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Webformulare

Die Tabellen von SeaTable können entweder durch eigene Eingaben oder durch andere Personen per Webformular befüllt werden. Diese sind dank des einfachen graphischen Editors schnell und ohne Programmierkenntnisse erstellt und getestet. Einmal erstellt, steht es per Weblink zur Verfügung und lässt sich bequem per E-Mail oder Webseite verteilen. Wird ein Webformular ausgefüllt und abgeschickt, dann landen die Daten in der zugordneten Tabelle. Dort lassen sie sich ohne Umwege auswerten.

Machen Sie sich mit SeaTables Formularfunktion vertraut, um bequem über Webformulare Daten zu erheben!

Webformular erstellen

In einer Base können Sie eine beliebige Anzahl an Webformularen speichern. Die Erstellung neuer Webformulare erfolgt über die Formularverwaltung.

Sie öffnen die Formularverwaltung, indem Sie in der Tabellenansicht oben rechts auf die Schaltfläche Webformulare klicken. Die Formularverwaltung präsentiert sich Ihnen als leere Liste, wenn in der Base noch keine Formulare angelegt wurden. Ansonsten werden die schon bestehenden Formulare in dem sich öffnenden Fenster angezeigt. Um ein Webformular zu erstellen, klicken Sie auf Webformular erstellen am unteren Rand der Formularverwaltung.

Geben Sie nun den Namen des neuen Webformulars ein. Dieser Name wird auch in der Formularverwaltung angezeigt. Verwenden Sie daher einen kurzen, prägnanten Namen, um bei vielen Formulare die Übersicht zu behalten. Natürlich können Sie den Namen auch später im Formulareditor anpassen.

Nun öffnet sich der Webformulareditor mit seiner zweigeteilten Ansicht: Links wird das Webformular im Entwurfsmodus angezeigt (d.h. mit Bearbeitungsoptionen), rechts befinden sich die Webformular-Einstellungen. Wie Sie sehen werden, ist über diese beiden Elemente die Anpassung des Webformulars an Ihre Wünsche und Bedürfnisse schnell und einfach gemacht.

Im Entwurfmodus auf der linken Seite können Sie pro Feld festlegen, ob

  • ein Feld ein Pflichtfeld ist,
  • ein Feld einen ergänzenden Ausfüllhinweis erhält und wie der lautet,
  • die Anzeige des Feldes von einer Bedingung abhängt.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie auch festlegen, ob die Werte als Liste oder als Dropdown angezeigt werden.

Über die Webformular-Einstellungen rechts können Sie die folgenden Entscheidungen treffen:

  • Mit welcher Tabelle ist das Formular verknüpft?
  • Welche Felder sollen im Formular angezeigt werden?
  • Soll bei Versand des Formulars eine Benachrichtigung versandt werden?
  • Wer darf auf das Formular zugreifen?
  • Enthält das Formular einen einleitenden und/oder einen abschliessenden Hinweis?
  • Welche Nachricht wird dem Teilnehmer nach Einreichung des Formular angezeigt?
  • Auf welche Webseite wird der Teilnehmer nach Einreichung des Formular weitergeleitet?

Die im Formular verfügbaren Felder sind abhängig von der via Webformular-Einstellungen ausgewählten Tabelle. Wenn Sie die relevante Tabelle über das Auswahlfeld ändern, passen sich die verfügbaren Felder im Entwurfsmodus und in den Einstellungen automatisch an. Bei Deaktivierung einer Spalte rechts in den Einstellungen wird diese unmittelbar links im Entwurf ausgeblendet. Die Namen und die Reihenfolge der Felder werden direkt aus der zugrundeliegenden Tabelle übernommen. Es ist nicht möglich, diese im Webformulareditor zu ändern. Dies muss in der Tabellenansicht erfolgen.

Um zu prüfen, wie das Formular außerhalb des Entwurfsmodus aussieht, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Webformular Seite. In einem neuen Tab öffnet sich dann das Formular, so wie es ein Teilnehmer sehen würde.

Bevor Sie das Formular nun versenden oder öffentlich verfügbar machen, sollten Sie es ausgiebig testen.

Den Weblink für das Formular erhalten Sie im Webformulareditor über die Schaltfläche Freigeben oder über die Formularverwaltung mit Klick auf das Teilen-Icon. Versenden Sie den Link nun an die Empfänger oder betten Sie ihn auf einer Landing Page ein. Der Zugriff auf den Link wird über die in den Formular-Eigenschaften definierten Zugriffsberechtigungen gesteuert.

Webformular testen

Umfangreiche Tests vermeiden Frustration auf Seiten der Empfänger. Probleme können durch Mehrdeutigkeiten oder Konflikte im Formular verursacht werden. Im schlimmsten Fall lässt sich ein Formular nicht absenden, weil ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt werden kann (z.B. wenn für eine Einfachauswahl keine Werte definiert sind).

Öffnen Sie zum Testen das Webformular. Aus dem Webformulareditor geht dies über die Schaltfläche Webformular Seite. Aus der Tabellenansicht rufen Sie zunächst die Formularverwaltung auf und klicken dann auf den Namen des Webformulars. In beiden Fällen öffnet sich das Webformular in einem neuen Browser-Tab.

In das Formular eingegebene Werte werden in der verknüpften Tabelle abgespeichert. Vergessen Sie nicht, die Testdaten für die Auswertung aus der Tabelle zu löschen.

Webformular anpassen

Sie können Webformulare jederzeit mit Hilfe des Webformulareditors anpassen. Um in Editor zurück zu kehren, rufen Sie die Formularverwaltung auf, bewegen Sie den Mauszeiger auf den Namen des Formulars und klicken Sie dann rechts des Namens auf das Stift-Icon.

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