Wenn Sie das perfekte Event planen möchten, müssen Sie so einiges beachten. Doch wo fängt man am besten an, wenn man sich nicht mit Eventmanagement auskennt? Und wie verhindert man Fehlplanungen, Terminkollisionen und Absagen?
Es gibt für die Vielzahl an Events nicht den einen universellen Fahrplan – sie alle unterschieden sich in vielen kleinen Details. Dennoch bietet dieser Artikel einen groben Überblick über die unverzichtbaren Schritte, die Sie bei der Planung unbedingt berücksichtigen sollten.
Ein Event zu planen bedeutet viel organisatorischen Aufwand.
1. Ziel des Events festlegen
Als allererstes ist es im Eventmanagement entscheidend, das Ziel des Events klar zu formulieren. Was ist der Grund dafür, dass Sie dieses Event planen? Streben Sie Einnahmen an? Möchten Sie die Markenbekanntheit oder Kundenbindung stärken? Vielleicht führen Sie ein neues Produkt ein und nutzen das Event als Plattform, um es Ihren Kunden vorzustellen?
Wichtig ist auch, direkt zu Beginn festzulegen, was für ein Event sie planen. Haben Sie stets vor Augen, ob es sich um ein Mitarbeiterevent, eine Kundenveranstaltung oder eine öffentliche Veranstaltung handelt.
Durch diese Informationen können Sie während der Planungsphase fundierte Entscheidungen treffen und das Event besser auf Ihr Zielpublikum zuschneiden.
2. Konzept entwickeln
Beim Entwickeln Ihres Konzepts sollten Sie sich auf zwei Schwerpunkte konzentrieren: organisatorisch und inhaltlich. Für den organisatorischen Teil legen Sie beispielsweise fest, wie groß Ihr Event werden und wie lange es dauern soll. Verteilen Sie direkt zu Beginn die Verantwortlichkeiten in Ihrem Team, sodass keine Aufgaben vernachlässigt oder übersehen werden.
Für das inhaltliche Konzept ist es zunächst wichtig, eine Event-Idee zu entwickeln und gegebenenfalls mit einem passenden Motto zu ergänzen. Das Motto kann später Einfluss auf die Dekoration, den Dresscode und das Unterhaltungsprogramm haben. Zudem sollten Sie das Programm sorgfältig entwickeln, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste stets unterhalten sind und sich nicht langweilen. Ein durchgängiger roter Faden ist dabei entscheidend, um Ihrem Event eine professionelle Note zu verleihen und Ihre Gäste zu überzeugen.
Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten, ein Event zu gestalten.
3. Budget planen
Damit Sie kein Event planen, das Ihr Budget übersteigt, ist es im Eventmanagement entscheidend, im Vorfeld eine detaillierte Budgetplanung durchzuführen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur offensichtliche Ausgaben, sondern auch weniger offensichtliche Kosten wie Lizenzen, Reisekosten, Einladungen sowie Abbau- und Reinigungskosten.
Die wichtigsten Kostenpunkte, die Sie berücksichtigen sollten:
- Location: Kosten für die Miete der Veranstaltungsorte einschließlich eventueller Nebenkosten wie Reinigung oder Sicherheitsdienste
- Technik: Ausgaben für die Miete von Audio-, Video- und Beleuchtungstechnik sowie Lohnkosten für Techniker oder Supportpersonal
- Catering: Budget für Speisen und Getränke inklusive Servicegebühren, Trinkgeldern und eventuellen zusätzlichen Ausgaben für besondere Essenswünsche
- Marketing: Kosten für Werbung, Druck von Einladungen oder Flyern sowie für Online-Werbung oder Social-Media-Promotion.
- Unterhaltung: Budget für Live-Acts, DJs, Künstler oder andere Formen der Veranstaltungsunterhaltung.
Indem Sie diese Hauptkostenpunkte sowie die zusätzlichen Ausgaben sorgfältig für Ihr Event planen und budgetieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Event finanziell im Rahmen bleibt und keine unerwarteten Kosten entstehen. Falls Sie ein kommerzielles Event planen, können Sie auf dieser Grundlage berechnen, wie viel Eintritt Sie verlangen müssen, um die Kosten zu decken.
4. Zeitplan erstellen
Das A und O im Eventmanagement ist frühzeitig mit der Planung zu beginnen. Denn Reservierungen für Locations oder Terminabstimmungen mit Catering-Firmen erfordern einen erheblichen Vorlauf. Um Stress bei der Planung zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, einen detaillierten Zeitplan aufzustellen.
Ein solcher Zeitplan ermöglicht es Ihnen nicht nur, genau festzulegen, wann welcher Schritt gemacht werden muss, sondern auch potenzielle Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Es ist wichtig, einen Puffer einzuplanen, um unvorhergesehene Planänderungen ausgleichen zu können und somit möglichen Zeitdruck und Stress zu minimieren.
Im Eventmanagement ist Zeit oft eine knappe Ressource.
5. Location finden
Damit Sie ein erfolgreiches Event planen, benötigen Sie einen passenden Ort. Sie haben die Möglichkeit, eine Location zu mieten oder Ihre eigenen Räume zu nutzen. Wichtig ist dabei sicherzustellen, dass ausreichend Platz für alle Gäste, das Catering, die Bühne und die Technik vorhanden ist.
Bei der Auswahl der richtigen Location ist es entscheidend, die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe im Auge zu behalten. Überprüfen Sie beispielsweise, ob ausreichend Parkplätze vorhanden sind oder ob die Location barrierefrei zugänglich ist. Möglicherweise benötigen Sie auch einen Garten oder andere spezifische Anforderungen, die Ihre Gäste schätzen würden.
6. Catering und Programm buchen
Grundsätzlich gilt: Hungrige Gäste sind unzufriedene Gäste. Deshalb ist es wichtig, wenn möglich für Catering zu sorgen. Dabei stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl, von Buffets über Menüs bis hin zu Fingerfood oder sogar Foodtrucks. Achten Sie jedoch darauf, auch vegetarische und vegane Alternativen anzubieten, um die Bedürfnisse aller Gäste zu erfüllen.
Um Ihr Rahmenprogramm interessanter zu gestalten und sicherzustellen, dass Ihre Gäste sich gut amüsieren, gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Neben Show-Künstlern können Live-Bands oder DJs eine gute Stimmung verbreiten. Redner und Moderatoren bieten eine elegante Möglichkeit, Ihre Event-Besucher durch die Veranstaltung zu führen. Mit einer Kinderbetreuung sorgen Sie dafür, dass Gäste jeden Alters Ihr Event genießen können.
Kleine Häppchen eignen sich hervorragend für einen Empfang.
7. Einladungen versenden
Wenn Sie ein Event planen, spielen Einladungen eine entscheidende Rolle für Ihren Erfolg. Durch die Verwendung personalisierter Einladungen können Sie die Teilnehmerzahl effektiv steigern. Zudem kann das Versenden von “Save the Date”-Benachrichtigungen im Eventmanagement dazu beitragen, das Interesse frühzeitig zu wecken und sicherzustellen, dass Ihre Gäste den Termin freihalten.
Vergessen Sie nicht, in den Einladungen wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Programm zu vermerken. Um den Buchungsprozess für Ihre Gäste zu erleichtern, bietet sich die Integration eines Ticket-Buchungssystems an. Mit einem Webformular im vorgefertigten Template von SeaTable können Sie diesen Schritt einfach umsetzen und eine reibungslose Anmeldung ermöglichen.
Einladungen können Sie sowohl postalisch als auch digital versenden.
8. Marketing betreiben
Damit Ihr Event am Ende auch gut besucht wird und all der Planungsaufwand sich lohnt, ist es maßgeblich, ausgiebig für Ihre Veranstaltung zu werben. Nutzen Sie dabei alle Kanäle, über die Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen können.
Für interne Mitarbeiterevents können Sie beispielsweise Aushänge im Unternehmen, Ankündigungen über den Newsletter oder E-Mail-Einladungen nutzen. Außerdem können Sie Führungskräfte bitten, das Event in Teammeetings anzusprechen, damit es sich über den Flurfunk verbreitet.
Bei kommerziellen Events wie Festivals ist eine gezielte Werbung über Social-Media-Plattformen, Anzeigen in relevanten Magazinen sowie der Hinweis auf Ihrer eigenen Website sinnvoll. Planen Sie eine Kunstausstellung, können Sie auf Plakate, Flyer, Pressemitteilungen und die Einbindung von Kunst- und Kulturmagazinen setzen.
Wichtig ist es, die Werbemaßnahmen rechtzeitig zu starten und die Botschaften ansprechend und informativ aufzubereiten, um das Interesse Ihrer Zielgruppe zu wecken und eine hohe Besucherzahl zu erreichen.
9. Sicherheit und Rechtliches beachten
Damit Sie sich keinen Ärger einhandeln, sollten Sie im Eventmanagement besonders auf rechtliche Aspekte und ein ordentliches Sicherheitskonzept Wert legen. Überprüfen Sie im Vorfeld, ob behördliche Genehmigungen oder Versicherungen für Ihr Event erforderlich sind. Wenn Sie Speisen anbieten, müssen Sie das Lebensmittelgesetz einhalten. Bei der Verwendung von Musik sollten Sie prüfen, ob eine GEMA-Lizenz erforderlich ist. Wenn Sie Check-in- oder Ticket-Systeme nutzen, stellen Sie sicher, dass diese die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten.
Bei großen Veranstaltungen ist es wichtig, neben Sicherheitspersonal auch Pläne für den Brandschutz oder medizinische Notfälle zu haben, um Ihre Gäste im Ernstfall nicht unnötig zu gefährden.
Informieren Sie sich rechtzeitig über notwendige Genehmigungen.
10. Notfallplan haben
Ein Notfallplan ist von großer Bedeutung, wenn Sie ein Event planen. Trotz sorgfältiger Vorbereitung können unvorhergesehene Hindernisse wie zum Beispiel extreme Witterungsverhältnisse oder Verkehrsbehinderungen auftreten. Daher ist es unerlässlich, einen gut durchdachten Plan B zu haben, um adäquat auf Ausfälle oder spontane Änderungen reagieren zu können, ohne dabei unter Zeitdruck oder Stress zu geraten.
Am Tag des Events ist es ratsam, noch einmal mit Ihren Dienstleistern telefonisch zu besprechen, ob alles wie geplant läuft. Es ist auch wichtig, regelmäßig die Kommunikation mit allen Beteiligten aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Ihr Team über den Plan informiert ist. Eine klare Kommunikation und ein gut koordiniertes Team sind entscheidend, um schnell und effektiv auf unvorhergesehene Situationen reagieren zu können und das Event erfolgreich durchzuführen.
Fazit
Damit Ihr Event ein voller Erfolg wird, ist es maßgebend, jederzeit einen klaren Überblick über Ihre bisherige Planung sowie die kommenden Schritte zu haben. Mit der kostenlosen Vorlage von SeaTable können Sie nicht nur Ihr Event detailliert planen, sondern auch stets den Überblick über Kosten, Einnahmen und Budget behalten.
Die Verwendung des integrierten Webformulars ermöglicht es den Teilnehmern, sich problemlos für Ihr Event anzumelden. Sie können Rechnungen mit nur einem Klick erstellen und versenden, ohne großen Aufwand betreiben zu müssen. Darüber hinaus bietet die Vorlage die Möglichkeit, das Timeline-Plugin für die Zeitplanung zu nutzen oder das Karten-Plugin, um die Veranstaltungsorte visuell festzuhalten.
Mit diesen Funktionen bietet SeaTable die ideale Lösung, um Ihr Eventmanagement zu optimieren. Alles, was Sie tun müssen, um die Vorlage zu nutzen, ist sich mit Ihrer E-Mail-Adresse zu registrieren.
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