Como gerente de um clube desportivo, há muitas áreas a acompanhar e gerir, quer seja contabilidade geral, reservas de terreno ou gestão de tarefas para todos os membros. O Clube de Hóquei de Berlim utiliza o SeaTable para transferir os muitos sistemas individuais que existem actualmente num único sistema e assim digitalizar os seus processos.
A associação num relance
- Nome
- Clube de Hóquei de Berlim
- Divisão
- Clube desportivo
- Fundada em
- 1905
- Localização
- Berlim, Alemanha
- Empregados
- 1-10
A vasta gama de tarefas requer uma ferramenta flexível
O Clube de Hóquei de Berlim é um clube multi-disciplinar. Para além do hóquei, os entusiastas do desporto também podem jogar ténis e lacrosse aqui. No domínio do hóquei, o clube tradicional com quase 120 anos de existência conta-se orgulhosamente entre os clubes de hóquei mais bem sucedidos da Alemanha. Só na secção de hóquei, 800 membros são activos no desporto. Tanto a equipa masculina como a feminina jogam na 1ª Bundesliga.
As tarefas diárias que surgem num clube desportivo são múltiplas. Como gestor de um clube, tem tarefas administrativas gerais, cuida dos sócios, faz orçamentos e trata de questões jurídicas e de seguros. Exemplos concretos são, por exemplo, o planeamento de viagens para jogos fora de casa em consulta com os respectivos treinadores, a recolha de subsídios e a organização da formação de treinadores. Além disso, há numerosas reuniões diárias com o pessoal e os voluntários.
Com esta vasta gama de tarefas, as exigências sobre um sistema de apoio crescem naturalmente.
Experimentei muitas aplicações, por exemplo, Asana, Monday ou Google Docs. Gostei mais da base de dados do tipo Excel no SeaTable porque é simplesmente mais bem mapeada aqui do que nas outras ferramentas. Os processos são apresentados de forma mais clara e as ligações entre conjuntos de dados são muito mais fáceis de criar.
Timo Stephan, Diretor do Berliner Hockeyclub e.V.
Manuseamento de dados sensíveis e comunicação com gabinetes honorários
Devido à diversidade das tarefas, várias soluções têm sido utilizadas até agora. Algumas coisas eram feitas no Excel, outras no Google Docs, o Clube de Hóquei de Berlim chegou mesmo a experimentar o Asana, a segunda-feira e o Trello no passado. No entanto, o desejo de um sistema superordenado que levasse a uma melhor visão de conjunto e ao estabelecimento de estruturas gerais sempre existiu.
Além disso, o gerente do clube, Timo Stephan, gostaria de ver um melhor tratamento de dados sensíveis. Muitas vezes tem de lidar com tais dados no seu trabalho diário. Sejam os salários dos treinadores ou os dados de contacto e de conta que devem ser partilhados em segurança com as pessoas apropriadas.
Muitos clubes desportivos são apoiados principalmente pelo empenho e entusiasmo dos voluntários. Na qualidade de diretor do clube, Timo Stephan distribui-lhes uma grande variedade de tarefas e pretende manter-se sempre a par do estado das tarefas distribuídas. Atualmente, os voluntários não estão no local todos os dias, o que naturalmente torna a comunicação mais difícil. As chamadas telefónicas e os e-mails acumulam-se na caixa de entrada e a visão geral perde-se rapidamente. É necessário encontrar uma solução móvel para integrar todas estas pessoas.
SeaTable para estruturas mais claras e melhor comunicação
A comunicação com os voluntários, treinadores e membros do comité que não se encontram no escritório todos os dias foi muito facilitada pelo SeaTable. Com a solução de folha de cálculo online SeaTable, o Berlin Hockey Club encontrou uma forma de distribuir todas as suas tarefas de forma estruturada e fiável. Além disso, o SeaTable facilita o planeamento, uma vez que a cada tarefa pode ser atribuída uma quantidade de tempo correspondente. As tarefas concluídas podem ser marcadas como tal pelo empregado correspondente e tornam mais fácil para o gestor monitorizar os objectivos trimestrais estabelecidos.
Uma solução para dados sensíveis poderia também ser estabelecida com o SeaTable. Ao atribuir direitos de acesso, estes podem agora ser visualizados muito mais facilmente e não têm de ser isolados no computador do gerente do clube.
Devido à flexibilidade da base de dados SeaTable, os sistemas anteriormente isolados podem ser mapeados em conjunto com o SeaTable e transferidos para um único sistema. As estruturas individuais podem ser ligadas muito mais facilmente no SeaTable, resultando numa visão global muito boa.
Timo Stephan está entusiasmado e está a pensar nas funções que ainda pode mapear no SeaTable. O SeaTable tem definitivamente potencial e ele vai continuar a testar curiosamente todas as novas funções do SeaTable para ver como pode utilizá-lo de forma rentável para o Clube de Hóquei de Berlim. Em todo o caso, está satisfeito por ter encontrado o SeaTable.
Como clube desportivo, os nossos recursos financeiros são limitados. É por isso que considero ótimo podermos utilizar o SeaTable gratuitamente.
Timo Stephan, Diretor do Berliner Hockeyclub e.V.
Resumo
- A estrutura flexível da SeaTable permite a migração de muitos pequenos processos para um sistema de nível superior.
- Graças à facilidade de utilização do SeaTable, não é necessária qualquer formação de voluntários e é muito mais fácil coordenar as diferentes tarefas.
- Ao restringir os direitos de acesso, os dados sensíveis, como salários, contactos e dados de contas, também encontram o seu lugar no SeaTable.