Pode ver um desenho com um modelo para uma estrutura de decomposição do trabalho.

Dicas e modelos para a criação de uma estrutura de trabalho eficaz

Saiba para que é adequado o PEP e utilize estas dicas para criar um modelo eficaz para a sua estrutura de decomposição do trabalho. Estruture e organize o seu projecto com sucesso. Encontre a ferramenta certa para a sua empresa.

Comecemos com a definição da estrutura de repartição do trabalho.

O que é uma estrutura de repartição de trabalho (WBS)?

Uma estrutura de repartição do trabalho, ou PEP, é um elemento central do planeamento do projecto e ilustra os subprojectos, responsabilidades e inter-relações dentro de um projecto.

A criação de uma estrutura de trabalho de ruptura está no início de um projecto e fornece uma visão geral para todos os envolvidos.

Uma equipa de projecto desenvolve uma estrutura de trabalho de decomposição com base num modelo.

Modelo de estrutura de repartição de trabalho © Johnstocker / adobe stock

Para que é adequada a estrutura de avaria do trabalho?

A estrutura de repartição do trabalho é adequada como modelo para todos os outros planos de planeamento de custos, o processo, o planeamento de recursos e a gestão de riscos. Por conseguinte, é frequentemente referido como o "plano de planos".

Quais são as vantagens de uma PSP?

A estrutura do trabalho pode ser simplesmente utilizada como modelo para o planeamento de projectos de brainstorming. No nível um, tem os subitens importantes. Pode fazer um brainstorming sobre cada um deles até estar completamente coberto.

Com o PSP, pode facilmente planear um projecto e estruturá-lo claramente. Pode utilizá-lo como base para estimar os esforços, estabelecer prazos e determinar os próximos passos.

Quais são os tipos de visualização PSP?

A representação clássica do SBC é um diagrama em árvore. Também é possível exibi-lo como um mapa mental, uma lista ou dentro de um texto contínuo indentado.

Em todas as formas, a codificação dos elementos é normalmente feita, com o chamado código WBS. Um possível modelo de codificação para a estrutura de repartição do trabalho é, por exemplo, um número para o nível seguido da numeração consecutiva para o elemento do nível (por exemplo 3.1 para o primeiro elemento do terceiro nível).

Como é estruturada a estrutura de repartição do trabalho?

Numa estrutura em árvore, começa-se com o objectivo do projecto como o nó principal. No primeiro nível, segue-se um esboço de acordo com os vários

  • Requisitos,
  • Fases
  • ou resultados parciais do projecto.

Muitas vezes são escolhidos esboços PSP que são adequados para a elaboração de relatórios de primeiro nível. O cumprimento de requisitos especiais é importante, de uma fase concluída ou devem ser apresentados resultados parciais? A conclusão dos elementos deste nível de projecto deve representar marcos importantes no seu projecto.

A isto se seguem, no nível dois, os respectivos pacotes de trabalho, incluindo custos, tempo e recursos necessários. Quanto mais detalhado estiver aqui, mais fácil é estimar o esforço.

Se um pacote de trabalho for formulado de forma demasiado vaga, vale portanto a pena dividi-lo ainda mais num terceiro nível. Consoante a complexidade, são concebíveis outros níveis.

Os 7 passos para a estrutura de repartição do trabalho

Já falámos sobre as vantagens e benefícios do SPE. Agora é tempo de a implementação concreta fazer uma utilização eficiente dos modelos de uma estrutura de trabalho de ruptura.

Definir o(s) objectivo(s) do projecto

Num workshop de lançamento com todos os participantes do projecto, definem-se os objectivos do projecto de acordo com os critérios SMART (específicos, mensuráveis, atraentes, realistas, programados). Ou há um único objectivo para todo o projecto ou este tem de ser dividido em subprojectos.

A definição dos objectivos do projecto faz parte de um modelo de estrutura de repartição do trabalho.

Modelo de estrutura de repartição de trabalho © WinWin / adobe stock

Como podem os objectivos ser alcançados?

O passo seguinte é considerar como os objectivos devem ser alcançados. Uma possibilidade é ordenar este nível por fases. Por exemplo, escolher a inicialização, planeamento, implementação, controlo e conclusão como nós PEP.

Outra opção é escolher os requisitos dos resultados do projecto como pontos de bala. Também é concebível estruturar o esboço de acordo com resultados parciais.

Definir os pacotes de trabalho

Na etapa seguinte, definir os pacotes de trabalho para cada um destes pontos. Enumerar todas as tarefas e agrupá-las em áreas temáticas.

Atribuição das embalagens

A seguir, os pacotes são atribuídos aos níveis apropriados e aos respectivos nós PEP. Neste momento, também tem a possibilidade de entrar pessoas responsáveis pelas tarefas.

As datas de início e fim são definidas se não se escolher outro método de programação (por exemplo, um calendário do projecto), para além do PEP.

Revisão da estrutura de repartição do trabalho

Em regra, já reconhecerá até 90% de todos os pacotes de trabalho durante a criação inicial da estrutura de repartição do trabalho. Volte a percorrer o SBS acabado com todos os participantes.

Revisão e ajuste renovados

Para cobrir os aspectos em falta, deverá seguir-se outra reunião após uma ou duas semanas. Aqui, outros pontos podem ser incluídos na PSP.

Planeamento detalhado das etapas de trabalho

Finalmente, inicia-se o planeamento detalhado das etapas de trabalho. Aqui definem-se as doses de betão. Se apenas estas etapas definidas forem cumpridas, poderá o projecto ser implementado com sucesso? Ou faltam tarefas que ainda não foram mostradas na estrutura de avaria do trabalho? Se assim for, adicione-os.

Estrutura de avaria do trabalho: Modelo e ferramentas para a criação

Em termos concretos, é claro que pode criar a estrutura de decomposição do trabalho sem quaisquer modelos ou ferramentas. Basta usar cartões de índice e prendê-los à placa de identificação durante a reunião de lançamento. No entanto, isto torna-se incómodo quando o plano é necessário mais tarde para referência. É aqui que entram em jogo os vários modelos e programas PSP disponíveis.

Quais são os modelos de estrutura de repartição de trabalho disponíveis?

Escolha entre ferramentas de diagramação, mapeamento mental ou lista. Duas ferramentas de diagramação bem conhecidas que também são adequadas para a criação de uma estrutura de trabalho de avaria são Gliffi e Lucidchart. Com estes pode, por exemplo, criar a estrutura de decomposição do trabalho como um diagrama clássico em árvore. Se quiser criar um mapa mental, pode obter um modelo de estrutura de decomposição de trabalho do MindManager aqui. Para um pouco mais de estrutura e listas fáceis de processar, o SeaTable é também adequado. Pode encontrar aqui os modelos apropriados.

Opiniões simplificadas

Em geral, vale a pena utilizar uma ferramenta ou modelo para a criação do PEP para simplificar as vistas. Uma estrutura de avaria da obra é complexa porque tem de mostrar tudo num relance. Com uma ferramenta pode definir filtros para esconder certos pacotes de tarefas ou níveis.

Digamos que quer ver um PSP por empregado. Não há problema. Basta filtrar pelos responsáveis e obter listas de afazeres individuais.

Notificações automáticas

As notificações automáticas para trabalho colaborativo em tarefas também são úteis. Se algo for marcado como concluído, comentado ou se forem feitas alterações, isto pode ser visto imediatamente. As pessoas envolvidas são informadas por e-mail ou notificação push.

Tudo num relance em todos os momentos

Um modelo WBS também lhe permite acompanhar o projecto. Não existem versões diferentes do plano nos computadores dos participantes. Em vez disso, a actual estrutura de avaria do trabalho pode ser acedida num local central em qualquer altura.

Conclusão

O conceito de criação de uma estrutura de trabalho de ruptura parece simples, mas pode rapidamente tornar-se complexo e confuso. Um modelo de estrutura ou ferramenta de estrutura de trabalho de ruptura irá ajudá-lo a implementar o seu projecto da forma mais eficiente e clara possível.

Comece o seu próximo projecto com sucesso e beneficie dos modelos SeaTable.

Fonte da imagem Imagem Imagem da capa: © A Stefanovska /Adobe Stock

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Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph é o fundador e director técnico de gestão da SeaTable GmbH. É responsável por todas as TI internas na SeaTable e adora novos e excitantes desafios. No seu tempo livre, gosta de jogar ténis, explorar cidades estrangeiras com a sua família ou jogar ocasionalmente o jogo de computador.