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Webformulare

Die Tabellen von SeaTable können entweder durch eigene Eingaben oder durch andere Personen per Webformular befüllt werden. SeaTable bietet dafür einen einfachen Editor, mit dem Sie ohne große Mühen und Programmierkenntnisse Webformulare erstellen, testen und verwalten können. Ein fertiges Webformular steht per Weblink zur Verfügung, der bequem per E-Mail oder Webseite verteilt werden kann. Wird ein Webformular ausgefüllt abgeschickt, dann landen die Daten in der zugordneten Tabelle. Dort lassen sie sich ohne Umwege auswerten.

Machen Sie sich mit SeaTables Formularfunktion vertraut, um bequem über Webformulare Daten zu erheben!

Webformular erstellen

In einer Base können Sie eine beliebige Anzahl an Webformularen speichern. Die Erstellung neuer Webformulare erfolgt über die Formularverwaltung.

Sie öffnen die Formularverwaltung, indem Sie in der Tabellenansicht oben rechts auf die Schaltfläche Webformulare klicken. Eine leere Liste präsentiert sich Ihnen, wenn in einer Base noch keine Formulare angelegt wurden. Ansonsten werden die schon bestehenden Formulare angezeigt. Um ein Webformular zu erstellen, klicken Sie auf Webformular erstellen am unteren Rand der Formularverwaltung.

Geben Sie nun den Namen des neuen Webformulars ein. Dieser Name wird auch in der Formularverwaltung angezeigt. Verwenden Sie daher einen beschreibenden, verständlichen Namen, um im Falle vieler Formulare das gesuchte Formular schnell wieder zu finden. Natürlich können Sie den Namen auch später im Formulareditor anpassen.

Nun öffnet sich der Webformulareditor und zeigt Ihr Webformular im Entwurfsmodus. Auf der rechten Seite finden sich die Webformular-Einstellungen. Passen Sie im Editor Ihr Formular an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an.

Im Entwurfmodus können Sie pro Feld festlegen, ob

  • ein Feld ein Pflichtfeld ist,
  • ein Feld einen ergänzenden Ausfüllhinweis erhält und wie der lautet,
  • die Anzeige des Feldes von einer Bedingung abhängt.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie auch festlegen, ob die Werte als Liste oder als Dropdown angezeigt werden.

Über die Webformular-Einstellungen können Sie die folgenden fünf Entscheidungen treffen:

  • Mit welcher Tabelle ist das Formular verknüpft?
  • Welche Felder sollen im Formular angezeigt werden?
  • Soll bei Versand des Formulars eine Benachrichtigung versandt werden?
  • Wer darf auf das Formular zugreifen?
  • Enthält das Formular einen allgemeinen Hinweis und, wenn ja, wie lautet der?

Die im Formular verfügbaren Felder sind abhängig von der via Webformular-Einstellungen ausgewählten Tabelle. Wird diese geändert, passen sich diese im Entwurfsmodus wie in den Einstellungen automatisch an. Bei Deaktivierung einer Spalte in den Einstellungen wird diese unmittelbar im Entwurf ausgeblendet. Die Namen und die Reihenfolge der Felder werden direkt aus der zugrundeliegenden Tabelle übernommen. Es ist nicht möglich, diese im Webformulareditor zu ändern. Dies muss in der Tabellenansicht erfolgen.

Um zu prüfen, wie das Formular außerhalb des Entwurfsmodus aussieht, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Webformular Seite. In einem neuen Tab öffnet sich dann das Formular ohne Bearbeitungsfunktionen.

Bevor Sie das Formular nun versenden oder öffentlich verfügbar machen, sollten Sie es ausgiebig testen.

Den Weblink für das Formular erhalten Sie im Webformulareditor über die Schaltfläche Teilen oder über die Formularverwaltung mit Klick auf das Teilen-Icon. Versenden Sie den Link nun an die Empfänger oder betten Sie ihn auf einer Landing Page ein. Der Zugriff auf den Link wird über die in den Formular-Eigenschaften definierten Zugriffsberechtigungen gesteuert.

Webformular testen

Umfangreiche Tests vermeiden Frustration auf Seiten der Empfänger. Probleme können durch Mehrdeutigkeiten oder Konflikte im Formular verursacht werden. Im schlimmsten Fall lässt sich ein Formular nicht absenden, weil ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt werden kann (z.B. wenn für eine Einfachauswahl keine Werte definiert sind).

Öffnen Sie zum Testen das Webformular. Aus dem Webformulareditor geht dies über die Schaltfläche Webformular Seite. Aus der Tabellenansicht rufen Sie zunächst die Formularverwaltung auf und klicken dann auf den Namen des Webformulars. In beiden Fällen öffnet sich das Webformular in einem neuen Browser-Tab.

In das Formular eingegebene Werte werden in der verknüpften Tabelle abgespeichert. Vergessen Sie nicht, die Testdaten für die Auswertung aus der Tabelle zu löschen.

Webformular anpassen

Sie können Webformulare jederzeit über den Webformulareditor anpassen. Rufen Sie dazu die Formularverwaltung auf. Bewegen Sie dann den Mauszeiger auf den Namen des Formulars. Rechts des Namens erscheinen nun mehrere Icons. Klicken Sie auf das Stift-Icon, um den Editor zu öffnen.

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