Wissensmanagement – wie Sie Wissen in Ihrem Unternehmen nutzbar machen

Wissen ist eine der wichtigsten Ressourcen in jedem Unternehmen. Nicht umsonst wird Wissen bereits als Produktionsfaktor in einer Reihe mit Boden, Kapital und Arbeit genannt, wenn es um den Erfolg eines Unternehmens geht. Doch was braucht es, um das Wissen Ihrer Mitarbeiter für andere in Ihrem Unternehmen nutzbar zu machen? Die Antwort: ein funktionierendes Wissensmanagement!

Wie Sie das angesammelte Wissen in Ihrem Unternehmen erfolgreich managen, welche Herausforderungen oder Chancen sich daraus ergeben und worauf Sie bei der Auswahl eines geeigneten Wissensmanagementsystems achten sollten, erfahren Sie hier.

Was ist Wissensmanagement?

Den Umgang mit Wissen im Unternehmen optimieren – darum geht es beim Wissensmanagement (auch Knowledge Management genannt). Dabei besteht das übergreifende Ziel darin, eine Wissensdatenbank aufzubauen, welche die Unternehmensprozesse effizienter und innovativer gestalten soll.

Das erreichen Sie dadurch, dass das in Ihrem Unternehmen verborgene Wissen gesammelt, aufbereitet, für alle zugänglich gemacht und letztendlich effektiv angewandt wird.

Wissen ist nicht gleich Wissen

Wenn Sie angesammeltes Wissen in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, gilt es zunächst zu unterscheiden, in welcher Art das Wissen vorliegt.

Explizites Wissen

Als explizit bezeichnet man all das Wissen, welches Sie oder Ihre Mitarbeiter leicht verständlich verschriftlichen können. Dazu zählen zum Beispiel Anleitungen für Geräte oder die niedergeschriebenen Firmenrichtlinien.

Implizites Wissen

Implizites Wissen ist hingegen jegliches Know-how Ihrer Fachkräfte, das sie nur schwer in Worte fassen und anderen schriftlich vermitteln können. Beispielsweise können Sie wahrscheinlich intuitiv gute Arbeit von schlechter unterscheiden, ohne dafür notwendigerweise die exakten Kriterien zu definieren. Dieses Wissen ist implizit in Ihrem Kopf gespeichert und muss, damit Sie es für alle Mitarbeitenden zugänglich machen können, in explizites Wissen umgewandelt werden.

Zentral für das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen ist deshalb, die von Ihren Mitarbeitern entwickelten individuellen Lösungsansätze in einem Wissensmanagementsystem festzuhalten.

Ein angenehmes Arbeitsklima hilft Ihnen dabei, Wissen zu sammeln und gemeinsam zu nutzen.

Damit Ihr Wissensmanagement möglichst effizient ausfällt, sollten explizites und implizites Wissen Hand in Hand gehen. Schaffen Sie daher in Ihrem Unternehmen eine Kultur, in der die Mitarbeitenden motiviert sind, ihre verborgenen Wissensschätze miteinander zu teilen und aktiv Wissen weiterzugeben.

Zwei Strategien im Wissensmanagement

Wie wird das Wissen eines Mitarbeitenden für alle anderen zugänglich gemacht? Damit die gesamte Organisation von implizitem Wissen einzelner Mitarbeiter profitieren kann, gibt es zwei Strategien, um das Wissen in Umlauf zu bringen.

People-to-Document-Strategie

Bei dieser Variante bündeln Sie das Wissen von Einzelpersonen an einem zentralen Speicherort, der für alle zugänglich ist. Dabei sollten Sie darauf achten, dass das Wissen verständlich aufbereitet ist, sodass die Informationen schnell verstanden werden und sofort anwendbar sind.

People-to-People-Strategie

Diese Variante kommt zum Einsatz, wenn das Wissen zu komplex ist, um es für alle verständlich zu formulieren. Dann braucht es Experten, welche ihr Wissen persönlich an bestimmte Kollegen weitergeben und auch bei Rückfragen zur Verfügung stehen.

Wenn Sie Experten in Ihrer Firma haben, sollten diese schnell und einfach bei Problemen erreichbar sein.

Sie können die beiden Strategien auch kombinieren, z. B. Ihr Wissen in einem Workshop weitergeben und die wichtigsten Ergebnisse dokumentieren sowie in einer Wissensdatenbank zur Verfügung stellen.

Was Wissensmanagement leisten soll

Um das gesammelte Wissen Ihres Unternehmens effizient nutzen zu können, sollte Ihnen bewusst sein, aus welchen acht Bausteinen sich das Wissensmanagement zusammensetzt.

Systematik nach Probst, Raub und Romhardt

Daraus ergibt sich eine Art Leitfaden, an dem Sie sich für die Erarbeitung eines effektiven Wissensmanagementsystems orientieren können.

• Wissensidentifikation: Wissensquellen im Unternehmen ausfindig machen und auf ihre Relevanz analysieren.
• Wissensentwicklung: Wissen intern generieren und in digitalen Systemen explizit bereitstellen.
• Wissenserwerb: Wissen von externen Experten hinzukaufen, um Wissenslücken zu schließen.
• Wissensverteilung: Offener Zugang zu und aktives Teilen von vorhandenem Wissen.

Für die Wissensverteilung kommt eine Vielzahl bekannter Methoden in Frage, zum Beispiel Workshops, Lessons Learned, Teammeetings, Mentoring, Onboarding oder interne Newsletter.

Für gutes Wissensmanagement ist ein aktiver Austausch wichtig.

Die weiteren Bausteine sind:

• Wissensnutzung: Vorhandenes Wissen zur Verbesserung der Arbeits- und Unternehmensergebnisse einsetzen.
• Wissensbewahrung: Angesammeltes Wissen an einem zentralen Speicherort sichern und fortlaufend aktualisieren.
• Wissensziele: Definition der angestrebten Ziele, die durch Wissensmanagement zu erreichen sind.
• Wissensbewertung: Evaluation, inwiefern Wissen hinzugewonnen und gesteckte Ziele erreicht wurden.

Wofür Sie Wissensmanagement einsetzen können

Wissensmanagement kann viel leisten und ist daher für verschiedene Unternehmensprozesse gewinnbringend einsetzbar. Dabei können Sie die Einsatzbereiche grob in den internen und externen Gebrauch unterteilen.

Externer Einsatz

Im Kundensupport beispielsweise kann Ihnen ein ausgefeiltes Wissensmanagementsystem viele Aufgaben abnehmen. Für Fragen wie „Wie ändere ich meine Adressdaten?“ oder „Wo kann ich die Benachrichtigungen deaktivieren?“ brauchen Kunden selten einen persönlichen Ansprechpartner per Telefon oder E-Mail. Stattdessen wird ein Self-Service-Portal eingerichtet, in welchem die häufigsten Kundenanfragen mit einer sofort bereitgestellten Lösung einsehbar sind.

Ersparen Sie Ihren Mitarbeitern viel Arbeit, indem Sie Ihren Kunden Hilfe zur Selbsthilfe anbieten.

Dieser Hilfebereich ist ein Beispiel für ein gut geführtes Wissensmanagementsystem. Dadurch senken Sie einerseits den Supportaufwand Ihrer Mitarbeiter und ersparen andererseits Ihren Kunden eine lange Wartezeit.

Interner Einsatz

Noch wichtiger für den Fortbestand eines Unternehmens ist es jedoch, Wissen für den unternehmensinternen Gebrauch effektiv nutzbar zu machen. Es wird immer relevanter, das gesammelte Wissen zu Produkten, Kunden, Mitarbeitern und Arbeitsprozessen abteilungsübergreifend bereitzustellen.

Eine Unternehmenskultur, die auf gemeinsamem Wissen basiert, hilft jedem einzelnen Mitarbeiter bei der Erledigung seiner Aufgaben, regt zum eigenständigen Aneignen von Wissen an und macht Prozesse effizienter. Zudem kann Ihnen ein Wissensmanagementsystem dabei helfen, Informationssilos aufzubrechen.

Chancen und Herausforderungen beim Wissensmanagement

Wenn Sie überlegen, ob sich ein Wissensmanagementsystem für Ihr Unternehmen rentiert, seien Sie unbesorgt: Langfristig lohnt sich Wissensmanagement immer! Es gibt jedoch einige Herausforderungen, mit denen Sie rechnen sollten.

Wägen Sie die beiden Seiten gegeneinander ab.

Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Durch die systematische Ordnung von Informationen können Ihre Mitarbeiter diese schneller finden und für ihre Arbeit nutzen.
• Eigenständige Weiterbildung: Durch die anschauliche und verständliche Aufbereitung von vorhandenem Wissen haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, sich eigenständig Wissen anzueignen.
• Schnellere Entscheidungsprozesse: Da alle Mitarbeiter Zugriff auf relevante Daten und Dokumente haben, können sie eigenständig fundierte Entscheidungen treffen.
• Langfristiger Wissenserhalt: In einem Wissensmanagementsystem wird Wissen auf lange Zeit gespeichert und kann unabhängig von einzelnen Personen bewahrt werden.

Nachteile:

• Hohe Startkosten: Um ein Wissensmanagementsystem einzuführen, müssen Sie finanzielle und zeitliche Ressourcen für die Einrichtung digitaler Systeme sowie die Erarbeitung, Strukturierung und Aufbereitung des Wissens einplanen.
• Veralteter Wissensstand: Das Wissen immer auf dem aktuellen Stand zu halten kostet viel Zeit und Energie und verlangt Disziplin von Ihren Mitarbeitern.
• Sicherheitsrisiken: Die sensiblen Informationen sind heutzutage meist auf einem zentralen Server gespeichert. Die Zugangsberechtigungen und die damit verbundenen Datenschutzrichtlinien bergen jedoch auch Risiken.
• Komplexes System: Wissensmanagementsysteme sind meist komplex. Es bedarf also einer langen Einarbeitungszeit, damit Ihre Mitarbeiter das System effizient nutzen können.

Welches Wissensmanagementsystem ist für Sie geeignet?

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen ein erfolgreiches Wissensmanagement aufbauen, kommen Sie an einem Wissensmanagementsystem in Form einer Software kaum vorbei. Dabei ist die Auswahl an passenden Softwarelösungen groß. Je nach Ihren Anforderungen gibt es eine enorme Bandbreite an Systemen mit unterschiedlichem Fokus:

Um die für Ihr Unternehmen passende Software zu finden, sollten Sie mehrere Lösungen testen und sich dabei folgende Fragen stellen:

• Wie einfach können meine Mitarbeiter neues Wissen einpflegen und verwalten?
• Wie schnell können Suchende bestimmte Einträge in der Software finden?
• Können meine Mitarbeiter in Echtzeit zusammenarbeiten und Informationen miteinander teilen?
• Auf welchen Servern werden die Daten gespeichert? Kann ich das System selbst hosten?
• Ist die Software skalierbar, wenn das Unternehmen in Zukunft stark wachsen sollte?
• Wird die Aktivität meiner Mitarbeiter dokumentiert, um die Änderungshistorie nachvollziehen zu können?
• Gibt es neben der Textform noch weitere Visualisierungsarten, um Informationen verständlich aufzubereiten?

Flexibles und effizientes Wissensmanagement mit SeaTable

Eine gute Antwort auf all diese Fragen ist die intuitiv und unkompliziert zu bedienende Wissensdatenbank SeaTable. Auf verschiedenen Ebenen (Bases, Tabellen, Ansichten, Zeilen) ermöglicht sie es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, Informationen strukturiert zu erfassen, schnell zu finden, einfach mit anderen zu teilen oder nach Relevanz für eine betreffende Personengruppe zu filtern. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter stets den Überblick.

Wenn Sie sich für SeaTable entscheiden, geben Sie Ihren Mitarbeitern einen ganzen Werkzeugkasten an die Hand, mit dem sie eine flexible Wissensdatenbank aufbauen können. SeaTable unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit, samt Kommentaren und vollständiger Änderungshistorie. So können Sie und Ihre Mitarbeiter Ihr persönliches, implizites Wissen in explizites Wissen umwandeln und anderen bereitstellen. SeaTable bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Daten mithilfe verschiedener Plugins und Apps grafisch zu visualisieren.

SeaTable können Sie in der Cloud nutzen, die DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gehostet wird, oder On-Premises auf Ihren eigenen Servern installieren. So sind Ihre Daten in jedem Fall sicher! Über Berechtigungen können Sie zudem an vielen Stellen in SeaTable genau steuern, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.

Fazit: Bauen Sie Ihr eigenes Wissensmanagement auf

Aller Anfang ist schwer, aber es lohnt sich! Investieren Sie Zeit und Arbeit in das Wissensmanagement, um das in Ihrem Unternehmen verborgene Wissen nutzbar zu machen.

Möchten Sie SeaTable für Ihr Wissensmanagement nutzen? Dann registrieren Sie sich einfach kostenlos.

Artikel von

Linda Schmitz

Linda ist Werkstudentin im Bereich Text, Content und Redaktion. Ihr Traum ist es, später 'Irgendwas mit Medien' zu machen. In ihrer Freizeit liebt sie es über die neusten Filme abzunerden und dabei das ein oder andere Filmzitat zum Besten zu geben.