6 consejos para aumentar la productividad de su equipo remoto

Covid-19 nos obliga a trabajar desde casa desde hace más de un año. La mayoría de las empresas están tomando medidas para hacer posible el trabajo desde casa y organizan seminarios en línea u otros eventos para sus empleados, además de las opciones de oficina en casa. Pero: empiezas a echar de menos hasta al colega más molesto y también falta la charla en la máquina de café.

Con un equipo que trabaja casi exclusivamente a distancia, a veces es difícil mantenerse al día y la productividad a menudo se ve afectada por ello. Por suerte, hay un método que podría ayudarte a recuperar tu productividad. Con las reuniones diarias, puede mejorar la productividad de su equipo en poco tiempo.

¿Qué es el stand-up?

No, no estamos hablando de un programa de comedia. Aunque algunas reuniones se acercan bastante, si somos sinceros. Pero no. Una reunión diaria de pie es una reunión breve para poner al día a todo el equipo, y sí, así es, debe celebrarse de pie. Porque si te pones de pie, es más probable que la reunión sea corta, en lugar de alargarla innecesariamente.

La duración ideal de una breve actualización del equipo a distancia es de 15 minutos. Por supuesto, es más difícil conseguir que un equipo remoto se ponga de pie, pero si se explica el motivo, seguro que todos encuentran una solución para estar de pie durante 15 minutos en una videoconferencia sin que sólo se vea su sección media. Y no lo olvides: Trabajar de pie es saludable para la espalda. Esto no sólo refuerza la productividad, sino que también incorpora un modo de trabajo ergonómico a la jornada.

Las ventajas del stand-up remoto en un vistazo

Las ventajas de una reunión permanente son evidentes. Debería...

  • rápido (máx. 15 minutos)
  • eficiente (sin charlas)
  • productivo (sólo se trabaja con los puntos del orden del día)
  • cooperativa (intercambio de equipos, sin rendir cuentas al jefe)
  • Preparado (piense en lo que quiere decir de antemano)

... ser.

Las largas reuniones, que resultan desalentadoras y abrumadoras, son cosa del pasado. Por otro lado, los stand-ups pueden ayudar a su equipo a mantenerse al día y convertirse en una parte útil del trabajo diario.

6 consejos para aumentar la productividad de los equipos remotos con las reuniones diarias

Fijar juntos los objetivos

La razón más común de que las reuniones se alarguen innecesariamente es que no todo el mundo sabe exactamente de qué tratan. Así que todo el mundo parece no estar preparado, lo que hace que la productividad se resienta considerablemente. Es importante determinar juntos cuál es el objetivo de la reunión y de qué debe tratarse exactamente. Para ello, te traemos 3 preguntas orientativas para una reunión stand-up a distancia que todo miembro del equipo puede y debe preparar:

  1. ¿Qué ha conseguido desde la última reunión?
  2. ¿En qué está trabajando actualmente?
  3. ¿Cuáles son los retos y qué ayuda puede ser necesaria?

La primera pregunta debe responderse rápidamente en 1 a 3 frases. Por supuesto, hay excepciones. Si se ha completado un proyecto importante, puede, por supuesto, hablar de él con más detalle o referirse a hacerlo en una reunión designada.

La segunda pregunta también debe responderse muy brevemente. En general, es importante motivar a su personal para que establezca pequeños hitos de los que pueda informar semanalmente. Por ejemplo, si un empleado es responsable de construir su presencia en las redes sociales, un pequeño hito podría ser la creación de una cuenta de la empresa en cada plataforma (Twitter, Instagram, LinkedIn, Facebook, etc.). Celebrar estos pequeños éxitos con los compañeros también les motiva a celebrar y apreciar sus propios pequeños progresos hacia un objetivo mayor.

Hay que tener cuidado con la tercera pregunta. Aquí es donde existe el mayor potencial para mantener conversaciones más largas. Si bien quiere que su equipo se ofrezca ayuda mutua, ésta no debe ser más que una muestra de manos. De este modo, la persona afectada sabe a quién dirigirse después. Estas preguntas orientadoras para una reunión de pie pueden contribuir significativamente a aumentar la productividad.

Cumplir el horario

Aquí es donde las reuniones en línea tienen por fin una ventaja. Cuando se trata de ser puntual, tienes menos motivos para llegar tarde a casa porque no tienes que desplazarte físicamente a una sala de reuniones. En general, debe establecer una cultura corporativa en la que se convierta en norma llegar a tiempo (si no un poco antes) a la reunión.

Vigilar el tiempo

Empezar las reuniones con retraso es en realidad una queja muy común del personal en general. También hay quejas por el mal momento de una reunión. O se tarda demasiado o se programa demasiado poco. Empezar a tiempo y terminar a tiempo, incluso si alguien llega tarde.

La productividad de las reuniones de pie radica en su brevedad. Cumpla estrictamente la regla de los 15 minutos, al principio un temporizador programado para 15 minutos con un tiempo de repetición de 3 minutos podría ayudar. De este modo, podrá encontrar una conclusión redonda una vez que el temporizador haya expirado.

Respetar el tiempo de todos

Lo que más tiempo consume en las reuniones es que muchas personas quieren hablar a la vez. A menudo te olvidas de dejar que los demás terminen, justo cuando quieres decir algo sobre un punto determinado. La productividad es otra cosa. En el lugar, se podría resolver el problema de forma sencilla seleccionando un objeto que esté siempre en la mano de la persona que habla. Pero, ¿cómo se puede aplicar esto en línea? Utiliza la tecnología!

Una solución sencilla, por ejemplo, sería encender el micrófono sólo cuando estés hablando. Si alguien más quiere decir algo, primero tiene que superar el obstáculo de no silenciarse, lo que le recordará que aún no es su turno. Además, algunos proveedores le permiten levantar una mano virtual. Si se nombra a un moderador de la reunión, éste puede simplemente tomar el turno de la persona.

Ir al grano

Hay algunas razones por las que la gente divaga en las reuniones y se pierde productividad. Recordemos las preguntas que sirven de marco básico para la estructura de su reunión:

  1. ¿Qué ha conseguido desde la última reunión?
  2. ¿En qué está trabajando actualmente?
  3. ¿Cuáles son los retos y qué ayuda puede ser necesaria?

Como se ha mencionado anteriormente, la pregunta 3 es la que más puede derivar en conversaciones individuales innecesarias entre dos personas. Deje claro que la asistencia no consiste en explicar inmediatamente cómo se puede ayudar, sino que basta con una simple señal con la mano. A continuación, los interesados pueden concertar una conversación individual por su cuenta.

Especialmente si eres un experto en la materia y, por tanto, la solución te parece sencilla y clara, sientes la necesidad de dar una ayuda detallada inmediatamente. Deje claro una vez más que la reunión de pie sólo sirve para poner a todo el mundo al día. La asistencia no suele interesar a todas las personas de la reunión y limita la productividad.

Otro motivo de menor productividad es la charla. Es comprensible. Encerrado en tus propias cuatro paredes, es tentador salir del armario y volver a socializar con los colegas. Hablar del fin de semana, de la familia o de las buenas películas que has visto refuerza la cohesión y eso es precisamente lo importante y lo bueno. Sin embargo, la reunión de pie no es el lugar adecuado para ello. El siguiente consejo ofrece una solución.

Eventos en línea lejos de los compromisos

Tal vez la razón del aumento de las charlas sea que sus empleados no tienen un espacio para reunirse lejos de sus obligaciones. Sin embargo, las charlas cortas inspiran y aumentan la productividad al final del día. Estos eventos en línea son excelentes para la creación de equipos:

  1. Pausas conjuntas para comer a distancia
  2. Noche de cine conjunta con intercambio posterior
  3. Quiznight (sobre un concurso de preguntas y respuestas en un pub)
  4. Noche de juegos (con juegos como skribbl.io)
  5. El viejo Bingo
  6. Catas de ginebra o de vino
  7. Hora de yoga conjunta

Estas son sólo algunas ideas. Puede organizar usted mismo estos eventos en línea o encargarlos ya planificados por un presupuesto manejable, por ejemplo aquí.

Mantenga un formato flexible

Lo que funciona para un equipo no necesariamente funciona para todos los equipos al mismo tiempo. Intenta llegar a una solución conjunta que aumente la productividad de todo tu equipo. Pruebe diferentes horarios y agendas y sea siempre flexible. Obtenga información al cabo de unas semanas y, si es necesario, vuelva a cambiar la hora y el lugar de la reunión.

Nuestros 6 consejos se centran en la idea de que las reuniones diarias de 15 minutos funcionan para todo el equipo. Pero no es necesario. Tal vez sea beneficioso para su empresa dividir la reunión en varias reuniones separadas porque su equipo es especialmente grande. Tal vez 2 stand-ups por semana sean suficientes para que todos se pongan al día.

También puede encontrar que las reuniones de pie son especialmente buenas en la fase de desarrollo, pero tienden a ser una distracción y hacen que la productividad sea menor en la fase de implementación. Manténgase flexible y considere la reunión diaria como una gran forma de aumentar la productividad y la cohesión de su equipo.

Documentos de pie

Especialmente en las reuniones diarias, puede ocurrir que uno u otro colega esté ausente debido a otra cita. Que sepan cómo comunicar su ausencia y mantener la información importante en un solo lugar. De este modo, el participante desaparecido puede buscar después si ha ocurrido algo relevante para él. Para la planificación y las notas de tus reuniones a distancia, ya hemos proporcionado una plantilla aquí y también explicamos en detalle en este post cómo puedes crear una tú mismo y adaptarla a tus necesidades.

Organizar todo un equipo a distancia manteniendo una alta productividad es un reto. A pesar de todas las posibilidades tecnológicas que tenemos a nuestra disposición, todavía puede ser difícil crear un entorno de colaboración. Las reuniones diarias son una forma estupenda de ponerse al día y sentirse parte de un panorama más amplio. Los problemas se identifican a tiempo y el sentido de pertenencia aumenta.

Pruébalo!

Ricarda Bucher
Ricarda es una estudiante que trabaja en SeaTable en el departamento de marketing. Su caballo de batalla es la comunicación visual en Pinterest e Instagram, porque nadie sabe contar historias con buenas fotos como ella.