Ya sean camiones, autobuses o los clásicos coches de empresa, la gestión de una flota de vehículos es una tarea variada y de gran responsabilidad para empresas y autónomos. Con una plantilla para la gestión de su propia flota, podrá planificar con precisión el uso de sus vehículos. A continuación le explicamos cómo puede gestionar las reservas, devoluciones, reparaciones y citas de inspección de forma cómoda y sencilla.
¿Qué es exactamente la gestión de flotas?
La gestión de fl otas abarca la organización completa de su flota de vehículos, desde la adquisición hasta la eliminación. Una buena gestión de la flota también garantiza la rentabilidad y el mantenimiento de su empresa. Para ello, debe cuidar los vehículos existentes, mantenerlos y hacerlos reparar si es necesario. Para reducir al mínimo el tiempo de inactividad de su flota de vehículos, debe gestionarla con eficacia y establecer un proceso fijo de planificación del despliegue.
Toda empresa que posea vehículos de empresa debería contar con un sistema de gestión de flotas. No importa si utiliza los vehículos para transportar mercancías o como coches de empresa para viajes de negocios. Los vehículos comerciales como ambulancias, autobuses, excavadoras y tractores también se encuentran entre los casos de uso.
Tareas en la gestión de flotas
El esfuerzo necesario para la gestión de su flota depende totalmente del tamaño de su flota y del uso que haga de los vehículos en su empresa. Las empresas de transporte que coordinan cientos de vehículos cada día y dependen de la fluidez de las operaciones para su éxito empresarial organizarán sin duda la gestión de su flota de forma diferente a las empresas que sólo necesitan su flota para los viajes de negocios de sus empleados.
El objetivo de la gestión de flotas es organizar todos los procesos relacionados con los vehículos de la forma más eficiente y rentable posible. Esto se aplica a los costes de adquisición, los costes de funcionamiento, pero también al mantenimiento y las reparaciones. Otra tarea importante es la asignación y reserva de vehículos sin problemas ni complicaciones. Puede utilizar sistemas de reserva digitales, por ejemplo, para facilitar la entrega y documentarla sin problemas.
Aspectos importantes de la gestión de flotas
- Evaluación de necesidades y adquisición de vehículos
- Reserva y distribución de vehículos
- Devolución y repostaje de los vehículos
- Puesta en marcha y seguimiento de reparaciones e inspecciones
- Orientaciones estratégicas
Otro aspecto importante de la gestión de flotas es la imagen que se quiere proyectar. En vista de la transición de la movilidad, utilizar vehículos ecológicos en lugar de devoradores de gasolina en su flota no es solo un aspecto financiero, sino también estratégico. La movilidad eléctrica y las emisiones de CO₂ son cuestiones muy valoradas por la opinión pública debido al discurso social y político y crean expectativas entre empleados y clientes. Por tanto, debes tener en cuenta el medio ambiente y la sostenibilidad a la hora de gestionar tu flota. Para trayectos cortos, por ejemplo, también puedes utilizar vehículos eléctricos más pequeños para proteger el medio ambiente y conservar los recursos.
Sistemas para la gestión de su flota
Tiene varias opciones entre las que elegir para gestionar su flota de vehículos. La solución de software debe cumplir varios requisitos: En primer lugar, debe ser flexible y, por tanto, aplicable a sus escenarios individuales. También debe ser capaz de registrar distintos tipos de información (por ejemplo, archivos, imágenes y datos GPS) y, al mismo tiempo, ser fácil de usar.
Las necesidades de este tipo de software varían en función del tamaño de la empresa. Las grandes empresas, como las de transporte, pueden recurrir a soluciones sectoriales especiales, pero suelen ser caras. Sin embargo, las empresas más pequeñas con una flota manejable no tienen por qué gastar en un sistema de gestión de flotas caro.
El software de base de datos SeaTable es ideal para la gestión de flotas pequeñas y medianas, por ejemplo para empresas artesanales u otras empresas que tienen empleados sobre el terreno. A continuación le explicamos cómo puede utilizar SeaTable de forma eficaz para la gestión de su flota.
Gestione su flota con SeaTable
Lleve un registro de toda su flota Con nuestra plantilla gratuita, podrá catalogar sus vehículos y ponerlos a disposición de sus empleados para que los reserven. Documente entregas y devoluciones, así como reparaciones y citas para sus vehículos.
El primer paso consiste en elaborar un resumen de sus vehículos: Puede introducir cualquier información que sea importante para usted. Con diferentes tipos de columnas y vistas, puede crear su propia imagen de su flota de vehículos. Para ello hemos almacenado fotos que se muestran directamente en el plugin de galería. Añada otros datos como marca, modelo, matrícula y kilometraje para describir sus vehículos.
Visión general de los vehículos de su flota
Gestión de reservas
Gestione todas las reservas de vehículos en una sola tabla. Los empleados interesados utilizan un formulario web basado en las columnas de esta tabla para hacer las reservas. Introducen sus datos de contacto, seleccionan el vehículo deseado y especifican el periodo de uso.
Tras el envío, la consulta aparece inmediatamente en su tabla y puede procesarla. Como las tablas están vinculadas entre sí, puede asignar cada consulta a un empleado y al vehículo deseado. A continuación, puede comprobar si el vehículo está disponible a la hora deseada o si ya está reservado para ese periodo. Para ello, utilice el complemento de línea de tiempo, que muestra claramente las reservas que se solapan.
Como en nuestro ejemplo, puede rechazar la solicitud que llegue más tarde. SeaTable le permite utilizar botones para automatizar determinados procesos en la gestión de flotas y activarlos con un solo clic. Esto le permite procesar fácilmente las solicitudes y rechazar o confirmar la reserva del vehículo con sólo pulsar un botón. A continuación, se envía un correo electrónico preestablecido al solicitante con la información pertinente.
Vigilar el mantenimiento
Como siempre debe documentar el estado actual de sus vehículos, los registros de entrega son esenciales en la gestión de flotas. Puede registrar directamente los daños u otros signos de desgaste. De nuevo, utilice un formulario web para ello, que aparecerá directamente en la tabla tras su envío. Si es necesario realizar reparaciones, puede documentar el progreso de las mismas en la tabla.
Para que todos los vehículos estén listos para su uso, debe mantener en su radar citas periódicas como las inspecciones y los cambios de neumáticos. La inspección técnica principal, que en Alemania debe realizarse cada dos años, también es obligatoria para que los vehículos de su flota puedan seguir circulando con seguridad. Puede utilizar notificaciones preestablecidas para informar a tiempo a todos los implicados sobre las próximas citas. De este modo, no tendrá que consultar cada día el calendario de gestión de su flota: SeaTable le enviará automáticamente recordatorios en el momento oportuno.
Aproveche esta ventaja para la gestión de su flota
SeaTable le ofrece una gestión sencilla e intuitiva de su flota y de las solicitudes de reserva entrantes. Esto significa que siempre tendrá una visión general de qué vehículos están disponibles en qué momento y cuál es el estado de su flota.
Regístrese gratis y pruebe hoy mismo SeaTable y la plantilla flexible y personalizable para la gestión de su flota.
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