Чтобы разложить изначально абстрактный проект на планируемые элементы, вы можете использовать структуру разбивки работ, разделив процесс на подзадачи и пакеты работ. Узнайте, какие преимущества это дает, и воспользуйтесь нашими советами, чтобы создать эффективный шаблон для своей структуры разби вки на части. Успешно структурируйте свой проект и найдите подходящий инструмент для своей компании!
Что такое структура разбивки работ (WBS)?
Начнем с определения: структура разбивки работ, или сокращенно WBS, является основным элементом планирования проекта и визуализирует подпроекты, зависимости и взаимосвязи в рамках вашего проекта. Структура разбивки работ создается в начале проекта и дает всем участникам общую картину.
Применяйте структурированный подход к проектам. © Johnstocker / Adobe Stock
Какие существуют виды презентаций?
Классический вид представления структуры разбиения работ - древовидная диаграмма. Она также может быть представлена в виде карты ума, списка или непрерывного текста с отступами.
Элементы кодируются для всех форм. Этот шаг учитывает цель, согласно которой каждая задача должна встречаться в структуре разбиения работ только один раз. Возможным шаблоном для кодирования является номер уровня, за которым следует последовательная нумерация элементов, зависящих от уровня (например, 3.1 для первого элемента третьего уровня).
Как построена структура разбивки работ?
В древовидной структуре вы начинаете с главной цели проекта в качестве основного узла. Каждый последующий уровень организуется в соответствии с различными
- Функции: например, лица или отделы, ответственные за выполнение задач
- Объекты: например, отдельные части продукта или места, где происходит деятельность
- Фазы: например, логический хронологический порядок действий
Вы должны выбрать один из этих принципов структурирования для каждого уровня.
Функционально-ориентированные структуры второго уровня идеальны, если вы хотите, чтобы ответственные лица регулярно отчитывались о текущем состоянии дел в ходе проекта.
В строительных проектах, с другой стороны, может иметь смысл объектно-ориентированное разделение по помещениям, узлам или профессиям (например, корпус, трубы, ванные комнаты, крыша).
Для очень длительных проектов, вероятно, будет лучше использовать структуру, ориентированную на фазы. В этом случае элементы второго уровня должны обозначать важные этапы проекта.
Шаблон структуры разбивки работ © A Stefanovska / Adobe Stock
Далее на третьем уровне следуют соответствующие пакеты работ, включая необходимые ресурсы, такие как бюджет, время и рабочая сила. Чем детальнее вы проработаете этот вопрос, тем легче будет оценить объем работ.
Если пакет работ сформулирован слишком расплывчато, стоит разделить третий уровень еще больше. Рабочий пакет всегда должен зависеть от подзадачи второго уровня. В зависимости от сложности между вторым и третьим уровнями могут быть предусмотрены дополнительные уровни.
Для чего подходит структура разбивки работ?
Структура разбивки работ подходит в качестве шаблона для всех остальных планов вашего проекта. При желании она может стать основой для планирования ресурсов, затрат и сроков, а также для управления рисками. Поэтому ее часто называют "планом планов".
Каковы преимущества PSP?
Структура разбивки работ визуализирует весь проект и, таким образом, дает вам базовый обзор всех предстоящих задач. Так вам будет проще оценить объем работы и спланировать дальнейшие действия, поскольку вы с самого начала четко и полно определяете задачи. Это также снижает вероятность того, что вы ошибетесь в расчетах и отстанете от графика. По мере реализации проекта вы сможете отмечать выполненные задачи и документировать свой прогресс.
7 шагов к структуре разбивки работ
С помощью WBS можно легко спланировать проект и четко его структурировать. Теперь настало время для фактической реализации, чтобы эффективно использовать преимущества шаблона структуры разбивки работ. Мы продемонстрируем, как создать структуру разбивки работ на примере переезда офиса.
1. определите цель (цели) проекта
На стартовом семинаре с участием всех участников проекта вы определяете цели проекта в соответствии с критериями SMART (конкретные, измеримые, привлекательные, реалистичные, ограниченные по времени). Либо ставится единая цель для всего проекта, либо она должна быть разбита на подпроекты. В нашем случае главная цель - своевременный переезд из предыдущего офиса в новый.
Достигайте своей цели с помощью структуры разбивки работ. © WinWin / Adobe Stock
2. определить подзадачи
Затем подумайте, как вы хотите достичь своей цели и какие подзадачи для этого необходимы. Один из вариантов - распределить этот уровень по этапам. Типичными фазами проекта являются, например, подготовка, планирование, реализация, мониторинг, оценка и завершение. Более подробную информацию о структуре WBS вы можете найти выше.
3. составлять пакеты работ
На следующем этапе определите рабочие пакеты для каждого из этих пунктов. Перечислите все задачи и сгруппируйте их по тематическим областям.
4. назначьте пакеты подзадачам
Далее вы назначаете пакеты на соответствующие подзадачи или узлы WBS (здесь: фазы проекта). На этом этапе у вас также есть возможность ввести ответственных за выполнение задач. Даты начала и сроки выполнения указываются только в том случае, если в дополнение к WBS вы не выбрали другой метод планирования (например, расписание проекта).
5 Первый обзор плана
Затем проверьте шаблон структуры разбивки работ на полноту. Все ли задачи, необходимые для достижения целей, вы включили в него? Как правило, в первом варианте структуры разбивки работ вы узнаете до 90 процентов всех рабочих пакетов. Еще раз просмотрите WBS вместе со всеми участниками.
6. повторный обзор и корректировка
Чтобы покрыть все недостающие аспекты, можно включить в WBS дополнительные пункты. Однако этот шаг в первую очередь направлен на проверку уникальности всех элементов: Все ли задачи на одном уровне уникальны и отличаются друг от друга по содержанию? Или вы можете обобщить некоторые рабочие пакеты и исключить дублирование?
7. детальное планирование рабочих пакетов
Наконец, вы приступаете к детальному планированию рабочих пакетов. Здесь вы определяете конкретные задачи. Все ли процессы согласованы, и находятся ли пакеты работ в правильном месте в WBS? Достигнута ли цель проекта после завершения всех определенных задач? Если да, то ваша структура разбивки работ готова к использованию.
Структура разбивки работ: Шаблон и инструменты для создания
Конечно, вы можете создать структуру разбивки работ без каких-либо цифровых шаблонов или инструментов. В офисе просто используйте индексные карточки и малярный скотч и приклейте элементы на стену во время совещания. Это также работает с доской и магнитами.
Однако эти методы привязаны к месту и очень громоздки, если впоследствии план потребуется децентрализовать. Даже если вы сфотографируете свою работу, структура разбивки работ останется неизменной для других участников процесса. Для большей гибкости следует оцифровать WBS. Именно здесь на помощь приходят различные доступные шаблоны WBS и инструменты для совместной работы.
Какие шаблоны и инструменты для создания структуры разбиения работ существуют
В зависимости от желаемого метода визуализации вы можете выбрать инструменты для создания диаграмм, карт ума или списков. Два известных инструмента для создания диаграмм, которые также подходят для создания структуры разбиения работ, - это Gliffy и Lucidchart. С их помощью вы можете создать структуру разбивки работ, например, в виде классической древовидной диаграммы.
Если вы хотите создать карту ума, то Miro является ведущим поставщиком. Однако существует и десяток других инструментов, например MindManager, с помощью которых можно добиться сопоставимых результатов.
Если вам нужен список задач, с которым легко работать, и который немного более структурирован, чем карта ума, SeaTable - то, что вам нужно. С помощью этого инструмента для совместной работы вы можете легко распределить рабочие пакеты по ответственным лицам и подпроектам.
Шаблон структуры разбивки работ можно найти здесь. Чтобы воспользоваться им, вам необходимо бесплатно зарегистрироваться, указав свой адрес электронной почты.
Преимущества шаблона структуры разбивки работ от SeaTable
SeaTable - это база данных, которая предлагает множество функций для совместной работы. Благодаря многочисленным типам столбцов вы можете записывать встречи, рабочие часы, местоположение, дела, адреса электронной почты и многое другое.
Структура разбивки работ сложна тем, что в ней все должно быть видно с первого взгляда. Используя персонализированные представления, вы можете установить фильтры, чтобы скрыть определенные пакеты задач или уровни. Допустим, вы хотите видеть индивидуальный список дел для каждого сотрудника в WBS. Нет проблем: просто отфильтруйте список по ответственному лицу.
Все в одном месте и в любое время: В SeaTable нет разных версий структуры разбивки работ, поскольку файлы не разбросаны по компьютерам участников. Вместо этого вы можете получить доступ к текущей структуре разбивки работ в одном центральном месте и вносить изменения в режиме реального времени, чтобы все могли видеть.
Комментарии и автоматические уведомления также полезны для совместной работы над задачами. Все участники могут быть проинформированы по электронной почте или с помощью push-уведомления, когда что-то отмечено как завершенное, прокомментировано или изменено.
Заключение
Концепция структуры разбивки работ звучит просто, но в зависимости от масштаба вашего проекта она может быстро стать сложной и запутанной. Шаблон структуры разбивки работ в подходящем инструменте поможет вам реализовать проект максимально эффективно и гладко.
Начните свой следующий проект и приведите его к успеху с помощью бесплатных шаблонов управления проектами от SeaTable.
"*" указывает на обязательные поля
