris sur la base que vous souhaitez diviser et cliquez sur les trois points qui apparaissent à droite.
- Cliquez sur Partager.
- Sélectionnez l'option de menu Autorisation de partage personnalisée.
- Cliquez sur Ajouter une autorisation.
- Donnez un nom à l'autorisation et ajoutez une description.
- Cochez les différents tableaux et vues que vous souhaitez partager, en décidant si vous souhaitez accorder des droits de lecture et d'écriture ou uniquement des droits de lecture.
Via l'icône de partage dans la base
- Ouvrez la base à partir de laquelle vous souhaitez partager des tables ou des vues individuelles.
- Cliquez en haut à droite dans les options de la base sur Partager .
- La fenêtre de partage s'ouvre ensuite comme lors de la première étape. Suivez les instructions en cliquant ci-dessus à partir de l'étape 4 pour créer le partage.
Envoyer le partage aux utilisateurs ou aux groupes
L'autorisation de partage créée est maintenant disponible comme option sous Partage pour utilisateur ou Partage pour groupe dans les autorisations. Pour envoyer le partage défini par l'utilisateur, procédez comme suit :
- Dans la colonne de gauche de la fenêtre de partage, cliquez sur Partage pour le groupe ou Partage pour l'utilisateur.
- Sélectionnez le groupe ou les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer le partage personnalisé.
- Dans le champ Droits, vous pouvez maintenant sélectionner l'autorisation de partage créée précédemment sous le nom correspondant.
- Confirmez la validation en cliquant sur Envoyer.
Vous trouverez dans les articles suivants des explications détaillées sur les points à prendre en compte lors de partages avec des utilisateurs ou des groupes :
Conséquences du partage
Les tableaux et vues partagés se trouvent dans l'espace de travail du groupe ou de l'utilisateur sur la page d'accueil. Ils sont toujours affichés avec la mention Partagé.
Les tableaux et les vues en lecture seule sont donc visibles et ne peuvent pas être modifiés. Si vous cliquez dans le tableau, rien ne se passe :
En revanche, vous pouvez à la fois consulter et modifier les tableaux et les vues qui sont partagés en lecture et en écriture. Vos modifications sont visibles pour tous les utilisateurs ayant accès au tableau :
Modifier les autorisations de partage définies par l'utilisateur
Vous pouvez modifier les autorisations de partage personnalisées a posteriori, en supprimant des tables et des vues individuelles du partage ou en adaptant le type de partage.
- Cliquez sur Autorisations de partage personnalisées et passez la souris sur l'autorisation que vous souhaitez personnaliser.
- Cliquez sur l'icône de crayon qui apparaît .
- Vous pouvez maintenant modifier le nom et la description de l'autorisation.
- En dessous, vous avez la possibilité de décocher les cases des différents tableaux et vues de la base ou d'indiquer si ceux-ci doivent être autorisés en lecture et écriture ou en lecture seule.
- Confirmez en cliquant sur Envoyer pour enregistrer l'autorisation de partage.
Limitations
- Vous pouvez partager des tableaux et des vues uniquement avec les groupes dont vous êtes déjà membre.
- Les tableaux et les vues des bases que vous avez créées vous-même peuvent être partagés à tout moment, tandis que les tableaux et les vues des bases appartenant à un groupe ne peuvent être partagés avec d'autres groupes ou utilisateurs que par les propriétaires et les administrateurs.
Questions fréquentes
Quand un partage personnalisé est-il utile ?
Dans SeaTable, vous devez en principe saisir les enregistrements associés dans la même base. Si vous ne souhaitez partager qu'une partie des données avec quelqu'un, les partages personnalisés sont la solution idéale.
Est-il possible de partager un partage personnalisé via un lien ?
Non, vous ne pouvez actuellement envoyer des partages personnalisés qu'à un membre de l'équipe ou à un groupe.
