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Zeilen per Automation hinzufügen

Inhalte
  • Wie Sie Zeilen mit einer Automation hinzufügen
  • Anlegen der Automation
  • Anwendungsbeispiel
    • Anlegen der Automation
    • Testen der Automation
    • Weitere interessante Beispiele von Automationen:

Mithilfe von Automationen müssen Sie Zeilen mit bestimmten Einträgen nicht mehr manuell in Ihren Tabellen hinzufügen, sondern können diese Schritte automatisch ausführen lassen. Definieren Sie hierfür einfach eine entsprechende Automation für eine beliebige Tabellenansicht.

Wie Sie Zeilen mit einer Automation hinzufügen

    Einträge hinzufügen per Automation

  1. Klicken Sie im Base-Header auf und im Anschluss auf Automatisierungsregeln.
  2. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
  3. Benennen Sie die Automation und legen Sie die Tabelle und Ansicht fest, in der diese wirken soll.
  4. Definieren Sie ein Trigger-Ereignis, welches die Automation auslöst.
  5. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und wählen Sie als automatisierte Aktion Zeile hinzufügen aus.
  6. Bestätigen Sie mit Abschicken.

Anlegen der Automation

Definieren Sie für die Automation zunächst ein Trigger-Ereignis.

Grundsätzlich zur Auswahl stehende Trigger-Ereignisse

Wichtiger Hinweis
Die automatisierte Aktion “Zeile hinzufügen” steht Ihnen ausschließlich nach folgenden Trigger-Ereignissen zur Verfügung:

  • “Ein neuer Eintrag wird hinzugefügt”
  • “Einträge erfüllen nach Bearbeitung bestimmte Bedingungen“
  • “Periodischer Trigger”

Wählen Sie anschließend als automatisierte Aktion Zeile hinzufügen aus.

Hinzufügen der automatisierten Aktion Auswahl der automatisierten Aktion

Im nächsten Schritt definieren Sie die Einträge, die nach dem Auslösen der Automation in einer Zeile erscheinen sollen.
Mit einem Klick auf Feld hinzufügen können Sie jeweils einen beliebigen Eintrag definieren.

Klicken Sie auf Feld hinzufügen, um Einträge zu definieren

Wählen Sie zunächst die Spalte, in welche der Eintrag eingefügt werden soll.

Auswahl der Spalte, in welche der Eintrag hinzugefügt wird

Anschließend können Sie den Eintrag definieren. Je nach ausgewähltem Spaltentyp stehen Ihnen dabei unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

Definieren Sie den Eintrag, den Sie zur Tabelle hinzufügen möchten

Aktivieren Sie abschließend die Automation mit einem Klick auf Abschicken.

Bestätigung der Automation

Anwendungsbeispiel

Ein konkreter Anwendungsfall für diese Art von Automation könnte beispielsweise auftreten, wenn Sie in einer Tabelle Ihre wöchentlichen Team-Meetings erfassen. Dabei möchten Sie, dass jede Woche vor Beginn des Meetings schon automatisch eine Zeile mit bestimmten Einträgen angelegt wird, damit Sie nur noch die restlichen Informationen manuell eintragen müssen.

In diesem Zusammenhang könnten Sie unter anderem das Datum des Meetings, den Besprechungsraum und die feststehenden Themen vorab definieren.

Beispieltabelle für den konkreten Anwendungsfall

Anlegen der Automation

Als Erstes geben Sie der Automation einen Namen und wählen sowohl die Tabelle (hier: Team Meetings) als auch die Ansicht (hier: Weekly Team Meeting) aus, in der die Automation wirken soll.

Benennung der Automation, Auswahl der Tabelle und Ansicht, in welcher die Automation wirken soll

Als Trigger-Ereignis der Automation wählen Sie die Option Periodischer Trigger.

Auswahl des Trigger-Ereignisses

Definieren Sie anschließend, in welchen Abständen die Automation ausgeführt werden soll. Damit die Zeile mit den entsprechenden Einträgen jede Woche der Tabelle hinzugefügt wird, wählen Sie wöchentlich.

Auswahl der zeitlichen Abstände, in denen die Automation ausgeführt werden soll

Des Weiteren können Sie sowohl einen konkreten Wochentag als auch eine konkrete Uhrzeit auswählen, zu welcher die Automation ausgelöst wird. In unserem Anwendungsfall bietet es sich an, als Zeitpunkt eine Stunde vor Beginn des wöchentlichen Meetings am Montagmorgen auszuwählen.

Auswahl des konkreten Ausführungszeitpunktes der Automation

Als automatisierte Aktion definieren Sie im nächsten Schritt die Aktion Zeile hinzufügen.

Auswahl der automatisierten Aktion

Mit einem Klick auf Feld hinzufügen können Sie beliebig viele Einträge definieren, die automatisch in der Zeile erscheinen.

Klicken Sie auf Feld hinzufügen, um Einträge zu definieren

Damit in der Zeile automatisch das jeweilige Datum des am selben Tag anstehenden Team-Meetings erfasst wird, wählen Sie die Datum-Spalte und den Wert Der Tag der Ausführung aus.

Definition der Einträge

Sie können mit einem Klick auf Feld hinzufügen beliebig viele weitere Einträge definieren, mit denen die Zeile nach Auslösung der Automation gefüllt wird. Wählen Sie hierzu einfach eine entsprechende Spalte Ihrer Tabelle aus dem Drop-down-Menü aus und definieren Sie einen Wert im nebenstehenden Eingabefeld.

Definieren Sie beliebig viele Einträge

Wenn das Team-Meeting zum Beispiel üblicherweise in einem bestimmten Raum stattfindet, können Sie diesen Raum als gesetzten Wert definieren. Auch falls gewisse Themen (wie z. B. Neuzugänge/Austritte/Jubiläen) bei jedem Team-Meeting auf der Agenda stehen, können Sie diese immer in die Zeile eintragen lassen.

Testen der Automation

Wenn die Automation funktioniert wie gewünscht, fügt SeaTable Ihrer Tabelle nach Auslösung des periodischen Triggers (hier: immer montags um 7 Uhr) automatisch eine Zeile mit den zuvor definierten Einträgen hinzu. Dies erspart Ihnen einige Tastenanschläge und Sie können daraufhin die noch offenen Daten manuell eintragen.

Tabelle nach der Auslösung der definierten Automation

Tipp
Damit Sie sich wirklich Arbeit sparen und nicht noch Änderungen an automatisch eingetragenen Werten vornehmen müssen, ist es sinnvoll, ausschließlich bereits feststehende Werte zu definieren, die Sie im Nachhinein nicht mehr manuell anpassen müssen.
Anpassungen an den automatisch hinzugefügten Einträgen sind zwar jederzeit möglich, schränken jedoch den Nutzen der Automatisierung erheblich ein.

Weitere interessante Beispiele von Automationen:

  • Zeilen per Automation sperren
  • Verlinken von Einträgen per Automation
  • Einträge in andere Tabellen per Automation hinzufügen
  • Benachrichtigungen per Automation versenden
  • E-Mail-Versand per Automation
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Updated on 31. März 2023
E-Mail-Versand per AutomationEinträge in andere Tabellen per Automation hinzufügen
Inhalte
  • Wie Sie Zeilen mit einer Automation hinzufügen
  • Anlegen der Automation
  • Anwendungsbeispiel
    • Anlegen der Automation
    • Testen der Automation
    • Weitere interessante Beispiele von Automationen:
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