Qu'il s'agisse de camions, de bus ou de voitures de service classiques, gérer une flotte de véhicules est une tâche polyvalente et pleine de responsabilités pour les entreprises et les indépendants. En utilisant un modèle pour votre propre gestion de parc automobile, vous pouvez planifier précisément l'utilisation de vos véhicules. Nous vous expliquons ci-dessous comment gérer les réservations, les restitutions, les réparations et les dates d'inspection de manière simple et pratique.
Qu'est-ce que la gestion de parc automobile exactement ?
La gestion de parc automobile comprend l'organisation complète de votre flotte de véhicules, de l'acquisition à la cession. Une gestion de flotte sans faille garantit en outre la rentabilité et le maintien de votre activité. Pour cela, vous devez entretenir les véhicules existants, les maintenir en état et les faire réparer si nécessaire. Pour que votre flotte de véhicules soit le moins possible à l'arrêt, vous devez gérer efficacement votre parc automobile et ancrer un processus fixe pour la planification des interventions.
Toute entreprise possédant ses propres véhicules devrait disposer d'un système de gestion de flotte. Peu importe que les véhicules soient utilisés pour le transport de marchandises ou comme voitures de service pour les déplacements professionnels. Les véhicules utilitaires tels que les ambulances, les bus, les pelleteuses et les tracteurs font également partie des cas d'application.
Tâches dans la gestion du parc automobile
La charge de travail liée à la gestion de votre flotte dépend entièrement de la taille de votre parc automobile et de l ' utilisation que vous faites des véhicules dans votre entreprise. Les entreprises de transport qui coordonnent chaque jour des centaines de véhicules et qui dépendent d'un fonctionnement sans faille pour leur succès commercial organiseront certainement leur gestion de flotte différemment des entreprises qui n'ont besoin de leur parc automobile que pour les déplacements professionnels de leurs collaborateurs.
La gestion de la flotte a pour but de rendre tous les processus impliquant des véhicules aussi efficaces et rentables que possible. Cela concerne les coûts d'acquisition, les coûts d'exploitation, mais aussi l'entretien et les réparations. Une autre tâche importante consiste à attribuer et à réserver les véhicules de manière simple et facile. Pour ce faire, vous pouvez par exemple utiliser des systèmes de réservation numériques afin de faciliter le transfert et de le documenter sans faille.
Aspects importants de la gestion de flotte
- Examen des besoins et acquisition des véhicules
- Réservation et distribution des véhicules
- Restitution et ravitaillement des véhicules
- commander et surveiller les réparations et les inspections
- Orientations stratégiques
L'image que vous souhaitez donner est également importante dans la gestion de votre flotte. Face au tournant de la mobilité, utiliser des véhicules respectueux de l'environnement plutôt que des véhicules gourmands en carburant dans votre parc automobile n'est pas seulement un aspect financier, mais aussi stratégique. L'e-mobilité et les émissions de CO₂ sont des points qui occupent une place importante dans l'opinion publique grâce aux discours sociaux et politiques et qui créent une attente chez les collaborateurs et les clients. C'est pourquoi vous devriez garder à l'esprit les thèmes de l'environnement et de la durabilité dans la gestion de votre parc automobile. Pour les trajets courts, vous pouvez par exemple utiliser de petits véhicules électriques afin de préserver l'environnement et les ressources.
Systèmes pour la gestion de votre parc automobile
Pour gérer votre parc de véhicules, vous avez le choix entre plusieurs possibilités. La solution logicielle doit répondre à plusieurs exigences : D'une part, elle doit être flexible et donc applicable à vos scénarios individuels. D'autre part, elle doit pouvoir collecter différents types d'informations (par exemple des fichiers, des images et des données GPS) tout en restant simple d'utilisation.
Selon la taille de l'entreprise, les exigences d'un tel logiciel sont différentes. Les grandes entreprises, telles que les entreprises de transport ou les sociétés de transport, peuvent recourir à des solutions sectorielles spécifiques, mais celles-ci sont souvent onéreuses. Les petites entreprises qui disposent d'une flotte de véhicules de taille raisonnable ne doivent toutefois pas se lancer dans des dépenses excessives pour un système de gestion de flotte coûteux.
Le logiciel de base de données SeaTable est parfaitement adapté à la gestion de flottes de petite et moyenne taille, par exemple pour les entreprises artisanales ou d'autres entreprises qui ont des collaborateurs sur le terrain. Nous vous expliquons ci-dessous comment utiliser efficacement SeaTable pour la gestion de votre parc automobile.
Gérez votre parc de véhicules avec SeaTable
Gardez une vue d'ensemble de toute votre flotte ! Avec notre modèle gratuit, vous pouvez cataloguer vos véhicules et les mettre à la disposition de vos collaborateurs pour qu'ils puissent les réserver. Documentez les remises et les retours, ainsi que les réparations et les rendez-vous pour vos véhicules.
Dans un premier temps, établissez un aperçu de vos véhicules: Vous pouvez y enregistrer toutes les informations qui vous intéressent. Grâce aux différents types de colonnes et d'affichages, vous pouvez vous faire votre propre idée de votre parc de véhicules. Pour ce faire, nous avons enregistré des photos qui s'affichent directement dans le plug-in de galerie. Ajoutez d'autres données telles que la marque, le modèle, le numéro d'immatriculation et le kilométrage pour décrire vos véhicules.
Aperçu des véhicules de votre parc
Gérer les réservations
Gérez toutes les réservations de vos véhicules dans un tableau. Pour la réservation, les collaborateurs intéressés utilisent un formulaire web basé sur les colonnes de ce tableau. Ils y saisissent leurs coordonnées, sélectionnent le véhicule souhaité et définissent la durée d'utilisation.
Après l'envoi, la demande apparaît immédiatement dans votre tableau et vous pouvez la traiter. Comme les tableaux sont liés entre eux, vous pouvez attribuer chaque demande à un collaborateur et au véhicule souhaité. Ensuite, vous vérifiez si le véhicule est disponible à l'heure souhaitée ou s'il est déjà pris dans la période. Utilisez pour cela le plug-in Timeline, qui affiche clairement les chevauchements de réservations.
Comme dans notre exemple, vous pouvez refuser la demande qui est arrivée plus tard. SeaTable vous permet d'automatiser certaines procédures de gestion de flotte à l'aide de boutons et de les déclencher en un seul clic. Vous pouvez ainsi traiter facilement les demandes et refuser ou confirmer la réservation d'un véhicule en appuyant sur un bouton. Un e-mail prédéfini est alors envoyé au demandeur avec les informations correspondantes.
Garder un œil sur la maintenance
Comme vous devez toujours documenter l'état actuel de vos véhicules, les protocoles de remise sont essentiels dans la gestion de flotte. Vous pouvez y consigner directement les dommages ou autres traces d'usure. Utilisez à cet effet un formulaire web qui apparaît directement dans le tableau après l'envoi. Si des réparations sont nécessaires, vous pouvez documenter l'avancement des réparations dans le tableau.
Pour que tous les véhicules restent opérationnels, il est important que vous ayez régulièrement à l'esprit des rendez-vous tels que les révisions et le changement des pneus. Le contrôle technique principal chez TÜV, qui a lieu tous les deux ans en Allemagne, est également obligatoire pour que les véhicules de votre parc puissent continuer à circuler en toute sécurité. Grâce aux notifications prédéfinies, vous pouvez informer à temps toutes les personnes concernées des échéances à venir. Ainsi, vous n'avez pas besoin de jeter un coup d'œil chaque jour au calendrier pour la gestion de votre flotte - SeaTable vous envoie automatiquement des rappels au bon moment.
Profitez de cet avantage pour la gestion de votre parc automobile
SeaTable vous offre une gestion simple et intuitive de votre parc de véhicules et des demandes de réservation qui vous parviennent. Vous pouvez ainsi toujours savoir quels véhicules sont disponibles, à quel moment et quel est l'état de votre parc de véhicules.
Inscrivez-vous gratuitement et essayez dès aujourd'hui SeaTable et son modèle personnalisable et flexible pour la gestion de votre parc automobile !
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