Si vous disposez d'un abonnement Enterprise, vous pouvez également envoyer des notifications par automatisation à des utilisateurs sélectionnés. Pour cela, il suffit de définir une règle d'automatisation correspondante pour une vue de tableau quelconque.
Envoyer des notifications par automatisation
- Cliquez sur dans l'en-tête de base, puis sur Règles d'automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une règle.
- Donnez un nom à l'automatisation et définissez le tableau et la vue dans lesquels elle doit agir.
- Définir un événement déclencheur qui déclenchera l'automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une action et sélectionnez Envoyer une notification comme action automatisée.
- Confirmez en cliquant sur Envoyer.
Création de l'automation
Définissez d'abord un événement déclencheur pour l'automatisation.
Les quatre options sont
- Les entrées remplissent certaines conditions après traitement
- Une nouvelle entrée est ajoutée
- Déclencheur périodique
- Déclenchement périodique pour les entrées qui remplissent une certaine condition
Sélectionnez ensuite Envoyer une notification comme action automatisée. Celle-ci est disponible comme action pour les quatre options de déclenchement.
L'étape suivante consiste à sélectionner les utilisateurs qui doivent être informés lorsque l'événement déclencheur se produit. Notez que vous ne pouvez sélectionner ici que les utilisateurs qui ont au moins un accès en lecture à la table ou à la vue.
La dernière étape consiste à insérer le contenu de la notification dans le champ de texte prévu à cet effet. Pour faire référence à des entrées dans le tableau, il suffit d'écrire le nom des colonnes entre accolades dans le texte.
Enregistrez l'automatisation en cliquant sur Envoyer.
Exemple d'application
Une application concrète de ce type d'automatisation pourrait par exemple se produire si vous travaillez en tant que cadre dans une entreprise et que vous souhaitez commander la réservation de diverses formations pour vos collaborateurs. Vous souhaitez informer automatiquement le service des ressources humaines, qui se charge de réserver les formations, de la formation que vos collaborateurs souhaitent suivre.
Concrètement, cela peut se faire à l'aide d'un tableau dans lequel sont gérées différentes données relatives aux collaborateurs de votre entreprise. Vous pouvez par exemple collecter les noms des collaborateurs, le département et la dernière formation à laquelle ils se sont inscrits.
Grâce à une automatisation, une notification doit être envoyée automatiquement à chaque nouvelle inscription demandée dans le tableau aux collaborateurs sélectionnés du service du personnel afin qu'ils lancent l'inscription à la formation demandée pour le collaborateur concerné.
Création de l'automation
Tout d'abord, donnez un nom à l'automation (par exemple notification if training is booked) et sélectionnez la table (ici : employees & trainings) ainsi que la vue dans laquelle l'automation doit agir.
Comme événement déclencheur de l'automatisation, choisissez l'option "Les entrées remplissent certaines conditions après traitement".
Pour que les notifications soient envoyées uniquement en cas de demande d'une nouvelle formation, ajoutez comme condition de filtrage que l'entrée de la colonne "last training booked" doit être modifiée en une des options de sélection possibles dans cette colonne.
Définissez ensuite l'action "Envoyer une notification" comme action automatisée.
L'étape suivante consiste à sélectionner dans le champ déroulant les collaborateurs du service du personnel auxquels la notification doit être envoyée en cas de déclenchement du trigger.
Dans la dernière étape, vous pouvez écrire le contenu de la notification à envoyer dans le champ de texte prévu à cet effet.
Tester l'automatisation
Si vous demandez ensuite une nouvelle formation pour un employé dans le tableau sélectionné, c'est-à-dire si vous modifiez l'entrée dans la colonne "last training booked" pour la dernière formation demandée, la notification préétablie sera automatiquement envoyée aux utilisateurs sélectionnés du service du personnel.
Les employés du service des ressources humaines reçoivent l'information qu'une formation a été demandée dans la notification à laquelle ils accèdent via l'icône en forme de cloche et peuvent lancer la formation sélectionnée pour l'employé concerné.
