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Webformulare

Die Tabellen von SeaTable können entweder durch eigene Eingaben oder durch andere Personen per Webformular befüllt werden. SeaTable bietet dafür einen einfachen Editor, mit dem Sie ohne große Mühen und Programmierkenntnisse Webformulare erstellen, testen und verwalten können. Ein fertiges Webformular steht per Weblink zur Verfügung, der bequem per E-Mail oder Webseite verteilt werden kann. Wird ein Webformular ausgefüllt abgeschickt, dann landen die Daten in der zugordneten Tabelle. Dort lassen sie sich die direkt mit SeaTables Analysetools auswerten.

Machen Sie sich mit SeaTables Formularfunktion vertraut, um bequem über Webformulare Daten zu erheben!

Webformular erstellen

In einer Base können Sie eine beliebige Anzahl an Webformularen speichern. Jedes Formular ist einer Tabelle zugeordnet. Die Verwaltung der Webformulare erfolgt über die Formularverwaltung.

Sie öffnen die Formularverwaltung, indem Sie in der Tabellenansicht oben rechts auf die Schaltfläche Formulare klicken. Eine leere Liste präsentiert sich Ihnen, wenn in einer Base noch keine Formulare angelegt wurden. Ansonsten werden die schon bestehenden Formulare angezeigt. Um eine Webformular zu erstellen, klicken Sie auf Webformular hinzufügen.

Geben Sie nun den Namen des Webformulars ein. Dieser Name wird auch in der Formularverwaltung angezeigt. Verwenden Sie daher einen beschreibenden, verständlichen Namen, um im Falle vieler Formulare das gesuchte Formular schnell wieder zu finden. Natürlich können Sie den Namen später im Formulareditor anpassen.

Nun öffnet sich der Webformulareditor und zeigt Ihr Webformular im Entwurfsmodus auf der linken Seite und den Einstellungen auf der rechten Seite. Passen Sie im Editor Ihr Formular an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an.

Im Entwurfmodus können Sie pro Feld festlegen, ob

  • ein Feld ein Pflichtfeld ist,
  • ein Feld einen ergänzenden Ausfüllhinweis erhält und wie der lautet,
  • die Anzeige des Feldes von einer Bedingung abhängt.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie auch festlegen, ob die Werte als Liste oder als Dropdown angezeigt werden.

Über die Einstellungen können Sie die folgenden fünf Entscheidungen treffen:

  • Mit welcher Tabelle ist das Formular verknüpft?
  • Welche Felder sollen im Formular angezeigt werden?
  • Soll bei Versand des Formulars eine Benachrichtigung versandt werden?
  • Wer darf auf das Formular zugreifen?
  • Enthält das Formular einen allgemeinen Hinweis und, wenn ja, wie lautet der?

Die im Formular verfügbaren Felder sind abhängig von der verknüpften Tabelle. Wird diese geändert, passen sich diese im Entwurfsmodus wie in den Einstellungen automatisch an. Bei Deaktivierung einer Spalten in den Einstellungen wird diese unmittelbar im Entwurf ausgeblendet.

Es ist aktuell nicht möglich, die Namen der Felder oder deren Reihenfolge im Webformulareditor zu ändern. Dies muss in der Tabellenansicht erfolgen (Stand: 18.07.2020)

Um zu prüfen, wie das Formular außerhalb des Entwurfsmodus aussieht, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Webformular Seite. In einem neuen Tab öffnet sich dann das Formular ohne Bearbeitungsfunktionen.

Bevor Sie das Formular nun versenden oder öffentlich verfügbar machen, sollten Sie es ausgiebig testen.

Den Weblink für das Formular erhalten Sie im Webformulareditor über die Schaltfläche Teilen oder über die Formularverwaltung mit Klick auf das Teilen-Icon. Versenden Sie den Link nun an die Teilnehmer oder betten Sie ihn auf einer Landing Page ein. Der Zugriff auf den Link wird über die in den Formular-Eigenschaften definierten Zugriffsberechtigungen gesteuert.

Webformular testen

Umfangreiche Tests vermeiden Frustration auf Seiten der Empfänger. Probleme können durch Mehrdeutigkeiten oder Konflikte im Formular verursacht werden. Im schlimmsten Fall lässt sich ein Formular nicht absenden, weil ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt werden kann (z.B. wenn für ein Einfachauswahlfeld keine Werte definiert sind).

Öffnen Sie zum Testen das Webformular. Aus dem Webformulareditor geht dies über die Schaltfläche Webformular Seite. Aus der Tabellenansicht rufen Sie zunächst die Formularverwaltung auf und klicken Sie dann auf den Namen des Webformulars. In beiden Fällen öffnet sich das Webformular in einem neuen Browser Tab.

In das Formular eingegebene Werte werden in der verknüpften Tabelle abgespeichert. Vergessen Sie nicht, die Testdaten für die Auswertung aus der Tabelle zu löschen.

Webformular verwalten

Sie können Webformulare jederzeit über den Webformulareditor anpassen. Rufen Sie dazu die Formularverwaltung auf. Bewegen Sie dann den Mauszeiger auf den Namen des Formulars. Rechts vom Namen erscheinen nun mehrere Icons. Klicken Sie auf das Stift-Icon, um den Editor zu öffnen.

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