Будучи менеджером спортивного клуба, необходимо отслеживать и управлять многими областями, будь то общая бухгалтерия, бронирование полей или управление задачами для всех членов клуба. Берлинский хоккейный клуб использует SeaTable для перевода множества существующих в настоящее время отдельных систем в единую систему и, таким образом, оцифровки своих процессов.
Ассоциация с первого взгляда
- Имя
- Берлинский хоккейный клуб
- Подразделение
- Спортивный клуб
- Основана
- 1905
- Местонахождение
- Берлин, Германия
- Сотрудники
- 1-10
Широкий спектр задач требует гибкого инструмента
Берлинский хоккейный клуб - это многопрофильный клуб. Помимо хоккея, любители спорта могут играть здесь в теннис и лакросс. В области хоккея почти 120-летний традиционный клуб с гордостью причисляет себя к самым успешным хоккейным клубам Германии. Только в хоккейной секции 800 членов активно занимаются спортом. И мужская, и женская команды играют в 1-й Бундеслиге.
Ежедневные задачи, возникающие в спортивном клубе, многообразны. Как менеджер клуба, вы выполняете общие административные задачи, заботитесь о членах клуба, составляете бюджет, занимаетесь юридическими вопросами и страхованием. Конкретными примерами могут быть, например, планирование поездок на выездные игры по согласованию с соответствующими тренерами, сбор субсидий и организация обучения тренеров. Кроме того, ежедневно проводятся многочисленные встречи с сотрудниками и волонтерами.
При таком широком спектре задач требования к системе поддержки, естественно, возрастают.
Я перепробовал множество приложений, например, Asana, Monday или Google Docs. Больше всего мне понравилась база данных, похожая на Excel, в SeaTable, потому что здесь она просто более красиво отображается, чем в других инструментах. Процессы отображаются более четко, а связи между наборами данных создавать гораздо проще.
Тимо Стефан, менеджер клуба Berliner Hockeyclub e.V.
Работа с конфиденциальными данными и общение с почетными должностями
В связи с разнообразием задач до настоящего времени использовалось несколько решений. Некоторые вещи делались в Excel, некоторые в Google Docs, Берлинский хоккейный клуб в прошлом даже пробовал использовать Asana, Monday и Trello. Тем не менее, стремление к созданию суперординарной системы, которая привела бы к лучшему обзору и созданию общих структур, существовало всегда.
Кроме того, менеджер клуба Тимо Стефан хотел бы видеть более эффективную обработку конфиденциальных данных. В своей повседневной работе ему часто приходится иметь дело с такими данными. Будь то зарплата тренеров или данные о контактах и счетах, которые должны быть надежно переданы соответствующим лицам.
Многие спортивные клубы поддерживаются в основном за счет самоотдачи и энтузиазма волонтеров. Как руководитель клуба, Тимо Стефан распределяет между ними самые разнообразные задачи, а также всегда хочет отслеживать статус распределенных задач. Теперь волонтеры не находятся на месте каждый день, что, естественно, затрудняет коммуникацию. Телефонные звонки и электронные письма скапливаются в папке "Входящие", и обзор быстро теряется. Необходимо найти мобильное решение для интеграции всех этих людей.
SeaTable для более четких структур и лучшей коммуникации
Общение с волонтерами, тренерами и членами комитета, которые не находятся каждый день в офисе, стало намного проще благодаря SeaTable. С помощью онлайн-решения для электронных таблиц SeaTable Берлинский хоккейный клуб нашел способ структурированно и надежно распределять все свои задачи. Кроме того, SeaTable облегчает планирование, поскольку каждой задаче можно назначить соответствующее количество времени. Выполненные задачи могут быть отмечены соответствующим сотрудником, что облегчает менеджеру контроль за выполнением поставленных квартальных целей.
Решение для конфиденциальных данных также может быть создано с помощью SeaTable. Назначив права доступа, теперь их можно просматривать гораздо проще и не обязательно изолировать на компьютере менеджера клуба.
Благодаря гибкости базы данных SeaTable, все ранее изолированные системы могут быть сопоставлены с помощью SeaTable и перенесены в единую систему. Отдельные структуры могут быть гораздо легче связаны между собой в SeaTable, что позволяет получить очень хорошее общее представление.
Тимо Штефан полон энтузиазма и думает о том, какие функции он еще может отобразить в SeaTable. У SeaTable определенно есть потенциал, и он будет продолжать с любопытством тестировать каждую новую функцию SeaTable, чтобы увидеть, как он может использовать ее с пользой для Берлинского хоккейного клуба. В любом случае, он счастлив, что познакомился с SeaTable.
Как спортивный клуб, мы располагаем лишь ограниченными финансовыми ресурсами. Поэтому я считаю, что это здорово, что мы можем пользоваться SeaTable бесплатно.
Тимо Стефан, менеджер клуба Berliner Hockeyclub e.V.
Резюме
- Гибкая структура SeaTable позволяет переносить множество небольших процессов в систему более высокого уровня.
- Благодаря простоте использования SeaTable не требуется обучение волонтеров, и гораздо легче координировать различные задачи.
- Благодаря ограничению прав доступа такие конфиденциальные данные, как зарплата, контактные данные и данные счетов, также находят свое место в SeaTable.
