Dans votre entreprise aussi, l'époque où les candidats A faisaient la queue devant votre porte après la publication d'une annonce est probablement révolue depuis longtemps - et vous n'êtes pas le seul. Différentes études montrent que le time-to-hire, c'est-à-dire le temps moyen nécessaire pour pourvoir un poste, a fortement augmenté ces dernières années. En raison de la pénurie de main-d'œuvre qualifiée, les employeurs ne reçoivent souvent plus guère de candidatures qualifiées et ne peuvent pas pourvoir les postes vacants en temps voulu. Il est donc d'autant plus important d'établir un processus de recrutement efficace, grâce auquel vous pouvez accorder l'attention nécessaire aux candidats prometteurs au lieu de vous perdre dans la bureaucratie.
Dans cet article, nous vous montrons comment optimiser votre processus de recrutement grâce à notre modèle de recrutement de personnel gratuit : Facilitez-vous la vie et réduisez votre charge administrative grâce à une base de données clairement structurée ! SeaTable vous décharge de l'organisation et de la documentation de vos processus de recrutement afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur la recherche de personnel.
Améliorez votre processus de recrutement
De nombreux départements des ressources humaines ne disposent pas d'un outil adéquat pour organiser efficacement leur processus de recrutement. Les exigences sont pourtant claires : le plus important est la saisie complète de toutes les informations sur le candidat, y compris les documents tels que le CV ou la lettre de motivation. Vous devez également pouvoir organiser sans peine les entretiens avec les candidats et prendre des notes à leur sujet. Enfin, toutes les personnes impliquées dans le processus de sélection doivent avoir accès à tout moment à toutes les informations pertinentes. C'est la seule façon de garantir l'évaluation des candidats et le suivi des entretiens.
Un outil utilisé de manière collaborative est la condition sine qua non d'un processus de recrutement efficace, surtout lorsque l'on travaille avec plusieurs parties prenantes. Découvrez dans cet article les avantages que vous offre notre modèle de recrutement SeaTable par rapport à une feuille Excel traditionnelle ou à des solutions sectorielles coûteuses et peu flexibles comme Recruitee.
De la candidature à l'embauche
Toute entreprise en plein essor a besoin de nouveaux collaborateurs et, en tant qu'employeur, vous devez les trouver, les connaître et les convaincre de vous rejoindre. Les étapes suivantes font donc toujours partie de tout processus de recrutement, quelle que soit la taille de votre entreprise :
- Publication du poste vacant
- Tri et évaluation des candidatures
- Un ou plusieurs entretiens avec le candidat
- Documentation et évaluation de ces entretiens
- Décision de recrutement
- Activités de suivi telles que le contrat de travail et l'onboarding
Notre modèle Recrutement soutient toutes ces étapes du processus et vous aide à mettre en place un processus de candidature structuré et en même temps flexible dans votre entreprise.
Tout commence par l'offre d'emploi
Saisissez toutes vos offres d'emploi actuelles
Dans le tableau “Job Positions” saisissez vos postes vacants. Notre modèle comprend déjà des colonnes pour le type de poste, le lieu de travail, les heures de travail, une description des activités ainsi que les connaissances préalables nécessaires. Vous pouvez compléter ce tableau avec autant de colonnes supplémentaires que vous le souhaitez si vous souhaitez saisir plus d'informations sur votre offre d'emploi.
Pour placer les offres d'emploi de ce tableau sur votre site web, vous disposez de nombreuses possibilités. Outre l'évidente création de vos propres pages d'emploi, vous pouvez également API SeaTable pour générer dynamiquement les pages d'emploi. La page Carrière de SeaTable est créée dynamiquement à partir de la vue “published job positions” est généré. Vous pouvez également utiliser un service d'automatisation tel que Zapier, Integromat ou n8n publier vos offres d'emploi sur Facebook ou d'autres canaux de médias sociaux.
Grâce aux autorisations étendues de SeaTable Plus et Enterprise, vous pouvez même définir précisément quel employé est autorisé à effectuer quelles modifications. Vous pouvez par exemple décider que seuls les collaborateurs du service des ressources humaines sont autorisés à publier de nouveaux postes ou à adapter la description de poste.
Code PHP pour générer la page web avec les descriptions de poste
A la recherche de candidats
Formulaire de candidature personnalisable
Le tableau “Applicants” comprend tous vos candidats. Vous n'avez pas besoin de les saisir manuellement si la candidature est envoyée via un formulaire généré par SeaTable. Formulaire web est réalisé. Vous le mettez en lien directement sur votre site web ou le publiez sur vos canaux de médias sociaux. Bien que le lien vers le formulaire de candidature soit toujours le même, les candidats ne peuvent postuler qu'aux postes actuellement publiés. Cela est possible grâce à un lien entre le formulaire web et une vue filtrée du tableau “Job Positions”.
Dès qu'un candidat a saisi ses données et soumis le formulaire, les entrées apparaissent immédiatement comme une nouvelle ligne dans votre tableau. En même temps, SeaTable peut informer par e-mail un membre de votre service du personnel de la nouvelle candidature.
Tableau de tous les candidats
Le tableau “Applicants” est regroupé selon la phase de candidature actuelle des candidats et contient toutes les informations relatives aux candidats. Vous pouvez voir quand des entretiens ont déjà eu lieu et quelle évaluation interne les candidats ont reçue. Grâce à ce tableau et au Tableau Kanban vous gardez toujours une vue d'ensemble sur tous les processus de recrutement en cours. Vous souhaitez limiter la liste à certains emplois ? Créez simplement une nouvelle vue avec un filtre correspondant pour ne voir que les candidats pour un seul poste.
Représentation Kanban de tous les candidats
Des entretiens pour traverser le processus de recrutement et trouver le candidat idéal
Dans le tableau “Interviews” vous saisissez les entretiens d'embauche et gardez une vue d'ensemble de toutes les dates d'entretien. Vous pouvez sélectionner un partenaire d'entretien (par ex. le chef de service) dans le département où se situe le poste, qui sera directement informé par e-mail de l'entretien à venir. Pour cela, il suffit de partager la vue "Interviews par employé" avec les cadres concernés dans les départements spécialisés et d'enregistrer l'ID utilisateur dans le compte de ces utilisateurs SeaTable. Le grand avantage est que les cadres ne peuvent voir que les dates et les données qui leur ont été communiquées individuellement, ce qui permet une séparation complète entre le service des ressources humaines et les départements spécialisés dans le processus de recrutement. La protection des données est donc totale et garantie par les vues individuelles.
Entretiens prévus et réalisés
L'application universelle est particulièrement avantageuse pour les cadres assignés. Un chef de service peut en outre voir dans son calendrier individuel les jours où il est déjà planifié pour un entretien. Sur la page "Feedback Interview" de l'application, les cadres ont en outre la possibilité de saisir des notes et des évaluations pour les différents entretiens. Si vous souhaitez automatiser davantage votre processus de recrutement, l'utilisation de Calendly et de Zapier vaut la peine d'être envisagée.
Affichage personnalisé du calendrier dans l'application universelle
Une structure fixe pour un processus de recrutement optimal
Les entretiens sont suivis de la phase d'évaluation, au cours de laquelle vous et vos collègues devez parvenir à une décision sur le candidat. Cette évaluation se base sur toutes les notes et informations concernant le candidat que vous avez centralisées dans SeaTable. Les discussions au sein de l'équipe peuvent être menées soit via la fonction de commentaire sur la ligne du candidat, soit via le champ de texte libre “Notes” de vous en souvenir. A la fin, la décision est prise et vous voulez soit embaucher le candidat, soit lui donner une réponse négative. Quelle que soit votre décision : Dans SeaTable, vous pouvez à tout moment savoir comment cette décision a été prise et quand qui a postulé chez vous.
Des processus de recrutement efficaces avec SeaTable
Contrairement à Excel, notre modèle de gestion des candidatures SeaTable offre des possibilités flexibles pour rendre votre processus de recrutement plus efficace et plus collaboratif. Peu importe que vous ayez une petite entreprise et que vous souhaitiez élargir votre équipe ou que vous meniez un processus de recrutement avec plusieurs centaines de candidats. Grâce aux colonnes d'images et de fichiers, vous avez tous les documents de candidature à portée de main et - si les candidats envoient une photo - toujours le visage correspondant à l'enregistrement. Avec SeaTable, nous vous donnons un outil de gestion RH puissant que vous pouvez facilement adapter à vos besoins.
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