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Webformulare

Formulare sind Mittel der Wahl, um Teammitglieder und externe Dritte in Tabellen Daten erfassen und ggf. auch ändern zu lassen. Der Zugriff auf ein Formular erfolgt mit einem Link und eine Freigabe für die Tabelle nicht nicht notwendig. So eignen sich Formulare insbesondere für die Datenerfassung und -bearbeitung durch eine große Anzahl anderer Personen.

Machen Sie sich mit SeaTables Formularfunktion vertraut, um bequem über Webformulare Daten zu erheben!

Typen und Funktionsweise von Webformularen

SeaTable kennt zwei Webformular-Typen:

  • Klassisches Webformular: Das klassische Webformular ist ideal für Umfragen und die strukturierte Erfassung neuer Daten. Mit einem klassischen Webformular können keine bestehenden Daten geändert werden. Der Aufruf des Formularlinks erfordert kein SeaTable-Benutzerkonto.
  • Sammelformular: Mit Sammelformularen lassen sich im Team erstellte Daten einfach aktualisieren und erweitern. In der tabellarischen Darstellung eines Sammelformulars werden dem Benutzer nur die Datensätze angezeigt, die er erstellt hat. Alle anderen Datensätze bleiben ihm verborgen. Ein Sammelformular kann nur von einem Teammitglied aufgerufen werden.

In jeder Base können Sie eine beliebige Anzahl an Formularen – Webformulare und Sammelformulare – erstellen und speichern.

Die Erstellung und Verwaltung von Formularen erfolgt in der Formularverwaltung. Alle erstellten Formulare werden dort gespeichert. Sie öffnen die Formularverwaltung mit einem Klick auf die Schaltfläche Webformulare oben rechts in der Tabellenansicht.

Die in der Formularverwaltung angezeigten Formulare beziehen sich immer auf eine Tabelle in der geöffneten Base. Sie müssen daher bei der Arbeit an Formularen zunächst immer die relevante Tabelle und Ansicht wählen.

Klassisches Formular

Klassisches Formular erstellen

Öffnen Sie die Formularverwaltung. Die Formularverwaltung präsentiert sich Ihnen als leere Liste, wenn in der Base noch keine Formulare angelegt wurden. Ansonsten werden die schon bestehenden Formulare in dem sich öffnenden Dialog angezeigt.

Sie erstellen ein neues Webformular, indem Sie am unteren Rand der Formularverwaltung auf Webformular erstellen klicken und dann Klassisches Formular wählen.

Geben Sie nun den Namen des neuen Webformulars ein. Dieser Name wird auch in der Formularverwaltung angezeigt. Verwenden Sie daher einen kurzen, prägnanten Namen, um bei vielen Formulare die Übersicht zu behalten. Natürlich können Sie den Namen auch später im Formulareditor anpassen.

Nun öffnet sich der Webformulareditor mit seiner zweigeteilten Ansicht: Links wird das Webformular im Entwurfsmodus angezeigt (d.h. mit Bearbeitungsoptionen); rechts befinden sich die Webformular-Einstellungen. Wie Sie sehen werden, ist über diese beiden Elemente die Anpassung des Webformulars an Ihre Wünsche und Bedürfnisse schnell und einfach gemacht.

Im Entwurfmodus auf der linken Seite können Sie pro Feld festlegen, ob

  • ein Feld ein Pflichtfeld ist,
  • ein Feld einen ergänzenden Ausfüllhinweis erhält,
  • die Anzeige des Feldes von einer Bedingung abhängt.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie auch festlegen, ob die Werte als Liste oder als Dropdown angezeigt werden.

Über die Webformular-Einstellungen rechts können Sie die folgenden Entscheidungen treffen:

  • Mit welcher Tabelle ist das Formular verknüpft?
  • Welche Spalten sollen im Formular angezeigt werden?
  • Soll bei Versand des Formulars eine Benachrichtigung versandt werden?
  • Wer darf auf das Formular zugreifen?
  • Enthält das Formular einen einleitenden und/oder einen abschließenden Hinweis?
  • Welche Nachricht wird dem Teilnehmer nach Einreichung des Formular angezeigt?
  • Auf welche Webseite wird der Teilnehmer nach Einreichung des Formular weitergeleitet?
  • Hat das Formular eine Einreichungsfrist?

Die im Formular verfügbaren Felder sind abhängig von der via Webformular-Einstellungen ausgewählten Tabelle. Wenn Sie die relevante Tabelle über das Auswahlfeld ändern, passen sich die verfügbaren Felder im Entwurfsmodus und in den Einstellungen automatisch an. Bei Deaktivierung einer Spalte rechts in den Einstellungen wird diese unmittelbar links im Entwurf ausgeblendet. Die Namen und die Reihenfolge der Felder werden direkt aus der zugrundeliegenden Tabelle übernommen. Es ist nicht möglich, diese im Webformulareditor zu ändern. Dies muss in der Tabellenansicht erfolgen.

Um zu prüfen, wie das Formular außerhalb des Entwurfsmodus aussieht, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Webformular Seite. In einem neuen Tab öffnet sich dann das Formular, so wie es ein Teilnehmer sehen würde.

Bevor Sie das Formular nun versenden oder öffentlich verfügbar machen, sollten Sie es ausgiebig testen.

Den Weblink für das Formular erhalten Sie im Webformulareditor über die Schaltfläche Freigeben oder über die Formularverwaltung mit Klick auf das Teilen-Icon. Versenden Sie den Link nun an die Empfänger oder betten Sie ihn auf einer Landing Page ein. Der Zugriff auf den Link wird über die in den Formular-Eigenschaften definierten Zugriffsberechtigungen gesteuert.

Formular testen

Umfangreiche Tests vermeiden Frustration auf Seiten der Empfänger. Probleme können durch Mehrdeutigkeiten oder Konflikte im Formular verursacht werden. Im schlimmsten Fall lässt sich ein Formular nicht absenden, weil ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt werden kann (z.B. wenn für eine Einfachauswahl keine Werte definiert sind).

Öffnen Sie zum Testen das Webformular. Aus dem Webformulareditor geht dies über die Schaltfläche Webformular Seite. Aus der Tabellenansicht rufen Sie zunächst die Formularverwaltung auf und klicken dann auf den Namen des Webformulars. In beiden Fällen öffnet sich das Webformular in einem neuen Browser-Tab.

In das Formular eingegebene Werte werden in der verknüpften Tabelle abgespeichert. Vergessen Sie nicht, die Testdaten für die Auswertung aus der Tabelle zu löschen.

Formular anpassen

Sie können Webformulare jederzeit mit Hilfe des Webformulareditors anpassen. Um in Editor zurück zu kehren, rufen Sie die Formularverwaltung auf, bewegen Sie den Mauszeiger auf den Namen des Formulars und klicken Sie dann rechts des Namens auf das Stift-Icon.

Formular löschen

Sie können Webformulare jederzeit über die Formularverwaltung löschen. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Namen des Formulars und klicken Sie dann rechts des Namens auf das Papierkorb-Icon.

Sammelformular

Sammelformular erstellen

Öffnen Sie die Formularverwaltung. Die Formularverwaltung präsentiert sich Ihnen als leere Liste, wenn in der Base noch keine Formulare angelegt wurden. Ansonsten werden die schon bestehenden Formulare in dem sich öffnenden Dialog angezeigt. Um ein neues Sammelformular zu erstellen, klicken Sie auf Webformular erstellen am unteren Rand der Formularverwaltung und wählen Sie Sammelformular.

Geben Sie nun den Namen des neuen Webformulars ein. Dieser Name wird auch in der Formularverwaltung angezeigt. Verwenden Sie daher einen kurzen, prägnanten Namen, um bei vielen Formulare die Übersicht zu behalten. Natürlich können Sie den Namen auch später im Formulareditor anpassen.

Daraufhin öffnet sich der Sammelformulareditor mit seiner zweigeteilten Ansicht: Links wird das Formular in einer Vorschau angezeigt, rechts befinden sich die Sammelformular-Einstellungen.

Über die Formular-Einstellungen auf der rechten Seite können Sie für jede Spalte auswählen, ob diese im Sammelformular angezeigt werden soll. (Spalten vom Typ Mitarbeiter, Formel, Link, Ersteller, letzter Bearbeiter, Erstellungszeit und Bearbeitungszeit werden in einem Sammelformular grundsätzlich nicht angezeigt.)

Um zu prüfen, wie das Formular aussieht, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Sammelformular. In einem neuen Tab öffnet sich dann das Sammelformular. Sie sehen nur die Einträge in der Tabelle, die Sie erstellt haben, d.h. Sie sehen die Tabelle so, als ob Ihnen jemand de Formularlink zugesendet hat.

Den Weblink für das Formular erhalten Sie im Sammelformulareditor über die Schaltfläche Freigeben oder über die Formularverwaltung mit Klick auf das Teilen-Icon. Versenden Sie den Link nun an die Empfänger.

Sammelformular anpassen

Sie können Sammelformulare jederzeit mit Hilfe des Webformulareditors anpassen. Um in Editor zurück zu kehren, rufen Sie die Formularverwaltung auf, bewegen Sie den Mauszeiger auf den Namen des Formulars und klicken Sie dann rechts des Namens auf das Stift-Icon.

Sammelformular löschen

Sie können Sammelformulare jederzeit über die Formularverwaltung löschen. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Namen des Formulars und klicken Sie dann rechts des Namens auf das Papierkorb-Icon.

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