Вы можете увидеть рисунок с шаблоном структуры разбивки работ.

Советы и шаблоны для создания эффективной структуры разбивки работ

Узнайте, для чего подходит WBS, и используйте эти советы для создания эффективного шаблона структуры разбивки работ. Успешно структурируйте и организуйте свой проект. Найдите подходящий инструмент для вашей компании.

Давайте начнем с определения структуры разбивки работ.

Что такое структура разбивки работ (WBS)?

Структура разбивки работ, или WBS, является основным элементом планирования проекта и иллюстрирует подпроекты, обязанности и взаимосвязи в рамках проекта.

Создание структуры разбивки работ происходит в начале проекта и обеспечивает обзор для всех участников проекта.

Команда проекта разрабатывает структуру разбивки работ на основе шаблона.

Шаблон структуры разбивки работ © Johnstocker / adobe stock

Для чего подходит структура разбивки работ?

Структура разбивки работ подходит в качестве шаблона для всех других планов планирования затрат, процесса, планирования ресурсов и управления рисками. Поэтому его часто называют "планом планов".

Каковы преимущества PSP?

Структуру разбивки работ можно просто использовать в качестве шаблона для мозгового штурма при планировании проекта. На первом уровне у вас есть важные подпункты. Вы можете проводить мозговой штурм по каждому из них, пока они не будут полностью охвачены.

С помощью PSP вы можете легко планировать проект и четко структурировать его. Вы можете использовать его в качестве основы для оценки усилий, установления сроков и определения следующих шагов.

Каковы типы дисплеев PSP?

Классическим представлением WBS является древовидная диаграмма. Также можно отобразить его в виде карты мыслей, списка или внутри непрерывного текста с отступами.

Во всех формах обычно производится кодирование элементов, с так называемым кодом WBS. Возможным шаблоном кодирования для структуры разбивки работ является, например, номер уровня с последующей последовательной нумерацией элементов уровня (например, 3.1 для первого элемента третьего уровня).

Как построена структура разбивки работ?

В древовидной структуре вы начинаете с цели проекта в качестве главного узла. На первом уровне следует набросок в соответствии с различными

  • Требования,
  • Фазы
  • или частичные результаты проекта.

Часто выбираются контуры ПСП, которые подходят для отчетности на первом уровне. Важно ли выполнение особых требований, завершенного этапа или следует представить частичные результаты? Завершение элементов этого уровня проекта должно представлять собой важные этапы вашего проекта.

Далее на втором уровне следуют соответствующие пакеты работ, включая затраты, время и необходимые ресурсы. Чем подробнее вы здесь изложите свои мысли, тем легче будет оценить усилия.

Если пакет работ сформулирован слишком расплывчато, стоит разделить его на третьем уровне. В зависимости от сложности возможны дополнительные уровни.

7 шагов к структуре разбивки работ

Мы уже говорили о преимуществах и выгодах WBS. Теперь пришло время для конкретной реализации, чтобы эффективно использовать шаблоны структуры разбивки работ.

Определите цель (цели) проекта

На стартовом семинаре со всеми участниками проекта вы определяете цели проекта в соответствии с критериями SMART (конкретные, измеримые, привлекательные, реалистичные, ограниченные по времени). Либо есть единая цель для всего проекта, либо он должен быть разделен на подпроекты.

Определение целей проекта является частью шаблона структуры разбивки работ.

Шаблон структуры разбивки работ © WinWin / adobe stock

Как можно достичь поставленных целей?

Следующим шагом является рассмотрение способов достижения целей. Одна из возможностей - сортировка этого уровня по фазам. Например, выберите в качестве узлов WBS инициализацию, планирование, реализацию, контроль и завершение.

Другой вариант - выбрать требования к результатам проекта в виде пунктов. Также возможно структурировать конспект в соответствии с частичными результатами.

Определите пакеты работ

На следующем этапе определите пакеты работ для каждого из этих пунктов. Составьте список всех задач и распределите их по тематическим областям.

Назначение пакетов

Далее пакеты назначаются на соответствующие уровни и соответствующие узлы WBS. На этом этапе у вас также есть возможность указать лиц, ответственных за выполнение заданий.

Даты начала и окончания устанавливаются, если вы не выбрали другой метод планирования (например, расписание проекта) в дополнение к WBS.

Обзор структуры разбивки работ

Как правило, уже при первоначальном создании структуры разбивки работ вы узнаете до 90 % всех рабочих пакетов. Еще раз просмотрите готовый WBS со всеми участниками.

Повторное рассмотрение и корректировка

Для того чтобы охватить недостающие аспекты, через одну-две недели следует провести еще одну встречу. Здесь в ПСП могут быть включены дополнительные пункты.

Детальное планирование этапов работы

Наконец, вы приступаете к детальному планированию этапов работы. Здесь вы определяете конкретные задачи. Если будут выполнены только эти определенные шаги, может ли проект быть успешно реализован? Или отсутствуют задачи, которые еще не отображены в структуре разбивки работ? Если да, то добавьте их.

Структура разбивки работ: Шаблон и инструменты для создания

Если говорить конкретно, то вы, конечно, можете создать структуру разбивки работ без каких-либо шаблонов или инструментов. Вы просто используете индексные карточки и прикрепляете их к доске во время стартовой встречи. Однако это становится неудобным, когда план необходим в дальнейшем для справки. Именно здесь в игру вступают различные доступные шаблоны и программы PSP.

Какие существуют шаблоны структуры разбивки работ?

Выбирайте инструменты для составления диаграмм, mindmapping или списков. Двумя известными инструментами построения диаграмм, которые также подходят для создания структуры разбивки работ, являются Gliffi и Lucidchart. С их помощью вы можете создать структуру разбивки работ, например, в виде классической древовидной диаграммы. Если вы хотите создать ментальную карту, вы можете получить шаблон структуры разбивки работ из MindManager здесь. Для получения более структурированных и простых в обработке списков также подходит SeaTable. Вы можете найти соответствующие шаблоны здесь.

Упрощенные представления

В целом, для упрощения просмотра стоит использовать инструмент или шаблон для создания WBS. Структура разбивки работ является сложной, поскольку она должна показывать все с первого взгляда. С помощью инструмента можно установить фильтры для скрытия определенных пакетов задач или уровней.

Допустим, вы хотите, чтобы на каждого сотрудника приходилось по одному PSP. Нет проблем. Вы просто фильтруете ответственных и получаете индивидуальные списки дел.

Автоматические уведомления

Также полезны автоматические уведомления о совместной работе над заданиями. Если что-то отмечено как завершенное, прокомментировано или внесены изменения, это можно увидеть сразу. Задействованные лица информируются по электронной почте или с помощью push-уведомления.

Все и всегда на виду

Шаблон WBS также позволяет отслеживать ход проекта. На компьютерах участников нет разных версий плана. Вместо этого доступ к текущей структуре разбивки работ можно получить в центральном месте в любое время.

Заключение

Концепция создания структуры разбивки работ звучит просто, но она может быстро стать сложной и запутанной. Шаблон или инструмент структуры разбивки работ поможет вам реализовать проект максимально эффективно и четко.

Начните свой следующий проект успешно и воспользуйтесь шаблонами SeaTable.

Источник изображения Изображение на обложке: © A Stefanovska /Adobe Stock

Аватар фото
Кристоф Диллик-Бренцингер
Кристоф является основателем и техническим управляющим директором компании SeaTable GmbH. Он отвечает за все внутренние ИТ в SeaTable и любит новые и интересные задачи. В свободное время он любит играть в теннис, исследовать с семьей зарубежные города или иногда играть в компьютерные игры.