Une gestion plus simple de votre équipe - la nouvelle gestion d'équipe

Avec la mise à niveau de SeaTable Cloud vers la version 3.0, les abonnés Cloud bénéficient non seulement des nombreuses fonctions nouvelles et améliorées de la version majeure, mais aussi d'une nouvelle gestion d'équipe qui simplifie la gestion des petites et surtout des grandes équipes. De nouvelles fonctions ont été ajoutées, les fonctions existantes ont été étendues et un nouveau design permet une meilleure vue d'ensemble et une plus grande convivialité. Nous sommes heureux de vous présenter la nouvelle gestion d'équipe et les principaux changements dans ce montant.

Situation de départ et défis

L'"ancienne" gestion d'équipe de SeaTable Cloud est un module de SeaTable Server. (SeaTable Server est le logiciel derrière SeaTable Cloud, qui est également disponible pour une installation sur votre propre serveur). En tant que tel, il offre toutes les fonctions de gestion nécessaires aux équipes pour une utilisation au sein d'une organisation (cloud privé). Il n'offre toutefois pas de fonctions de gestion des abonnements ni d'intégration avec un prestataire de services de paiement.

Ces fonctions nécessaires à l'exploitation d'une solution destinée à un cercle d'utilisateurs général (cloud public) ont été complétées individuellement pour SeaTable Cloud. En ce qui concerne l'expérience utilisateur, la gestion des équipes est restée en deçà des normes habituelles, malgré une complexité technique relativement élevée. L'extension d'une équipe, par exemple, nécessitait d'abord d'ajouter un ou plusieurs utilisateurs à l'abonnement avant de pouvoir ensuite enregistrer des utilisateurs supplémentaires dans un autre menu. Il en a résulté de nombreuses demandes d'assistance et la frustration qui en a découlé en raison de cette procédure inhabituelle.

En raison de la séparation de la gestion des utilisateurs et des abonnements ainsi que de la facturation, il existait également des obstacles importants à la mise en œuvre de fonctions de gestion avancées. De nombreux administrateurs d'équipe ont par exemple demandé la fusion de deux équipes existantes. Il en va de même pour les méthodes de paiement étendues. Le paiement par facture n'a pu être mis en œuvre que sur la base d'une demande individuelle et avec un effort manuel disproportionné de la part des clients et des fournisseurs.

Ces questions ont été abordées lors du nouveau développement de la gestion d'équipe. Nous sommes heureux de pouvoir dire qu'ils ont été résolus ! Et voici à quoi ressemble la nouvelle gestion d'équipe :

Utilisation et fonctions

Vous ouvrez l'administration de l'équipe comme auparavant : via l'option de menu Administration de l'équipe derrière l'avatar de l'utilisateur, vous ouvrez le nouvel onglet.

Mais les points communs s'arrêtent là. C'est au niveau du design que cela est le plus évident : alors que le design de l'ancienne gestion d'équipe s'inspirait du design de l'application SeaTable, la nouvelle gestion d'équipe suit le design du site web. La comparaison de la structure des menus de l'ancienne et de la nouvelle gestion d'équipe montre également que le guidage de l'utilisateur a été repensé et que des fonctions ont été ajoutées.

Aperçu

L'aperçu est la page d'accueil de la gestion d'équipe. Elle offre en un coup d'œil des informations importantes sur le statut de l'équipe et l'utilisation des limites. Des informations de statut exceptionnelles importantes, comme par exemple un changement d'abonnement à venir ou une carte de crédit non valable, sont également affichées.

Équipe

Le nouveau menu Équipe permet de gérer les membres de l'équipe et les groupes. Il est également possible de définir des paramètres d'utilisateur pour l'ensemble de l'équipe. Il s'agit par exemple de l'authentification obligatoire avec un deuxième facteur ou de l'utilisation de liens d'invitation. Le menu Équipe consolide ainsi les fonctions qui, dans l'ancienne gestion d'équipe, étaient réparties dans les points de menu Utilisateurs, Groupes et Paramètres.

Pour chaque membre de l'équipe et chaque groupe, il est possible d'afficher des informations avancées et de procéder à des modifications. Le nom et l'appartenance à un groupe peuvent être modifiés pour les membres de l'équipe. Il est également possible de réinitialiser le mot de passe et de rendre obligatoire l'utilisation d'une authentification à deux facteurs. Bien entendu, un utilisateur peut également être supprimé ou désactivé. Dans les informations étendues des groupes, il est possible d'afficher les bases d'un groupe et de gérer les membres du groupe et leurs rôles.

Bases

Le menu Bases regroupe toutes les informations sur les bases gérées par l'équipe et les possibilités d'accès existantes. Ces derniers comprennent les partages internes à l'équipe, les liens externes ainsi que les liens d'invitation. Comme dans l'équipe, il est possible d'afficher des informations et des paramètres avancés en cliquant dessus. Pour les bases individuelles, les informations avancées permettent par exemple d'afficher tous les utilisateurs qui ont accès à la base, ainsi que leurs niveaux d'autorisation et l'origine de l'autorisation d'accès (p. ex. propriété de la base, appartenance à un groupe, partage).

Abonnement

La gestion de votre abonnement - qui comprend également la suppression de votre abonnement - s'effectue dans le menu du même nom. En cliquant sur l'option de menu, vous voyez votre abonnement actuel, y compris le type d'abonnement, le nombre d'utilisateurs abonnés, la fréquence et le mode de paiement ainsi que l'adresse et le destinataire de la facture. Vous pouvez adapter vous-même toutes ces informations.

Dans la nouvelle zone de compte, nous pouvons désormais proposer le paiement sur facture pour les mises à niveau de Free à Enterprise. Pour cela, il suffit de choisir la facture comme mode de paiement lors de la mise à niveau. (Les conditions pour le paiement par facture sont un mode de paiement annuel et au moins 10 utilisateurs).

Dans l'onglet Factures toutes les factures de votre équipe et leur statut de paiement sont indiqués. Vous pouvez également télécharger une facture. Pour ce faire, cliquez sur le numéro de facture dans la dernière colonne.

API & intégration

En tant qu'administrateur d'une équipe, l'élément de menu API & intégration est important pour contrôler l'intégration de SeaTable avec des applications tierces. Les jetons de base existants auxquels vous avez accès en tant qu'administrateur d'équipe sont affichés ici. Les jetons de base peuvent être modifiés en un clic.

Aide et support

Les équipes disposant d'un abonnement Plus ou Enterprise et qui reçoivent une assistance individuelle par e-mail de la part de notre équipe d'assistance peuvent envoyer des demandes d'assistance dans la section Aide et assistance et suivre le statut de toutes les demandes de l'ensemble de l'équipe ici aussi. Cette fonction n'était pas disponible dans l'ancienne gestion des équipes.

Pour soumettre une demande d'assistance, il est nécessaire de se connecter au système de tickets de SeaTable. Les données d'accès pour cela sont affichées ici. Le mot de passe pour la connexion est généré dynamiquement à chaque ouverture de page. Vous créez un nouveau ticket après vous être connecté au système de tickets en cliquant sur le signe plus en bas à gauche.

Sous les données d'accès au système de tickets, toutes les demandes d'assistance soumises sont listées chronologiquement sous forme de tableau. Un clic sur le titre d'un ticket existant ouvre le ticket dans le système de tickets. Si vous n'êtes pas encore inscrit, vous devez d'abord vous connecter avec les données d'accès.

Mentions légales

La rubrique Mentions légales est le point d'accès central aux documents essentiels qui régissent l'utilisation de SeaTable Cloud et la relation contractuelle entre vous, le client, et SeaTable GmbH, l'opérateur de SeaTable Cloud.

Vous pouvez également créer ici votre contrat de traitement des données personnel sur la base de notre modèle de contrat de traitement des données. Cliquez sur Créer un contrat de traitement des données (CT), puis spécifiez le type de données stockées dans SeaTable et les personnes concernées. Si vous acceptez le contrat, votre contrat personnel sera créé au format PDF et enregistré ici en tant que nouveau document. (Actuellement, les contrats AV ne peuvent être créés qu'en allemand).

Arriver plus vite à destination

Nous sommes convaincus que la nouvelle gestion d'équipe de SeaTable apportera une grande amélioration de la productivité : De nouvelles fonctions permettent une autogestion avancée, de meilleurs aperçus répondent plus rapidement aux questions et le traitement des paiements est également plus flexible et plus polyvalent. Bien entendu, la gestion d'équipe est disponible dans les langues de notre site web.

Nous serions ravis de recevoir vos commentaires sur la nouvelle gestion d'équipe - vous pouvez également utiliser la fonction de ticket intégrée dans la section Aide & Support.