Enregistrement du temps de projet avec SeaTable

Comment optimiser l'enregistrement des temps de projet et augmenter vos revenus ?

De nombreux prestataires de services le savent et le craignent : Suivi du temps de projet. Le suivi du temps est impopulaire et, dans la plupart des cas, il n'est pas effectué aussi méticuleusement qu'il devrait l'être. Pourtant, la devise ici est "le temps, c'est de l'argent" ! Les concepteurs, les architectes et les agences connaissent ce problème et ont parfois du mal à trouver un remède.

Enregistrement du temps de projet : quel est le problème ?

Vous le savez peut-être, la journée de travail est terminée et vous n'avez pas enregistré un seul temps de projet. Ensuite, il suffit de refaire une estimation - pi par pi, par projet et par client. Souvent, cependant, cela se produit quelques jours plus tard, ce qui fausse considérablement le temps réel nécessaire. Il en résulte une perte de temps précieux et donc d'argent que l'entreprise gagnerait en réalité.

Il y a certaines activités qui, très souvent, ne sont pas du tout incluses dans l'enregistrement du temps. C'est ce qu'a révélé une étude réalisée aux États-Unis. Ainsi, les points suivants demandent beaucoup de temps, mais ne sont généralement pas facturés au client :

1) Courriels
L'étude a révélé que les courriels sont peu ou pas du tout suivis. Pourtant, un employé passe environ 2,5 heures par jour à lire et à répondre à des courriels liés aux clients. Cela signifie qu'à un taux horaire de 100 euros, environ 35 000 euros sont perdus chaque année.

2) Réunions
Avec les réunions, le suivi du temps est beaucoup plus cohérent qu'avec les e-mails. Dans ce cas, il est avantageux de noter les réunions dans son propre agenda, ce qui permet d'estimer le temps par la suite. Cependant, il y a encore environ 20 % des personnes qui n'enregistrent pas ce temps et une somme d'environ 21 000 € pourrait être perdue ici.

3) Brainstorming

La réflexion et l'effort mental seuls comptent en fait comme du temps passé à travailler activement pour un client. Cependant, on en fait souvent abstraction, alors que le brainstorming et le remue-méninges peuvent également représenter une partie du temps dans les projets créatifs. C'est pourquoi il est important de suivre également ce temps, même si cela prend parfois un peu plus de temps avec l'idée pétillante.

L'estimation du temps après coup n'est pas précise et est très imprécise. Essayez de vous rappeler sur quels projets vous avez travaillé et pendant combien de temps il y a 6 jours. Vous remarquerez qu'il est extrêmement difficile de refléter grossièrement les temps seuls.

Mais pourquoi l'enregistrement du temps de projet est-il si impopulaire ?

La plupart des gens trouvent le suivi du temps très ennuyeux, car il interrompt souvent le flux de travail. Le fait de passer d'une tâche à l'autre rend également difficile le suivi du temps, car il faudrait alors arrêter le temps puis le reprendre pour chaque courriel auquel on répond entre-temps ou pour chaque demande d'un collègue. Cette procédure est lourde - et coûte du temps supplémentaire.

C'est pourquoi beaucoup n'enregistrent pas du tout leur temps, mais l'estiment seulement à la fin de la journée. Les heures qui ne peuvent plus être clairement attribuées sont alors souvent réservées à l'"interne", bien qu'elles puissent en fait être attribuées à un client. L'enregistrement du temps est une source importante d'argent pour les prestataires de services et devrait toujours être effectué malgré une faible motivation.

Pourquoi l'enregistrement des temps de projet est si important - même s'il est ennuyeux

Parce que c'est une question d'argent. Bien sûr, l'enregistrement du temps de projet est parfois une entrave, inhibe le processus de travail créatif et est bien trop rarement effectué comme il le devrait. Mais chaque minute travaillée pour un client peut et doit être comptabilisée, car c'est le temps que chaque employé utilise pour le projet et le client. En tant que prestataire de services, la dépendance à l'égard du client est énorme - et donneriez-vous à quelqu'un un service moins cher alors que vous avez travaillé dur pour l'obtenir ? Vous le faites si l'enregistrement du temps est incomplet et non complet. Les pertes d'argent peuvent être dues à un enregistrement inadéquat du temps de travail (comme mentionné ci-dessus : jusqu'à 35 000 €, et ce par employé !). Par conséquent, vous devriez une fois de plus inciter vos employés à suivre leur temps consciencieusement et continuellement.

Quelles sont les options disponibles en matière de saisie des temps de projet ?

Option 1 : Manuel
Bien sûr, il est possible d'enregistrer le temps à la main de manière classique. Le mieux est d'utiliser un cahier ou un agenda, dans lequel tout est consigné de manière très structurée - heure, client, projet. Cela peut sembler un peu lourd en raison du passage de l'écran au papier, mais considérez que c'est un changement bienvenu d'utiliser à nouveau un stylo et du papier. Un inconvénient : le temps doit être calculé manuellement.

Option 2 : logiciel de suivi spécial
Pour les agences, il existe des solutions logicielles complètes dans lesquelles le temps peut également être suivi. Souvent, une sorte de chronomètre fonctionne en arrière-plan, qui est arrêté et redémarré à chaque changement d'activité.

Option 3 : Enregistrement du temps avec Excel et Co.
La méthode la plus courante est sans doute le suivi du temps à l'aide d'un tableur. Avec un bon logiciel de feuille de calcul, le calcul du temps de travail du projet n'est plus un gros effort. Le projet, le client, le temps de travail et le domaine d'activité sont saisis dans différentes colonnes.

C'est également là qu'intervient SeaTable, un logiciel très fonctionnel qui offre des fonctions précieuses vous permettant d'évaluer au-delà du simple enregistrement des heures de travail. Comment enregistrer le temps de travail quotidien total de vos employés avec un formulaire SeaTable, nous l'avons expliqué dans ce post.

Enregistrement du temps de projet avec SeaTable

Avec SeaTable, enregistrer les temps de vos projets devient la tâche la plus facile de la journée. En effet, grâce à notre modèle de saisie des temps, non seulement vous disposez toujours du temps de travail correct en un coup d'œil, mais vous pouvez également l'attribuer directement aux clients, noter les activités et afficher les temps par client ou par projet. Cela permet de clarifier votre travail et vos projets.

Structurer l'enregistrement du temps de votre projet en fonction de vos souhaits

Diverses vues d'ensemble de l'enregistrement du temps de votre projet

Devenir plus efficace

Le suivi du temps n'est pas seulement utile pour établir un relevé correct à la fin du mois. L'enregistrement continu du temps de projet fournit également des informations sur le temps que vous consacrez à tel ou tel projet et sur ce qui vous prend particulièrement de temps. S'agit-il d'un client, par exemple, qui exige toujours de longs appels téléphoniques ? Ou bien les projets passent-ils par trop de mains, ce qui consomme beaucoup de temps en termes de coordination ? Utilisez la vue du projet pour identifier ce qui vous vient facilement et les tâches qui vous prennent beaucoup de temps. Vous pourrez ainsi travailler sur des points précis et rendre votre travail quotidien plus efficace.

Facturation plus facile à la fin du mois

Les différentes vues de SeaTable ont l'avantage de créer directement plusieurs vues dans une même table et de les avoir toujours à portée de main. Avec la vue client, vous pouvez voir directement, d'un coup d'œil, combien de temps a été nécessaire pour un client au cours du mois. Ce temps peut ensuite être facilement facturé avec les détails du projet correspondant. Plus besoin de collecter et d'additionner les heures - SeaTable le fait de manière entièrement automatique et facilite ainsi votre travail quotidien.

Grâce à la vue client de l'enregistrement des temps du projet, vous avez toutes les heures en vue à la fin du mois.

La vue du client sur l'enregistrement des temps de votre projet - collectés et compacts

L'enregistrement du temps de projet ne fournit pas seulement des informations sur la routine de travail quotidienne de vos propres employés. L'enregistrement du temps peut également aider à estimer le temps nécessaire à certaines tâches lors de la préparation d'offres pour les clients. Par exemple, vous observez sur plusieurs mois que la planification et la mise en œuvre de stratégies de marketing prennent beaucoup plus de temps que vous ne l'aviez supposé. Vous pouvez inclure cela dans la planification de votre offre pour l'avenir et faire aux clients une offre transparente basée sur l'expérience qui peut être planifiée de manière réaliste pour les deux parties.

Commencez par utiliser notre modèle SeaTable pour l'enregistrement des temps de projet et structurez vos temps de projet en quelques étapes seulement. Ainsi, vous ne manquerez plus rien et vos flux de travail pourront s'améliorer constamment !