Pour utiliser un enregistrement commun dans une autre base, vous pouvez importer la vue de table correspondante de l'enregistrement commun dans la base souhaitée. Pour ce faire, créez une nouvelle table avec l'ensemble de données correspondant dans la base. Vous pouvez ensuite travailler dans la base sélectionnée avec les données de l'ensemble de données commun ou de la vue de tableau, y compris les conditions de filtrage et de tri spécifiques.
Exigences
- La base doit appartenir au groupe dans lequel l'ensemble de données commun a été créé.
- La base doit appartenir à un groupe auquel l'ensemble de données commun a été préalablement partagé.
Il est important de noter que les deux conditions s'excluent mutuellement. Une base ne peut et ne doit donc remplir qu'une seule des deux conditions pour qu'il soit possible d'y créer une nouvelle table avec un enregistrement commun. En revanche, si une base ne remplit aucune des deux conditions, il n'est pas possible de créer une nouvelle table avec un enregistrement commun.
Créer une nouvelle table avec un enregistrement commun
- Ouvrez un tableau qui se trouve dans une base qui remplit l'une des conditions décrites ci-dessus.
- Cliquez sur le symbole [+] pour créer un nouveau tableau.
- Cliquez sur Importer l'enregistrement commun.
- Sélectionnez un enregistrement commun.
- L'ensemble de données commun est alors importé dans votre base en tant que nouvelle table.
Si l'importation de l'ensemble de données commun est réussie, le message suivant apparaît :
Caractéristiques des tables créées avec un enregistrement commun
Vous pouvez distinguer les tableaux créés avec un enregistrement commun des autres tableaux grâce à l'icône qui se trouve devant le nom du tableau. Si vous déplacez le curseur de la souris sur l'icône, un court texte d'information indique que le tableau a été créé avec un enregistrement partagé.
Une autre caractéristique est l'icône qui se trouve devant le nom des colonnes qui contiennent des données d'un enregistrement commun. Les colonnes du tableau qui ne contiennent pas de données d'un enregistrement commun n'ont donc pas cette icône.
Conséquences pour le traitement des données
La règle générale à respecter lorsque l'on travaille avec des enregistrements partagés est que les informations ne circulent que dans une seule direction. Concrètement, cela signifie que les modifications apportées aux enregistrements partagés et aux tables créées à l'aide d'un enregistrement partagé n'ont qu'un effet unidirectionnel, à savoir vers les tables.
Si vous apportez des modifications à une vue de tableau que vous avez publiée en tant qu'enregistrement partagé, ces modifications seront également appliquées à toutes les tables créées avec l'enregistrement partagé correspondant. La condition préalable à cela est une synchronisation des tables respectives avec l'ensemble de données, qui peut être automatique ou manuelle.
En revanche, si vous apportez des modifications aux données de l'enregistrement commun dans une table que vous avez créée avec un enregistrement commun, ces modifications n'affectent pas la structure de l'enregistrement commun. Les modifications s'appliquent alors exclusivement à votre table et seront à nouveau écrasées lors de la prochaine synchronisation avec l'ensemble de données.
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