Как Ventil Verlag выводит свои внутренние процессы на новый уровень

Ventil Verlag нуждается в гибком организационном инструменте для своих внутренних издательских процессов. Разнообразные и мелкие организационные задачи, которые невозможно осмысленно отобразить ни в одном стандартном программном обеспечении, привели Ventil Verlag к SeaTable.

Имя

Издатель Valve

Подразделение

Книгоиздатель

Основана

1999

Местонахождение

Майнц, Германия

Сотрудники

10-50 сотрудников

Гибкие процессы требуют гибких инструментов

Ventil Verlag - классическое нишевое издательство, как и сотни других в Германии. Более 20 лет она выпускает и публикует книги, выходящие за рамки мейнстрима, в основном в области поп- и веганского питания. Среди наиболее успешных публикаций - книга Vegan-Klischee ade! которая была опубликована в марте 2020 года и стала бестселлером журнала Spiegel.

Проблемы, с которыми сталкивается небольшое издательство, многообразны. Нет огромной организации с четкими ролями и задачами. Вместо этого небольшая команда должна гибко реагировать на поставленные задачи и находить решения, чтобы справиться с ними. Основная команда Ventil Verlag состоит всего из 6 человек, которым помогают внешние фотографы, дизайнеры, редакторы, сотрудники пресс-службы и другие внештатные сотрудники. Не существует фиксированных процессов, которые отображаются в издательском программном обеспечении, но необходимо гибкое программное обеспечение, которое адаптируется к изменяющимся требованиям и процессам.

SeaTable очень прост в понимании и был сразу же хорошо принят нашей командой. Люди сразу поняли, как с ним работать.Патрик Зигмунд, руководитель веганского отдела Ventil Verlag

Ведение обзора имеет важное значение

Не так давно координация и планирование осуществлялись с помощью электронной почты для всей команды. Все понимали, что это не может быть решением проблемы, но эксперименты с Google Sheets, Trello или Asana просто не принесли желаемого успеха. Такое решение, как Trello, хотя и является самоочевидным, не подходит для планирования книг в издательстве, где цель - объединить авторов, фотографов, иллюстраторов и редакторов под одной крышей.

В SeaTable, с другой стороны, это очень просто. В то время как вся информация о книге, включая обложку, графику и изображения, может быть записана в одной таблице, необходимые этапы работы вплоть до публикации координируются между участниками в другой таблице. Благодаря простому связыванию таблиц, информация может быть четко структурирована и представлена в SeaTable.

Кроме того, все книги издательства регистрируются в SeaTable. Ни одно другое решение не может так естественно регистрировать самую разнообразную информацию, такую как название, подзаголовок, автор, категория, издание программы, управление проектом, статус рукописи, дата публикации, количество страниц, цена, номер ISBN и URL в магазине, и в то же время легко редактировать. Кроме того, сотрудники могут легко отфильтровать названия, которые уже были опубликованы, или отсортировать их по "проектам, находящимся в стадии реализации".

SeaTable обеспечивает необходимую гибкость

Издательство почти ежедневно получает разоблачительные материалы, которые необходимо просеивать и оценивать. У небольшого издательства нет возможности выпускать все, что кажется интересным. Вместо этого нужно развивать чувство того, что интересует читателей и что можно хорошо произвести. Тем временем, представленные разоблачения управляются в SeaTable и получают там статус, который виден всем членам команды. Если текст заинтересовал, с автором связываются, и начинается работа. Если сценарий не подходит, он архивируется соответствующим образом и дальше не рассматривается.

После внедрения SeaTable координация и коммуникация в команде значительно улучшились. Требуется меньше координации, поскольку каждый знает, где найти нужную ему информацию. Это означает, что каждый в команде может больше сосредоточиться на своих темах.

Резюме

"Раньше мы пробовали использовать Trello и Google Sheets, но это просто не подходило. Trello слишком сильно ограничивал нас, а в Google Sheets нам часто не хватало контекста. С SeaTable у нас всегда есть идеальный обзор".
Патрик Зигмунд, руководитель веганского отдела Ventil Verlag

• Ventil Verlag всегда отслеживает процесс создания своих книг с помощью связанных таблиц. Вся информация о книге может быть идеально увязана с запланированными дальнейшими шагами.
• Экспозиции можно идеально фиксировать и редактировать с помощью SeaTable, поскольку представленные текстовые документы могут быть занесены непосредственно в SeaTable и им может быть присвоен статус.
• Ventil Verlag использует SeaTable для многих других процессов, так что теперь все в команде работают с ним. Обучение не потребовалось, так как SeaTable можно использовать интуитивно.