Para organizar um projeto inicialmente abstrato em elementos planeáveis, pode utilizar um plano analítico de trabalho para dividir o processo em subtarefas e pacotes de trabalho. Descubra quais as vantagens que isto traz e utilize as nossas dicas para criar um modelo eficaz para o seu plano de trabalho. Estruture o seu projeto com sucesso e encontre a ferramenta certa para a sua empresa!
O que é uma estrutura de repartição de trabalho (WBS)?
Comecemos por uma definição: uma estrutura analítica do trabalho, ou abreviadamente EAP, é um elemento central do planeamento do projeto e visualiza os subprojectos, as dependências e as inter-relações no âmbito do seu projeto. Uma estrutura analítica do trabalho é criada no início de um projeto e fornece uma visão geral a todos os envolvidos.
Adotar uma abordagem estruturada aos projectos. © Johnstocker / Adobe Stock
Que tipos de apresentação existem?
O tipo clássico de apresentação de uma estrutura analítica de projeto é um diagrama de árvore. Também pode ser apresentado como um mapa mental, uma lista ou um texto contínuo indentado.
Os elementos são codificados para todos os formulários. Esta etapa tem em conta o objetivo de que cada tarefa só deve ocorrer uma vez no plano de estrutura do projeto. Um modelo possível para a codificação é um número para o nível, seguido da numeração sequencial dos elementos dependentes do nível (por exemplo, 3.1 para o primeiro elemento do terceiro nível).
Como é estruturada a estrutura de repartição do trabalho?
Numa estrutura em árvore, começa-se com o objetivo de projeto superior como nó principal. Cada nível subsequente é organizado de acordo com os vários
- Funções: por exemplo, pessoas ou departamentos responsáveis pelas tarefas
- Objectos: por exemplo, partes individuais de um produto ou locais onde se realizam as actividades
- Fases: por exemplo, ordem cronológica lógica das actividades
Deve escolher um destes princípios de estruturação para cada nível.
As estruturas orientadas para a função no segundo nível são ideais se se pretender que os responsáveis apresentem regularmente relatórios sobre o estado atual no decurso do projeto.
Por outro lado, nos projectos de construção, pode fazer sentido uma subdivisão orientada para os objectos, de acordo com as divisões, conjuntos ou profissões (por exemplo, estrutura, canalizações, casas de banho, telhado).
Para projectos muito longos, é provavelmente vantajosa uma estrutura orientada para as fases. Neste caso, os elementos do segundo nível devem assinalar os marcos importantes do projeto.
Modelo de estrutura analítica do trabalho © A Stefanovska / Adobe Stock
Seguem-se, no terceiro nível, os respectivos pacotes de trabalho, incluindo os recursos necessários, como o orçamento, o tempo e a mão de obra. Quanto mais pormenorizado for este ponto, mais fácil será estimar o trabalho envolvido.
Se um pacote de trabalho for formulado de forma demasiado vaga, vale a pena subdividir mais o terceiro nível. Um pacote de trabalho deve sempre depender de uma subtarefa do segundo nível. Consoante a complexidade, são também concebíveis outros níveis entre o segundo e o terceiro níveis.
Para que é adequada a estrutura de avaria do trabalho?
O plano de estrutura do projeto é adequado como modelo para todos os outros planos do projeto. Se assim o desejar, constitui a base para o planeamento dos recursos, dos custos e do calendário, bem como para a gestão dos riscos. É, por isso, frequentemente referido como o "plano dos planos".
Quais são as vantagens de uma PSP?
O plano da estrutura do projeto visualiza um projeto inteiro e pode, assim, fornecer uma visão geral básica de todas as tarefas futuras. Torna-se mais fácil estimar o volume de trabalho e planear o futuro, uma vez que as tarefas são definidas de forma clara e completa desde o início. Isto também torna menos provável que se engane completamente nos cálculos e se atrase no calendário. À medida que o projeto avança, pode assinalar as tarefas concluídas e documentar o seu progresso.
7 passos para um plano de trabalho
Com o PEP, é possível planear facilmente um projeto e estruturá-lo de forma clara. Chegou o momento da implementação efectiva para utilizar eficazmente as vantagens de um modelo de plano da estrutura do projeto. Vamos demonstrar como criar um plano de estrutura do projeto usando o exemplo de uma mudança de escritório.
1. definir o(s) objetivo(s) do projeto
Num workshop de arranque com todos os participantes no projeto, definem-se os objectivos do projeto de acordo com os critérios SMART (específicos, mensuráveis, atractivos, realistas, calendarizados). Ou existe um único objetivo para todo o projeto ou este deve ser dividido em subprojectos. No nosso caso, o objetivo global é a mudança atempada do escritório anterior para o novo escritório.
Alcance o seu objetivo com uma estrutura analítica do trabalho. © WinWin / Adobe Stock
2. definir subtarefas
Em seguida, pense na forma como pretende atingir o seu objetivo e quais as subtarefas necessárias para o fazer. Uma opção é organizar este nível de acordo com as fases. As fases típicas de um projeto são, por exemplo, a preparação, o planeamento, a execução, a monitorização, a avaliação e a finalização. Pode encontrar mais informações sobre a estrutura do PEP acima.
3. elaborar pacotes de trabalho
Na etapa seguinte, defina os pacotes de trabalho para cada um destes pontos. Enumere todas as tarefas e agrupe-as em áreas temáticas.
4. atribuir pacotes às subtarefas
Em seguida, atribui-se os pacotes às subtarefas apropriadas ou aos respectivos nós PEP (aqui: fases do projeto). Nesse ponto, também é possível entrar as pessoas responsáveis pelas tarefas. Só é possível especificar datas de início e prazos se não for selecionado outro método de programação (por exemplo, um calendário de projeto) além do PEP.
5 Primeira revisão do plano
Em seguida, verifique se o seu modelo de estrutura analítica do trabalho está completo. Incluiu todas as tarefas necessárias para atingir os seus objectivos? Regra geral, no primeiro esboço da estrutura analítica do trabalho, reconhece-se até 90% de todos os pacotes de trabalho. Analise novamente a EAP com todas as pessoas envolvidas.
6. revisão e ajustamento renovados
Para cobrir os aspectos em falta, é possível incluir pontos adicionais na EAP. No entanto, esta etapa consiste essencialmente em verificar a singularidade de todos os elementos: Todas as tarefas de um nível são únicas e diferentes umas das outras em termos de conteúdo? Ou é possível resumir alguns pacotes de trabalho e eliminar duplicações?
7. planeamento detalhado dos pacotes de trabalho
Por fim, inicia-se o planeamento detalhado dos pacotes de trabalho. É aqui que se definem as tarefas específicas. Todos os processos são coerentes e os pacotes de trabalho estão no sítio certo da EAP? O objetivo do projeto foi alcançado assim que todas as tarefas definidas foram concluídas? Em caso afirmativo, o plano de estruturação do trabalho está pronto a ser utilizado.
Estrutura de avaria do trabalho: Modelo e ferramentas para a criação
É claro que pode criar uma estrutura analítica do trabalho sem quaisquer modelos ou ferramentas digitais. No escritório, basta utilizar cartões de índice e fita ades iva e colar os elementos na parede durante a reunião. Isto também funciona com um quadro branco e ímanes.
No entanto, estes métodos estão ligados ao local e são muito complicados se o plano for mais tarde necessário de forma descentralizada. Mesmo que tire fotografias do seu trabalho, a estrutura analítica do trabalho é inalterável para as outras partes envolvidas. Para maior flexibilidade, deve digitalizar a EAP. É aqui que entram em ação os vários modelos de EAP disponíveis e as ferramentas de colaboração.
Que modelos e ferramentas de estrutura analítica de trabalho estão disponíveis
Dependendo do método de visualização pretendido, pode escolher entre ferramentas de diagramas, mapas mentais ou listas. Duas ferramentas de diagrama bem conhecidas que também são adequadas para criar um plano de estrutura analítica são o Gliffy e o Lucidchart. Pode utilizá-las para criar o plano de estruturação do trabalho como um diagrama de árvore clássico, por exemplo.
Se pretende criar um mapa mental, o Miro é o principal fornecedor. No entanto, há também uma dúzia de outras ferramentas, como o MindManager, com as quais pode obter resultados comparáveis.
Se precisa de uma lista de tarefas fácil de trabalhar e um pouco mais estruturada do que um mapa mental, o SeaTable é o ideal para si. Com esta ferramenta de colaboração, pode atribuir facilmente pacotes de trabalho a partes responsáveis e subprojectos.
Pode encontrar aqui o modelo de estrutura analítica do trabalho. Antes de o poder utilizar, tem de se registar gratuitamente com o seu endereço de correio eletrónico.
Vantagens do modelo de estrutura analítica de trabalho do SeaTable
O SeaTable é uma base de dados que oferece muitas funções para a colaboração em equipa. Graças aos numerosos tipos de colunas, também pode registar compromissos, horas de trabalho, localizações, tarefas, endereços de correio eletrónico e muito mais.
Um plano de estruturação do trabalho é complexo porque tem de mostrar tudo à primeira vista. Com a ajuda de vistas personalizadas, é possível definir filtros para ocultar determinados pacotes de tarefas ou níveis. Digamos que quer ver uma lista de tarefas individual para cada empregado no PEP. Não há problema: basta filtrar de acordo com a pessoa responsável.
Tudo num só lugar, em qualquer altura: Não existem versões diferentes da estrutura analítica do trabalho no SeaTable, uma vez que os ficheiros não estão espalhados pelos computadores dos participantes. Em vez disso, pode aceder à estrutura analítica do trabalho atual numa localização central e fazer alterações em tempo real para que todos possam ver.
Os comentários e as notificações automáticas também são úteis para trabalhar em conjunto nas tarefas. Todos os participantes podem ser informados por correio eletrónico ou notificação push quando algo é marcado como concluído, comentado ou alterado.
Conclusão
O conceito de uma estrutura analítica do trabalho parece simples, mas dependendo da dimensão do seu projeto, pode rapidamente tornar-se complexo e confuso. Um modelo de estrutura analítica do trabalho numa ferramenta adequada ajuda-o a implementar o seu projeto da forma mais eficiente e harmoniosa possível.
Inicie o seu próximo projeto e conduza-o ao sucesso com os modelos de gestão de projectos gratuitos da SeaTable.
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