En SeaTable, tiene a su disposición varios recursos compartidos individuales. Por ejemplo, tiene la opción de compartir bases, tablas y vistas individuales con usuarios individuales o grupos enteros.
Además, tiene la opción de crear conjuntos de datos compartidos que le permiten poner a disposición de otros grupos y usuarios una vista de tabla predefinida.
Pero, ¿cuál es la diferencia entre las dos funciones mencionadas y en qué contexto resulta más ventajosa una u otra?
Opciones de liberación individual
Con una acción individual, concedes a otras personas acceso a una base, tabla o vista. Los usuarios autorizados ven el recurso compartido como una base independiente en la página de inicio. Dependiendo del tipo de recurso compartido, los demás usuarios sólo podrán ver o también editar tus datos.
Con las comparticiones individuales, todos los usuarios con los que se ha compartido la base, tabla o vista trabajan en un mismo conjunto de datos. Por ejemplo, los usuarios pueden añadir columnas a la tabla compartida o eliminar columnas existentes. Los cambios realizados se sobrescriben en el conjunto de datos compartido y, por tanto, también son visibles para todos los usuarios.
Por este motivo, las opciones de publicación individual resultan especialmente ventajosas cuando se trabaja en equipo con los mismos datos y se desean realizar cambios en el conjunto de datos compartidos.
Conjuntos de datos comunes
Con la ayuda de conjuntos de datos compartidos, es posible poner una vista de tabla predefinida a disposición de otros grupos y usuarios, para que puedan acceder a datos específicos en una amplia gama de contextos y departamentos.
A diferencia de las comparticiones individuales, los registros compartidos representan una tabla maestra cuyo contenido se utiliza en otras tablas. Los miembros de tu equipo pueden adaptar en cualquier momento los vástagos de la tabla maestra para poder utilizar los datos del conjunto de datos compartidos en una amplia variedad de contextos.
Sin embargo, a diferencia de las versiones individuales, los cambios realizados por los usuarios no afectan al conjunto de datos subyacente. Las ramificaciones de la tabla maestra son independientes entre sí y tampoco pueden ser visualizadas por otros usuarios. Por este motivo, los conjuntos de datos compartidos resultan especialmente ventajosos cuando distintos departamentos y empleados de una empresa acceden a determinados conjuntos de datos en sus propios contextos.
Esto se ilustrará con el siguiente ejemplo:
- Una lista de personal relevante para varios grupos de usuarios (por ejemplo, RRHH, contabilidad y comunicación interna) puede ponerse a disposición de los miembros de su equipo a través de conjuntos de datos compartidos como plantilla para nuevas tablas.
- Después de que los miembros de su equipo hayan importado el conjunto de datos comunes a una base, pueden añadir columnas a la tabla como deseen y adaptarla a sus casos de uso específicos (por ejemplo, planificación de vacaciones, nóminas, lista de distribución para boletines internos).
- Las tablas que acceden a un conjunto de datos común pueden sincronizarse en cualquier momento, es decir, compararse con la última versión del conjunto de datos (por ejemplo, cuando se incorporan o abandonan nuevos empleados).
- Existe una relación descendente: los cambios en el conjunto de datos común se transfieren a las tablas dependientes durante la sincronización. Sin embargo, los cambios en estas tablas no afectan al conjunto de datos subyacente.
