Para organizar un proyecto inicialmente abstracto en elementos planificables, puede utilizar una estructura de desglose del trabajo para dividir el proceso en subtareas y paquetes de trabajo. Descubra qué ventajas aporta y utilice nuestros consejos para crear una plantilla eficaz para su estructura de desglose del trabajo. Estructure su proyecto con éxito y encuentre la herramienta adecuada para su empresa.
¿Qué es una estructura de desglose del trabajo (EDT)?
Empecemos con una definición: una estructura de desglose del trabajo, o EDT para abreviar, es un elemento central de la planificación de proyectos y visualiza los subproyectos, las dependencias y las interrelaciones dentro de su proyecto. Se crea al inicio del proyecto y ofrece una visión general a todos los implicados.
Adopte un enfoque estructurado de los proyectos. © Johnstocker / Adobe Stock
¿Qué tipos de presentación hay?
El tipo de presentación clásico de una estructura de desglose del trabajo es un diagrama de árbol. También puede presentarse como mapa mental, lista o texto continuo sangrado.
Los elementos se codifican para todas las formas. Este paso tiene en cuenta el objetivo de que cada tarea sólo aparezca una vez en el plan de trabajo. Una posible plantilla para la codificación es un número para el nivel, seguido de la numeración secuencial de los elementos dependientes del nivel (por ejemplo, 3.1 para el primer elemento del tercer nivel).
¿Cómo está estructurada la estructura de desglose del trabajo?
En una estructura de árbol, se empieza con el objetivo superior del proyecto como nodo principal. Cada uno de los niveles siguientes se organiza en función de los distintos
- Funciones: por ejemplo, personas o departamentos responsables de las tareas.
- Objetos: por ejemplo, partes individuales de un producto o lugares donde se desarrollan las actividades.
- Fases: por ejemplo, orden cronológico lógico de las actividades.
Debe elegir uno de estos principios de estructuración para cada nivel.
Las estructuras orientadas a funciones del segundo nivel son ideales si desea que los responsables informen periódicamente sobre el estado actual durante el transcurso del proyecto.
En los proyectos de construcción, en cambio, puede tener sentido una subdivisión orientada a objetos según habitaciones, conjuntos u oficios (por ejemplo, armazón, tuberías, baños, tejado).
Para proyectos muy largos, probablemente sea ventajosa una estructura por fases. En este caso, los elementos del segundo nivel deben marcar hitos importantes del proyecto.
Plantilla de estructura de desglose del trabajo © A Stefanovska / Adobe Stock
En el tercer nivel siguen los respectivos paquetes de trabajo, incluidos los recursos necesarios, como presupuesto, tiempo y mano de obra. Cuanto más se detalle aquí, más fácil será estimar el trabajo necesario.
Si un paquete de trabajo está formulado de forma demasiado vaga, conviene subdividir más el tercer nivel. Un paquete de trabajo debe depender siempre de una subtarea del segundo nivel. En función de la complejidad, también son concebibles otros niveles entre el segundo y el tercero.
¿Para qué sirve la estructura de desglose del trabajo?
La estructura de desglose del trabajo es adecuada como plantilla para todos los demás planes de su proyecto. Si lo desea, constituye la base de la planificación de recursos, costes y plazos, así como de la gestión de riesgos. Por eso suele denominarse el "plan de planes".
¿Cuáles son las ventajas de una PSP?
La estructura de desglose del trabajo visualiza un proyecto completo y puede ofrecerle una visión general de todas las tareas pendientes. Le facilita la estimación de la carga de trabajo y la planificación, ya que define las tareas de forma clara y completa desde el principio. Así también es menos probable que se equivoque de cálculo y se retrase. A medida que avanza el proyecto, puedes ir marcando las tareas completadas y documentar tus progresos.
7 pasos para una estructura de desglose del trabajo
Con la EDT, por tanto, es posible planificar un proyecto fácilmente y estructurarlo con claridad. Ahora es el momento de ponerlo en práctica para aprovechar eficazmente las ventajas de una plantilla de plan de estructura del proyecto. Demostraremos cómo crear una estructura de desglose del trabajo utilizando el ejemplo del traslado de una oficina.
1. definir los objetivos del proyecto
En un taller de lanzamiento con todos los participantes en el proyecto, se definen los objetivos del proyecto de acuerdo con los criterios SMART (específicos, medibles, atractivos, realistas y sujetos a plazos). O bien hay un único objetivo para todo el proyecto, o bien hay que desglosarlo en subproyectos. En nuestro caso, el objetivo general es trasladarnos de la oficina anterior a la nueva a tiempo.
Consiga su objetivo con una estructura de desglose del trabajo. © WinWin / Adobe Stock
2. definir subtareas
A continuación, piensa cómo quieres alcanzar tu objetivo y qué subtareas son necesarias para ello. Una opción es organizar este nivel por fases. Las fases típicas de un proyecto son, por ejemplo, preparación, planificación, ejecución, seguimiento, evaluación y finalización. Más arriba encontrará más información sobre la estructura de la EDT.
3. elaborar paquetes de trabajo
En el siguiente paso, defina los paquetes de trabajo para cada uno de estos puntos. Enumere todas las tareas y agrúpelas en áreas temáticas.
4. asignar paquetes a las subtareas
A continuación, asigne los paquetes a las subtareas correspondientes o a los respectivos nodos EDT (aquí: fases del proyecto). En este punto, también tiene la oportunidad de introducir las personas responsables de las tareas. Sólo se especifican las fechas de inicio y los plazos si no se elige otro método de programación (por ejemplo, un calendario del proyecto) además del EDT.
5 Primera revisión del plan
A continuación, compruebe si su plantilla de estructura de desglose del trabajo está completa. ¿Ha incluido todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos? Por regla general, en el primer borrador de la estructura de desglose del trabajo reconocerá hasta el 90% de todos los paquetes de trabajo. Repase de nuevo la EDT con todas las personas implicadas.
6. revisión y ajuste renovados
Para cubrir cualquier aspecto que falte, puede incluir puntos adicionales en la EDT. Sin embargo, este paso consiste principalmente en comprobar la unicidad de todos los elementos: ¿Son todas las tareas de un nivel únicas y diferentes entre sí en cuanto a contenido? ¿O puede resumir algunos paquetes de trabajo y eliminar duplicaciones?
7. planificación detallada de los paquetes de trabajo
Por último, se inicia la planificación detallada de los paquetes de trabajo. Aquí es donde se definen las tareas específicas. ¿Son coherentes todos los procesos y están los paquetes de trabajo en el lugar correcto de la EDT? ¿Se ha alcanzado el objetivo del proyecto en cuanto se han completado todas las tareas definidas? Si es así, su estructura de desglose del trabajo está lista para ser utilizada.
Estructura de desglose del trabajo: Plantilla y herramientas de creación
Por supuesto, puedes crear una estructura de desglose del trabajo sin necesidad de plantillas ni herramientas digitales. En la oficina, basta con utilizar fichas y cinta adhes iva y pegar los elementos a la pared durante la reunión. Esto también funciona con una pizarra blanca e imanes.
Sin embargo, estos métodos están ligados al lugar y resultan muy engorrosos si el plan se necesita después de forma descentralizada. Aunque haga fotos de su trabajo, la estructura de desglose del trabajo es inmutable para las demás partes implicadas. Para una mayor flexibilidad, debería digitalizar la EDT. Aquí es donde entran en juego las distintas plantillas de EDT y herramientas de colaboración disponibles.
Qué plantillas y herramientas de estructura del proyecto están disponibles
En función del método de visualización que desee, puede elegir entre herramientas de diagramas, mapas mentales o listas. Gliffy y Lucidchart son dos conocidas herramientas de diagramas que también son adecuadas para crear un plan de la estructura del proyecto. Con ellas puede crear, por ejemplo, el plan de la estructura del proyecto como un diagrama de árbol clásico.
Si quieres crear un mapa mental, Miro es el proveedor líder. Sin embargo, también hay otra docena de herramientas, como MindManager, con las que puedes conseguir resultados comparables.
Si necesitas una lista de tareas fácil de trabajar y un poco más estructurada que un mapa mental, SeaTable es justo lo que necesitas. Con esta herramienta de colaboración, puedes asignar fácilmente paquetes de trabajo a responsables y subproyectos.
Aquí encontrará la plantilla del plan de organización del trabajo. Antes de poder utilizarla, debe registrarse gratuitamente con su dirección de correo electrónico.
Ventajas de la plantilla de organigrama de SeaTable
SeaTable es una base de datos que ofrece numerosas funciones para la colaboración en equipo. Gracias a los numerosos tipos de columnas, también puede registrar citas, horas de trabajo, ubicaciones, tareas pendientes, direcciones de correo electrónico y mucho más.
Un plan de estructura del trabajo es complejo porque tiene que mostrarlo todo de un vistazo. Con la ayuda de las vistas personalizadas, puede establecer filtros para ocultar determinados paquetes de tareas o niveles. Supongamos que desea ver una lista de tareas individual para cada empleado en la EDT. No hay problema: basta con filtrar según la persona responsable.
Todo en un mismo lugar en todo momento: En SeaTable no hay diferentes versiones de la estructura de desglose del trabajo, ya que los archivos no están dispersos en los ordenadores de los participantes. En su lugar, puede acceder a la estructura de desglose del trabajo actual en una ubicación central y realizar cambios en tiempo real para que todos los vean.
Los comentarios y las notificaciones automáticas también son útiles para trabajar juntos en las tareas. Todos los participantes pueden ser informados por correo electrónico o mediante una notificación push cuando algo se marca como completado, se comenta o se modifica.
Conclusión:
El concepto de estructura de desglose del trabajo parece sencillo, pero en función de la envergadura del proyecto, puede volverse complejo y confuso. Una plantilla de estructura de desglose del trabajo en una herramienta adecuada te ayuda a ejecutar tu proyecto de la forma más eficiente y fluida posible.
Inicie su próximo proyecto y llévelo al éxito con las plantillas gratuitas de gestión de proyectos de SeaTable.
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