Mitarbeiter erstellt eine To do Liste online.

Wie Sie mit Online-To-Do-Listen den Überblick aller Aufgaben wahren

Eine online nutzbare To-Do-Liste mit einer App zu erstellen und zu verwalten bringt viele Vorteile mit sich. Verschiedene To-Do-Listen Apps unterstützen Sie sowohl im Tagesgeschäft als auch beim Projektmanagement. Lesen Sie in diesem Artikel, warum sich der Einsatz für Ihr Unternehmen lohnt und welche konkreten Möglichkeiten sich Ihnen mit einer Online-To-Do-Liste bieten.

Ein Beispiel einer To-Do-Liste

Im Projektmanagement gilt es zum Beispiel, alle anstehenden Aufgaben im Überblick zu behalten und nach und nach abzuarbeiten.
In solch einer To-Do-Liste stehen die konkrete Aufgabe, die zeitliche Frist und die Zuständigkeiten. In einer Zustandsspalte könnte eingetragen werden, wenn das To-Do in Bearbeitung oder erledigt ist. Auch ein “Pending”-Status, wenn auf Antwort oder Input gewartet wird, ist denkbar. So könnte Ihre To-Do-Liste aussehen »

Warum sollten Sie To-Do-Listen als Unternehmen online betreiben?

Nachfolgend lesen Sie vier Gründe, warum sich die Verwendung einer Online-To-Do-Liste oder gleich mehrerer in der Arbeitswelt lohnt. So finden Sie Ihre innere Ruhe und arbeiten effizienter:

Keine To-Dos vergessen

Die Online-To-Do-Liste funktioniert als eine Art Ablage aller Gedanken. Sie können morgens nach dem Aufstehen fünf Minuten investieren, um alle Einfälle und dringende Aufgaben abzulegen. Tippen Sie diese in Ihre To-Do-Listen App ein oder verwenden Sie die Sprachfunktion. Anschließend haben Sie Zeit, den Morgen ohne Stress zu beginnen.
Zu Arbeitsbeginn setzen Sie sich vor die Online-To-Do-Liste und verschieben die neuen Aufgaben in entsprechende Kategorien, fassen zusammen, vergeben Fristen und Verantwortliche. Egal, wann und wo Ihnen eine Aufgabe einfällt, Sie können diese schnell dokumentieren. Das gilt für das Alltagsgeschäft genauso wie die Arbeit an Projekten.

Zusammenhänge erkennen

Die verfügbaren To-Do-Listen-Vorlagen und -Tools helfen Ihnen außerdem dabei, die Aufgaben zu ordnen. Sie können erkennen, wo terminliche Engpässe entstehen und welche Aufgaben einen Engpass für eine Aufgabenkette bedeuten. Es wird außerdem klar, welche Aufgaben zusammengehören und wo die Verantwortlichkeiten liegen.
Findet die Aufgabenverwaltung nicht mehr im Kopf, sondern in einer Online To-Do-Liste statt, bringen Sie Struktur in Ihre Gedankengänge.

Geistige Klarheit erlangen

Diese Struktur und die Gewissheit, dass Sie sich auf das Tool verlassen können, verhilft Ihnen zu einer inneren Ruhe. Ihnen ist klar, was Sie heute zu erledigen haben. Sie können sich also voll und ganz auf die jeweiligen Aufgaben konzentrieren und alles andere ausblenden.

Arbeit und Kommunikation im Team leichter managen

Auch für die Arbeit im Team bringen die digitalen To-Do-Listen Vorteile mit sich. Sie haben über die Listen die Möglichkeit, Arbeit zu delegieren und zusammen an Projekten zu arbeiten. Hängt Ihre Aufgabe von dem Input eines Mitarbeiters ab, erstellen Sie diesem die entsprechenden To-Dos. So profitiert jeder von einer übersichtlichen und effizienten Arbeitsumgebung.

Werfen Sie jetzt einen Blick auf die online verfügbaren To-Do-Listen Apps und -Programme.

Drei Online-To-Do-Listen im Vergleich

Die Auswahl im Bereich der To-Do-Listen Apps ist groß. Sie können eine simple To-Do-Liste in Excel erstellen, eine kostenlose bereits erstellte To-Do-Liste verwenden oder sich die Aufgabenverwaltung mit weiteren Features erleichtern. Im Folgenden sehen Sie drei Programme im Vergleich.

Todoist: Eine umfangreiche Alternative zu Wunderlist

Eine der weitverbreitetsten Tools für Online To-Do-Listen war Wunderlist. Nach der Einstellung in 2020 mussten sich die Nutzer nach Alternativen umsehen. Eine solche bietet Todoist.
Aufgaben können in kleinen Kreisen als erledigt markiert und von einer Tagesliste zur nächsten geschoben werden. Weitere Features sind, dass Prioritäten und Etiketten eingetragen werden können. Eine Verknüpfung mit dem eigenen Kalender, einem Sprachassistenten auf dem Handy und anderen Tools ist ebenfalls möglich.
In der kostenfreien Version können Sie fünf aktive Projekte betreiben und mit fünf Mitgliedern pro Projekt arbeiten. Datei-Uploads und Filter sind eingeschränkt. Für 3 € pro User pro Monat erhöhen Sie auf 300 Projekte und 25 Teammitglieder, bei 5 € pro User pro Monat sind es 500 Projekte mit 50 Teammitgliedern.

Microsoft To Do: Die vielseitige Aufgabenlisten-App

Mit Microsoft To Do erhalten Sie sowohl einen Tagesplaner als auch ein Tool für Aufgabenlisten. Sie können die Aufgaben aus Outlook einbinden und von allen Endgeräten synchron an einer Liste arbeiten.
Die einzelnen To-Dos können verschoben und abgehakt werden. Erinnerungen und sich wiederholende Aufgaben sind ebenfalls möglich. Microsoft To Do ist kostenlos erhältlich.

Microsoft To do Liste online App geöffnet auf Smartphone.

To do Liste online © sdx15 / adobe stock

Projoodle: Eine Online To-Do-Liste angelehnt an Doodle

Projoodle möchte vor allem die Zusammenarbeit mit Externen erleichtern. Ähnlich wie bei dem Versenden eines Doodle-Links für Termine soll auch die Aufgabenverwaltung ohne Log-In funktionieren. Aus diesem Ziel heraus entstand das Programm Projoodle.
Mit Projoodle erhalten Sie eine kostenlose To-Do-Liste, die einfach zu erstellen und zu verwalten ist. Als weiteres Feature gibt es eine Kanban-Board-Ansicht. Der Server der To-Do-Listen App steht in Deutschland, sodass sich Projoodle also auch für die Arbeit mit sensiblen, personenbezogenen Daten eignet.

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer To-Do-Liste

Wenn die Wahl des Tools feststeht, geht es an die Erstellung der ersten Online-To-Do-Liste. Beachten Sie bei der Umsetzung die folgenden Tipps:

  • Mindestens drei Listen oder Ansichten: Führen Sie für den Arbeitsalltag nicht eine, sondern drei To-Do-Listen in der App. In einem Backlog tragen Sie alle Aufgaben ein. In einer Wochenliste stehen die Aufgaben einer bestimmten Woche. Die Tagesliste hilft Ihnen bei der Bewältigung Ihres Arbeitstages.
  • Schließen Sie den Tag mit der Planung für den nächsten Tag ab.
  • Teilen Sie sich einen Puffer ein, um Ungeplantes berücksichtigen zu können.
  • Feiern Sie Ihren Erfolg. Wählen Sie ein Tool, bei dem Sie Aufgaben abhaken oder ein grünes “Erledigt” eintragen können. Das gibt ein gutes Gefühl.

SeaTable als alternative Lösung für Ihre Online-To-Do-Listen

SeaTable ist ein Tool, mit dem Sie Aufgaben, Informationen, Prozesse und Ideen einfach und übersichtlich organisieren können. Sie profitieren von einer klassischen To-Do-Listenansicht oder können alternative Darstellungsformen wie das Kanban-Board oder ein Gantt-Diagramm verwenden.
Interessant ist außerdem, dass Sie an Aufgaben Dateien wie eine E-Mail oder eine Grafik anhängen können. Sie erhalten so in einem Tool zu jeder Zeit alle Informationen auf einen Blick und können erfolgreich an eigenen Listen oder im Team zusammenarbeiten.
Bei SeaTable können Sie mit der kostenfreien Version und der interaktiven To-Do-Listen-Vorlage sofort beginnen. Weitere Features sind in der Plus-Version für 7 € pro User pro Monat, der Enterprise-Version für 14 € pro User pro Monat oder einer dedizierten Cloud-Lösung erhältlich.

Do do Liste online © SeaTable

Fazit

Online-To-Do-Listen sind ein wichtiges Instrument, um organisiert durch den Alltag zu kommen – von überall wird der Zugriff auf die Aufgabenliste ermöglicht. Die Arbeit und Kommunikation lässt sich im Team leichter managen.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Arbeit besser zu strukturieren und nichts mehr zu vergessen.

Bildquelle Titelbild: © Tarokmew/Adobe Stock

Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph ist Gründer und technischer Geschäftsführer der SeaTable GmbH. Er ist für die gesamte interne IT bei SeaTable verantwortlich und liebt neue und spannende Herausforderungen. In seiner Freizeit spielt er gerne Tennis, erkundet mit seiner Familie fremde Städte oder daddelt auch ab und zu auch mal das ein oder andere Computerspiel.