A gestão de projectos e tarefas requer muita competência e talento organizacional. Nem toda a gente é capaz de coordenar adequadamente os projectos com o seu pessoal e dividir a procura de forma equilibrada, mas ainda assim sensata. Para além destas competências, uma boa ferramenta de gestão de projectos é uma necessidade absoluta. Sem ela, pode perder-se rapidamente a visão geral, as tarefas não são concluídas a tempo e todo o projeto está em perigo. Com o SeaTable, oferecemos uma ferramenta de gestão de tarefas perfeita que permite uma gestão de projectos ágil e leva o seu projeto a uma conclusão bem sucedida.
O que é afinal a gestão de projectos?
A gestão de projectos envolve o planeamento, coordenação, controlo e monitorização de projectos. Um gestor de projecto deve ser capaz de planear o âmbito dos serviços dos projectos, avaliar o calendário e também o planeamento dos custos e também planear os recursos e o financiamento do projecto em tempo útil. Os riscos devem ser minimizados e as oportunidades devem ser utilizadas da melhor forma possível para atingir o máximo rendimento. Existe mesmo uma norma DIN que descreve os princípios básicos e os componentes individuais da gestão de projectos.
Para que um projecto seja bem sucedido, os objectivos devem ser formulados muito claramente, de modo a que as tarefas sejam planeadas com precisão e os funcionários sejam suficientemente informados. Isto requer uma gestão de tarefas precisa. Durante o curso do projecto, o controlo de qualidade deve ser sempre assegurado de modo a que nenhum erro se infiltre e a que o projecto se desenvolva de acordo com os objectivos. No final do projecto, deverá sempre realizar-se uma avaliação a fim de registar os sucessos e explorar o potencial de melhoria.
Quais são os métodos?
Há muitas abordagens diferentes à gestão de projectos, que diferem tanto na estrutura de gestão de tarefas como em toda a forma de trabalhar. Qual o melhor método depende inteiramente do projecto, equipa e empresa - Scrum, por exemplo, não é necessariamente o melhor para cada caso de utilização.
1. estrutura de repartição do trabalho
A estrutura de repartição do trabalho é um dos métodos clássicos em que o projecto é dividido em diferentes pacotes de trabalho, como o desenvolvimento e concepção de um logótipo para uma nova marca. Isto oferece a vantagem de que todas as tarefas e responsabilidades são definidas desde o início. As estruturas são claras e o primeiro passo pode ser dado imediatamente.
2. scrum
O método Scrum é utilizado para projectos particularmente complexos onde nem todas as tarefas foram determinadas no início. Nestes casos, são necessários métodos de trabalho ágeis e flexíveis para planear e implementar de novo o progresso do projecto todas as semanas. Assim, o trabalho é feito num ciclo repetitivo e são apresentados novos resultados todas as semanas, com base nos quais o trabalho é então continuado.
3. kanban
Certamente já ouviu falar deste método. Este método funciona especialmente com a visualização de tarefas e é, por isso, bastante popular na gestão de tarefas. Neste tipo de gestão de tarefas, as tarefas são movidas de uma coluna para a seguinte num quadro visual, sob a forma de cartões Kanban - principalmente de "Aberto" para "A fazer" e para "Feito".
Pode ver que os métodos diferem na sua abordagem e que alguns podem ser mais adequados ao seu projecto do que outros. Em todos os casos, porém, necessita de uma ferramenta de gestão de tarefas que o apoie em todas as áreas de tarefas para completar o seu projecto com êxito. Existem muitos fornecedores diferentes para isto, todos eles com as suas vantagens e desvantagens. SeaTable tem a vantagem decisiva de não só ser capaz de mapear a gestão de projectos como um software flexível, mas também de cobrir todos os outros processos, tais como a gravação do tempo de trabalho, CRM ou planeamento de oficinas com as suas funções versáteis.
Como ferramenta de gestão de projectos, SeaTable é altamente flexível e pode ser adaptada a todas as suas necessidades individuais. Com SeaTable envolve o seu pessoal no projecto, simplifica os processos de trabalho e comunicação e estrutura o seu projecto do princípio ao fim, com a ajuda de tarefas e descrições claras.
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Gestão holística de tarefas em apenas algumas etapas
SeaTable é uma solução de folha de cálculo flexível que lhe permite personalizar a gestão do seu projecto. Construímos a nossa base com toda a informação importante necessária para um projecto, tal como To Do's, pessoa responsável, prazo, data de início e documentos importantes. Podem ser utilizados diferentes tipos de colunas para personalizar e especificar as entradas. Assim, pode criar uma nova linha para cada tarefa que surja e introduzir a tarefa em detalhe. Este processo é comparável a uma criação de bilhetes, tal como existe em alguns sistemas.
Quase todos os tipos de colunas podem ser utilizados para uma maior estruturação e avaliação. Para uma melhor visão geral e classificação das tarefas, foi efectuado um duplo agrupamento por categoria e área de tarefa na tabela "Campanha de anúncios na TV" e um agrupamento por área de tarefa e prioridade no projeto paralelo "Revista da marca". No entanto, as tabelas de gestão de tarefas também podem ser agrupadas por colaborador ou prazo - tal como necessita dos dados neste momento.
Gestão de projectos em tempo real
A base para a gestão de tarefas pode ser usada completamente como uma base de trabalho na qual os ficheiros podem ser partilhados uns com os outros, uma vez que o SeaTable também funciona como uma base de dados. Todos os documentos e imagens aí carregados são armazenados em qualidade original e podem ser descarregados para edição por qualquer pessoa autorizada. Como base de dados em linha, todas as alterações e progresso do trabalho são também sincronizados em tempo real para que todos estejam sempre actualizados.
Comunicação em equipa num só lugar
SeaTable permite a comunicação directa dentro das tabelas, eliminando a necessidade de comunicação por correio electrónico fora da Base. Ao abrir uma fila, o pessoal pode ser acrescentado à discussão no campo de comentários à direita e podem ser enviados comentários, perguntas ou feedback. Desta forma, todos sabem exactamente a que tarefa se refere uma pergunta e a comunicação é transparente, síncrona e rastreável.
Gestão de tarefas com a direcção Kanban
Para uma melhor visualização e um manuseamento mais fácil da gestão de tarefas, o plugin Kanban é a solução ideal. O plugin integrado funciona como todas as ferramentas comuns de gestão de projectos Kanban e permite que as tarefas sejam movidas para trás e para a frente sob a forma de cartões com base em diferentes categorias de classificação, como o estado. Quando uma tarefa está concluída, a pessoa responsável pode simplesmente mover o cartão de "a fazer" para "concluído" e a tarefa é marcada como concluída.
Outras categorizações são também concebíveis, tais como de acordo com pacotes de tarefas superiores, por exemplo o design de um website. Esta forma de trabalhar é muito mais fácil para muitos, uma vez que as tarefas são claramente estruturadas e visualizadas. Isto também ajuda a poder avaliar um projecto e o esforço envolvido no mesmo em termos reais. Tais ferramentas são, portanto, muito populares, especialmente com equipas ou empresas mais pequenas.
Opiniões individuais para cada empregado
Para os quadros individuais do seu pessoal, devem ser criadas previamente vistas separadas. Para o fazer, basta definir um filtro em que a coluna "Responsável" deve conter o nome de um determinado membro do pessoal ("Responsável por XY"). Isto faz com que todos os outros colegas desapareçam da visualização e apenas sejam apresentadas as tarefas do funcionário em causa. Esta função está incluída em todas as licenças e oferece infinitas possibilidades de design. Se pretender criar uma vista apenas com tarefas em aberto, por exemplo, a função de filtro é "Estado não concluído".
As inúmeras opções de filtros oferecem visões altamente individuais da sua gestão de tarefas e pode adoptar uma perspectiva diferente em qualquer altura. O bom é que as diferentes visões são todas completamente independentes umas das outras na sua apresentação. Um filtro na vista A não influencia a visualização na vista B. No entanto, a alteração dos dados corre sempre sincronizada e é imediatamente implementada em todas as vistas.
Se os pontos de vista no nosso modelo de gestão de tarefas forem realmente apenas para serem vistos pelo respectivo funcionário, eles podem ser partilhados com todos individualmente - isto significa que apenas a pessoa partilhada também tem acesso a esta visão (isto faz parte dos pacotes pagos Plus e Enterprise). Outras pessoas não vêem este ponto de vista. No entanto, isto só funciona se a Base não for partilhada num ambiente comum.
Fique sempre atento às horas: Com a linha do tempo e o calendário
O plug-in da linha do tempo é uma grande ajuda na visualização do tempo de toda a sua gestão de tarefas. Com ele, pode ver rapidamente se ainda está no bom caminho com o seu planeamento temporal ou se algumas tarefas já estão atrasadas. Ao definir a data de início e o prazo da tarefa, esta pode ser perfeitamente exibida na linha temporal. Definir que outras informações devem ser exibidas, tais como a pessoa responsável, o prazo exacto ou as doses.
Para opiniões individuais do pessoal, crie as suas próprias opiniões para cada membro do pessoal com antecedência. Desta forma, cada um vê as suas próprias tarefas na sua própria linha temporal e sabe quanto tempo lhe resta para tarefas individuais. Também pode ver como os seus empregados estão ocupados quando planeiam tarefas e podem reprogramar se a carga de trabalho for distribuída de forma desigual.
Semelhante ao plug-in da linha do tempo, o plug-in do calendário oferece uma visão geral temporal de todo o projecto e de todas as fases de planeamento da gestão de tarefas, mas inteiramente em estilo de calendário. A visão por dia, semana, mês, ano ou inteiramente na visão da agenda permite uma visão diária das etapas do projecto e mostra em que dia o quanto precisa de ser feito. Também aqui é possível a criação de quadros de pessoal sem quaisquer problemas com base nas opiniões criadas.
Receber automaticamente todo o progresso do projecto
As notificações automáticas são muito importantes para que todos os empregados estejam sempre actualizados relativamente às suas tarefas e à gestão das mesmas. A verificação obrigatória da base para ver se há novidades deixou de ser necessária. No nosso modelo, definimos uma regra de notificação que é accionada por alterações na coluna "Responsável". Quando uma tarefa é atribuída a um colaborador, este recebe uma notificação direta e automaticamente.
Se for necessário obter feedback de um colega ou do supervisor, basta atribuir a tarefa a essa pessoa - mais uma vez, a regra desencadeia-se automaticamente e a pessoa responsável é informada. Isto elimina a necessidade de e-mails com consultas, feedback ou instruções de trabalho. Após o processamento, a tarefa é então enviada de volta para a pessoa apropriada para continuar o fluxo de trabalho.
Os comentários dentro de uma linha utilizando a função de comentário também desencadeiam uma notificação automática para que as pessoas mencionadas sejam informadas diretamente. Se pretender, pode criar as suas próprias regras, por exemplo, quando as tarefas mudam para o estado "Concluído", para se manter a par do progresso do projeto. Também definimos uma regra de notificação na gestão de tarefas que o lembra regularmente dos prazos futuros - para que todas as tarefas sejam concluídas a tempo.
Gestão de tarefas mais fácil do que nunca
Com o SeaTable, a sua gestão de tarefas torna-se um perigo de jogo eficaz e que poupa tempo nos seus projectos. Para utilizar o nosso modelo, clique aqui. Como software de folha de cálculo e base de dados, SeaTable vai muito além da introdução de dados: estruturar, ordenar, delegar, discutir, organizar, planear, implementar e finalizar - tudo isto e muito mais é possível com o SeaTable.
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