Il s'agit d'un dessin avec un modèle d'organigramme technique de projet.

Conseils et modèles pour la création d'un organigramme technique de projet efficace

Découvrez à quoi sert l'OTP et utilisez ces conseils pour créer un modèle efficace pour votre organigramme technique de projet. Structurez et organisez votre projet avec succès. Trouvez l'outil qui convient à votre entreprise.

Commençons par définir l'organigramme du projet.

Qu'est-ce qu'un organigramme technique de projet (OTP) ?

Un organigramme technique de projet (OTP) est un élément clé de la planification d'un projet. Il illustre les sous-projets, les responsabilités et les relations au sein d'un projet.

L'élaboration d'un organigramme de projet constitue le début d'un projet et donne une vue d'ensemble à tous les participants.

Une équipe de projet élabore un organigramme de projet sur la base d'un modèle.

Modèle d'organigramme technique de projet © Johnstocker / adobe stock

À quoi sert l'organigramme technique de projet ?

L'organigramme technique de projet sert de modèle pour tous les autres plans relatifs à la planification des coûts, au déroulement, à la planification des ressources et à la gestion des risques. C'est pourquoi on l'appelle souvent le "plan des plans".

Quels sont les avantages d'un PSP ?

L'organigramme technique de projet peut être utilisé simplement comme modèle pour le brainstorming de la planification du projet. Au niveau 1, vous disposez des sous-points importants. Vous pouvez brainstormer sur chacun d'entre eux jusqu'à ce qu'il soit entièrement couvert.

L'OTP vous permet donc de planifier facilement un projet et de le structurer de manière claire. A partir de là, vous pouvez estimer les dépenses et fixer les délais et la suite des opérations.

Quels sont les différents types de représentation de l'OTP ?

La représentation classique de l'OTP est un diagramme en arborescence. Il est également possible de le représenter sous la forme d'une carte mentale, d'une liste ou à l'intérieur d'un texte courant en retrait.

Quelle que soit la forme choisie, les éléments sont généralement codés à l'aide du code OTP. Un modèle de codage possible pour l'organigramme technique de projet est par exemple un chiffre pour le niveau, suivi de la numérotation séquentielle pour l'élément du niveau (par ex. 3.1 pour le premier élément du troisième niveau).

Comment l'organigramme technique de projet est-il structuré ?

Dans une structure arborescente, vous commencez par l'objectif du projet comme nœud principal. Au premier niveau suit une structure selon les différents

  • Exigences,
  • Phases
  • ou des résultats partiels du projet.

Il est fréquent de choisir des structures d'OTP qui se prêtent à l'établissement de rapports au premier niveau. L'accomplissement d'exigences particulières est-il important, d'une phase achevée ou des résultats partiels doivent-ils être présentés ? La réalisation des éléments de ce niveau de projet doit représenter des étapes importantes de votre projet.

Ensuite, au niveau deux, vous trouverez les différents lots de travail, y compris les coûts, le temps et les ressources nécessaires. Plus vous serez détaillé, plus il sera facile d'estimer les dépenses.

Si un paquet de travail est formulé de manière trop vague, il vaut donc la peine de le diviser davantage à un troisième niveau. Selon la complexité, d'autres niveaux sont envisageables.

Les 7 étapes de l'organigramme technique de projet

Nous avons déjà parlé des avantages et de l'utilité de l'OTP. Il s'agit maintenant de passer à la mise en œuvre concrète, afin d'utiliser efficacement les modèles d'organigramme technique de projet.

Définir le(s) objectif(s) du projet

Lors d'un atelier de lancement avec toutes les personnes impliquées dans le projet, vous fixez les objectifs du projet selon les critères SMART (spécifiques, mesurables, attrayants, réalistes, datés). Soit il existe un objectif unique pour l'ensemble du projet, soit celui-ci doit être divisé en sous-projets.

La définition des objectifs du projet fait partie d'un modèle d'organigramme technique de projet.

Modèle d'organigramme technique de projet © WinWin / adobe stock

Comment les objectifs peuvent-ils être atteints ?

Il s'agit ensuite de réfléchir à la manière dont les objectifs seront atteints. Une possibilité est de classer ce niveau par phases. Choisissez par exemple l'initialisation, la planification, la réalisation, le contrôle et la clôture comme nœuds de l'OTP.

Une autre option consiste à choisir les exigences relatives au résultat du projet comme points de structure. Il est également possible de structurer le projet en fonction des résultats partiels.

Définir les lots de travaux

L'étape suivante consiste à définir les lots de travaux pour chacun de ces points. Listez toutes les tâches et regroupez-les par thèmes.

Attribution des paquets

Les paquets sont ensuite affectés aux niveaux appropriés et aux nœuds d'OTP correspondants. A ce stade, vous avez également la possibilité de saisir les responsables des tâches.

Les dates de début et de fin sont fixées si vous ne choisissez pas une autre méthode de planification temporelle (par exemple un organigramme technique de projet) en plus de l'OTP.

Examen de l'organigramme technique de projet

En règle générale, vous reconnaissez jusqu'à 90 % de tous les lots de travaux dès la première élaboration de l'organigramme technique de projet. Passez une nouvelle fois en revue l'OTP terminé avec toutes les personnes concernées.

Nouvel examen et adaptation

Afin de couvrir également les aspects manquants, une autre réunion devrait suivre une ou deux semaines plus tard. D'autres points peuvent alors être ajoutés au PSP.

Planification détaillée des étapes de travail

Enfin, vous lancez la planification détaillée des étapes de travail. Vous définissez ici les tâches concrètes à effectuer. Si seules ces étapes définies sont remplies, le projet peut-il être mis en œuvre avec succès ? Ou bien manque-t-il des tâches qui ne sont pas encore représentées dans l'organigramme technique de projet ? Si c'est le cas, complétez-les.

Organigramme technique de projet : Modèle et outils de création

Concrètement, vous pouvez bien sûr créer l'organigramme de projet sans modèles ni outils. Pour ce faire, il suffit d'utiliser des fiches et de les épingler sur le tableau d'affichage pendant la réunion de lancement. Cela devient toutefois compliqué lorsque le plan doit servir de référence par la suite. C'est là qu'interviennent les différents modèles et programmes PSP disponibles.

Quels sont les modèles d'organigramme technique de projet disponibles ?

Choisissez entre les outils de diagramme, de mindmapping ou de liste. Deux outils de diagramme connus qui conviennent également à la création d'un organigramme technique de projet sont Gliffi et Lucidchart. Ils permettent de créer l'organigramme de projet sous la forme d'un diagramme en arborescence classique, par exemple. Si vous souhaitez une carte mentale, vous trouverez ici un modèle d'organigramme de projet de MindManager. Pour un peu plus de structure et des listes faciles à traiter, SeaTable convient également. Vous trouverez ici les modèles correspondants.

Vues simplifiées

En général, il vaut la peine d'utiliser un outil ou un modèle pour la création de l'OTP afin de simplifier les vues. Un organigramme technique de projet est complexe, car il doit tout représenter en un coup d'œil. Un outil permet de définir des filtres pour masquer certains ensembles de tâches ou niveaux.

Supposons que vous souhaitiez voir un OTP par collaborateur. Il n'y a pas de problème. Il vous suffit de filtrer par responsable pour obtenir des listes de choses à faire individuelles.

Notifications automatiques

Les notifications automatiques pour le travail en commun sur les tâches sont également utiles. Si quelque chose est marqué comme terminé, commenté ou si des modifications sont apportées, il est possible de le voir immédiatement. Les personnes concernées sont informées par e-mail ou par notification push.

Tout en un coup d'œil, à tout moment

Un modèle d'OTP vous permet également de garder une trace du projet. Il n'existe pas de versions différentes de l'organigramme sur les ordinateurs des participants. Au lieu de cela, il est possible d'accéder à tout moment à l'organigramme technique de projet actuel à un endroit central.

Conclusion

Le concept de création d'un organigramme technique de projet semble simple, mais il peut vite devenir complexe et confus. Un modèle d'organigramme technique de projet ou un outil vous aidera à mettre en œuvre votre projet de la manière la plus efficace et la plus claire possible.

Lancez votre prochain projet avec succès et profitez des modèles SeaTable.

Source de l'image de couverture : © A Stefanovska /Adobe Stock

Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph est le fondateur et le directeur technique de SeaTable GmbH. Il est responsable de toute l'informatique interne de SeaTable et adore les nouveaux défis passionnants. Pendant son temps libre, il aime jouer au tennis, explorer des villes étrangères avec sa famille ou jouer de temps en temps à un jeu vidéo.