¿Cuánto tiempo dedica a concertar citas con clientes y socios comerciales? O bien el teléfono no para de sonar, sacándole una y otra vez de su flujo de trabajo, o bien escribe innumerables correos electrónicos para llegar por fin a un denominador común a la hora de encontrar citas. También para sus clientes, las constantes idas y venidas a la hora de planificar y reprogramar citas pueden resultar molestas. La solución: un sistema de reserva de citas online.
Sistema digital de reserva de citas
Hoy en día, nada facilita más el manejo de datos que las posibilidades de la digitalización. Un sistema digital de reserva de citas no sólo ahorra papel, sino también tiempo. Si normalmente concierta citas por teléfono o correo electrónico, esto le cuesta tiempo y nervios a usted y a su interlocutor. Gestionarlo todo en línea ofrece transparencia y reduce la carga de trabajo por su parte.
Facilite la reserva de citas para usted y sus clientes.
SeaTable ofrece aquí una solución sencilla y potente. Con nuestros formularios web, que hasta ahora puede haber utilizado para encuestas a clientes, también puede crear fácilmente sistemas de reserva de citas en línea. Las citas fijadas aparecerán de forma totalmente automática en su mesa y podrá ver de un vistazo qué citas vencen y cuándo.
La creación de este sistema de reserva de citas está garantizada en menos de 30 minutos y sin necesidad de conocimientos previos. A continuación le explicamos paso a paso cómo crear un sistema digital de reservas de citas en SeaTable. De este modo, ya no necesitará un software de reserva de citas como Calendly.
SeaTable puede ofrecer un reemplazo inteligente y adecuado aquí y también tiene la ventaja de que el propio sistema de reserva de citas puede ser alojado. Calendly se puede conectar a SeaTable en unos pocos pasos a través de Zapier - la creación de un sistema de reserva de citas también funciona con esto. Sin embargo, si desea ahorrarse los desvíos a través de Zapier, entonces eche un vistazo más de cerca al sistema de reserva de citas con SeaTable aquí.
Con la función de formulario para el sistema de reserva de citas
Para crear un sistema de reserva de citas en SeaTable, utilizaremos la función de formulario. Esto le permitirá recopilar información de cualquier persona a través de un simple enlace y almacenarla automáticamente en su Base SeaTable.
Creación de las dos tablas necesarias
Necesita dos bases para su sistema de reserva de citas online. Puede insertar estas dos tablas en una base SeaTable existente o puede crear una nueva base. Por supuesto, también puede copiar nuestras plantillas ya hechas aquí y adaptarlas a sus necesidades si es necesario.
En la primera base (Disponibilidad para Reuniones), se introducen todas las citas en las que está disponible libremente. La segunda base (Calendario de reuniones) contiene todas las reuniones o citas que ya han sido reservadas por sus clientes a través de los formularios. Aparecen automáticamente en la tabla después de enviar el formulario.
Primera mesa: Establecer las franjas horarias
La primera tabla "Disponibilidad de reuniones" consta de 4 columnas. En la primera columna introduzca todas las reuniones disponibles que puede ofrecer. Seleccione el formato de la fecha con la hora (mueva el control deslizante a "exacta al minuto"). También puede establecer manualmente las horas que no se muestran en la ventana de fecha; para ello, introduzca usted mismo la hora en la barra de la parte superior.
La segunda columna contiene la duración respectiva de la franja horaria de cita que ha puesto a disposición. Para ello, seleccione el tipo de columna "Duración" y establezca una duración de acuerdo con sus necesidades. Con el ajuste manual de la hora, también son factibles franjas horarias de 5 o 10 minutos.
La tercera columna ofrece espacio para sus notas personales, como el tema de la reunión, lo que hay que preparar para ella o la información sobre el cliente que es relevante para la conversación.
La cuarta columna está vinculada a la segunda tabla. Esto se hace fácilmente con la columna "Enlace a otros registros". Contiene información sobre el cliente que ha reservado exactamente esta cita y puede mostrar directamente todos los participantes reservados en su propia base.
Por cierto, con la función de color puede utilizar reglas automatizadas para colorear en rojo las filas en las que ya se ha reservado una cita y en verde si estas citas aún están libres.
Segundo cuadro: Todas las fechas reservadas de un vistazo
La segunda tabla constituye la base de su sistema de reserva de citas con formulario web. En la siguiente imagen puede ver diferentes columnas que contienen la información de los participantes. Cada columna que cree aquí podrá ser utilizada posteriormente en el formulario web. Puede utilizar los tipos de columna para influir directamente en la introducción de datos en el formulario. Por ejemplo, si desea tener un campo de texto libre, seleccione columnas con función de texto. Si desea tener una especie de menú desplegable, la selección simple o múltiple es adecuada para esto. Puede ver la columna vinculada "Disponibilidad de reunión" - por lo tanto, el vínculo se muestra en ambas tablas con la información correspondiente de la 1ª columna.
Con estas columnas formadas, pasamos ahora al formulario web. Para ello, seleccione "Formularios" en la parte superior y, a continuación, cree un nuevo formulario web con la configuración "Formulario tradicional". Aquí, los participantes no pueden acceder a la tabla ni a los datos por sí mismos. Se abrirá una máscara de formulario en la que podrá etiquetar todas las columnas que desee mostrar.
Seleccione la tabla en la que ha creado las columnas para la solicitud de información (aquí: "Calendario de reuniones"). Puede elegir qué columnas se mostrarán en el formulario. Es aconsejable incluir todas las columnas en el formulario. Ahora puede declarar cada campo de entrada como obligatorio o añadir un texto descriptivo, así como insertar el logotipo personal de su empresa como encabezado. Así tendrá su propio sistema personal de reserva de citas.
Puede etiquetar su formulario como desee. La información en forma de notas de formulario ofrece a los participantes consejos útiles sobre lo que deben tener en cuenta en su sistema de reserva de citas.
También puede adjuntar condiciones a las opciones. En nuestro ejemplo, hay tres formas de celebrar la cita: En persona, por videollamada o por teléfono. En el caso de una llamada telefónica, el número del participante es obligatorio, por lo que se ha condicionado la columna "Número de teléfono" para que sólo aparezca cuando se haya seleccionado la opción "Llamada telefónica".
Limitar las citas, para que no se produzcan más errores en las reservas
Por supuesto, las citas asignadas no deben seguir ofreciéndose a otros participantes, ni tampoco las citas que están en el pasado. Esto puede hacerse vinculando Calendly y SeaTable si ya utiliza este sistema.
Con SeaTable, en cambio, sólo son necesarios unos pequeños pasos para configurar su sistema de reservas de citas para ello. En primer lugar, es importante crear una segunda vista para las citas de la tabla 1 y dotarla de dos filtros. Por un lado, las citas asignadas ya no deben ofrecerse como opción de selección; en su lugar, se establece un filtro que sólo muestra las filas vacías de la columna "Reuniones programadas": así, el comando es "Reunión programada está vacía".
Para que sólo se muestren las citas del futuro y no las de la semana pasada, hay que establecer un segundo filtro: Con la condición "Y" y el filtro "Franjas horarias después de hoy", sólo se muestran las citas del día actual. De este modo, en esta vista sólo se muestran las franjas horarias libres y reservables.
Para que esto también se adopte en el sistema de reservas de citas, también debe ajustarse la columna de la tabla "Agenda de reuniones". Para ello, basta con abrir la configuración de la columna y restringir las filas a una sola vista. Para ello, se selecciona la vista que se acaba de crear con los dos filtros y, al mismo tiempo, se desactiva la función que permite a los participantes seleccionar varias fechas. Esto significa: sólo se puede reservar una cita a la vez y sólo se accede a las fechas libres y futuras de la 2ª vista.
En los ajustes de notificación (tres puntos en la parte superior derecha) puede configurar su propio mecanismo de notificación automática, que le recordará, por ejemplo, las próximas citas o le informará de que se acaba de reservar una cita a través del sistema de reserva de citas.
Enorme ahorro de tiempo gracias al flexible sistema de reserva de citas de SeaTable
Puede ajustar su formulario en cualquier momento si observa que falta información importante. Una vez que un participante ha enviado su información, ésta aparece inmediatamente en la tabla "Programa de reuniones". En unos pocos pasos, habrá creado un sistema de reserva de citas sencillo y sin complicaciones que recopila automáticamente toda la información relevante en un único lugar. ¡Planificar citas se convierte en un juego de niños! Nuestra plantilla puede ayudarle a estructurar su sistema de reservas de citas.
En nuestro tutorial de YouTube, hemos vuelto a explicar en detalle cómo crear un formulario web con SeaTable. Esto se puede transferir fácilmente a un sistema de reserva de citas: ¡pruébelo hoy mismo!
"*"indica que los campos son obligatorios
