Projektzeiterfassung

Erfassen Sie die Projektzeiten Ihrer Mitarbeiter für Auswertungen und Rechnungen an Ihre Kunden. Vorlage benutzen Vorschau

Als Dienstleister kennen Sie das bestimmt: Der Arbeitstag ist vorbei und man hat es wieder nicht geschafft, präzise alle Projektzeiten zu erfassen. Nun müssen Sie Pi mal Daumen schätzen, wie lange Sie und Ihre Mitarbeiter an bestimmten Projekten gearbeitet haben. Dabei lautet das Motto doch „Zeit ist Geld“​!

Klar ist:​ Egal, ob Architekten, Handwerker, Unternehmensberater, Freelancer oder Agenturen – keinem macht die Erfassung der Projektzeiten Spaß. Aber ohne korrekte und vollständige Projektzeiterfassung können Sie keine verlässlichen Abrechnungen erstellen.

Gut, dass es in SeaTable eine einfache Projektzeiterfassung Vorlage gibt, mit der Sie anschließend sofort Rechnungen für Ihre Kunden erzeugen können! Über eine Projektzeiterfassung App können Sie zudem besonders bequem und intuitiv Projektzeiten erfassen – und zwar kostenlos!

Einfache Projektzeiterfassung, kostenlos per Web & App

In SeaTable ist die Projektzeiterfassung wie eine Excel-Vorlage kostenlos. Allerdings gibt es zahlreiche Funktionen, die deutlich über die Projektzeiterfassung in Excel hinausgehen:

• Kostenlose und flexibel anpassbare Vorlage

• Projektzeiten erfassen per Web & App auf Ihrem PC, Tablet oder Smartphone

• Zeitaufwände schnell Projekten, Kunden und Mitarbeitern zuordnen

• Echtzeit-Überblick über alle erbrachten Leistungen

• Genaue Auswertung mit Ansichten für Projekte, Mitarbeiter und Kunden

• Einfache und schnelle Rechnungserstellung

Tipps für Ihre Projektzeiterfassung

Obwohl die Arbeitszeiterfassung mit der Projektzeiterfassung einhergeht, wird diese meist nicht so akribisch ausgeführt, wie sie eigentlich sein sollte. Oftmals geschieht dies sogar erst Tage später, was die tatsächlich benötigte Zeit stark verzerrt. Dadurch gehen wertvolle Stunden verloren, die Sie eigentlich Ihren Kunden in Rechnung stellen könnten. Ferner gibt es bestimmte Tätigkeiten, die man häufig gar nicht in die Projektzeiterfassung mit einrechnet, obwohl sie natürlich dazugehören. Dazu zählen kunden- bzw. projektbezogene E-Mails, Telefonate und Meetings.

Damit Ihnen letztlich kein bares Geld durch die Lappen geht, haben wir diese Tipps für Sie:

1. Legen Sie sich und Ihren Mitarbeitern immer wieder ans Herz, gewissenhaft und kontinuierlich die Projektzeiten zu erfassen.​

2. Notieren Sie sich minutengenaue Uhrzeiten oder stoppen Sie die Zeit sogar mit einer Projektzeiterfassung App.​

3. Rechnen Sie auch Zeiten ein, die Sie benötigen, um mit Kunden zu kommunizieren oder das Projekt zu koordinieren.​

4. Machen Sie sich die Projektzeiterfassung mit einer Vorlage, in der Sie auch Rechnungen erstellen können, besonders leicht.​

Wie Sie mit einer Vorlage Projektzeiten erfassen: kostenlos, einfach und übersichtlich

Die Erfassung Ihrer Projektzeiten ist mit SeaTable ein Leichtes. Denn mit unserer Projektzeiterfassung Vorlage können Sie nicht nur präzise Ihre Projektzeiten erfassen, sondern diese auch direkt Kunden, Projekten und Mitarbeitern zuordnen. So lassen sich die Stunden in verschiedenen Ansichten je nach Kunde, Projekt oder Mitarbeiter anzeigen, gruppieren und summieren. Das verschafft Ihnen Klarheit darüber, wie zeitaufwändig Ihre Projekte sind und wie sich die Auslastung im Team entwickelt.

Gibt es zum Beispiel einen Kunden, der mit langen Telefonaten und Abstimmungsschleifen immer die veranschlagten Projektzeiten sprengt? Oder geht gerade ein Mitarbeiter in Arbeit unter, während andere noch Kapazitäten haben? Werten Sie mithilfe von Statistiken aus, wie lange Sie an welchen Projekten arbeiten und welcher Kunde besonders viel Zeit in Anspruch nimmt. So gibt Ihnen eine kontinuierliche Projektzeiterfassung auch Aufschluss darüber, wie Sie künftige Projekte realistisch planen.

Tipp: Falls Sie eine umfangreichere Projektzeiterfassung Vorlage benötigen, in der Sie die Ressourcen über viele Projekte hinweg planen, schätzen und nachverfolgen können, empfehlen wir Ihnen unser Projektportfolio Template.

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Mit der Projektzeiterfassung App bequem von überall Projektzeiten erfassen

Mit SeaTables intuitivem App-Builder können Sie selbst eine Projektzeiterfassung App ganz nach Ihren Bedürfnissen erstellen. Über diese Web-App können Sie immer und auf jedem Endgerät (PC, Smartphone oder Tablet) bequem Projektzeiten erfassen. Unterwegs schnell noch ein paar Stunden nachtragen? Mit der mobiloptimierten App kein Problem!

In der Projektzeiterfassung App haben wir bereits ein Formular hinzugefügt, das Ihre Teammitglieder durch den Prozess zur Erfassung ihrer Projektzeiten führt. Anschließend erscheinen die eingegebenen Daten sofort in der tabellarischen Übersicht. Dort können Sie übrigens einen speziellen Filter setzen, sodass der aktuelle Nutzer immer nur seine eigenen Projektzeiten angezeigt bekommt.

Genauere Abrechnung, mehr Gewinn: Starten Sie jetzt mit der Projektzeiterfassung Vorlage!

Mit dem Seitendesign-Plugin von SeaTable können Sie auf Basis der eingetragenen Projektzeiten direkt Rechnungen für Ihre Kunden erstellen. Legen Sie für jeden Monat ein neues Dokument an, um die entsprechenden Spalten aus der zweiten Tabelle anzuzeigen. Dort errechnen ausgeklügelte Formeln automatisch alle benötigten Zahlen, indem Sie die kumulierten Stunden mit den Stundensätzen multiplizieren, die Mehrwertsteuer und den Gesamtbetrag berechnen.

Wenn Sie sich im Seitendesign-Plugin durch die Datensätze klicken, können Sie für jeden Kunden eine Rechnung als PDF herunterladen. Die Informationen (Kundenadresse usw.) ändern sich automatisch, sodass Sie für die Abrechnung aller Projekte dieselbe Vorlage verwenden können.

Vorteile der Projektzeiterfassung Vorlage auf einen Blick

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• Kostenlos: Um mit unserer Vorlage eine einfache Projektzeiterfassung kostenlos zu verwirklichen, müssen Sie sich nur mit Ihrer E-Mail-Adresse registrieren.

• Intuitiv: Die benutzerfreundliche Projektzeiterfassung App ist einfach zu verstehen und weniger fehleranfällig als die Projektzeiterfassung in Excel oder Stundenzettel auf Papier.

• Flexibel:​ Fügen Sie beliebig viele Elemente hinzu und passen Sie die Projektzeiterfassung Vorlage an Ihre individuellen Wünsche an.

• Datenschutz: Die sichere und DSGVO-konforme Speicherung der Daten in der Cloud oder On-Premises ermöglicht ebenso wie die granularen Zugriffsrechte volle Kontrolle.

• Bequem: Dank der Online-Projektzeiterfassung sind Ihre Daten von überall und zu jeder Zeit zugänglich und gleichzeitig vor Verlust geschützt.

• Leistungsstark: Wo andere Tools bei der Zeiterfassung Ihrer Projekte an ihre Grenzen stoßen, fängt SeaTable erst richtig an. So macht die Arbeit mit Big Data Spaß!

• Immer aktuell: Bleiben Sie dank der Kommunikationsfunktionen, vollständiger Änderungshistorie und Echtzeitaktualisierung immer auf dem neuesten Stand.

• Skalierbar: Unsere Lösung wächst mit Ihrem Team – unabhängig davon, ob Sie einen oder tausend Mitarbeiter haben.

Interaktives Template

Scrollen Sie durch unser interaktiv eingebettetes Template oder lesen Sie die Beschreibung, indem Sie auf das i-Symbol hinter dem Vorlagennamen klicken. So bekommen Sie ein besseres Gefühl für die Funktionen der Projektzeiterfassung Vorlage. Unser Hilfebereich bietet Ihnen Unterstützung bei Fragen.