Una de las innumerables opciones que le ofrece SeaTable es el envío de correos electrónicos desde sus bases. Esta función de SeaTable le ahorrará una cantidad de tiempo considerable si desea enviar siempre determinados correos electrónicos en un momento determinado de un proceso; por ejemplo, un recordatorio de pago en cuanto haya vencido el plazo para abonar una factura.
Este artículo explica los pasos necesarios para añadir su cuenta de correo electrónico a cualquier base y cómo puede enviar correos electrónicos desde su base.
Crea una cuenta de correo electrónico en tu Base
- Abra las opciones avanzadas de la base haciendo clic en los tres puntos .
- Seleccione la opción Integración de terceros.
- Añade una nueva cuenta de correo electrónico.
- Introduzca la siguiente información:
- Nombre de la cuenta: breve descripción de la cuenta
- Remitente: Su dirección de correo electrónico
- Servidor SMTP: dependiendo del proveedor, por ejemplo smtp.gmail.com, smtp.gmx.net o smtp.web.de
- Puerto SMTP: 587 (puede variar con algunos proveedores)
- Nombre de usuario: Nombre de usuario de su cuenta de correo electrónico, normalmente su dirección de correo electrónico.
- Contraseña: Tu correo electrónico o contraseña de la aplicación.
Ejemplos concretos
También puedes encontrar instrucciones detalladas para configurar una cuenta de correo electrónico para los servicios Gmail, GMX y Web.de en artículos separados:
Enviar correo electrónico desde una base
Después de haber añadido su cuenta de correo electrónico en una Base, tiene dos opciones diferentes para enviar correos electrónicos:
De ambas formas, se define un correo electrónico estandarizado cuyo texto sigue siendo el mismo para todos los destinatarios y registros. Por lo tanto, esta función no es adecuada para los e-mails cuyo contenido varía mucho de un caso a otro. Sin embargo, puede citar entradas de diferentes columnas, por ejemplo insertar el nombre respectivo en el saludo o el número de pedido en el asunto, para personalizar en cierta medida el correo electrónico respectivo y enriquecerlo con los datos de la línea en cuestión.
Probar la configuración del correo electrónico
Una vez que haya añadido correctamente una cuenta de correo electrónico a su Base, la cuenta que haya configurado aparecerá en las opciones avanzadas de la Base, en el apartado de integración de terceros. Aquí puedes enviar un correo electrónico de prueba a los destinatarios seleccionados con solo unos clics.
Para ello, haga clic en el símbolo del sobre situado a la derecha de su cuenta de correo electrónico configurada.
A continuación, defina el asunto, el destinatario y el contenido del correo electrónico de prueba. Por ejemplo, puedes enviarte a ti mismo un correo electrónico a tu propia dirección de correo electrónico.
Una vez que el correo electrónico de prueba se ha enviado correctamente, aparece el siguiente mensaje:
A continuación, compruebe la bandeja de salida de su cuenta de correo electrónico conectada a SeaTable para ver si el correo electrónico se ha enviado, y la bandeja de entrada de la cuenta del destinatario para ver si ha llegado como se solicitó.
Si todo ha funcionado según lo descrito, ha configurado correctamente su cuenta de correo electrónico en SeaTable y puede empezar a enviar correos electrónicos mediante automatización o botón.
Preguntas frecuentes
¿Por qué tiene sentido crear una cuenta de correo electrónico?
La creación de una cuenta de correo electrónico en su Base es un requisito previo para el envío automatizado de correos electrónicos a través de SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Por lo tanto, si desea enviar correos electrónicos desde sus bases, primero debe añadir una cuenta de correo electrónico.
¿Cómo se pueden enviar correos electrónicos desde una base?
Después de añadir una cuenta de correo electrónico, puede enviar correos electrónicos de forma automatizada o mediante un botón.
¿Dónde se introducen exactamente los datos del correo electrónico?
Al configurar su cuenta de correo electrónico, se le pedirá que introduzca los datos de correo electrónico necesarios en los campos de texto proporcionados. Encontrará instrucciones detalladas sobre cómo configurar su cuenta en la primera sección de este artículo de ayuda.
¿Mis datos de acceso al correo electrónico (especialmente la contraseña) son visibles para otras personas, por ejemplo, cuando comparto una base?
No, sus credenciales de correo electrónico sólo son visibles para usted. Los usuarios o miembros de un grupo al que se ha compartido Base sólo pueden ver el nombre de la cuenta, la dirección de correo electrónico y el nombre de usuario de tu cuenta de correo electrónico añadida. No están autorizados a editar la cuenta añadida para ver otra información, como su contraseña.
¿Se copian mis cuentas de correo electrónico a la nueva base cuando copio una base?
No, las cuentas de correo electrónico añadidas a una base no se copian. Si copia una base en el área Mis bases o en un grupo, deberá volver a configurar su cuenta de correo electrónico en la copia de la base.
¿Se exportan mis cuentas de correo electrónico con la exportación de una base?
No, las cuentas de correo electrónico que haya configurado se pierden cuando exporta su Base y, por lo tanto, no se guardan en Base cuando vuelve a importarla. Deberá entonces configurar de nuevo su cuenta de correo electrónico en la Base importada.
