Pour croître et se développer, les entreprises se fixent constamment de nouveaux objectifs et y consacrent toutes leurs ressources. Le plan d'action est une méthode éprouvée pour atteindre ces objectifs, par exemple dans le domaine de la gestion de projet, des finances et du contrôle de gestion ainsi que du marketing.
Qu'est-ce qu'un plan d'action ?
Pour atteindre des objectifs au sein d'une entreprise, un plan d'action est un outil très puissant. L'aperçu du plan permet de structurer les activités et de noter quand elles doivent être réalisées, par qui, dans quelles conditions et où exactement. Il peut donc quasiment être considéré comme une liste de choses à faire et un moyen de communication pour l'ensemble de l'entreprise. Pour différents objectifs, il est ainsi possible de définir différentes mesures auxquelles les collaborateurs de l'entreprise peuvent se référer et avec lesquelles on travaille concrètement. Ainsi, les objectifs ne restent pas de simples visions, mais deviennent en un rien de temps une réalité grâce aux efforts appropriés et à un plan d'action efficace.
Et pourquoi un plan d'action est-il important pour les entreprises ?
Le plan aide à mettre en œuvre la stratégie de l'entreprise à plusieurs niveaux et offre une orientation à tous. Sinon, comment les collaborateurs peuvent-ils savoir exactement ce qu'ils doivent faire ? Sans plan, les objectifs poursuivis ne peuvent être que très difficilement atteints, d'où l'importance d'une planification collective des activités. Il ne s'agit pas forcément de l'ensemble de l'entreprise ou de la planification annuelle. Les plans d'action peuvent également être utilisés par département, par exemple pour augmenter la satisfaction des collaborateurs ou pour progresser dans la gestion du changement. Dans l'ensemble, les plans d'action offrent ces avantages décisifs :
Une structure claire
Un plan d'action aide les collaborateurs et l'entreprise à garder une vue structurée de toutes les mesures et échéances.
Processus et flux de travail efficaces
Il est toujours utile de couper l'éléphant en petites tranches. Grâce à un plan d'action clair, les processus et les flux de travail deviennent plus efficaces.
Chaque tâche et chaque action nécessite une responsabilité claire. Le plan d'action aide à définir cette responsabilité de collaborateur à tâche et à la rendre transparente pour chacun.
Le plan d'action, un outil polyvalent
Un plan d'action peut être utilisé à l'échelle de l'entreprise lorsque les objectifs de l'entreprise sont formulés à grande échelle. Mais il peut également être utilisé de manière polyvalente dans la gestion de projet, et ce dans les contextes les plus divers. Le plan d'action est utile partout où il y a des projets à gérer : par exemple à court terme, lorsque des mesures doivent être élaborées dans le cadre d'un atelier pour atteindre certains objectifs, par exemple pour la prochaine campagne publicitaire d'un produit. Ou encore à long terme, lorsqu'il s'agit de suivre une stratégie définie, comme par exemple dans le marketing ou dans le service de communication, lorsqu'il s'agit de la communication stratégique vers l'extérieur.
Les entreprises doivent très bien planifier leur image vers l'extérieur, et de préférence longtemps à l'avance. Il faut que ce soit clair : Quand ont lieu des événements particuliers sur lesquels nous devons communiquer ? Quand ont lieu des rendez-vous importants et qui est impliqué ? Cela se fait généralement au sein du service marketing ou communication, où la communication externe et les mesures marketing sont planifiées et mises en œuvre. Il ne faut pas sous-estimer l'importance d'un plan d'action pour l'entreprise et la stratégie de relations publiques.
La planification annuelle des activités dans l'entreprise doit être effectuée à temps pour toute l'année. L'utilisation d'un plan d'action pour la planification annuelle peut s'avérer très utile à cet égard - il permet non seulement de formuler et de fixer des objectifs annuels, mais aussi de rassembler déjà des idées pour les mettre en œuvre.
Application dans la communication externe
Dans les services de communication des entreprises, les activités de communication doivent souvent être planifiées un an à l'avance. Pour élaborer une bonne stratégie de communication, les collaborateurs du service de communication ont besoin d'un plan détaillé de l'ensemble des rendez-vous importants de l'année, qui sont généralement consignés dans des tableaux. Pour chaque date, une activité de communication peut être planifiée :
- Communiqués de presse
- Publireportages
- Contributions aux médias sociaux
- Événements Get Together avec des journalistes
- Journal d'entreprise
- Campagnes publicitaires
Dans la plupart des cas, le service de communication est également le bureau de presse et l'interlocuteur du public pour tous les sujets liés à l'entreprise. Les collaborateurs du service de communication doivent donc toujours savoir quand des rendez-vous publics ont lieu.
Un plan d'action peut très bien y remédier. Toutes ces dates y sont notées afin d'en déduire les mesures correspondantes et de clarifier sous quelle forme de mesures on réagit à un événement. Pour une meilleure vue d'ensemble de l'année, il est utile de représenter tous les jours du calendrier, car vous remarquerez qu'il y a toujours des jours où l'on n'a pas le temps : Presque tous les jours de la semaine, il y a quelque chose qui pourrait être important pour votre stratégie de communication.
Planification des mesures en toute simplicité avec SeaTable
Avec notre modèle de plan d'action SeaTable, vous avez toujours un œil sur chaque date et chaque action. Concevez le plan en fonction de vos souhaits et de la planification de vos activités. Ce faisant, vous pouvez relier en un clin d'œil vos mesures à vos objectifs (annuels) dans le même document - vous avez ainsi toutes les informations réunies en un seul endroit.
Notre modèle se compose essentiellement d'un calendrier de 365 jours avec des week-ends et des jours fériés marqués, dans lequel vous pouvez facilement inscrire tout ce qui concerne votre planification. Cela a l'avantage de vous permettre d'avoir une vision globale des jours de la semaine et des mois. Cela permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble sur la date et la fréquence d'un rendez-vous ou d'une action particulière et facilite la planification annuelle. Pour une planification détaillée du projet, les colonnes "Heure", "Lieu", "Personnes et services responsables" ainsi que "To-Do" importants sont intégrés. Ainsi, le déroulement des différentes mesures peut être planifié très précisément et les dates importantes sont toujours à portée de main en quelques clics. Vous allez voir : Avec SeaTable, la planification pour toute l'année est parfaitement structurée et organisée.
La vue d'ensemble dans le plan d'action
Vous y trouverez non seulement votre planning, mais aussi vos projets et objectifs planifiés. Vous pouvez les créer dans une autre feuille de calcul et documenter continuellement les progrès. Le plus pratique : grâce à la colonne des collaborateurs, vous pouvez remettre les tâches et les projets directement aux personnes responsables afin d'éviter le chaos. Vous vous assurez ainsi que tout est fait à temps et que tous les collaborateurs savent quelles sont leurs tâches. Vous garantissez ainsi un flux de travail idéal où plus rien ne se perd.
Visualiser les objectifs dans votre plan d'action et les faire progresser
Grâce à la flexibilité de SeaTable et aux nombreuses possibilités de mise en page, la création d'un plan d'action est un jeu d'enfant. Les objectifs peuvent être reliés entre eux de manière transversale, tout comme les échéances ou les mesures qui se répètent chaque année. Vous pouvez ainsi définir votre stratégie et mettre en œuvre vos plans de manière directe et efficace.
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