SeaTable permet de stocker des informations et des données dans une grande variété de formats. Outre les informations simples basées sur du texte (par ex. mots, chiffres, sommes d'argent), SeaTable prend également en charge le stockage d'informations complexes (par ex. fichiers, images, texte formaté y compris les éléments insérés). Les champs de sélection vous permettent de classer vos données dans des catégories définies et les fonctions de validation intégrées (par ex. URL, données de position) garantissent que vos saisies sont disponibles dans un format uniforme et directement exploitable. Les formules vous permettent d'effectuer des opérations arithmétiques et les liens vous permettent de créer des relations entre les entrées de différentes tables, ce qui permet d'effectuer des opérations puissantes dans la base de données.
Découvrez ici SeaTables 24 différents types de colonnes !
Colonnes avec saisie manuelle des données #
Un type est attribué à chaque colonne du tableau. Le type de colonne détermine les données que vous pouvez insérer dans les cellules de la colonne. Par exemple, vous ne pouvez pas insérer de fichiers dans une zone de texte. La colonne de date, quant à elle, force la saisie d'une date dans le format choisi.
Texte
Ce type de colonne stocke du texte sans mise en forme. Le texte est composé de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux ainsi que d'espaces. Le formatage comme le gras, l'alignement ou le retrait n'est pas possible. Les informations contenues dans les colonnes de texte ne sont pas non plus interprétées par SeaTable. Les chaînes de caractères "24.12.2000" et "https://seatable.io" ne sont pas interprétées comme des dates ou des URL. Les fonctions avancées qui nécessitent une telle interprétation ne sont pas disponibles. Pour les deux exemples, cela signifie que l'URL n'est pas représentée comme un hyperlien et qu'aucun filtre avancé tel que "5 jours avant" n'est disponible pour la date.
Les colonnes de texte sont souvent utilisées pour les noms et les (courtes) descriptions. Les exemples sont donc "Max Mustermann" ou "bon état, pas de défauts extérieurs". Une valeur par défaut et un contrôle du format peuvent être prédéfinis.
Nombre
Les colonnes de nombres stockent des informations numériques. Une information numérique peut être un nombre, un pourcentage ou une somme d'argent. SeaTable refuse la saisie de lettres dans les colonnes de type Nombre.
Lors de la création d'une colonne de chiffres, vous pouvez définir plus précisément le format de paiement. Vous avez le choix entre cinq options :
- Nombre : le nombre saisi s'affiche.
Exemple : "321" → "321". - Pourcentage : le nombre saisi est affiché sous forme de pourcentage.
Exemple : "321" → "321%". - Yuan : le nombre saisi est affiché avec deux décimales et le caractère yuan en tête.
Exemple : "321" → "¥0,32". - le dollar : Le nombre saisi est affiché avec deux décimales et le signe dollar en tête.
Exemple : "321" → "$0,32". - Euro : Le nombre saisi est affiché avec deux chiffres après la virgule et le signe euro en tête.
Exemple : "321" → "€0,32". - Monnaie définie par l'utilisateur : le nombre saisi est affiché avec deux chiffres après la virgule et un symbole monétaire de premier plan, librement choisi (par ex. £, ₺) ou une abréviation (par ex. CHF, SEK).
Exemple : "321" et "£" → "£0,32".
Vous pouvez également choisir le séparateur décimal et le séparateur de milliers à utiliser. Les séparateurs décimaux disponibles sont la virgule ("0,32") et le point ("0.32") ; pour faciliter la lecture des grands nombres, les blocs de `000 peuvent être séparés par des espaces ("1 000 000"), des virgules ("1,000,000") et des points ("1.000.000"). SeaTable empêche l'utilisation du même séparateur décimal et des milliers.
Les colonnes de chiffres et de pourcentages affichent toujours les valeurs telles qu'elles ont été saisies. Si le même nombre de chiffres après la virgule doit toujours être affiché, le bouton "Sélectionner les décimales" est disponible à cet effet. En l'activant, il vous est demandé d'indiquer le nombre de décimales. Toutes les valeurs sont alors affichées avec la précision après la virgule choisie. Ici aussi, il est possible de définir une valeur par défaut.
Case à cocher
Les cases à cocher permettent de saisir des informations binaires : Coché vs. non coché. D'autres saisies telles que des compléments ne sont pas possibles.
Les cases à cocher sont donc particulièrement adaptées à la saisie de messages d'état clairs. Les exemples sont "terminé" ou "non terminé", "allumé" ou "éteint" ou "disponible" ou "non disponible". Il est possible de définir une valeur par défaut.
Date
Les colonnes de date interprètent les informations saisies comme des dates. Les entrées qui ne peuvent pas être interprétées comme des dates sont rejetées comme non valables.
Pour la saisie et la présentation des données, vous avez le choix entre trois options de format :
- Date internationale (ISO) au format AAAA-MM-JJ (par ex. "2020-07-04")
- Date américaine au format M/J/AAAA (par ex. "7/4/2020")
- Date européenne au format jj/mm/aaaa (p. ex. "04/07/2020")
- Date européenne ou allemande au format JJ.MM.AAAA (par ex. "04.07.2020")
Le bouton "A la minute près" permet de transformer la colonne de date en colonne de date/heure. En activant ce commutateur, la saisie de l'heure dans chaque cellule devient obligatoire. Sans heure, la saisie ne sera pas interprétée correctement et sera affichée comme non valable. Il est également possible de définir ici une valeur par défaut.
Sélection unique
Dans une cellule d'une colonne de sélection simple, vous pouvez choisir une valeur dans une liste d'options définies. Vous créez vous-même la liste des options définies pour chaque colonne de sélection simple et pouvez l'adapter à tout moment aux circonstances changeantes. Il convient d'être prudent lors de la suppression d'une option de cette liste. Si cette option est en cours d'utilisation dans la colonne, elle sera alors supprimée de toutes les cellules de la colonne.
Vous définissez les options disponibles dans une colonne de sélection simple via "Modifier la sélection simple" dans le menu contextuel de la colonne. Vous pouvez également y importer et exporter des listes d'options. Une nouvelle option est également créée lorsque vous utilisez la combinaison de touches CTRL + V pour coller le contenu du presse-papiers dans une cellule d'une colonne de sélection simple.
La sélection simple se prête particulièrement bien à la catégorisation des données et donc aussi très bien au regroupement des données. Les descriptions d'état (p. ex. "neuf", "utilisé", "défectueux") sont des utilisations courantes, tout comme les messages d'état (p. ex. "ouvert", "contacté", "en discussion", "en négociation", "terminé").
Avec la mise en cascade, la sélection peut être prédéfinie pour les colonnes de sélection simple par une autre colonne de sélection simple. En bref : la 1ère colonne permet de collecter des données de niveau supérieur, comme les continents. La 2e colonne permet ensuite de sélectionner les pays correspondant à chaque continent. Au préalable, on détermine quels pays peuvent être sélectionnés comme options, par exemple lorsque "Europe" est sélectionné dans la colonne 1. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Sélection multiple
Lors d'une sélection multiple, vous pouvez choisir un nombre quelconque de valeurs dans une liste de valeurs définies. Comme pour la sélection simple, vous créez vous-même la liste des valeurs possibles et l'adaptez à vos circonstances individuelles.
Vous définissez les options disponibles dans une colonne à choix multiple via "Modifier le choix multiple" dans le menu contextuel de la colonne. Vous pouvez également y importer et exporter des listes d'options. Une nouvelle option est également créée lorsque vous utilisez la combinaison de touches CTRL + V pour coller le contenu du presse-papiers dans une cellule d'une colonne de sélection simple.
La sélection multiple est idéale pour l'indexation - également appelée tagging. Grâce aux valeurs définies, vous pouvez attribuer plusieurs propriétés ou états standardisés à une entrée.
Texte formaté
Dans ce type de colonne, vous pouvez enregistrer des textes plus longs avec des éléments insérés tels que des images et des tableaux. Les options de formatage et de structuration suivantes sont à votre disposition :
- Styles : six titres et un style de paragraphe
- les listes à puces : Liste numérotée, liste non ordonnée, liste à cocher
- Mise en évidence : gras, italique, liens et code en ligne
- Éléments : bloc de code, citation, tableau et image
Le texte formaté est utilisé pour les descriptions et la documentation. S'il est utile pour la saisie d'informations que les textes contiennent des éléments structurants et/ou que le texte et les images soient proches les uns des autres, ce type de colonne est alors le bon.
Fichier
Le type de colonne Fichier stocke un nombre quelconque de fichiers de tout type. SeaTable propose une fonction d'aperçu pour de nombreux formats de fichiers image.
Image
Le type de colonne Image enregistre un nombre quelconque de fichiers image dans les formats de fichier BMP, GIF, ICO, JPG, PNG, SVG et TIF. La colonne Image est donc une colonne de fichiers limitée aux formats de fichiers image.
Employés
Dans une colonne Employés, vous pouvez saisir un nombre quelconque d'utilisateurs qui ont au moins un accès en lecture à la base. Les utilisateurs de SeaTable sans accès ne peuvent pas être saisis dans la colonne comme collaborateurs. D'autres saisies ne sont pas non plus autorisées. Si l'accès à la base est retiré à un collaborateur, mais qu'il est inscrit dans une colonne de collaborateurs, il reste inscrit dans la colonne, à moins qu'il ne soit supprimé. Il ne peut pas être sélectionné à nouveau après avoir été supprimé.
En option, il est également possible d'informer les collaborateurs par notification lorsqu'ils sont sélectionnés dans une colonne de collaborateurs. L'option "Informer les collaborateurs" permet d'activer cette fonction. Il est également possible de définir ici une personne comme valeur par défaut.
La colonne des collaborateurs est particulièrement utile pour la gestion de projet. Lorsque vous saisissez des tâches à effectuer dans un tableau, vous pouvez consigner les personnes qui les exécutent dans une première colonne de type collaborateur et le responsable dans une deuxième colonne de ce type. La fonction de notification permet de s'assurer que les personnes concernées ne passent pas à côté d'une tâche nouvellement attribuée.
URL
Les colonnes URL interprètent l'information saisie comme une ressource du réseau local ou d'Internet et permettent de l'appeler directement par un clic. Comme les entrées dans ce type de colonne ne sont pas validées, une adresse Internet (par ex. https://seatable.io) ou une adresse IP (par ex. 192.168.178.1) peut être enregistrée dans une cellule.
Pour accéder à une URL enregistrée, il faut d'abord cliquer sur l'entrée, puis sur l'icône de lien à droite de la cellule. L'URL s'ouvre alors dans une nouvelle balise de navigateur. SeaTable ajoute automatiquement http(s):// comme préfixe si l'URL a été saisie sans.
Courriel :
Les colonnes de courrier électronique sont des colonnes de texte spécialisées pour la saisie et le stockage d'adresses électroniques et elles permettent une utilisation directe par un simple clic de souris. Vous pouvez utiliser une adresse e-mail directement comme adresse de destinataire pour un nouvel e-mail en cliquant d'abord sur la cellule, puis sur l'icône d'enveloppe à droite de la cellule. Le programme de messagerie électronique standard s'ouvre alors et l'adresse est insérée dans la ligne "À".
La colonne e-mail est particulièrement pratique pour les formulaires web. L'utilisation d'un champ e-mail à la place d'une colonne de texte garantit que la saisie a la syntaxe d'une adresse e-mail valide. De plus, les colonnes d'e-mails peuvent être utilisées par la colonne de boutons pour envoyer des e-mails.
Durée
La colonne Durée est un type de colonne de nombres spécialisé pour le stockage de mesures ou de durées et d'intervalles de temps. Les entrées non numériques sont donc rejetées comme non valables.
Pour la représentation des durées, vous avez le choix entre deux formats :
- Durée à la minute près au format h:mm (par ex. "1:23")
- Durée à la seconde près au format h:mm:ss (p. ex. "1:23:45")
Quel que soit le mode d'affichage choisi, les données saisies dans les colonnes de durée peuvent être soit des chiffres, soit un format séparé par deux points. Un nombre saisi est automatiquement converti dans ce dernier format. Il est interprété comme une indication en secondes ou en minutes, en fonction du format choisi. Ainsi, "105" sera converti en 1:45 si le format à la minute est utilisé et en 0:01:45 si le format à la seconde est utilisé. Si une durée est saisie au format séparé par deux points et que la précision de la durée n'est pas exactement respectée, SeaTable complète ou coupe automatiquement en interprétant la saisie de droite à gauche : La saisie "1:02:03" dans une cellule avec une précision en minutes est raccourcie à 02:03 ; une saisie avec une précision trop faible reçoit des zéros en tête.
Toutes les valeurs de durée sont enregistrées en secondes et il est possible de se référer à cette valeur dans les formules. Il est également possible de modifier ultérieurement le format de représentation sans perte d'informations.
Lien vers d'autres entrées
Dans les cellules de ce type de colonne, vous pouvez saisir un nombre quelconque de références à des entrées dans d'autres tables de la base.
Le champ de liaison est conçu pour représenter des relations entre des entrées de différents tableaux. Avec le champ de liaison, il est possible de représenter des relations 1:n et n:1 ainsi que des relations n:m. Le champ de liaison peut également être utilisé pour représenter des relations entre des tableaux.
Rating
La colonne Rating permet de représenter très facilement les évaluations. Il est possible de choisir une fourchette d'évaluation de 1 à 10 ainsi que différentes couleurs et formes. Les données peuvent ainsi être évaluées et notées rapidement et simplement, de manière compréhensible pour tous. Il est également possible de définir une valeur par défaut.
Formule
Dans une colonne de formules, vous pouvez effectuer des transformations et des calculs sur les données d'autres colonnes. Dans une formule, vous pouvez prendre en compte toutes les colonnes disponibles dans une base.
SeaTable propose des formules dans les domaines suivants :
- Constantes
- Opérandes
- Fonctions mathématiques
- Fonctions de texte
- Fonctions de date
- Fonctions logiques
- Fonctions statistiques
- Fonctions de liaison
Vous trouverez égalementla référence complète de la formule dans ce manuel.
Les paramètres de format de la colonne de formules, auxquels vous pouvez accéder via le menu contextuel de l'en-tête de colonne, permettent de définir le format numérique des résultats numériques. Les formats disponibles sont les mêmes que ceux du type de colonne Nombre.
Bouton
Les boutons permettent d'automatiser le traitement des données ou l'exécution de certaines actions.
Les boutons de SeaTables peuvent effectuer les actions suivantes :
- Exécuter le script
- Envoi d'e-mails
- Ouvrir l'URL
- Copier et coller des lignes
- Modifier la ligne
Les boutons peuvent être dotés d'un label et d'une couleur individuels. Pour chaque action, un sous-menu correspondant s'ouvre pour d'autres réglages.
Géoposition
Dans cette colonne, les lieux peuvent être enregistrés et visualisés ultérieurement avec le plug-in Map. Pour cela, il est possible de sélectionner soit le pays et la région, soit la latitude et la longitude.
Formule pour les liens
La formule pour les liens permet d'afficher les données des tableaux liés. Il existe différentes formules à cet effet :
- lookup pour la simple reproduction des données
- countlinks pour la somme des entrées liées
- rollup pour le résumé mathématique des entrées liées (somme, min, max, moyenne, etc.)
- findmin pour la lecture de la plus petite entrée liée
- findmax pour la lecture de la plus grande entrée liée
Types de colonnes avec saisie automatique des données #
Outre les types de colonnes dans lesquels vous saisissez des données en tant qu'utilisateur, il existe dans SeaTable quatre autres types de colonnes dont le contenu est généré automatiquement par SeaTable. Ces colonnes ne peuvent pas être modifiées manuellement par l'utilisateur. Elles sont principalement utilisées à des fins de documentation.
Créateur
SeaTable documente automatiquement le nom de l'utilisateur qui a créé la ligne dans la colonne du créateur.
Créé
SeaTable documente automatiquement la date et l'heure de création de la ligne dans la colonne Heure de création. La date et l'heure sont affichées au format AAAA-MM-JJ HH:MM. (Au 5 juillet 2020, le format d'affichage ne peut pas être modifié).
Dernier responsable
SeaTable documente automatiquement le nom de l'utilisateur qui a apporté la dernière modification à une entrée dans la colonne Dernière personne ayant modifié l'entrée.
Dernièrement édité
SeaTable documente la date et l'heure de la dernière modification d'une entrée dans la colonne Date de dernière modification. La date et l'heure sont affichées au format AAAA-MM-JJ HH:MM. (Au 5 juillet 2020, le format d'affichage ne peut pas être modifié).
Numéro automatique
SeaTable génère automatiquement un numéro de série séquentiel dans de nouvelles lignes. Trois formats sont disponibles :
- Numéro de série avec un nombre quelconque de zéros de tête
Exemple : "0000" → "0001", "0002", "0003", ... - Numéro de série avec un nombre quelconque de zéros de tête et un préfixe de chaîne.
Exemple : "Produit-000" → "Produit-001", "Produit-002", "Produit-003", ... - Numéro de série avec un nombre quelconque de zéros non significatifs et préfixe de la date actuelle au format AAAAMMJJ.
Exemple : "YYYYMMDD-00" → "20200914-01", "20200914-02", "20200914-03", ...
La colonne Numéro automatique n'est disponible que dans la première colonne.
