Pour structurer un projet abstrait en éléments planifiables, vous pouvez diviser la procédure en tâches partielles et en lots de travaux à l'aide d'un organigramme technique de projet. Découvrez les avantages de cette méthode et utilisez nos conseils pour créer un modèle efficace pour votre organigramme technique de projet. Structurez votre projet avec succès et trouvez l'outil qui convient à votre entreprise !
Qu'est-ce qu'un organigramme technique de projet (OTP) ?
Commençons par une définition : un organigramme technique de projet (OTP) est un élément clé de la planification de projet et illustre les sous-projets, les interdépendances et les relations au sein de votre projet. La création d'un organigramme technique de projet intervient au début d'un projet et donne une vue d'ensemble à tous les participants.
Abordez les projets de manière structurée. © Johnstocker / Adobe Stock
Quels sont les différents types de représentation ?
Le type de représentation classique pour un organigramme technique de projet est un diagramme en arborescence. Il est également possible de le représenter sous forme de carte mentale, de liste ou de texte courant en retrait.
Pour toutes les formes, un codage des éléments est effectué. Cette étape tient compte de l'objectif selon lequel chaque élément ne devrait apparaître qu'une seule fois dans l'organigramme technique de projet. Un modèle possible de codification est un numéro pour le niveau, suivi de la numérotation séquentielle pour les éléments dépendant du niveau (par exemple 3.1 pour le premier élément du troisième niveau).
Comment l'organigramme technique de projet est-il structuré ?
Dans une structure arborescente, vous commencez par l'objectif supérieur du projet comme nœud principal. A chaque niveau suivant suit une structure selon les différents
- Fonctions: par exemple, personnes ou départements responsables des tâches
- Objets: par exemple, les pièces d'un produit ou les lieux où se déroulent les activités.
- Phases: par exemple, ordre chronologique logique des activités
Pour chaque niveau, vous devez choisir l'un de ces principes de structuration.
Les structures orientées fonction de deuxième niveau sont idéales si vous souhaitez que les responsables fassent régulièrement le point sur l'état d'avancement du projet au cours de son déroulement.
En revanche, pour les projets de construction, une subdivision orientée objet par pièces, groupes de construction ou corps de métier (par ex. gros œuvre, conduites, salles de bains, toit) peut avoir du sens.
Si le projet est très long, il est probablement préférable de le structurer par phases. Dans ce cas, les éléments du deuxième niveau devraient marquer les étapes importantes de votre projet.
Modèle d'organigramme technique de projet © A Stefanovska / Adobe Stock
Ensuite, au troisième niveau, on trouve les différents lots de travail, y compris les ressources nécessaires telles que le budget, le temps et la main-d'œuvre. Plus vous serez détaillé, plus il sera facile d'estimer les dépenses.
Si un paquet de travail est formulé de manière trop vague, il vaut la peine de diviser davantage le troisième niveau. Un lot de travaux devrait toujours dépendre d'une tâche partielle du deuxième niveau. Selon la complexité, d'autres niveaux sont également envisageables entre le deuxième et le troisième niveau.
À quoi sert l'organigramme technique de projet ?
L'organigramme technique de projet peut servir de modèle pour tous les autres plans de votre projet. Si vous le souhaitez, il constitue le fondement de votre planification des ressources, des coûts et des délais ainsi que de la gestion des risques. C'est pourquoi on l'appelle souvent le "plan des plans".
Quels sont les avantages d'un PSP ?
L'organigramme technique de projet visualise l'ensemble d'un projet et peut ainsi vous donner un aperçu de base de toutes les tâches à effectuer. Il facilite l'estimation des dépenses et la planification ultérieure, car vous définissez dès le départ les tâches de manière claire et complète. Il est ainsi moins probable que vous vous trompiez complètement dans vos calculs et que vous preniez du retard. Au fur et à mesure que le projet avance, vous pouvez cocher les tâches accomplies et bien documenter les progrès réalisés.
L'organigramme technique de projet en 7 étapes
L'OTP permet donc de planifier facilement un projet et de le structurer de manière claire. Il s'agit maintenant de passer à la mise en œuvre concrète afin d'exploiter efficacement les avantages d'un modèle d'organigramme technique de projet. Pour ce faire, nous allons vous montrer comment créer un organigramme technique de projet en prenant l'exemple d'un déménagement de bureau.
1. définir le ou les objectifs du projet
Lors d'un atelier de lancement avec toutes les personnes impliquées dans le projet, vous définissez les objectifs du projet selon les critères SMART (spécifiques, mesurables, attrayants, réalistes, datés). Soit il existe un objectif unique pour l'ensemble du projet, soit celui-ci doit être divisé en sous-projets. Dans notre cas, l'objectif global est de déménager de l'ancien bureau vers un nouveau dans les délais impartis.
Un organigramme technique de projet vous permet d'atteindre votre objectif. © WinWin / Adobe Stock
2. définir des tâches partielles
Ensuite, vous réfléchissez à la manière dont vous voulez atteindre votre objectif et aux tâches partielles nécessaires pour y parvenir. Une possibilité est de classer ce niveau par phases. Les phases typiques d'un projet sont par exemple la préparation, la planification, la réalisation, le contrôle, l'évaluation et la clôture. Vous trouverez plus d'informations sur la structure de l'OTP ci-dessus.
3. constituer des paquets de travail
L'étape suivante consiste à définir les lots de travaux pour chacun de ces points. Listez toutes les tâches et regroupez-les par thèmes.
4. attribuer les paquets aux tâches partielles
Affectez ensuite les paquets aux tâches partielles appropriées ou aux nœuds d'OTP correspondants (ici : phases de projet). A ce stade, vous avez également la possibilité de saisir les responsables des tâches. Vous ne définissez les dates de début et les délais que si vous ne choisissez pas d'autre méthode de planification temporelle (par exemple un organigramme technique de projet) en plus de l'OTP.
5. premier examen du plan
Ensuite, vérifiez que votre modèle d'organigramme technique de projet est complet. Toutes les tâches dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs sont-elles incluses ? En règle générale, vous reconnaissez jusqu'à 90 % de tous les lots de travaux dès la première ébauche de l'organigramme technique de projet. Passez une nouvelle fois en revue l'OTP avec toutes les personnes concernées.
6) Nouvel examen et adaptation
Pour couvrir les éventuels aspects manquants, vous pouvez ajouter d'autres points à l'OTP. Mais dans cette étape, il s'agit avant tout de vérifier l'unicité de tous les éléments: Toutes les tâches d'un même niveau sont-elles uniques et se distinguent-elles les unes des autres par leur contenu ? Ou bien pouvez-vous regrouper certains lots de travaux et supprimer les doublons ?
7. planification détaillée des lots de travaux
Enfin, vous lancez la planification détaillée des lots de travaux. Vous définissez ici les tâches concrètes à effectuer. Tous les processus sont-ils cohérents et les lots de travaux sont-ils placés au bon endroit dans l'OTP ? L'objectif du projet est-il atteint dès que toutes les tâches définies ont été réalisées ? Si oui, votre organigramme technique de projet est prêt à être utilisé.
Organigramme technique de projet : Modèle et outils de création
Bien sûr, vous pouvez créer un organigramme technique de projet sans utiliser de modèles ou d'outils numériques. Au bureau, il suffit d'utiliser des fiches et du ruban adhésif et de coller les éléments au mur pendant la réunion. Cela fonctionne de la même manière avec un tableau noir et des aimants.
Ces méthodes sont toutefois liées au site et très compliquées si le plan est nécessaire ultérieurement de manière décentralisée. Même si vous prenez des photos de votre travail, l'organigramme technique de projet est immuable pour les autres personnes concernées. Pour plus de flexibilité, vous devriez numériser l'OTP. C'est là qu'interviennent les différents modèles d'OTP et outils de collaboration disponibles.
Quels sont les modèles d'organigramme technique de projet et les outils disponibles ?
Selon le mode de représentation souhaité, vous pouvez choisir entre des outils de diagramme, de mindmapping ou de liste. Deux outils de diagramme connus qui conviennent également à la création d'un organigramme technique de projet sont Gliffy et Lucidchart. Ils vous permettent par exemple de créer l'organigramme de projet sous la forme d'un diagramme en arborescence classique.
S'il s'agit d'une carte mentale, Miro est le leader. Il existe toutefois une douzaine d'autres outils, comme MindManager, qui permettent d'obtenir des résultats comparables.
Si vous avez besoin d'une liste de tâches facile à traiter et d'un peu plus de structure que dans une carte mentale, SeaTable est fait pour vous. Cet outil de collaboration vous permet d'attribuer facilement les lots de travaux aux responsables et aux sous-projets.
Vous trouverez ici le modèle d'organigramme technique de projet. Avant de pouvoir l'utiliser, vous devez vous inscrire gratuitement avec votre adresse e-mail.
Avantages du modèle d'organigramme technique de projet de SeaTable
SeaTable est une base de données qui offre de nombreuses fonctions pour la collaboration en équipe. Grâce à de nombreux types de colonnes, vous pouvez en outre saisir des rendez-vous, des heures de travail, des lieux, des choses à faire, des adresses e-mail et bien plus encore.
Un Arbre de Tâches (WBS) est complexe, car il doit tout représenter en un coup d'œil. A l'aide de vues personnelles, vous pouvez définir des filtres pour masquer certains ensembles de tâches ou niveaux. Supposons que vous souhaitiez voir dans l'OTP une liste individuelle des choses à faire par collaborateur. Pas de problème : pour cela, il suffit de filtrer selon les responsables.
Tout se trouve au même endroit à tout moment : Dans SeaTable, il n'existe pas de versions différentes de l'organigramme technique de projet, car les fichiers ne sont pas dispersés sur les ordinateurs des participants. Au lieu de cela, vous pouvez accéder à l'organigramme technique de projet actuel en un seul endroit et apporter des modifications en temps réel, visibles par tous.
Les commentaires et les notifications automatiques sont également utiles pour le travail en commun sur les tâches. Toutes les personnes concernées peuvent être informées par un e-mail ou une notification push lorsque quelque chose est marqué comme terminé, commenté ou modifié.
Conclusion
Le concept de l'organigramme technique de projet semble simple, mais selon la taille de votre projet, il peut vite devenir complexe et difficile à gérer. Un modèle d'organigramme technique de projet dans un outil adapté vous aidera à mettre en œuvre votre projet de la manière la plus efficace et la plus fluide possible.
Lancez votre prochain projet et menez-le à bien grâce aux modèles de gestion de projet gratuits de SeaTable.
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