Sie haben in einer Base Ihre Informationen organisiert und möchten diese mit anderen teilen oder gemeinsam daran arbeiten? In SeaTable ist das mit einer Freigabe einfach und schnell erledigt. Auf diese Weise können Sie einem einzelnen Benutzer, einer Gruppe oder externen Personen Zugriff auf Ihre Daten gewähren. Dank abgestufter Freigabeberechtigungen und der Möglichkeit, eine Freigabe genauso schnell wieder zu entziehen, wie Sie sie erteilt haben, können Sie genau steuern, wer was in Ihren Bases tun kann.
In diesem Beitrag stehen die in SeaTable verfügbaren Freigabeoptionen im Fokus und Sie erfahren alles, um diese für die produktive Zusammenarbeit mit anderen zu nutzen.
Funktionsweise und Typen von Freigaben #
Mit einer Freigabe gewähren Sie anderen Personen Zugriff auf eine Base oder Teile davon. Den nutzungsberechtigten Personen wird die Freigabe als separate Base auf der Startseite angezeigt, wobei der freigebende Nutzer ebenfalls Erwähnung findet. Je nach Art der Freigabe können andere Nutzer Ihre Daten nur betrachten oder auch bearbeiten.
Eine Freigabe kann auf Ebene einer Base oder einer Ansicht erfolgen. Wenn Sie eine Ansicht freigeben, dann hat der Nutzungsberechtigte nur Zugriff auf die Daten in dieser Ansicht. Die Zeilen und Spalten, die durch die Einstellungen der Ansicht ausgeblendet sind, sowie andere Tabellen in der Base bleiben vor dem Benutzer verborgen.
Jede Freigabe – egal ob für eine Base oder Ansicht – erhält eine Berechtigungsstufe. Die zwei grundlegenden Berechtigungen sind die Freigabe nur mit Leserechten und die Freigabe mit Lese- und Schreibrechten.
- Freigabe mit Leserechten: Die Leseberechtigten können sich Einträge und Daten anschauen und Ansichtseinstellungen wie Filter und Gruppierungen ändern. Die Benutzer können mit dieser Berechtigung aber keine Änderungen an Tabellen und Daten vornehmen.
- Freigabe mit Lese- und Schreibrechten: Bei einer Freigabe mit Lese- und Schreibrechten sind die Bearbeitungseinschränkungen aufgehoben. Benutzer können Änderungen an Tabellen und Daten vornehmen.
Damit Sie bei der Freigabe einer Base noch mehr Möglichkeiten haben als dies mit den beiden grundlegenden Berechtigungen der Fall ist, bietet SeaTable bei Bases auch benutzerdefinierte Freigabeberechtigungen an. In einer benutzerdefinierten Freigabeberechtigung können Sie für die Tabellen und Ansichten einer Base unterschiedliche Berechtigungen festlegen. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Sie auf die erste Tabelle einer Base Lese- und Schreibrechte gewähren, auf die zweite Tabelle nur Leserechte und auf alle weiteren Tabellen gar keinen Zugriff.
Jede Freigabe, unabhängig von der vergebenen Berechtigung, lässt sich durch den Eigentümer bzw. einen Administrator jederzeit wieder beenden.
Freigaben für Bases #
Die Freigabe einer Base kann an mehrere Personenkreise erfolgen:
Mit einer Freigabe an einen Benutzer bzw. an eine Gruppe geben Sie die Base innerhalb Ihres Teams frei. Bei der Freigabe per Einladungs-Link können Sie Personen außerhalb Ihres Teams (aber innerhalb von SeaTable) Zugriff auf eine Base gewähren. Über den externen Link geben Sie Bases oder Ansichten extern frei, egal ob jemand ein SeaTable Konto besitzt oder nicht.
Alle vier Freigaben erfolgen über den Freigeben-Dialog – ein Fenster, das Sie über die erweiterten Optionen einer Base erreichen. Bewegen Sie auf der Startseite von SeaTable den Mauszeiger auf die freizugebende Base und klicken Sie auf die drei Punkte, die rechts erscheinen. Den Freigeben-Dialog öffnen Sie mit einem Klick auf Freigeben.
Freigaben verwalten #
Die Verwaltung Ihrer Freigaben erfolgt wie deren Erstellung über den Freigeben-Dialog, der über das Drei-Punkte-Icon rechts neben dem Base-Namen erreichbar ist. Unter den vier Freigabeoptionen im Freigeben-Dialog werden die bestehenden Freigaben bzw. Links angezeigt.
Eine bestehende Freigabe an einen Benutzer oder eine Gruppe kann jederzeit über eine Veränderung der Freigabeberechtigung erweitert bzw. eingeschränkt werden. Klicken Sie dazu auf das Stift-Symbol. Per Klick auf das x-Symbol lässt sich eine Freigabe beenden bzw. ein Link löschen. Alle Änderungen sind sofort wirksam. Für einen bestehenden Link lassen sich der Passwortschutz, das Ablaufdatum und die URL nicht ändern.
Einen umfassenden Überblick über alle Freigaben und Links zu einer Base können Sie sich auch unter Bases in der Teamverwaltung verschaffen.
Freigaben für Ansichten #
Die Freigabe einer Ansicht kann an drei Personenkreise erfolgen:
- Freigabe an ein Teammitglied
- Freigabe an eine Gruppe
- Freigabe via externem Link
Eine Freigabe an eine Person oder Gruppe, die Teil Ihres Teams in SeaTable ist, erstellen Sie über die erweiterten Optionen einer Ansicht. Wenn Sie sich in der jeweiligen Ansicht befinden, klicken Sie auf das Teilen-Icon in den Ansichtsoptionen. Verwechseln Sie dieses nicht mit dem Teilen-Icon der Base.
Anschließend landen Sie im bekannten Freigeben-Dialog, indem Sie genauso wie bei Bases Ihre Ansichtsfreigaben anlegen können. Sobald Sie auf die Schaltfläche Abschicken klicken, kann die ausgewählte Person oder Gruppe mit der erteilten Berechtigung auf die Ansicht zugreifen. Um eine Ansicht an mehrere Benutzer oder Gruppen freizugeben, wiederholen Sie diesen Vorgang. Die geteilte Ansicht wird den Nutzungsberechtigten als Base auf der Startseite angezeigt.
